Perú: La moderna Auditoría Interna, herramienta para el cambio y competitividad de las Universidades Públicas (página 2)

Esta problemática ha originado que los procesos y procedimientos, la función asesora y consultora y el gobierno corporativo de las universidades públicas no estén vinculados entre sí, es decir no generan una sinergia y por tanto no forman un sistema integrado que responda de una manera dinámica a las circunstancias cambiantes y competitivas del entorno.

• Formulación del problema.

Problema Principal:

¿De que manera la moderna auditoria interna pude contribuir con efectividad al cambio y competitividad de la gestión corporativa de las universidades públicas?

Problemas secundarios:

1. ¿Cómo llevar a cabo la reingeniería de la auditoria interna, de tal modo que se convierta en la herramienta fundamental del control de las universidades publicas y contribuya por tanto a la competitividad de su gestión?
2. ¿De que manera el proceso de la auditoria interna puede contribuir a los cambios que deben llevarse a cabo en la gestión de las universidades publicas, de modo que prime el aspecto corporativo y sinérgico en estas instituciones tutelares de la educación de nuestro país?

• OBJETIVOS

General

Establecer el proceso integral de la moderna auditoria interna para que contribuya en forma efectiva al cambio y competitividad de la gestión corporativa de las universidades públicas.

Específicos

• Establecer los lineamientos para llevar a cabo la reingeniería de la auditoria interna, de tal modo que se convierta en la herramienta que necesitan los responsables de la gestión de las universidades para trabajar corporativamente hasta alcanzar competitividad.
• Establecer la forma como la moderna auditoria interna debe aplicar su proceso, para que contribuya con los cambios que deben llevar a cabo las universidades en la gestión corporativa de sus actividades.

• JUSTIFICACIÓN

1. Este trabajo es necesario hacerlo, porque servirá de guía a los responsables del control y gestión de las universidades públicas, para que apliquen correctamente el proceso, procedimientos, técnicas y prácticas de auditoria interna.

   La aplicación correcta de la auditoria interna en las universidades públicas beneficiará a toda la comunidad universitaria: autoridades, funcionarios, docentes, trabajadores, estudiantes, egresados, etc.

   El beneficio llegará por la aplicación de la auditoria interna como herramienta que facilitará el cambio de los procesos y procedimientos obsoletos y encaminará a las universidades a la autoevaluación y acreditación, todo lo cual es tener un lugar en el marco de la competitividad institucional.

2. Porque es necesario hacerlo y a quien y como beneficiara

   La visión de la moderna auditoría interna es la sinergia con la gestión, a través de la evaluación de las transacciones, asesoría y consultoría especializada. No más trabajo paralelo o apartado de la gestión. El paradigma es el trabajo conjunto, pero haciendo valer la independencia de cada actividad. Para que la auditoría interna, cumpla con estos nuevos retos, debe estar no sólo en la estructura si no especialmente en la infraestructura de las universidades públicas, es decir formando parte de la esencia de las mismas.

   El moderno marco de la auditoria interna, de seguro va a ser muy beneficioso para la mejora de la práctica del control interno y del efecto positivo que tendrá sobre las funciones de auditoria interna y especialmente en la optimización de la gestión de las universidades públicas.

   Para los cambios y la competitividad de las universidades públicas, es fundamental la práctica del moderno marco de la auditoría interna y además que se disponga de un sistema de control interno que contribuya al logro de las metas, objetivos, misión y visión institucional.

   Ante la amplitud de los antiguos conceptos empleados y la superación de las viejas definiciones restrictivas y mecanicistas de la auditoria interna, el moderno marco con los paradigmas del control interno se convertirán en una herramienta eficaz para satisfacer las necesidades de un óptimo gobierno corporativo de las universidades nacionales.

   Además de la trascendencia que tendrá en la gestión de las universidades públicas, el moderno marco de la auditoría interna, también permitirá que los auditores enfrenten el nuevo desafío que representa realizar la asesoría y consultoría técnica, oportuna y confiable y seguir manteniendo la independencia y objetividad en la evaluación de todas las transacciones institucionales; lo que permitirá plasmar su ética profesional en toda su extensión.

   La importancia de esta investigación radica en la oportunidad que tenemos los profesionales de formular trabajos en base a los conocimientos y experiencias para que sean aplicadas por las universidades.

   Por otro lado, hoy por hoy, que se habla de competitividad y globalización las universidades públicas no pueden permanecer inertes antes los cambios, especialmente si estos cambios van a beneficiar su gestión, teniendo en cuenta que las universidades privadas vienen poniendo todos sus esfuerzos y recursos para captar no sólo el interés de sus alumnos, si no de toda la comunidad.

   La estrategia de hoy es el cambio y la competitividad, pero para llegar a ello debe pasarse por el filtro de las normas y los procesos, todo lo cual no sería posible sin el aporte de los profesionales.

3. Viabilidad del problema.
4. Delimitación del proyecto

(1) Delimitacion espacial

Esta investigación comprende el diagnóstico y pronostico de la auditoría interna de las universidades públicas de nuestro país

(2) Delimitación temporal

Esta es una investigación de actualidad y prospectiva

(3) Delimitación social

En el proceso de investigación se solicitará autorizaciones de las autoridades de las universidades públicas y se realizará coordinaciones con personal docente, administrativo y alumnos. El trabajo pretende hacer participar a toda la comunidad universitaria con el objeto de obtener información para el desarrollo del trabajo de investigación

• MARCO TEÓRICO

1. Tesis: "El Proceso administrativo de control interno en la gestión municipal", elaborado por Gilberto E. León flores y José María Zevallos Cardich para optar el Grado de Maestro en Administración. En este trabajo se describe las etapas del control interno y la forma como incide en la gestión de las municipalidades de nuestro país, por el enfoque que tiene será de utilidad para el presente trabajo.

   Tesis: "Control de calidad en el desarrollo industrial", elaborado por Lorgio Heraclio Trinidad Rivera y Milciades Roberto Esparza Silva para potar el Grado de Maestro en Ingeniería industrial. En esta tesis los autores estudian todas los criterios que deben cumplirse para producir bienes de calidad. Estos criterios podrían adecuarse a las empresas de servicio de transporte urbano, para prestar los servicios de calidad que exige la comunidad.

   Tesis: "La auditoria de gestión en la empresa moderna", elaborado por Juan Héctor Bendezú Iriarte para optar el grado de Maestro en Administración. El autor en esta tesis desarrolla el proceso de la auditoría de gestión, tratando en primer lugar la evaluación del sistema de control interno, lo que será de suma utilidad para este trabajo de investigación

   Tesis: "Control eficaz de la gestión de una empresa cooperativa de servicios múltiples", elaborado por Domingo Hernández Celis, para optar el Grado de Maestro en Auditoria Contable y financiera. En este trabajo el autor describe la forma como implementar un sistema de control interno eficaz, el mismo que es un verdadero facilitador de la gestión óptima de las empresas cooperativas. Este trabajo pude ser aplicado a las empresas de transporte, con el fin de implementar un sistema de control eficaz para el buen gobierno corporativo.

   Tesis: "Control de las Organizaciones No Gubernamentales de Desarrollo para la eficacia de la Cooperación Técnica Internacional", elaborado por Domingo Hernández Celis, para optar el Grado de Doctor en Contabilidad. En este trabajo el autor trata del estudio del control aplicado en las Organizaciones No Gubernamentales de Desarrollo. Este trabajo será tomado como referencia porque se busca la efectividad.

2. Antecedentes bibliográficos
3. Bases teóricas

Universidades públicas:

Según el Estatuto., las universidades públicas, son entidades integradas por profesores, estudiantes y graduados. Se dedican al estudio, la investigación, la educación y la difusión del saber y la cultura y a su extensión y proyección sociales. Tienen autonomía académica, normativa, administración y económica dentro de la Ley La Ley universitaria, establece sus fines, régimen académico y administrativo, los estudios y grados que otorga, su gobierno y otros aspectos relacionados con su actividad. Las universidades organizan su régimen de gestión o gobierno de acuerdo con la Ley Universitaria, Estatuto, Reglamento Interno y otras normas relacionadas. La gestión o gobierno se ejerce por la Asamblea Universitaria, el Consejo Universitario, el Rector, el Concejo de Facultad y los Decanos. Para cada componente la Ley establece su composición y sus atribuciones. Cada universidad organiza y establece su régimen académico por Facultades de acuerdo con sus características y necesidades. Las universidades cuentan con servicios y oficinas académicas, administrativas y de asesoramiento, cuya organización determinan sus Estatutos garantizando su racionalización y eficiencia. Están a cargo de funcionarios nombrados por el Consejo Universitario o propuesta por el Rector. La comunidad nacional sostiene económicamente a las Universidades, las que corresponden a ese esfuerzo con la calidad de sus servicios. Los recursos económicos de las universidades provienen de asignaciones del Tesoro Público, ingresos por concepto de leyes especiales y los ingresos propios.

