Procedimiento para el acceso de visitantes a las Instalaciones (Seguridad Física) Venezuela

PARTE III (VENEZUELA)

Procedimiento para el acceso de visitantes a las instalaciones de la empresa

OBJETIVO:

Establecer los pasos a seguir para controlar y registrar al acceso de visitantes a las diferentes instalaciones administrativas e industriales de la Empresa: XYZ.

ALCANCE:

Todos los visitantes que requieren acceder a las instalaciones de la Empresa.

Disposiciones

Visitantes:

• Está restringido ingresar a las oficinas administrativas, instalaciones operacionales e industriales de la empresa, a personas en función: ventas, promoción, cobranzas o en diligencias que no guarden relación directa con las actividades de trabajo.

• La empresa se reserva el derecho de admisión de personas que por causas justificadas les esté restringido el acceso a las instalaciones. El servicio de Recepcionistas o portones dispondrán de un registro actualizado y la restricción prevalecerá ante la consulta del empleado solicitado.

• El personal jubilado tendrá acceso sólo en el horario laborable y a las áreas relacionadas con su condición de jubilado.

• Aquellos jubilados que deseen ingresar a las instalaciones en su condición de empleados o representantes de otras empresas, deberán registrarse en la entrada como visitante, de acuerdo con este procedimiento, prevaleciendo la condición de visitante a la de jubilado en cuanto al cumplimiento de los requisitos de acceso.

• Las personas que solicitan acceso a las instalaciones deben permitir que el Operador de Protección inspeccione los maletines y/o paquetes en los puntos de entrada y salida.

• Se prohíbe al visitante el porte de arma de fuego para ingresar a las instalaciones, a excepción de los miembros de Organismos de Seguridad, de la Fuerza Armada Nacional, Transporte de Valores o Seguridad Bancaria. Para los escoltas y conductores de autoridades (custodia de personalidades) se deberá disponer de una sala de estar.

• En caso de que el visitante porte arma de fuego, el Operador de Protección apoyado por el Supervisor le indicará el procedimiento a seguir para su retención.

• Los pases de visitantes tienen programado un horario de acceso a las instalaciones de acuerdo al horario de visitantes, exceptuando algunas áreas como (Descripción y emplazamiento de lugares). El horario de entrada de todos los visitantes en todas las instalaciones de la empresa X,Y y Z es quince (15) minutos después del inicio del horario laboral hasta quince (15) minutos antes del cese del turno de trabajo, y su permanencia debe culminar al cese de las actividades.

TODAS LAS GERENCIAS:

• Al visitante no le está permitido el acceso a las áreas restringidas; en caso de ser necesario, deberá ser autorizado por la Unidad Responsable y acompañado por un personal de la misma durante su permanencia en la empresa.

ACCESO DE VEHÍCULOS PARTICULARES A ÁREAS OPERATIVAS:

• Los visitantes y jubilados aparcaran sus vehículos en los puestos de estacionamiento destinados para visitantes y jubilados (si lo hubiese).

• El servicio de taxis de líneas externas a la empresa se prestará por la entrada principal de las instalaciones o dependencias. Los vehículos taxis sólo podrán entrar si llevan uno (s) trabajadores de la empresa, visitantes o residentes o si han sido autorizados por alguno de éstos.

Responsabilidades

• Gerencia

• Informar por escrito a la Gerencia de Asuntos Públicos y/o a la Gerencia de Seguridad y Protección de las visitas o eventos especiales.

• Trabajador

• Acudir a la Recepción para recibir directamente la correspondencia o paquete a título personal.

• Servicios de Recepcionistas

• Asignar los Pases requeridos para la visita guiada.

• Solicitar documento de identificación (Cédula de Identidad o pasaporte). Verificar si existe restricción de acceso para ese visitante. En caso afirmativo, contactar a Asuntos Internos.

• Solicitar la autorización de acceso al trabajador a visitar. Devolver documentos de identificación y entregar "Pase de Visitante".

• Personal de Asuntos Internos

• Determinar la conveniencia de autorizar el ingreso o de informar al empleado para atender al visitante en la Recepción. En caso de restricción de acceso para un visitante, proceder según sea prohibición o suspensión de ingreso.

• Visitante

• Ingresar a las instalaciones o dependencias de la empresa por las recepciones o portón principal, en el horario establecido para ello y haciendo uso del Pase de Visitante recibido.

• Devolver el pase una vez finalizada la visita al Operador de Protección o Servicio de Recepcionista.

• Operador de Protección

• Verificar o detectar si el visitante porta arma de fuego, indicando el procedimiento a seguir.

• Observar si el visitante a la entrada o salida de las instalaciones porta bienes propios de la empresa o personales exigiendo el formulario vigente.

Acciones

Acceso para Visitantes.

• Gerencia (Acceso de Personalidades o Grupos de Visitantes)

• Informa previamente por escrito a la Gerencia de Asuntos Públicos y/o a la Gerencia de Seguridad o Protección / Supervisor de Seguridad o Protección de las visitas o eventos especiales con un mínimo de veinticuatro (24) horas de anticipación, informando los siguientes datos: nombres y apellidos de los invitados, fecha, hora, lugar y personas responsables del evento y cualquier otra información que se considere necesaria para la coordinación de la visita.

