Diseño de bases de datos en Microsoft Access

1. Diseñando una tabla
3. Clave principal y relaciones entre tablas
4. Formularios en Access usando el asistente
5. Creando un menú selectivo para los formularios
6. La barra de herramientas de Access
7. Colocando botones al formulario
8. Opciones de vistas de los formularios
9. Vista diseño
10. Botones de movimiento en un formulario
11. Creando informes en Access
12. Creando consultas en Access

Comencé a diseñar bases de datos con el programa CDS Isis, programa diseñado en pascal y que funciona muy bien, pero su plataforma es en formato plano, bajo DOS. Con el tiempo comencé a usar la otra versión que existe bajo windows y es Win Isis. Ambos programas lo distribuye Bireme y la UNESCO de manera gratuita y han sido una solución para todas aquellas bibliotecas que no han tenido acceso a la automatización. En mi institución usaron por mucho tiempo la versión bajo DOS, la 3.08 y le aseguro que Isis y Win Isis funcionan a la perfección. Contienen todos los módulos y funciones necesarias para automatizar cualquier servicio. Estos programas están orientados especialmente para bibliotecas. Usan el formato de la UNESCO y su última versión el Isis Marc, utiliza ya el formato Marc 21.

Después de muchos años usando estos tremendos y muy buenos programas, conocí el entorno visual de Access y en un periodo de unos tres meses, aprendí a manipularlo de manera más sencilla. Comencemos:

Vaya a INICIO / TODOS LOS PROGRAMAS / MICROSOFT OFFICE / MICROSOFT ACCESS.

Esta es la pantalla inicial de Access:

A la derecha sale un panel de opciones y abajo la opción "Crear un archivo nuevoဦ". Escójala y saldará la pantalla siguiente:

Seleccione la primera que dice "Base de datos en blancoဦ"Al darle clic se abrirá una nueva ventana para colocarle un nombre a nuestra base de datos – por defecto pone db1 – y para guardarla en un lugar determinado. Le ponemos un nombre y damos a guardar (escoja el lugar donde desea guardar su base. Por defecto el sistema escoge la carpeta Mis documentos). Vea la siguiente imagen.

A mano izquierda están los distintos objetos: tablas, consultas, formularios, informes, páginas, macros y módulos. En este tutorial conoceremos los cuatros primeros objetos. En el objeto "Tablas" se diseñan todas las tablas que tendrá nuestra base de datos. El objeto "Consultas" es muy interesante y con el se diseñan las consultas atendiendo a determinados criterios, que le haremos a la base de datos. Los "Formularios" son la forma visual de entrada de datos en la base. Los "Informes" es lo que resulta de hacer una consulta y que nos sirve para visualizar o imprimir un resultado de una búsqueda.

DISEÑANDO UNA TABLA

Luego de escoger el objeto "Tablas" a la derecha están tres opciones:

1. Crear una tabla en vista diseño
2. Crear una tabla utilizando el asistente
3. Crear una tabla introduciendo datos.

Si escoge la opción número dos me sale lo siguiente:

A la izquierda sale un conjunto de diversos temas y en el centro los campos de cada tema y a la derecha dos botones para agregar los campos en el cuadro en blanco. Escoge el tipo de base que desees, los campos que quiera y luego déle a siguiente. Sigue el asistente y en cuestión de minutos habrás diseñado una base completa. Escojamos estudiante de las opciones de la izquierda y veamos las distintas pantallas:

Seleccioné los campos principales: nombre, apellidos dirección, ciudad, codpostal, núm teléfono, especialidadဦetc.

Después de seleccionar el tipo de base de datos y los campos, se activan todos los botones del centro y se usan para poner un campo (el primer botón), ponerlo todos (el segundo), quitar uno (el tercero) o quitarlos todos (el cuarto botón). Déle a siguiente y veremos:

Me pide el nombre que deseo ponerle a la tabla. Por defecto el sistema le pone el que escogimos de la primera opción de la izquierda. En este caso "Estudiante". Abajo me pregunta si deseo que el sistema le asigne una clave principal o si no. Esto es un campo numérico como clave principal. La clave principal se usa cuando quiero relacionar varias tablas, entonces usamos ese campo como enlace. Pero eso lo veremos más adelante. Démosle al botón "Siguiente".