Según Tuesta (2000), las universidades públicas están sujetas al Sistema Nacional de Control. La Asamblea Nacional de Rectores puede ordenar la práctica de auditorías destinadas a velar por el recto uso de los recursos de las universidades. Dentro de los seis meses de concluido un período presupuestal, las universidades públicas rinden cuenta del ejercicio a la Contraloría General de la República, informan al Congreso y publican gratuitamente en el Diario oficial el balance respectivo. La Oficina General de Auditoría Interna, está a cargo de la evaluación del Sistema de Control Interno de las universidades públicas. Esta dependencia administrativamente depende de la Asamblea Universitaria, pero funcionalmente depende de la Contraloría General de la República.

Las universidades públicas, deben ser capaces de llevar a cabo su autoevaluación, actividad en la cual debe colaborar la auditoria interna. La autoevaluación, es el proceso voluntario, permanente de auto análisis de la situación, procesos y resultados de una institución, con activa participación de la comunidad universitaria, que permite conocerse plenamente a partir de la identificación de las debilidades, fortalezas, amenazas, y oportunidades con el propósito de generar propuesta de cambio para mejorar la calidad de la educación, permitir la formulación de un plan de desarrollo, en el marco de un proceso de Acreditación. Su producto físico es un Informe de Autoevaluación. Los pasos del proceso de Autoevaluación, son los siguientes:

1. Decisión política de la institución

a. Resoluciones

b. Asignación presupuestal

2. Crear la Oficina de Autoevaluación y Acreditación

3. Elaborar el Proyecto de un Plan Operativo de Autoevaluación

4. Definición Sensibilización Institucional

5. Aprobación, Implementación y Ejecución del Plan Operativo

6. Elaboración del Plan de Mejoramiento Institucional.

Otro aspecto muy importante a lograr por las universidades públicas es la acreditación, la misma que es el procedimiento mediante el cual un organismo autorizado reconoce formalmente que una organización es competente para la realización de una determinada actividad de evaluación de la conformidad. Los organismos de evaluación de la conformidad son los encargados de evaluar y realizar una declaración objetiva de que los servicios y productos cumplen unos requisitos específicos ya sea del sector público ó privado. En el caso de las universidades públicas los organismos de acreditación estarán supeditados al Ministerio de Educación y a la Asamblea Nacional de Rectores. La Acreditación es un proceso voluntario formal por medio del cual un cuerpo reconocido generalmente una organización (gubernamental ó no gubernamental) valora y reconoce que una organización cumple con los estándares publicados, aplicables y preestablecidos.

Moderna auditoria interna:

De acuerdo Elorreaga (2002), la Auditoría Interna nace en la década de los años 20 cuando los gerentes de las primeras grandes corporaciones reconocieron que no eran suficientes las auditorías anuales de los Estados Financieros realizados por auditores externos, sino que surgía la necesidad de una participación de los empleados para asegurar registros financieros precisos y oportunos, y así evitar el fraude. La Auditoría Interna clásica se ha venido ocupando fundamentalmente del conjunto de medidas, políticas y procedimientos establecidos en las empresas para proteger el activo, minimizar las posibilidades de fraude, incrementar la eficiencia operativa y optimizar la calidad de la información económico – financiera. Se ha centrado en el terreno administrativo, contable y financiero. En pocos años se ha pasado del enfoque tradicional de auditoría económico – financiera a otro enfoque, que persigue proporcionar determinada información a la dirección para que pueda evaluar si sus objetivos y metas se están cumpliendo conforme a los esperado o si son efectivos los controles establecidos para incrementar la eficacia de la empresa partiendo de la evaluación sistemática del proceso de Control Interno de la entidad.

Como afirma Elorreaga (2002), presidente del Instituto de Auditoría Interna de España, "En términos modernos la Auditoría Interna se concibe como una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para añadir valor y mejorar las operaciones de una organización. Ayuda a la organización a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de gestión de riesgos, control y dirección."

En la actualidad la Auditoría Interna constituye un amplio examen de la empresa o institución referido a sus planes y objetivos, métodos y controles, significación operacional y utilización de los recursos humanos y físicos.

Cashin, Neuwert y Levy (1998), indican que la Auditoría Interna es el control que se desarrolla como instrumento de la propia administración y consiste en una valoración independiente de sus actividades, que comprende el examen de los sistemas de Control Interno, de las operaciones contables y financieras y de la aplicación de las disposiciones administrativas y legales que correspondan con la finalidad de mejorar el control y grado de economía, eficiencia y eficacia en la utilización de los recursos, prevenir el uso indebido de estos y coadyuvar al fortalecimiento de la disciplina en general. La denominación de una serie de procesos y técnicas, a través de las cuales se da una seguridad de primera mano a la dirección respecto a los empleados de su propia organización, a partir de la observación en el trabajo respecto a: si los controles establecidos son mantenidos adecuada y efectivamente, si los registros e informes (…) reflejan las operaciones actuales y los resultados adecuada y rápidamente en cada división, departamento u otra unidad y si estos se están llevando fuera de los planes, políticas o procedimientos de los cuales la auditoría es responsable."

Contreras (1995) define la Auditoría Interna como: (…) "Los ojos de la dirección de la empresa, proyectados sobre todas sus dependencias y organizaciones, para captar e informar permanentemente a la misma, de su situación y de los posibles problemas que puedan existir."

"Una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para añadir valor y mejorar las operaciones de una organización. Ayuda a la organización a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de gestión de riesgos, control y dirección.". Las nuevas exigencias para fortalecer los procesos, operaciones y actividades dentro de las empresas, han llevado a cabo un cambio significativo en la Auditoría Interna y en su papel dentro de la organización.

Según, Elorreaga (2002), "La Auditoría Interna debe funcionar como una actividad concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización, así como contribuir al cumplimiento de sus objetivos y metas, aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y dirección."

Para Cashin, Neuwert y Levy (1998), "El objetivo de la Auditoría Interna es el asistir a los miembros de la organización en el efectivo descargo de sus responsabilidades. Hasta este punto, la Auditoría Interna les proporciona análisis, valoraciones, recomendaciones, consejo e información de las actividades revisadas.". "Los objetivos de una Auditoría Interna deberían ser: mantener un eficaz Control Interno, conseguir un buen funcionamiento de la organización, de sus sistemas operativos y de la adecuada utilización de sus recursos, asegurar el cumplimiento de las políticas, normas e instrucciones de la dirección, mejorar constantemente la gestión de la empresa, mantener a la dirección informada de cuantas excepciones se detecten, proponiendo las acciones correspondientes para subsanarlas, asegurar el cumplimiento por los distintos órganos y centros de la empresa de sus recomendaciones y sugerencias, promover los cambios que sean necesarios, mentalizando a sus empleados para la adaptación de los nuevos sistemas, supresión de fraudes e irregularidades y salvaguardar los activos de la compañía.". Lo importante es que la Auditoría Interna debería actuar como una linterna para proteger y guiar a los directivos a través de la evaluación de controles y actividades y la recomendación de mejoras". Considera además que: el nuevo objetivo de la Auditoría Interna debe ser construir relaciones sólidas, con un enfoque de atención a las causas, efectos y soluciones, un enfoque de auditorías constructivas, de ayuda al gerente a corregir problemas costosos que atentan contra el cumplimiento de los objetivos.

Para Hernández (1998): "Es menester conformar una nueva visión de la empresa desde un enfoque sistémico, de tal manera de ubicar a la auditoría como un componente de dicho sistema, encargado de proteger el buen funcionamiento del sistema de Control Interno (…), sino además, de salvaguardar el buen funcionamiento de la empresa a los efectos de su supervivencia y logro de las metas propuestas."

