La Correspondencia (página 2)

Sobres:

Es la cubierta de la carta y demás comunicaciones, cuya finalidad es protegerla de deterioro y facilitar su transporte. Los sobres de la correspondencia comercial, han de ser de la misma calidad del papel en que esta se escribe.

Clasificación de los sobres:

• Por la forma:

• Semicuadrado: Tiene las dimensiones casi iguales por cada lado.
• Rectangulares: Tiene la base más larga que la altura

• Por el tamaño:

• Corriente: Sus dimensiones son 16 por 9.5cm.
• Comercial: Sus dimensiones son 16 por 12cm
• Oficial: Sus dimensiones son 23.5 por 12cm

• Por su confección:

• Con ventana: Son los que llevan la abertura o ventanilla cubierta con papel transparente.
• Sin ventana: Son todos los demás sobres

• Por el medio de transporte:

• Ordinarios: Son los que se transportan por vía terrestre marítima o fluvial.
• Aéreos: Son los que se transportan por vía aérea.

Normas para redactar sobres:

• Datos del remitente:

Estos datos se escriben en el ángulo superior izquierdo, a dos espacios del borde superior y a dos espacios del borde lateral izquierdo. Este procedimiento se omite en caso de que el sobre tenga impreso los datos del remitente.

En algunos casos (Correspondencia Familiar) los datos del remitente se colocan en la pestaña del sobre.

• Datos del destinatario:

Son el nombre completo y dirección de la persona a quien se le envía la correspondencia. Estos datos se escriben una línea más debajo de la mitad del sobre y a cinco espacios hacia la izquierda de su centro.

• Franqueo de la correspondencia:

Es el pago que se hace en dinero por conceptos de estampillas u otras estampaciones autorizadas por el Ministerio de Hacienda.

Carta:

Es una comunicación escrita, cuyo contenido tiene por finalidad transmitir informaciones o cumplir con algún requisito.

Clases de Cartas:

Se clasifican según las relaciones que se establecen con ellas:

• Particular: Familiar, Social y Personal

• Familiar: Tiene como finalidad la comunicación entre miembros de familia o parientes
• Social: Tiene como finalidad hacer vida social, por ejemplo: invitaciones, felicitaciones, presentaciones, etc.
• Personal: Tiene como finalidad la comunicación entre personas particulares o estas con oficinas publicas.

• Comercial:

Tiene como finalidad establecer, mantener o terminar negociaciones.

• Oficial:

Tiene como finalidad tramitación entre dependencias y entre estas y los particulares, ejemplo: aprobación o rechazo de solicitudes.

Cuerpo de la carta:

• Introducción:

Son las ideas preliminares que se exponen antes de entrar en materia. Esta varía de acuerdo al contenido de la carta.

• Ideas fundamentales o asunto:

Comprende la idea o ideas centrales de la carta, preferiblemente sí a de tratar un solo asunto; Sin embargo existen se ha de tratar un solo asunto; sin embargo existen casos donde es posible relacionar varios asuntos. Cuando esto ocurre, es recomendable colocarlos en orden de importancia y en párrafos separados.

• Despedida.

Son expresiones de cortesía, con las que se concluye la carta. En la despedida puede recalcarse lo tratado en las ideas centrales. Estas deben relacionarse tanto como el saludo como el texto de la misma.

• Antefirma:

Se utiliza cuando la persona que envía lo carta lo hace a nombre y en representación de otra, ya sea una entidad jurídica o persona natural.

• Firma:

Se refiere a la persona que se responsabiliza por lo expresado en la carta. Consta de: firma autógrafa, reproducción del nombre y apellido del firmante y el cargo o posición que este ocupa dentro de la empresa.

Estilos de presentación de la carta:

Se refiere a las diversas formas en que se presentan las partes de las cartas comerciales. Los estilos de presentación son:

• Bloque Extremo:

Este estilo de presentación se caracteriza por tener todas las líneas de la carta a partir del margen izquierdo.

• Bloque:

Es una variación de bloque extremo por cuanto la fecha, la despedida, antefirma y firma se escriben del centro del papel hacia la derecha, mientras que las demás partes de la carta se distribuyen igual que en el bloque extremo.

• Semibloque o Bloque Modificado:

Es el estilo de presentación más usual. Se caracteriza por tener escritas las líneas de la fecha, despedida, antefirma y firmas; a partir del centro hacia la derecha y la primera línea de cada párrafo va sangrando con 5 o 10 espacios a partir del margen izquierdo.

• Sangrado:

Se caracteriza por llevar cada una de las líneas de la dirección en forma escalonada, de la manera siguiente: cada línea comienza de 3 a 5 espacios más adelante que la anterior excepción de la primera que comienza en el margen izquierdo.

Esta misma forma de disposición escalonada se repite en la despedida, antefirma, firma y cargo del firmante, a excepción de la despedida que se comienza a escribir del centro del papel hacia la derecha.

Conclusión

Después de haber finalizado el presente trabajo se puede concluir que es de vital importancia el uso y manejo de las cartas tanto en la organización como en la vida cotidiana.

La carta y la correspondencia son dos implementos muy importantes y sencillos, si se cumple con todos los pasos requeridos para su uso sin embargo en muchos casos no es utilizado correctamente, de manera que no es explotado todos los beneficios que nos pueden brindar este tipo de comunicación.

La correspondencia es el medio por el cual la carta o un objeto son enviados y hace que el mismo llegue a su destino y la carta es aquella que está dirigida a una persona con el fin de llevarle un mensaje.

Estas son importantes para el mundo empresarial ya que son de gran utilidad como ya sabemos el tipo de correspondencia más utilizada para el envío y recepción de comunicación entre distintos entes es el i-mail y para el envío de paquetes se suele utilizar la correspondencia terrestre o aérea ya que son métodos rápidos y de confiabilidad.

Autor:

Franxys