Determinación y estandarización del costo del manejo y acarreo del material en la gerencia manejo de materiales

RESUMEN

En el presente informe se realizó un programa basado en una distribución de los costos reales provenientes del sistema SAP R/3 en el Manual Estándares y Gastos Básicos, con la finalidad de obtener de manera automática el costo producto de manejar o trasladar una tonelada de Bauxita, una tonelada de Alúmina de Exportación, y una tonelada de Soda Cáustica. Este estudio fue un diseño no experimental, aplicado, de campo y descriptivo, en el cual se realizaron consultas bibliográficas y en Internet y entrevistas de tipo no estructurada a fin de conocer las características y costos de los distintos Centros de Costos pertenecientes al área de Manejo de Materiales. El objetivo general planteado fue: " Calcular los costos derivados del Manejo de Material en el acarreo y traslado de Bauxita, Alúmina y Soda Cáustica; y Desarrollar una base de datos Automatizada del Costo de Manejo de Materiales en la Gerencia Manejo Materiales de CVG BAUXILUM – Matanzas." Este estudio se baso en crear y desarrollar una base de datos automatizada que permita calcular el costo del manejo de materiales de manera precisa y automática, para esto se debió crear una metodología que permitiese la actualización de los datos de forma precisa y confiable.

Palabras Claves: Costos, Estándar, Manejo de Materiales, Ingeniería Industrial, Sistema Automatizado, Bauxilum.

INTRODUCCIÓN

C.V.G. Bauxilum es la única empresa productora de alúmina en Venezuela, y la más grande en América Latina; ella produce la principal materia prima para la producción del Aluminio, que es la Alúmina de grado metalúrgico, la cual es obtenida a través del proceso BAYER que consiste en la digestión a alta presión y temperatura de la Bauxita proveniente de los Pijiguaos. Para obtener dicha Alúmina, es necesario procesar la Bauxita que es la principal materia prima del proceso y a su vez hay que considerar el consumo de Soda Cáustica, el cual es el solvente de la Bauxita.

Para producir una tonelada de Alúmina, la materia prima y los insumos pasan por toda una serie de procesos que van desde la llegada de dichos elementos a las instalaciones de la empresa, pasando por el proceso productivo y luego el almacenamiento y distribución del producto terminado. El primer y uno de los principales procesos dentro de esta cadena es el de manejo y acarreo de material, el cual en CVG Bauxilum involucra lo concerniente a materia prima al considerar el manejo y transporte de Bauxita y soda Cáustica, y lo concerniente a producto terminado en lo referido al manejo y transporte de Alúmina.

El ente encargado del manejo y acarreo de material en CVG Bauxilum es la Gerencia Manejo de Materiales, la cual está conformada por las áreas de Muelle, Tolvas de Bauxita, Almacén de Bauxita, Transporte de Bauxita, Transporte de Soda Cáustica y Silo de Alúmina.

Como todo proceso industrial, en el manejo y transporte de material se incurren ciertos costos, los cuales deben ser medidos y controlados según los parámetros y estándares de materiales y producción.

En la actualidad y desde el año 2.001, dichos costos son medidos por medio del sistema SAP R/3, el cual se encarga de controlar diversas áreas económicas y productivas de la empresa. Dicho sistema agrupa varias áreas operativas de la empresa en centros gestores, y presenta los costos de dichos centros de manera general, lo cual imposibilita los cálculos y obtención de costos de manera específica y detallada en función de las áreas especificas de la empresa.

Antes de la implantación del sistema SAP R/3, se utilizaba el Manual Estándares y Gastos Básicos, el cual estuvo en vigencia desde el año 1.983 hasta 1.999. Dicho Manual dividía la empresa en centros de costos y distribuía los costos de cada centro en función de estándares de material y producción, y permitía el cálculo del manejo de una tonelada de Bauxita, una tonelada de Soda Cáustica y una Tonelada de Alúmina de Exportación, esto a través de los centros de costo 1160 Muelle y Almacén de Bauxita, 1720 Almacenamiento y Transporte de Bauxita y 1770 Manejo y Almacenamiento de Alúmina.