Según el MAGU (1998) el objetivo fundamental de la Auditoría Interna es: "Examinar y evaluar sistemáticamente la adecuada y eficaz aplicación de los sistemas de Control Interno, de las operaciones contables y financieras y de las disposiciones administrativas y legales que correspondan y velar por la preservación de los bienes asignados a las entidades estatales…". La práctica de la Auditoría Interna es una profesión respaldada por distintos organismos en el ámbito internacional. Entre los más reconocidos por la profesión se encuentran: el Instituto Internacional de Auditores Internos, y el Instituto de Auditores Internos de España. Uno de los aspectos que ha levantado más voces en estas instituciones ha sido lo relacionado con las normas y pautas que se deben seguir en este tipo de auditoría ya que estas normas son los criterios por los que se evalúa y juzga la eficacia de un departamento de Auditoría Interna y tratan de indicar como ha de ejercerse en la práctica la Auditoría Interna en cualquier tipo de organización. Las normas internacionales para el ejercicio profesional de la Auditoría Interna, del Instituto Internacional de Auditores Internos, emitidas en diciembre del 2003, estable las nuevas normas de Auditoría Interna:

1. • Independencia y objetividad.
   • Capacidad profesional.
   • Debido cuidado profesional.
   • Aseguramiento de la calidad.
2. Normas sobre Atributos: trata sobre los atributos que deben tener los auditores internos para que realicen sus funciones e informen de manera adecuada y eficaz a la autoridad facultada dentro de las organizaciones a las que pertenecen.
   • Planeamiento.
   • Supervisión y revisión.
   • Leyes y demás disposiciones legales.
   • Calidad de la evidencia.
   • Gestión de riesgos.
   • Control Interno.
   • Apoyo a la dirección estratégica.
3. Normas sobre Desempeño: estas describen la naturaleza de las actividades de Auditoría Interna y proveen criterios de calidad contra los cuales puede medirse la práctica de estos servicios.
   • Forma y contenido.
   • Oportunidad y presentación.
   • Comunicación de resultados.

   Según el IAI-PERU (2001), Los auditores internos en el ejercicio de su profesión tienen establecidas las funciones que deben desarrollar, estas pueden variar en dependencia de los intereses y normas que se establezcan para desarrollar la actividad. Los auditores internos deben conocer que en su desempeño tienen la obligación de regirse por el código de ética profesional que al efecto de la profesión se dicte por la sociedad. La experiencia ha demostrando que la adherencia a las normas más elevadas que se puedan establecer no es suficiente por sí misma. El público debe asociar la imagen del auditor con la de una "moral más alta de lo normal," por esa razón el auditor nunca debe permitir que sus intereses personales entren en conflicto con los de sus clientes, por otro lado, el auditor no debe realizar actos inmorales o ilegales que puedan dañar el prestigio de la profesión. La ética general, comprende las normas mediante las cuales un individuo decide su conducta. Por lo general se consideran exigencias impuestas por la sociedad, los deberes morales y los efectos de las propias acciones. La ética del auditor es un caso especial de la ética general, como profesional la persona recibe pautas de conducta específicas, la ética del auditor se basa en los principios fundamentales generalmente aceptados y que son los siguientes:

   • Integridad.
   • Objetividad.
   • Competencia profesional.
   • Confidencialidad.
   • Profesionalidad.
   • Independencia.
   • Observancia de disposiciones normativas.
   • Formación profesional.

   El conocimiento y cumplimiento del código de ética por el auditor interno es fundamental y representa mucho más que una declaración de responsabilidad, constituye una herramienta de trabajo. A través de su cumplimiento el auditor declara al público que su profesión esta interesada en proteger sus intereses y beneficiar a la sociedad ya que en esta profesión se necesita la confianza no sólo en la habilidad técnica del auditor sino también en su integridad. El trabajo del auditor interno no tendrá ningún valor si los miembros de la organización a la que pertenece, no tienen fe en sus informes y no dudan en aceptarlos.

   Interpretando a la CGR (1998), el proceso de la auditoría interna incluye, el estudio y análisis de los siguientes aspectos:

   • Asesoría y consultoría en asuntos de control dirigida a las autoridades y funcionarios de las universidades públicas.
   • La planeación de actividades de la auditoria interna en las universidades públicas
   • La ejecución de las acciones de control
   • La formulación del Informe del auditor.
   • Seguimiento, monitoreo y supervisión puntual y/o permanente de las actividades institucionales

   La fase de planeamiento se inicia con la programación de la entidad a ser examinada, en nuestro caso, una universidad nacional y, dentro de ella, el área o asunto específico objeto de examen. El planeamiento provee una estrategia tentativa para orientar los esfuerzos de auditoría.

   La fase de planeamiento comprende las siguientes actividades: Comprensión del Area respectiva, Examen preliminar, Definición de criterios de auditoría, Elaboración del memorando de programación; y, Elaboración del plan de examen especial.

   La comprensión del área a examinar constituye la tarea inicial del Equipo de Auditoría designado para llevar a cabo la auditoría e implica la obtención de información básica para adquirir un apropiado entendimiento de los aspectos a ser auditados. Esta información puede obtenerse del Archivo Permanente de la Universidad, Informes de Auditoría Interna y/o Externa y, en el caso de una denuncia escrita, las personas que la plantearon. Podría ser necesario dentro de la fase de planeamiento, de acuerdo con las circunstancias y la complejidad de los asuntos a examinar, incluir una etapa de investigación preliminar y obtención de información en la propia entidad para completar la preparación del plan de examen especial. La tarea de comprensión incluye la obtención de información sobre: La naturaleza y base legal de la entidad, Estructura orgánica y líneas de autoridad y responsabilidad, Influencias externas e internas. En caso que el Archivo permanente de la universidad no contenga información suficiente en torno a los puntos antes mencionados, especialmente, en lo concerniente a la organización y funciones y criterios de auditoría a ser utilizados, puede ser apropiado llevar a cabo dentro de la fase de planeamiento la etapa de investigación preliminar, orientada a la obtención de información básica directamente de la entidad y el Área a examinar. Los criterios a utilizarse en el examen tienen relación, generalmente, con la normativa legal y disposiciones de carácter reglamentario. La identificación de dicho marco debe llevarse a cabo, con el fin de definir las implicancias legales que se derivan de las situaciones o actos que serán materia de examen, debiéndose solicitar el apoyo del área legal correspondiente. Por esta razón, deben identificarse los funcionarios y empleados que tuvieron que ver, en una u otra forma, con el asunto o actividad sujeta a examen, esto es indispensable para estar en condiciones establecer las responsabilidad a que hubiere lugar, de ser el caso. Como resultado de las tareas de planeamiento se elabora el memorando de programación que es el documento de soporte de las principales decisiones adoptadas, con respecto a los objetivos, alcance y metodología a utilizar en la ejecución del examen especial. La fase de planeamiento concluye con la formulación del plan del examen.

   El plan de examen especial tiene la siguiente estructura:

   (a) Origen del examen;

   (b) Antecedentes y alcance del examen;

   (c) Criterios de auditoría a utilizar;

   (d) Programa de procedimientos a ejecutar en el examen;

   (e) Recursos de personal y especialistas en caso necesario;

   (f) Información administrativa;

   (g) Presupuesto de tiempo;

   (h) Informes a emitir y fecha de entrega;

   (i) Formato tentativo del Informe.

