- Resumen
- Introducción
- Modelado de los procesos del negocio
- Evaluación económica de la rentabilidad del proyecto informatizado para el cliente
- Información que recupera el sistema
- Conclusiones
- Bibliografía
Resumen
La Empresa de Servicios Técnicos y Especializados de Cienfuegos es una empresa de la Unión Eléctrica que se destaca en el uso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
En la eficiencia de la gestión empresarial el control de los procesos de contratación, facturación y producción de los servicios tiene una marcada significación.
La automatización de estos procesos tiene como objetivo su aplicación tanto en el ámbito de la empresa como en otras empresas de servicios del país. El resultado de ello da lugar a la creación del Sistema de contratación, facturación y producción.
Este sistema está formado actualmente por cuatro subsistemas: Contratación, Facturación, Gestión de cobros y Recuperación de Información.
Cada subsistema se desarrolló, con vista a su trabajo en red, sobre una base de datos centralizada.
En el desarrollo del software se usaron los estándares siguientes:
Estándar de notación alemana para el modelado de procesos IDEF0.
Estándar UML para la definición de requerimientos funcionales del sistema, concretamente el empleo de la descripción de los casos de uso de forma detallada [JAC00, RUM00, BOO99].
Estándar de interfaces para el aseguramiento de una imagen y comportamiento únicos del sistema en la interacción con los diferentes actores.
Se exponen el modelado de los procesos del negocio y algunos de los requisitos funcionales de alto nivel del proyecto, que muestran la envergadura del mismo, la información que recupera el sistema y la seguridad que posee la información.
Palabras claves:
Abreviaturas o acrónimos utilizados con significado.
UEB: Unidades Empresariales de Base
Introducción
La Empresa de Servicios Técnicos y Especializados de Cienfuegos, empresa surgida en el 2005, dentro del marco del perfeccionamiento empresarial tiene como misión: prestar servicios técnicos y especializados a sus clientes, con bajos costos, competitividad y alta profesionalidad, para el desempeño de lo cual tienen un gran peso las actividades de Contratación, Facturación y Producción.
La producción de la empresa es el valor monetario facturado producto de la culminación de los diferentes períodos de los servicios, más otros ingresos en efectivo.
La empresa está dividida en Unidades Empresariales de Base (UEB.), que tienen personal trabajando en el montaje de los Grupos Electrógenos y otras tareas importantes de la Unión Eléctrica.
En las UEB las actividades de contratación, facturación, cierre de producción, control de cuentas por cobrar, control de ingresos se hacían de forma manual.
Existía descontrol en la elaboración de las facturas, se podían hacer contra contratos que aún estaban en circulación (proceso de aprobación), lo que constituía una violación, o se facturaba contra contratos verbales sin previa autorización.
Cada UEB asentaba los datos de sus clientes, repitiéndose estos indistintamente a nivel de empresa.
Las facturas se hacían en Word por los comerciales de las UEB, con ausencia de homogeneidad en el consecutivo de estas a nivel de empresa, lo que ocasionaba errores que conllevaba a retrasos en la gestión de las cuentas por cobrar. En ocasiones las facturas se traspapelaban y había que recurrir al cliente para ver la copia.
Se disponía de la caducidad de las cuentas por cobrar sólo al cierre contable de la empresa.
Los cierres de producción de las UEB y de la empresa por parte de la Dirección Comercial se hacían de forma manual.
Un empleado del departamento de finanzas registraba todas las facturas en un sistema, y los cheques cuando estas eran cobradas, para obtener el cierre de ingresos de la empresa.
Todos los cierres, el control de las deudas por clientes y por edades, los saldos de los clientes, el control del estado de las facturas son procesos agotadores y su gestión manual no permite agilizarlos, por lo que se decidió concebir un proyecto para humanizar todos los procesos y alcanzar la operatividad necesaria de la información para la toma oportuna de decisiones, teniendo en cuenta la existencia de todos los recursos humanos y materiales necesarios para su desarrollo, implantación y explotación.
Este proyecto debía abarcar:
Objetivo general.
Elaborar un sistema integrado de Contratación, Facturación y Producción que ayude, mejore y facilite el trabajo de las UEB y de la dirección económica – comercial de la empresa.
Objetivos Específicos.
1. Hacer un estudio detallado del proceso de gestión comercial y analizar las necesidades y prioridades que existen en los departamentos en que se desarrolla.
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