Debido a la imposibilidad de diseño del SAP R/3 en CVG Bauxilum de calcular el costo de manejo y acarreo de una tonelada de Bauxita desde Muelle hasta Proceso, de una tonelada de Soda Cáustica desde Muelle hasta el primer tanque de almacenamiento, y una tonelada de Alúmina de Exportación desde Silo hasta Muelle por medio del sistema actual, es necesario, adaptar los costos actuales al antiguo sistema de Manual Estándares y gastos Básicos y crear un sistema que permita el cálculo de dicho costo de manera automática.

En este informe se presentan los resultados de la investigación, estructurada en los siguientes capítulos. En el capítulo 1 se expone el problema debido al cual fue objeto este estudio, delimitaciones, importancia, alcance, así como el objetivo general y los específicos; en el capítulo 2 se describen las generalidades de la empresa; el capítulo 3 incluye el fundamento teórico necesario para alcanzar los objetivos planteados; dentro del capítulo 4 se detalla el diseño metodológico que fue seguido para obtener los resultados correspondientes; en el capítulo 5 se presentan el análisis de la situación actual; el capítulo 6 describen y analizan los resultados y el método propuesto y por último, se presentan las conclusiones, recomendaciones, referencias bibliográficas, anexos y apéndices.

CAPÍTULO I

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La empresa CVG Bauxilum es una industria integrada por las operadoras de bauxita (extracción) y alúmina (producción), ubicadas en los Pijiguaos y Matanzas y cuyas capacidades instaladas son de 6.000.000 y 2.000.000 toneladas métricas anuales respectivamente. Dicha empresa tiene como tarea la extracción del mineral de bauxita en la serranía de los Pijigüaos; y su refinación en Ciudad Guayana para la obtención de alúmina de grado metalúrgico, la cual es obtenida utilizando el proceso químico denominado BAYER, éste consiste en la digestión de la bauxita previamente molida, a alta presión y temperatura, con abundante hidróxido de sodio, luego se realiza la separación física de los otros componentes de la bauxita, y se hace cristalizar el hidróxido de aluminio, que posteriormente se preseca y calcina para obtener el producto final, la alúmina.

El proceso BAYER se divide en tres grandes áreas dentro de CVG BAUXILUM – Matanzas, denominadas: Manejo de Materiales, Lado Rojo y Lado Blanco; estas áreas cumplen funciones de gran relevancia dentro del proceso productivo, donde el funcionamiento eficaz de los sistemas y equipos dependen directamente de los conocimientos, habilidades y destrezas del personal que laboran en los diferentes niveles y áreas del proceso.

La Gerencia Manejo de Materiales de la empresa CVG Bauxilum, operadora alúmina, tiene como finalidad garantizar la disponibilidad y confiabilidad de los equipos, sistemas e instalaciones del muelle y manejo de materiales; mediante la ejecución de mantenimiento a los mismos, como también realizar la carga de Alúmina, la descarga de Bauxita y Soda Cáustica, que se importan o exportan al mercado nacional e internacional. Esta, se encuentra conformada por las áreas siguientes:

Ø Área 16: Recepción de bauxita y exportaciones de alúmina.

Ø Área 32: Tolvas de bauxita.

Ø Área 71: Almacenaje de bauxita.

Ø Área 72: Transporte de bauxita.

Ø Área 73: Tanques de Soda Cáustica.

Ø Área 77: Silo de Alúmina.