   Según Elorreaga (2002) y CGR (1998), La fase de ejecución de la auditoria, se inicia con el desarrollo de los programas de auditoría. El propósito de esta fase, es obtener la evidencia suficiente, competente y pertinente, en relación a los asuntos o hechos evaluados en la respectiva Área o en toda la universidad nacional. Técnicamente, esta fase se lleva a cabo de conformidad con los lineamientos expuestos en la NAGU-2.30 "Programa de Auditoría". Algunas veces, la naturaleza de la auditoría a ejecutar puede ser de índole repetitiva. En este caso, se puede adaptar un programa modelo o pre establecido, con los ajustes indispensables por las particularidades de cada universidad nacional. Durante el desarrollo de una auditoría en una universidad nacional, puede decidirse llevar a cabo un examen especial de un asunto específico, relacionado con una Área. En tal caso, es conveniente llevar a cabo las coordinaciones pertinentes, de modo de integrar los procedimientos de auditoría, y de ser posible, que las evaluaciones concernientes al examen especial sean llevadas a cabo por el mismo equipo a cargo de la auditoría. De esta manera se minimiza los inconvenientes a la universidad nacional, tales como duplicidad en las solicitudes de información y ejecución de pruebas de auditoría, así como la sensación de imprevisión y/o falta de coordinación interna. El equipo encargado debe tener presente que los programas de auditoría en determinadas circunstancias, pueden ser modificados durante la fase de ejecución del examen, por situaciones tales como que un control en el cual nos apoyamos para reducir el alcance de nuestras pruebas, resultó apropiado sólo durante una parte del período o, un posible hallazgo de auditoría que no resulta de significación frente a otros, detectados durante la búsqueda de evidencias. Los programas de auditoría involucran: Establecer objetivos de auditoría y los criterios consiguientes, de ser necesario; especificar la evidencia a ser obtenida; Definir los procedimientos para obtener y probar la evidencia; ajustar los requerimientos de personal y otros recursos para el examen. Basado en los resultados obtenidos en la prueba preliminar, el auditor llevará a cabo los procedimientos de detalle especificados en el programa de procedimientos. El alcance de tales procedimientos debe estar basado en los resultados del planeamiento y las decisiones en torno a la suficiencia, competencia y pertinencia de la evidencia requerida para sustentar el Informe. Entre los procedimientos de auditoría más utilizados figuran: Declaraciones de funcionarios, confirmaciones, inspecciones físicas y revisión documentaria. Las declaraciones obtenidas de los funcionarios y empleados de las universidades nacionales, en el curso de investigaciones o entrevistas, debe ser siempre por escrito y firmadas por el autor de las mismas. Las declaraciones deben siempre corroborar los resultados de otros procedimientos aplicados por los auditores en relación al asunto evaluado. Cuando se considere apropiado revelar indicios y/o actos relacionados con ilegales o irregulares debe solicitarse la asesoría legal pertinente, de modo de evitar situaciones que se deriven de la falta de respaldo de las observaciones. Las confirmaciones son procedimientos destinados a corroborar la información obtenida de la universidad nacional, a través de aquella obtenida de la contraparte externa de la transacción ocurrida. Al requerir la confirmación, el auditor debe adoptar las precauciones necesarias para asegurarse que la respuesta sea remitida directamente a su persona. En caso de no recibir respuesta a la solicitud de confirmación, deberá remitirse un segundo requerimiento y, de no obtenerse respuesta, debe aplicar procedimientos alternativos para asegurarse de la validez de la información proporcionada por la universidad. Si los procedimientos alternativos no informan la información en evaluación, el auditor debe considerar al mismo como punto especial de atención y ahondar su investigación hasta quedar satisfecho del mismo y definir su inclusión en el informe. La inspección física es empleada por el auditor para cerciorarse mediante percepción sensorial y/o pruebas especiales, de la existencia de un activo o bien en poder de una universidad nacional. El inventario de bienes en almacén y/o activos fijos, constituye la aplicación práctica de esta técnica de auditoría que se aplica como parte de los exámenes especiales. Debe tenerse en cuenta que la percepción sensorial está referida a los cinco sentidos que está dotado el ser humano. Por ejemplo, la determinación de la existencia de ciertos bienes, requerirán una combinación de percepción visual (tamaño, color, modelo, etc.), olfativa (olor), gustativa (sabor), táctil (textura) más las pruebas de laboratorio, si fuera el caso, que se estime necesario. La revisión documentaria es, probablemente, el procedimiento más utilizado en una auditoría interna, aplicado a una universidad nacional. Partiendo de la premisa que cada paso, fase o etapa de una transacción debe dejar siempre una huella documental- bien sea por la emisión de un documento o por anotaciones en el mismo (V° B°, afectaciones de cuentas, pases a otros departamentos, informes, etc. ), es posible reconstruir una transacción en base a la documentación disponible y llegar a conclusiones sobre faltantes documentarios, de autorizaciones, procedimientos omitidos y/o falta de oportunidad de los mismos, transgresiones a la normatividad vigentes y otros. La revisión documentaria constituye un complemento excelente de la inspección física, pues esta última aporta evidencia en torno a la existencia física de los bienes, lo cual no puede ser proporcionado a través del primer procedimiento. Los procedimientos indicados y otros que considere necesario llevar a cabo el auditor, deben permitirle establecer conclusiones en relación a los objetivos del examen. Para este propósito, obtenida la evidencia, debe evaluarse la misma para definir su competencia, pertinencia y suficiencia. A continuación el auditor debe evaluar la evidencia contra el criterio acordado para cada objetivo, teniendo en consideración: la necesidad de confirmar o modificar las premisas establecidas durante la fase de planeamiento; el desarrollo de conclusiones relativas a los objetivos de auditoría; y, el sustento apropiado del trabajo llevado a cabo y de las observaciones y conclusiones formuladas. Como producto de la ejecución de la auditoría interna, el auditor puede determinar hallazgos de auditoría. Los hallazgos se concretan como resultado de la comparación entre un criterio de auditoría y la situación actual encontrada durante el examen especial. Constituye hallazgo, toda información que a juicio del auditor, le permite identificar hechos o circunstancias importantes que inciden en la gestión de los recursos materiales bajo examen y, que por su naturaleza merecen ser comunicados en el informe. Los hallazgos de auditoría están relacionados con asuntos significativos e incluyen información (evidencia) suficiente, competente y pertinente, que emerge de la evaluación practicada. Generalmente los hallazgos corresponden a cualquier situación deficiente que se determina como consecuencia de la aplicación de procedimientos de auditoría. Sus elementos son: condición, criterio, causa y efecto. Los resultados de las evaluaciones efectuadas y las conclusiones deben ser documentados apropiadamente, confirmando que:

   a) Los procedimientos programados han sido llevados a cabo satisfactoriamente;

   b) Los cambios a la programación inicial están plenamente identificados y autorizados;

   c) Están plenamente identificadas las causas y los efectos de las condiciones observadas.

   Tratándose de hallazgos negativos, el auditor debe desarrollar recomendaciones, señalando la necesidad de efectuar mejoras, teniendo en cuenta su análisis de las causas y efectos en las condiciones identificadas. A este respecto, debe tener en cuenta: la factibilidad y costo de adoptar la recomendación (relación costo-beneficio); cursos alternativos de acción; y, efectos positivos y negativos que podrían resultar de la implementación de la recomendación.

   Sin perjuicio de las coordinaciones llevadas a cabo con los funcionarios y empleados de las universidades nacionales, tendentes a dilucidar las condiciones negativas determinadas, antes de concluir esta fase el auditor debe dar cumplimiento a la NAGU 3.60 "Comunicación de Hallazgos". La comunicación de los hallazgos es por escrito, guardando las formalidades necesarias para otorgar el derecho de ejercer su legítima defensa a los funcionarios y empleados comprendidos en las observaciones, incluyendo aun a aquellos que ya no laboran en la universidad, en caso de no ser posible su ubicación, deberá emplearse el Diario Oficial El Peruano u otro de mayor circulación en la ciudad donde esté la universidad nacional. Para comunicar los hallazgos debe evaluarse apropiadamente su materialidad y señalarse un plazo perentorio a los funcionarios o empleados del Área de Abastecimientos de la universidad involucrados en las observaciones para la recepción de descargos documentados, de conformidad con las normas establecidas para tal efecto. Los descargos presentados son debidamente evaluados, poniéndose énfasis en los juicios formulados y en la documentación alcanzada no vista durante el examen. La no presentación de descargos debe revelarse en la parte pertinente del informe. La NAGU 4.40 "Observaciones", estipula que si durante el examen el auditor determina la existencia de indicios razonables de comisión de delito, debe proceder a deslindar el tipo de responsabilidad que corresponda a los presuntos implicados, contando para ello con la opinión de la asesoría legal. La Ley del Sistema Nacional de Control, precisa que existen tres tipos de responsabilidades: administrativa, civil y penal.

   Analizando a tuesta (2000), el Informe es el producto final del trabajo del auditor y en el se presentan sus observaciones, conclusiones y recomendaciones, expresadas en juicios fundamentados como consecuencia del análisis de las evidencias obtenidas durante la fase de ejecución. En esta fase el auditor comunica a los funcionarios de la universidad nacional objeto de la auditoría, los resultados obtenidos presentados como deficiencias significativas y las recomendaciones para promover mejoras en la ejecución de las operaciones, a fin que la Jefatura del Area, el Director General de Administración y Vicerrector Administrativo y el Rector adopte medidas correctivas y eviten su ocurrencia en el futuro. Las características y la estructura del informe básicamente, se encuentra establecida por la NAGU 4.40 "Contenido del Informe" y por la Sección 650, parte III del Manual de Auditoría Gubernamental. Por tanto, el contenido de un informe de examen especial es el siguiente:

   Contenido del informe

   Síntesis gerencial

   Introducción

   Conclusiones

   Observaciones y recomendaciones

   Anexos

   La síntesis gerencial tiene como objetivo hacer que el informe de mayor utilidad para las autoridades de la universidad nacional. En su contenido la síntesis presenta en forma exacta, clara y justa los aspectos más importantes del informe, a fin de evitar errores de interpretación.

   La introducción del informe proporciona a las autoridades de la universidad, datos importantes relativos a la universidad, los que brindan una base apropiada para comprender con mejor claridad el mensaje que comunica dicho documento. En su contenido se incluyen: Motivo del examen, objetivos y alcance, Antecedentes y base legal de la universidad y Comunicación de hallazgos de auditoría.

   La conclusión es el juicio del auditor basado en la observación formulada como resultado del examen practicado. En caso necesario, la conclusión debe precisar la naturaleza de la responsabilidad incurrida por los funcionarios o servidores de la universidad en el ejercicio de sus funciones. Cuando la responsabilidad identificada sea de carácter penal, el auditor revela los hechos detectados en términos de presunción de indicios razonables de comisión de delito; debiendo obtener el asesoramiento legal que corresponda.

