Organización empresarial: Servióptica Ltda. Su proceso de expansión

¿Es factible una buena organización para el desempeño óptimo en una empresa?

Las compañías a su vez que van creciendo advierten que necesitan cambios en su organización y medidas que delimiten roles y optimicen sus rendimientos. Servióptica Ltda. Villavicencio es una compañía en pleno crecimiento y en vías de desarrollo. Su objeto social es la elaboración de lentes medicados y su campo de acción son las ópticas y EPS. El mercado en Villavicencio es el optimo puesto que pocas empresas están ubicadas en este campo por lo tanto la oferta es la mejor en estos momentos. Gracias a esto presenta un crecimiento acelerado pero también trae una desventaja y es debido a que no están muy preparados administrativamente para afrontar los cambios que están presentando. La parte de producción es su fuerte y goza de buena reputación pero las fallas en la administración desmejoran la labor empresarial. Es por medio de los conocimientos obtenidos en la materia de teoría de la organización que quiero explicar cuales son las inconsistencias vistas desde un nivel mas objetivo y con la intención de entender que errores se pueden hacer y cual es el camino para resolverlos.

Organigrama

En una organización formal se tienen definidos los cargos y determinadas relaciones de autoridad. Los roles de cada persona están demarcados y existe una división de trabajo racional y diferenciándose uno de otros con ciertos criterios establecidos; cabe anotar que algunas veces se tiende a sustituir las funciones de cada quien asignando tareas que no tienen que ver con el respectivo cargo y entorpecen de manera sobresaliente el rendimiento de cada rol en las personas.

Claro, esto se puede presentar ya que es una empresa que se encuentra en vías de expansión, quiero decir, están en pleno crecimiento en esta área de cobertura, pero es vital que dichas funciones sean establecidas de manera clara y en "papel" por así decirlo, ya que gracias a esta falla se presentan inconsistencias de rendimiento y demás consecuencias entre el personal que labora en la empresa.

Existen manuales de procedimientos y de organización, también de reglas e informativos tanto para la parte administrativa como para la parte de producción, pero no son puestos al conocimiento por parte del personal. Los empleados entienden cuales son sus funciones muy tácitamente pero gracias a que son informadas por terceros, es decir, por el mismo personal que labora en la empresa, y que es semejante a ellos en cargos y no por los superiores.

Se observa de esta manera que tiene definidos cargos, roles y procedimientos pero no es difundido de manera apropiada a los funcionarios de la empresa, si no que dichos empleados "sobreentienden sus funciones" gracias a la información de terceros. Esto trae como consecuencias el dificultar la operación de las funciones de cada quien en su campo de acción. Así dañando el rendimiento en algunas ocasiones en casos especiales. Cuando el rendimiento debe ser al máximo en momentos en que el trabajo se acumula; los empleados se encuentran haciendo otras funciones que no son inherentes el cargo al cual han sido asignados.

Se deduce que hace falta una guía para el manejo organizacional de la empresa, puede ser en consecuencia por falta de experiencia y profesionalismo de parte de las directivas, obviamente es causa y resultado de ser una empresa familiar, en la cual se ha ido desarrollando por el tiempo y el trabajo de los altos directivos que han "heredado" dicho cargo y mas no por sus habilidades y experiencia profesional. No tienen una cultura "profesional" por así decirlo, las personas que ostentan los cargos directivos y administrativos, al igual que en la parte de producción, deben ser personas preparadas profesionalmente con conocimientos sobre el cargo y posición que ocupan y con las habilidades suficientes para desempeñarse competitivamente.

Servioptica Ltda. Es una organización de tramos estrechos, pese a que es una pequeña compañía y los niveles jerárquicos son pocos se puede manifestar de esta manera ya que los empleados no están directamente bajo el control del presidente y/o gerente de la compañía si no que se encuentran diferentes personas con cargos que tienen cierta autoridad y a su ves subordinados tanto en la parte administrativa como en la de producción. El administrador general cuenta con 5 personas a cargo y el supervisor de producción con tres operarios a cargo.

En la parte de producción es claro el mando del supervisor y sus empleados a cargo tienen buena comunicación y rendimiento gracias a esto. En el caso de la parte administrativa se presenta cierta confusión y es precisamente respecto a esto. Todos dependen directamente del administrador y esto hace que el trabajo para ellos sea tenso ya que el tiene mucha responsabilidad encima y es incomodo para las dos partes ya que el no puede atender las necesidades de todos los empleados para la correcta función de la empresa y los propios empleados dificultan, sin ser ese su objetivo, sus tareas. Es decir, el mensajero que entrega los pedidos se entiende con el administrador y con el de despachos de pedidos. Esto es algo innecesario y quita tiempo, pues se puede entender directamente con el de despachos de pedidos, pues estos dos tienen claras cuales son sus funciones, el de despachos debe tener todos los pedidos listos y el mensajero debe entregar todos los pedidos recibidos por el otro empleado. Cuestión que no ocurre siempre de esta manera. El mensajero esta pendiente de la persona de despachos y también debe estar pendiente del administrador por si tiene algún pedido "especial" para entregar. Todas las solicitudes de despacho deben pasar directamente a la persona de despachos y de esta al mensajero así el trabajo torna más eficiente y rápido para realizar y también cesan los conflictos entre ellos.