Para finales de 1.999, se comienza a elaborar y poner en funcionamiento un sistema automático de control o Sistemas, Aplicaciones y Productos como sus siglas lo indican (SAP), en todas las empresas del sector aluminio previsto como un ajuste tecnológico, por este motivo se implanta como tal en C.V.G. Bauxilum. Este nuevo sistema (SAP R/3) se encargaría de todas las funciones necesarias para el control analítico de los procesos, control en los aspectos inherentes a ventas, inventarios, proveedores, productividad laboral, manejo de nomina y cuentas fiscales, control en lo relativo a finanzas y aspectos económicos de la empresa, así como del flujo directo e intercambio de información en tiempo real. Las áreas que son manejadas bajo este sistema son: Finanzas, Costos, Personal, Manejo de Materiales, Almacén, Compras y Tráfico, Ventas, Planificación de la Producción y Control de Calidad.

Anteriormente, en lo que concierne al nicho de análisis y control de Costos, se trabajaba desde 1.983 con el Manual Estándares y Gastos Básicos, el cual contiene una clasificación de la empresa por Centros de Costos (unidad desde donde se puede desempeñar una o más actividades controladas por un supervisor, quien es responsable de los costos allí incurridos, así como del buen desempeño de las actividades) en función de los estándares establecidos de material (materia prima) y de los estándares de producción (horas por tonelada de material). Dichos estándares se clasificaban a su vez en estándares de material, estándares de Centros de Costos Operativos, Centros de Costos de Mantenimiento y Centros de Costos Administrativos. Entre los Centros de Costos Operativos se encuentran el 1100 (Gerencia Manejo de Materiales), 1120 (Superintendencia Muelle y Manejo de Material), 1160 (Muelle y Almacén de Bauxita), 1720 (Almacenamiento y Transporte de Bauxita) y el 1770 (Manejo y Almacenamiento de Alúmina), los cuales en conjunto reflejan los Costos de Manejo de Material. En el caso de los Centros de Costos 1160, 1720 y 1770 aunado al Costo Estándar Mensual de dicho centro, es calculado el costo de movilizar una tonelada de Bauxita, de Alúmina o de Soda Cáustica, necesarios para los cálculos de planificación de la producción y análisis detallado de costos.

Con el actual sistema (SAP R/3), se obtiene un costo total de los que es hoy en día el Centro de Costos 220204: Gerencia Manejo de Materiales (la suma de los que era en el Manual Estándares y Gastos Básicos los Centros de Costos 1100, 1120, 1160, 1720 y 1770), dichos costos son clasificados por su tipo (nómina, alquiler, depreciación, etc), pero sin hacer referencia en el detalle de procedencia directa o indirecta de cada uno de ellos, esto debido a que no ha sido contemplado dentro del diseño para CVG Bauxilum.

A su vez, debido a que no se diseñó para esos objetivos en CVG Bauxilum, no calcula el costo atribuido al manejo o el acarreo de una tonelada de material, como es el caso de manejar una tonelada de Alúmina de Exportación, de manejar y Almacenar una tonelada de Soda Cáustica, o del transporte y almacenamiento de una tonelada de Bauxita, la cual es la materia prima principal del proceso productivo de la empresa.

Dichos costos de manejo, acarreo y almacenamiento de materiales son imprescindibles para el cálculo del costo final del producto y su posterior precio de venta. Así mismo es necesario saber cual es el consumo real y el precio actual de la energía eléctrica de C.V.G. Bauxilum, pues no se llevan registros al respecto de manera detallada y es un costo significativo dentro del proceso de la empresa, cosa que SAP refiere de manera general y sin hacer detalle en el precio por transformación y distribución de la energía bruta proveniente de CVG Edelca.