   Las observaciones están constituidas por las deficiencias o incumplimiento a la normativa legal y otras normas reglamentarias identificadas durante el examen que, en determinados casos requerirán la adopción de correctivos por parte de los funcionarios de la entidad y, en otros, generarán responsabilidades específicas que se derivan de las evidencias obtenidas durante la fase de ejecución

   El informe refleja solamente los comentarios sobre observaciones significativas, los asuntos de menor importancia son comunicados por el auditor mediante un memorando para que la universidad adopte las medidas que considere pertinente.

   El informe de examen especial incluye los comentarios y aclaraciones por escrito presentados por los funcionarios comprendidos en las observaciones. Esta información debe ser evaluada por el auditor e incluida en forma breve en el informe, sin dejar de reflejar el sentido de los comentarios o aclaraciones. También incluye la opinión del auditor que resulte de la evaluación de tales argumentos.

   Las recomendaciones se refieren a las acciones correctivas sugeridas por el auditor con el fin de corregir la deficiencia identificada. Se dirigen a los funcionarios de la universidad nacional que tienen competencia para disponer la adopción de correctivos y encaminadas a superar la causa del problema detectado. La elevación y remisión del informe se sujeta a lo dispuesto en la Sección 685, Parte III del Manual de Auditoría Gubernamental, aprobado por la Contraloría General de la República.

   Gestión corporativa de las universidades públicas:

   Interpretando a Terry (1995), gestión corporativa es el sistema por el cual las entidades son dirigidas y controladas. La estructura de la gestión corporativa especifica la distribución de los derechos y responsabilidades entre los diferentes participantes. La gestión corporativa también prevé la estructura a través de la cual se establecen los objetivos de la entidad, los medios para alcanzar estos objetivos, así como la forma de hacer un seguimiento a su desempeño. Las normas de la gestión corporativa surgen como respuesta a los escándalos financieros que en última década conmovieron los mercados de capitales internacionales (caso de las empresas Enron, Wordcom, Parmalat, etc.). En el caso de los gobiernos locales, la comunidad vecinal, como protagonista principal de los servicios que prestan estas entidades, necesita de un buen gobierno, para protegerse, hacer valer sus derechos, así como cumplir sus obligaciones.

   Con la gestión corporativa, se ha demostrado que las entidades pueden acumular mayor valor institucional, reducen los costos de financiamiento, prestan mejores servicios, todo lo cual es una ventaja competitiva para las empresas de transporte urbano. La gestión corporativa, se define de múltiples formas, dependiendo del punto de vista, convicciones y comprensión. Así, se puede decir que es la fuerza que dirige una entidad y que es responsable de su éxito o fracaso. Se puede decir que es el desempeño para concebir y lograr los resultados deseados por medio de los esfuerzos de un grupo que consiste en la utilización del talento humano y los recursos. Puede decirse que es lograr que se hagan las cosas mediante la participación dinámica de la gente. También que es la satisfacción de las necesidades económicas y sociales, siendo productivo para el ser humano, para la economía y para la sociedad. Que es un recurso para alcanzar los objetivos.

   Para los propósitos de este trabajo de investigación, se usará la definición: es un proceso distintivo que consiste en planear, organizar, ejecutar, coordinar y controlar; desempeñado para determinar y lograr los objetivos, mediante el uso de los recursos humanos y de otros recursos. La gestión corporativa es una abstracción diseñada a convertir los recursos desorganizados en el logro de objetivos útiles, efectivos y de total provecho para los usuarios y la comunidad. Este se logra utilizando con efectividad recursos no humanos, trabajando con personas y motivándolas para usar su plena capacidad..

   La prestación de servicios educativos por las universidades públicas, pueden ser brindados mediante acción directa, gestión hecha vía la administración de la universidad, o por acción indirecta, mediante terceros, lo importante es que, en ambos casos, se asegure la eficiencia, eficacia y economía del servicio; por lo que la universidad debe mejorar y/o perfeccionar sus mecanismos de control, sin afectar el presupuesto de la entidad. La administración de las universidades públicas está bajo la dirección y responsabilidad del Rector, funcionario de confianza a tiempo completo y dedicación exclusiva designado por la Asamblea Universitaria. El Rector no debe improvisar, si no más bien efectuar los planes, programas, proyectos y actividades más convenientes para la comunidad universitaria y la comunidad en general; está obligado a buscar buenos resultados y, cuenta para ello con los elementos que la ciencia de la administración le provee tal como la planeación, la organización, la dirección y control administrativo y finalmente la evaluación. En tal sentido, se necesita definir hacia donde pretende llegar donde los objetivos anuales deben ser formulados sobre la base de un plan. En tal sentido, el Rector debe satisfacer las siguientes características: i) Establecer objetivos en forma conjunta; ii) Establecer objetivos para cada Facultad; iii) Interrelacionar los objetivos de las Facultades; iv) Elaboración de planes tácticos y de planes operacionales con énfasis en la medición o el control; v) Continua evaluación, revisión y reciclaje de los planes; vi) Participación activa de la comunidad universitaria; vii) apoyo de staff a las Facultades.

   Para efectos de una gestión corporativa, es necesario que el Rector, lleve a cabo un plan que comprenda los siguientes aspectos:

   1. Definir los principios más efectivos para concretar una gestión corporativa efectiva;
   2. Definir los recursos tangibles e intangibles que dispone para concretar la gestión corporativa;
   3. Definir los estándares de la gestión corporativa, de modo que los programas, proyectos o actividades tengan que esforzarse para llegar a dichos estándares;
   4. Definir las herramientas administrativas, financieras y psicológicas para concretar el buen gobierno;
   5. Establecer las estrategias más efectivas para concretar el buen gobierno que beneficie a los usuarios del transporte y la colectividad;
   6. Definir el proceso de organización y buen gobierno aplicable a las empresas de transporte urbano, de modo que pueda cumplir con las necesidades de la colectividad

   La gestión corporativa de las universidades públicas se realiza en el marco de la planeación, organización, dirección, integración y control.

   Interpretando a Terry (1995), la gestión corporativa está relacionada al cumplimiento de las acciones, políticas, metas, objetivos, misión y visión de la empresa; tal como lo establece la gestión empresarial moderna.

   Para la UNA/IDG (2002): "La gestión corporativa, es el proceso emprendido por una o más personas para coordinar las actividades laborales de otras personas con la finalidad de lograr resultados de alta calidad que una persona no podría alcanzar por sí sola. En este marco entra en juego la competitividad, que se define como la medida en que una empresa, bajo condiciones de mercado libre es capaz de producir bienes y servicios que superen la prueba de los mercados, manteniendo o expandiendo al mismo tiempo las rentas reales de sus empleados y socios. También en este marco se concibe la calidad, que es la totalidad de los rasgos y las características de un producto o servicio que refieren a su capacidad de satisfacer necesidades expresadas o implícitas"

   Adecuando la opinión de Terry (1998), la gestión corporativa, sería el conjunto de acciones que permiten obtener el máximo rendimiento de las actividades que desarrolla la empresa". La gestión corporativa, es hacer que los miembros de una empresa trabajen juntos con mayor productividad, que disfruten de su trabajo, que desarrollen sus destrezas y habilidades y que sean buenos representantes de la empresa, presenta un gran reto para los directivos de la misma.