• Visitante:

• Ingresa a las instalaciones y dependencias de la Empresa, a través de las Recepciones o portón principal, dentro del horario establecido para visitantes. Anuncia su presencia mencionando la persona solicitada o el motivo de la visita.

• Servicio de Recepcionistas:

• Solicita al visitante documento de identificación: Cédula de Identidad o Pasaporte; verifica en el Sistema de Visitantes si tiene acceso autorizado y se comunica telefónicamente con el empleado a visitar para que autorice el ingreso.

• En caso de que tenga restricción de acceso notifica al personal de Asuntos Internos quien procederá según sea prohibición o suspensión de ingreso y determinará la conveniencia de autorizar el ingreso o de informar al empleado sí debe atender al visitante en recepción.

• En caso de autorización, registra los datos en el Sistema de Visitantes y captura la imagen si es la primera vez que visita la instalación. En caso de recurrencia, solo actualiza la información de la persona y área a visitar, piso o zona, además del número de control del pase a ser facilitado.

• Entrega documento de identificación y pase al visitante, y le indica la ruta más conveniente a seguir. Además le informa que en caso de traer algún equipo u otro artículo de su propiedad tiene la obligatoriedad d elevar el formulario vigente para la autorización de entrada/salida de materiales, equipos y otros artículos propiedad de terceros (empleados, contratistas y visitantes) y facilita el mismo para su llenado.

• Informa al visitante que será atendido en la recepción, en caso de que éste tenga el acceso restringido.

• Visitante:

• Recibe documento de identificación y pase de visitante, y coloca el mismo en la parte superior izquierda del pecho. En los casos que aplique, llena el formulario vigente para la entrada/salida de materiales, equipos y otros artículos de propiedad de terceros.

• Operador de Protección:

• Verifica o detecta que el visitante porta arma de fuego. En caso afirmativo le indica las acciones a seguir para cumplir con el Procedimiento para la Retención de Armas de Fuego. Si trae consigo algún bien de su propiedad corrobora llenado del formulario vigente para la entrada/salida de materiales, equipos y otros artículos, y firma el mismo.

• Visitante:

• Devuelve el pase de visitantes al Servicio de Recepcionistas o al Operador de Protección,. Una vez finalizada la visita. En caso de salir con un equipo o material de su propiedad muestra el formulario vigente elaborado al momento de su ingreso.

• Servicio de Recepcionistas y/o Operador de Protección:

• Verifica al final del horario laboral, la existencia de los pases de visitantes contra números de control, y en caso de faltantes corrobora en el Sistema de Visitantes, si el pase fue entregado o no. En caso de que no haya sido entregado, se comunica con el trabajador para informarse si la visita ha terminado.

• Revisa al día siguiente, antes del inicio del horario de visitantes, la relación de Pases del día anterior contra pases físicos entregados fuera del horario laboral. En caso de que falte algún pase, prepara notificación de extravío e informa a la Oficina de Identificación para que desactiven los mismos.

• Oficina de Identificación:

• Recibe comunicación sobre los Pases de Visitantes extraviados, procede a anular los mismos mediante el número del Pase para su control.

Entrega de Correspondencia o Encomiendas.

• Visitante con encomienda

• Entrega correspondencia o paquete en la Unidad de Correspondencia, con la excepción de aquella que por su importancia, urgencia o confidencialidad deba ser entregada a título personal, para lo cual el propio distribuidor llamará telefónicamente al trabajador o solicitará información al Servicio de Recepcionistas.

• Trabajador

• Acude a la Recepción para recibir directamente la correspondencia o paquete a título personal. En caso de ser el bulto propiedad de la empresa, notifica al Servicio de Recepcionistas la autorización del ingreso del mensajero a su oficina.

• Visitante

• Ingresa a las instalaciones como se indica en el Punto X, de este mismo Procedimiento.

Formas / Reportes /Pantallas

• Tarjeta de Identificación "Pase de Visitante"

• Control de Entrada y Salida de Visitantes y Vehículos.

• Formulario para la autorización de entrada/salida de materiales, equipos y otros artíoculos propiedad de terceros (empleados, contratistas y visitantes) u otro formulario vigente.

• Formulario vigente para la autorización de entrada/salida de materiales, equipos y otros artículos propiedad de terceros (Empleados, Contratistas y Visitantes).

• Norma de Identificación y Carnetización de la Empresa: XYZ.

• Norma para el Control de Acceso a las Instalaciones de la Empresa: XYZ.

• Norma para la Restricción de Porte de Arma de Fuego en las instalaciones de la Empresa: X,Y y Z.

APROBACIONES

• Revisión y aprobación por el Gerente de Protección de la Empresa: X,Y y Z.

ANEXOS

Para cada instalación incorporar:

• Planos de la Instalación.

• Puntos de Acceso, señalando:

• Accesos Peatonales.

• Estacionamiento de Visitantes, Motos.

• Puestos de estacionamiento para jubilados o vitalicios.

• Zona de carga/descarga.

• Horario de visitantes.

• En la recepción, colocar aviso sobre Prohibición del Porte de Arma de fuego (afiche o aviso base).

Autor:

Edgar Tovar