ALCANCE

Este estudio se limitará a evaluar el manejo de material y los costos involucrados en esta operación, la cual se divide en tres (03) tipos de operaciones diferentes. La primera se define, como el manejo y acarreo de Bauxita va desde la descarga de gabarras de bauxita realizada por la empresa Global Materials Service Venezuela, C.A. en el muelle de CVG BAUXILUM (área 16), hasta la llegada de material al inicio del proceso productivo en Trituración y Molienda (área 32). La segunda denominada manejo y acarreo de alúmina comienza con la recolección del material en el silo de alúmina (área

77), hasta su llegada a muelle (área 16) y posterior deposición en un buque para su exportación. La tercera y última operación es la de acarreo de soda cáustica, que va desde la descarga de la soda cáustica desde un buque tanque en el muelle de CVG BAUXILUM (área 16), hasta su almacenamiento en los tanques de soda cáustica en el área T-73-4 ó directamente en los patios de soda cáustica (área 73). Posteriormente dichos costos formarán parte de la base de datos a crear para calcular el costo de manejo de material de manera automática.

JUSTIFICACIÓN

La Determinación y Estandarización de los Costos en la Gerencia Manejo de Materiales se deriva de la necesidad presente de obtener, el costo de descarga, acarreo y traslado de una (01) tonelada de Bauxita a proceso, así como determinar el costo de trasladar una (01) tonelada de Alúmina desde el silo de Alúmina hasta el muelle de CVG BAUXILUM, y por último se necesita determinar el costo de descarga y almacenaje de (01) tonelada de Soda Cáustica. Por la razón de ser un costo "unitario", el costo se tomará en cuenta por toneladas métricas.

DELIMITACIÓN

El presente estudio comprenderá la Determinación y Estandarización de los Costos derivados del Manejo y Acarreo de Materia Prima y Producto Terminado, tomando en cuenta el costo generado por la depreciación de los equipos, el costo de almacenamiento, entre otros; pertenecientes a la Gerencia Manejo de Materiales de CVG BAUXILUM – Matanzas.

LIMITACIONES

Dentro de las limitaciones que se encontraron durante la realización del proyecto, se encuentran:

Ø Incumplimiento de la planificación y programación, por parte del personal del área en estudio.

Ø La variable rotación de personal de área, la cuál dificultará la planificación de reuniones y entrevistas.

Ø Indisponibilidad de equipos en la oficina para poder acceder al sistema SAP R/3, ya que por la gran demanda de trabajo se ha debido contratar personal y no hay suficientes estaciones de trabajo (computadores) disponibles para satisfacer la demanda.

Ø Extravío de algunos de los estándares antiguamente utilizados.

OBJETIVOS

1.4.1. Objetivo General

Estandarizar los costos derivados del Manejo de Materiales en el acarreo y traslado de Bauxita, Alúmina y Soda Cáustica en la Gerencia Manejo Materiales de CVG BAUXILUM – Matanzas.

1.4.2. Objetivos Específicos

1. Reconocer las instalaciones de la empresa, específicamente las áreas de muelle, patio de apilamiento de bauxita PA3, depósitos de Bauxita (in door / out door), silo de alúmina, tanques de soda cáustica y sistemas de traslado de material.

2. Recopilar toda la información técnica y de costos de los sistemas planteados.

3. Analizar el proceso realizado en el manejo de material de bauxita, alúmina y soda cáustica.

4. Calcular el costo de la Mano de Obra de Mantenimiento encargada de la limpieza y el mantenimiento a los equipos de acarreo y manejo de material y estandarizarlos como patrón de referencia para futuras contrataciones.

5. Obtener el costo actual de los equipos móviles utilizados en el proceso de manejo de material.

6. Calcular el costo actual de energía eléctrica.

7. Calcular el costo de depreciación de los equipos que intervienen en el manejo y acarreo de material.

8. Calcular la proporción de distribución de costos actuales según el antiguo sistema de estándar de costos.

9. Calcular las Unidades Básicas de material y producción en función de la situación actual del área de Manejo de material y la empresa.

10. Establecer los estándares de costos de las operaciones realizadas en la Gerencia Manejo de Materiales, así como de otros centros de costo en CVG BAUXILUM – Matanzas.

11. Crear una base de datos que genere de manera automática el costo del manejo y acarreo de material, bien sea bauxita, alúmina o soda cáustica, en función de un período de tiempo determinado.

12. Crear una metodología que permita la actualización del sistema.

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