   Según Koontz & O"Donnell (1990), la planeación incluye la selección de objetivos, estrategias, políticas, programas y procedimientos. La planeación, es por tanto, toma de decisiones, porque incluye la elección de una entre varias alternativas. Continúan los autores, indicando que la organización incluye el establecimiento de una estructura de funciones, a través de la determinación de las actividades requeridas para alcanzar las metas de la entidad y de cada una de sus partes, el agrupamiento de estas actividades, la asignación de tales grupos de actividades a un jefe, la delegación de autoridad para llevarlas a cabo y la provisión de los medios para la coordinación horizontal y vertical de las relaciones de información y de autoridad dentro de la estructura de la organización. Algunas veces todos estos factores son incluidos en el término estructura organizacional, otras veces de les denomina relaciones de autoridad administrativa. En cualquier, caso, la totalidad de tales actividades y las relaciones de autoridad son lo que constituyen la función de organización. Dicen los autores, que la integración es la provisión de personal a los puestos proporcionados por la estructura de la organización. Por tanto requiere de la definición de la fuerza de trabajo que será necesaria para alcanzar los objetivos, e incluye el inventariar, evaluar y seleccionar a los candidatos adecuados para tales puestos; el compensar y el entrenar o de otra forma el desarrollar tanto a los candidatos como a las personas que ya ocupan sus puestos en la organización para que alcancen los objetivos y tareas de una forma eficaz. En relación con la dirección y el liderazgo, los autores mencionados anteriormente, dicen que aunque esta función parece sencilla, los métodos de dirección y liderazgo pueden ser de una extraordinaria complejidad. Los jefes inculcan en sus subordinados una clara apreciación de las tradiciones, objetivos y políticas de las instituciones. Los subordinados se familiarizan con la estructura de la organización, con las relaciones ínter departamentales de actividades y personalidades, y con sus deberes y autoridad. Una vez que los subordinados han sido orientados, el superior tiene una continua responsabilidad por aclararles sus asignaciones, por guiarlos hacia el mejoramiento de la ejecución y desempeño de sus tareas y por motivarlos a trabajar con celo y confianza. Según los autores, el control, es la evaluación y corrección de las actividades de los subordinados para asegurarse de que lo que se realiza se ajusta a los planes. De ese modo mide el desempeño en relación con las metas y proyectos, muestra donde existen desviaciones negativas y al poner en movimiento las acciones necesarias para corregir tales desviaciones, contribuye a asegurar el cumplimiento de los planes. Aunque la planeación debe preceder al control, los planes no se logran por sí mismos. El plan guía al jefe para que en el momento oportuno aplique los recursos que serán necesarios para lograr metas específicas. Entonces las actividades son medidas para determinar si se ajustan a la acción planeada. La gestión corporativa explica las reglas y los procedimientos para tomar decisiones en asuntos como la prestación de servicios educativos que beneficie efectivamente a la colectividad; el manejo de los conflictos de interés; la estructura patrimonial, los esquemas de remuneración de directivos, funcionarios y trabajadores; incentivos de la institución, la adquisición del control, la revelación de información, etc. La gestión corporativa, es la forma en que se dirigen y controlan las entidades y refleja las relaciones de poder entre los directivos, el gerente, los funcionarios, los trabajadores, la ciudadanía y otros grupos de interés (stakeholders). También incluye los estándares mínimos adoptados por las entidades para satisfacer las necesidades de la colectividad. El propósito es contar con una recta gerencia; reconocer el derecho de los usuarios, definir las responsabilidades de las autoridades; asegurar la fluidez de la información, y reconocer las relaciones con otros grupos de interés. Los principios de la gestión corporativa de las universidades públicas, se inspiran en los principios del gobierno corporativo de la Organización Internacional Intergubernamental (OCDE) que reúne a los países más industrializados de economía de mercado. De acuerdo con esta entidad el buen gobierno es el sistema por el cual las entidades son dirigidas y controladas, su estructura especifica la distribución de los derechos y responsabilidades entre los diferentes participantes, tales como las autoridades, los administradores, docentes, trabajadores, alumnos, los usuarios y otros agentes económicos que mantengan algún interés en la entidad; provee la estructura a través de la cual se establecen los objetivos de la entidad, los medios para alcanzar estos objetivos, así como la forma de hacer un seguimiento a su desempeño. Los principios de la gestión corporativa para las universidades públicas, están agrupados en seis títulos:

   1. Los derechos de los usuarios; para proteger y facilitar el ejercicio del derecho de los usuarios del servicio educativo;
   2. Tratamiento equitativo de los servicios educativos; para asegurar el trato equitativo de todos los usuarios de universidades públicas;
   3. La función de los grupos de interés en la gestión corporativa; para reconocer sus derechos establecidos por ley o acuerdos mutuos y estimular la cooperación entre la entidad y los stakeholders para crear entidades financieramente rentables y sólidos;
   4. Comunicación y transparencia informativa; para que se presente la información de manera precisa y de modo regular acerca de todas las cuestiones materiales referentes al servicio educativo incluidos los resultados, la situación financiera, la propiedad y la gestión de la universidad;
   5. La responsabilidad de las autoridades; para estipular las directrices estratégicas de las universidades, un control efectivo de la administración y la responsabilidad hacia la entidad, los usuarios y la colectividad en general;
   6. Otros aspectos relacionados; para cumplir integralmente con los usuarios del servicio educativo y la colectividad en general en el marco de la responsabilidad social de las empresas.

   Cambio y competitividad:

   Interpretando a Porter (1996), las universidades públicas, deben establecer las pautas que orienten el accionar de sus dependencias, hacia la búsqueda de la efectividad, eficiencia y economía en sus operaciones en el marco de una adecuada estructura de control interno y probidad administrativa que faciliten el cambio y competitividad. El cambio en las universidades debe comprender la modificación del comportamiento del personal en sus actitudes emocionales para llevar a cabo sus funciones, la modificación de la gestión tradicional por la gestión corporativa y sinérgica por parte de los responsables del gobierno de las universidades; también comprende la modificación del entorno de las universidades, los riesgos, actividades de control, información, comunicación y supervisión de las actividades educativas y administrativas de estas entidades educativas. La competitividad es la contienda que tienen que librar las universidades internamente y especialmente externamente para tener la confianza de los usuarios de los servicios que presta a la comunidad. La competitividad tiene que darse en las actividades administrativas y académicas de las universidades públicas para que ganen la contienda que tendrán con las universidades privadas. La competitividad no es algo fortuito si no por el contrario, se logra alcanzar luego de un proceso que pasa por la aplicación correcta de las normas, procesos, procedimientos, técnicas y prácticas en el contexto de los objetivos, misión y visión institucional; la eficiencia, eficacia y economía en la utilización de los recursos escasos de estas entidades también contribuye a la competitividad; asimismo es parte de este proceso las políticas, estrategias y tácticas de la gestión teniendo en cuenta el interno y el entorno de estas entidades.

   Reingeniería del proceso tradicional de la auditoría interna:

   Interpretando a Hammer & Champy (1993), la reingeniería aplicada a la auditoría interna de las universidades públicas busca alcanzar el apropiado, oportuno y efectivo ejercicio del control gubernamental, para prevenir y verificar, mediante la aplicación de principios, sistemas y procedimientos técnicos, la correcta, eficiente y transparente utilización y gestión de los recursos y bienes de las universidades públicas, el desarrollo honesto y probo de las funciones y actos de las autoridades, funcionarios y servidores públicos, así como el cumplimiento de metas y resultados obtenidos, con la finalidad de contribuir y orientar el mejoramiento de sus actividades y servicios en beneficio de la entidad. La reingeniería no podría darse, si no se basa en principios. Los principios son la base, el sustento de este proceso. El ejercicio del control gubernamental deberá regirse en base a los siguientes principios:

   1. La universalidad, entendida como la potestad para efectuar, con arreglo a su competencia y atribuciones, el control sobre todas las actividades de las universidades, así como de todos sus funcionarios y servidores, cualquiera fuere su jerarquía.
   2. El carácter integral, en virtud del cual el ejercicio de la auditoría interna consta de un conjunto de acciones y técnicas orientadas a evaluar, de manera cabal y completa, los procesos y operaciones materia de examen en la entidad y sus beneficios económicos y/o sociales obtenidos, en relación con el gasto generado, las metas cualitativas y cuantitativas establecidas, su vinculación con políticas gubernamentales, variables exógenas no previsibles o controlables e índices históricos de eficiencia.
   3. La autonomía funcional, expresada en la potestad de la auditoría interna para organizarse y ejercer sus funciones con independencia técnica y libre de influencias.
   4. El carácter permanente, que define la naturaleza continua y perdurable de la auditoría interna como instrumento de vigilancia de los procesos y operaciones de las universidades.
   5. El carácter técnico y especializado del control realizado por la auditoría interna, como sustento esencial de su operatividad, bajo exigencias de calidad, consistencia y razonabilidad en su ejercicio; considerando la necesidad de efectuar el control en función de la naturaleza de las universidades
   6. La legalidad, que supone la plena sujeción del proceso de la auditoría interna a la normativa constitucional, legal y reglamentaria aplicable a su actuación.
   7. El debido proceso de la auditoría interna, por el que se garantiza el respeto y observancia de los derechos de las entidades y personas, así como de las reglas y requisitos establecidos.
   8. La eficiencia, eficacia y economía, a través de los cuales el proceso de la auditoría interna logra sus objetivos con un nivel apropiado de calidad y óptima utilización de recursos.
   9. La oportunidad, consistente en que las acciones de control se lleven a cabo en el momento y circunstancias debidas y pertinentes para cumplir su cometido.
   10. La objetividad, en razón de la cual las acciones de la auditoría interna se realizan sobre la base de una debida e imparcial evaluación de fundamentos de hecho y de derechos, evitando apreciaciones subjetivas.
   11. La materialidad, que implica la potestad de la auditoría interna para concentrar su actuación en las transacciones y operaciones de mayor significación económica o relevancia en la entidad examinada.
   12. El carácter selectivo del control realizado por la auditoría interna, entendido como el que ejerce el sistema en las entidades, sus órganos y actividades críticas de los mismos, que denoten mayor riesgo de incurrir en actos contra la probidad administrativa.
   13. La presunción de licitud, según la cual, salvo prueba en contrario, se reputa que las autoridades, funcionarios y servidores de las universidades, han actuado con arreglo a las normas legales y administrativas pertinentes.
   14. El acceso a la información, referido a la potestad de la auditoría interna de requerir, conocer, y examinar toda la información y documentación sobre las operaciones de la entidad.
   15. La reserva, por cuyo mérito se encuentra prohibida que durante la ejecución de las actividades de auditoría interna se revele información que pueda causar daño a la universidad, a su personal o al sistema de control.
   16. La continuidad de las actividades o funcionamiento de la universidad al efectuar una acción de control.
   17. La publicidad, consistente en la difusión oportuna de los resultados de las acciones de control u otras realizadas por los órganos de control, mediante los mecanismos que la Contraloría General considere pertinentes.
   18. La participación ciudadana, que permita la contribución indirecta de la ciudadanía en el ejercicio de la auditoría interna
   19. La flexibilidad, según la cual, al realizarse el control, ha de otorgarse prioridad al logro de las metas propuestas, respecto de aquellos formalismos cuya omisión no incida en la validez de la operación objeto de la verificación, ni determinen aspectos relevantes en la decisión final.

   La auditoría interna en el marco de la reingeniería tiene que concebirse en el marco de los siguientes aspectos:

   1. Como órgano conformante del Sistema Nacional de Control, encargada de ejecutar el control gubernamental interno previo, concurrente y posterior.
   2. Órgano de control institucional, que debe tener como misión, promover la correcta y transparente gestión de los recursos y bienes de las universidades, cautelando la legalidad y eficiencia de sus actos y operaciones, así como el logro de sus resultados, mediante la ejecución de acciones y actividades de control, para contribuir con el cumplimiento de los fines y metas institucionales
   3. Debe disponer de una estructura orgánica sobre la base de su naturaleza, composición y alcances de cada universidad, así como, el volumen y complejidad de las operaciones a cargo de cada entidad.
   4. Deberá estar conformado por personal multidisciplinario seleccionado y vinculado con los objetivos y actividades que realiza la universidad, debiendo contar además con capacitación en control gubernamental y administración pública. Podría contar con asesoramiento interno o externo por razón de la materia o la complejidad de las operaciones a evaluar, sin que ello implique sustitución o desnaturalización de las funciones de auditoría interna.
   5. Como unidad orgánica especializada, debe ubicarse en el mayor nivel jerárquico organizacional de la entidad, para efectos del ejercicio del control gubernamental. En este caso al nivel de la Asamblea Universitaria.
   6. Responde directamente al órgano rector del sistema Nacional de Control. Sin perjuicio de ello, informará al titular de la entidad sobre los requerimientos y resultados de las acciones y actividades de control inherentes a su ámbito de competencia.
   7. El Rector como titular del pliego de cada universidad, es responsable de establecer, mantener y fortalecer una adecuada organización y estructura de la auditoría interna, acorde con la misión institucional.
   8. La auditoría interna, desarrollará sus funciones con independencia funcional y técnica respecto de la administración de la universidad, dentro del ámbito de su competencia, sujeta a los principios y atribuciones establecidas, así como, a las funciones normadas por la Contraloría General.

   Tradicionalmente, la auditoría interna ha realizado solo el control externo de las universidades. El control interno previo y simultáneo competía exclusivamente a las autoridades, funcionarios y servidores de las universidades como responsabilidad propia de las funciones que le son inherentes, sobre la base de las normas que rigen las actividades de estas entidades y los procedimientos establecidos en sus planes, reglamentos, manuales y disposiciones institucionales, los que contienen las políticas y métodos de autorización, registro, verificación, evaluación, seguridad y protección. Pero en un marco de reingeniería tiene que concebirse las acciones de cautela previa como la base para asegurar la gestión óptima de las entidades. Control Preventivo es la actividad no vinculante, dirigida a contribuir al mejoramiento de las entidades en sus sistemas administrativos, de gestión y de control interno, sin que en ningún caso conlleve interferencia en el control posterior que corresponda. El objetivo es establecer las disposiciones, lineamientos y criterios destinados a regular, orientar y fortalecer el ejercicio del control preventivo, que coadyuven en el mantenimiento de una actitud vigilante respecto del desempeño de la función pública. La finalidad es promover el ejercicio del control preventivo a través de la auditoría interna para contribuir en la mejora de la gestión en las entidades bajo el ámbito del Sistema Nacional de Control; impulsar el fortalecimiento del control interno en las entidades para el eficiente, transparente y probo ejercicio de la función pública en el uso de los recursos del Estado y la observancia del marco legal, de conformidad con lo previsto por el Plan Estratégico de la Contraloría General de la República. El control preventivo se ejerce de oficio, por disposición de la Contraloría General o por requerimiento escrito del Titular de la entidad o quién haga sus veces; ejecutándose antes o durante la realización de las correspondientes actividades u operaciones a cargo de la administración. Para su adecuado cumplimiento son de aplicación los principios que regulan el control gubernamental. El control preventivo no interfiere con los actos de gestión de la entidad, bajo ninguna forma o modalidad, ni tiene una connotación mandatoria que afecte el ejercicio discrecional de los funcionarios en los actos propios de su decisión. Igualmente, no implica la emisión de pronunciamientos, y menos aún sobre temas de competencia de otras entidades públicas. La orientación que se efectúe en el marco del control preventivo, no debe restringir y/o subordinar la decisión que adopte la administración de la entidad sobre el caso materia de la misma. El ejercicio del control preventivo no debe entenderse como un prejuzgamiento o adelanto de opinión, por tanto, no afecta el ejercicio de la función de control posterior que corresponda efectuar al Sistema. La auditoría interna, para ejercer el control preventivo deberá aplicar los criterios siguientes: Es su obligación ejercer el control preventivo en sus diferentes modalidades, para cuyo efecto deberá considerar esta actividad de control en la formulación de su Plan Anual de Control, acorde a su capacidad operativa y recursos disponibles; los casos en los cuales la Jefatura de auditoría interna considere no ejercer el control preventivo serán informados en forma escrita y oportuna, al Titular de la entidad o quién haga sus veces, y a la Contraloría General de la República, fundamentando las causas. Entre otros casos que motivan la excepción, por no constituir control preventivo, se encuentran:

   a) Intervenir en la adopción de decisiones inherentes a la gestión de la entidad.

   b) Integrar equipos por disposición de la administración para: (a) toma de inventarios de bienes, (b) incineración de documentos, (c) baja de activos (d) recepción y/o entregas de bienes donados, u otros de naturaleza similar.

   c) Efectuar trabajos vinculados con el proceso de la contabilidad y presupuesto que funcionalmente son de responsabilidad de los niveles competentes de la administración.

   d) Otras actividades que constituyan labores incompatibles establecidas en el artículo 31° del Reglamento de los Órganos de Control Institucional.

   La auditoría interna deberá evaluar que su participación no sea vinculante con la gestión a cargo de la administración y cautelará, bajo cualquier circunstancia, la integridad de su independencia y el pleno ejercicio del control posterior que le corresponde efectuar.

   3. En todos los casos la auditoría interna, efectúe o no el control preventivo, deberá archivar copia de la documentación y antecedentes respectivos, información que será accesible para la Contraloría General en las acciones de supervisión y/o evaluación que ésta realice en el marco de lo dispuesto en los artículos 32° y 33° del Reglamento.

   C. Criterios a considerar por el Titular de la entidad en las solicitudes del control preventivo.

   Según Eduardo Navarro (2005) las organizaciones son tan eficaces y eficientes como lo son sus procesos. La mayoría han tomado conciencia de esto -además animadas por la nueva ISO 9001- y se plantean cómo mejorar los procesos y evitar algunos males habituales como: poco enfoque al cliente o usuario, bajo rendimiento de los procesos, barreras departamentales, subprocesos inútiles debido a la falta de visión global del proceso, excesivas inspecciones, reprocesos, etc. De hecho, en un proyecto de reingeniería y gestión de procesos no es extraño que algunos de los nuevos procesos mejoren su rendimiento en un 100% consiguiendo medias de incremento de rendimiento en torno a un 30%. Un proceso puede ser definido como un conjunto de actividades interrelacionadas entre sí que, a partir de una o varias entradas de materiales o información, dan lugar a una o varias salidas también de materiales o información con valor añadido. En otras palabras, es la manera en la que se hacen las cosas en la organización. Ejemplos de procesos son el de producción y entrega de bienes y/o servicios, el de gestión de relaciones con los clientes o usuarios, el de desarrollo de la estrategia, el de desarrollo de nuevos productos/servicios. Estos procesos deben estar correctamente gestionados empleando distintas herramientas de la gestión de procesos.

   1. Definición de términos

   Sistema Nacional de Control:

   El Sistema Nacional de Control es el conjunto de órganos de control, normas, métodos y procedimientos, estructurados e integrados funcionalmente, destinados a conducir y desarrollar el ejercicio del control gubernamental en forma descentralizada. Su actuación comprende todas las actividades y acciones en los campos administrativos, presupuestal, operativo y financiero de las entidades y alcanza al personal que presta servicios en ellas, independientemente del régimen que las regula.

   El Sistema está conformado por los siguientes órganos:

   a) La Contraloría General de la República, como ente técnico rector;

   b) Todas las unidades orgánicas responsables de la función de control gubernamental;

   c) Las sociedades de auditoría externa independientes, cuando son designadas por la Contraloría General y contratadas, durante un período determinado, para realizar servicios de auditoría en las entidades: económica, financiera, de sistemas informáticos, de medio ambiente y otros.

   Control Gubernamental:

   El control gubernamental consiste en la supervisión, vigilancia y verificación de los actos y resultados de la gestión pública, en atención al grado de eficiencia, eficacia, transparencia y economía en el uso y destino de los recursos y bienes del Estado, así como del cumplimiento de las normas legales y de los lineamientos de política y planes de acción, evaluando los sistemas de administración, gerencia y control, con fines de su mejoramiento a través de la adopción de acciones preventivas y correctivas pertinentes.

   El control gubernamental es interno y externo y su desarrollo constituye un proceso integral y permanente

   Control interno:

   El control interno comprende las acciones de cautela previa, simultánea y de verificación posterior que realiza la entidad sujeta a control, con la finalidad que la gestión de sus recursos, bienes y operaciones se efectúe correcta y eficientemente. Su ejercicio es previo, simultáneo y posterior. El control interno previo y simultáneo compete exclusivamente a las autoridades, funcionarios y servidores públicos de las entidades como responsabilidad propia de las funciones que le son inherentes, sobre la base de las normas que rigen las actividades de la organización y los procedimientos establecidos en sus planes, reglamentos, manuales y disposiciones institucionales, los que contienen las políticas y métodos de autorización, registro, verificación, evaluación, seguridad y protección.

   El control posterior es ejercido por los responsables superiores del servidor o funcionario ejecutor, en función del cumplimiento de las disposiciones establecidas, así como por el órgano de control institucional según sus planes y programas anuales, evaluando y verificando los aspectos administrativos del uso de los recursos y bienes del Estado, así como la gestión y ejecución llevadas a cabo, en relación con las metas trazadas y resultados obtenidos. Es responsabilidad del Titular de la entidad fomentar y supervisar el funcionamiento y confiabilidad del control interno para la evaluación de la gestión y el efectivo ejercicio de la rendición de cuentas, propendiendo a que éste contribuya con el logro de la misión y objetivos de la entidad a su cargo. El Titular de la entidad está obligado a definir las políticas institucionales en los planes y/o programas anuales que se formulen, los que serán objeto de las verificaciones.

   Control externo:

   Se entiende por control externo, el conjunto de políticas, normas, métodos y procedimientos técnicos, que compete aplicar a la Contraloría General u otro órgano del Sistema por encargo o designación de ésta, con el objeto de supervisar, vigilar y verificar la gestión, la captación y el uso de los recursos y bienes del Estado. Se realiza fundamentalmente mediante acciones de control con carácter selectivo y posterior. En concordancia con sus roles de supervisión y vigilancia, el control externo podrá ser preventivo o simultáneo, cuando se determine taxativamente por la Ley del Sistema Nacional de Control o por normativa expresa, sin que en ningún caso conlleve injerencia en los procesos de dirección y gerencia a cargo de la administración de la entidad, o interferencia en el control posterior que corresponda. Para su ejercicio, se aplicarán sistemas de control de legalidad, de gestión, financiero, de resultados, de evaluación de control interno u otros que sean útiles en función a las características de la entidad y la materia de control, pudiendo realizarse en forma individual o combinada. Asimismo, podrá llevarse a cabo inspecciones y verificaciones, así como las diligencias, estudios e investigaciones necesarias para fines de control.

   Principios del control gubernamental:

   El control gubernamental, se lleva a cabo en el marco de los siguientes principios:

   a) La universalidad, entendida como la potestad de los órganos de control para efectuar, con arreglo a su competencia y atribuciones, el control sobre todas las actividades de la respectiva entidad, así como de todos sus funcionarios y servidores, cualquiera fuere su jerarquía;

   b) El carácter integral, en virtud del cual el ejercicio del control consta de un conjunto de acciones y técnicas orientadas a evaluar, de manera cabal y completa, los procesos y operaciones materia de examen en la entidad y sus beneficios económicos y/o sociales obtenidos, en relación con el gasto generado, las metas cualitativas y cuantitativas establecidas, su vinculación con políticas gubernamentales, variables exógenas no previsibles o controlables e índices históricos de eficiencia;

   c) La autonomía funcional, expresada en la potestad de los órganos de control para organizarse y ejercer sus funciones con independencia técnica y libre de influencias. Ninguna entidad o autoridad, funcionario o servidor público, ni terceros, pueden oponerse, interferir o dificultar el ejercicio de sus funciones y atribuciones de control;

   d) El carácter permanente, que define la naturaleza continua y perdurable del control como instrumento de vigilancia de los procesos y operaciones de la entidad;

   e) El carácter técnico y especializado del control, como sustento esencial de su operatividad, bajo exigencias de calidad, consistencia y razonabilidad en su ejercicio; considerando la necesidad de efectuar el control en función de la naturaleza de la entidad en la que se incide;

   f) La legalidad, que supone la plena sujeción del proceso de control a la normativa constitucional, legal y reglamentaria aplicable a su actuación;

   g) El debido proceso de control, por el que se garantiza el respeto y observancia de los derechos de las entidades y personas, así como de las reglas y requisitos establecidos;

   h) La eficiencia, eficacia y economía a través de los cuales el proceso de control logra sus objetivos con un nivel apropiado de calidad y óptima utilización de recursos;

   i) La oportunidad, consistente en que las acciones de control se lleven a cabo en el momento y circunstancias debidas y pertinentes para cumplir su cometido;

   j) La objetividad, en razón de la cual las acciones de control se realizan sobre la base de una debida e imparcial evaluación de fundamentos de hecho y de derecho, evitando apreciaciones subjetivas;

   k) La materialidad, que implica la potestad del control para concentrar su actuación en las transacciones y operaciones de mayor significación económica o relevancia en la entidad examinada;

   l) El carácter selectivo del control, entendido como el que ejerce el Sistema en las entidades, sus órganos y actividades críticas de los mismos, que denoten mayor riesgo de incurrir en actos contra la probidad administrativa;

   m) La presunción de licitud, según la cual, salvo prueba en contrario, se reputa que las autoridades, funcionarios y servidores de las entidades, han actuado con arreglo a las normas legales y administrativas pertinentes;

   n) El acceso a la información, referido a la potestad de los órganos de control de requerir, conocer y examinar toda la información y documentación sobre las operaciones de la entidad, aunque sea secreta, necesaria para su función;

   o) La reserva, por cuyo mérito se encuentra prohibido que durante la ejecución del control se revele información que pueda causar daño a la entidad, a su personal o al Sistema, o dificulte la tarea de este último;

   p) La continuidad de las actividades o funcionamiento de la entidad al efectuar una acción de control;

   q) La publicidad, consistente en la difusión oportuna de los resultados de las acciones de control u otras realizadas por lo órganos de control, mediante los mecanismos que la Contraloría General considere pertinente;

   r) La participación ciudadana, que permita la contribución de la ciudadanía en el ejercicio del control gubernamental;

   s) La flexibilidad, según la cual, al realizarse el control, ha de otorgarse prioridad al logro de las metas propuestas, respecto de aquellos formalismos cuya omisión no incida en la validez de la operación objeto de la verificación, ni determinen aspectos relevantes en la decisión final.

   Los principios antes indicados son de observancia obligatoria por los órganos de control y pueden ser ampliados o modificados por la Contraloría General, a quien compete su interpretación.

   Auditoria gubernamental:

4. Normas de Información: las normas de Información establecen los criterios para la presentación de los informes elaborados como resultado de los servicios de consultoría y de auditoría.