Introducción
La correspondencia es un elemento importante en las organizaciones diariamente, ya que la misma nos permite enviar y recibir documentos y no sólo se pueden enviar documentos si no también paquetes ahorrando tiempo.
Dicho contenido presenta información importante acerca de la correspondencia, la carta y como debe de elaborarse un sobre, el cual es un valioso instrumento en el ámbito empresarial.
El sobre y la redacción de la carta juegan un papel muy importante y fundamental en este proceso de comunicación, siguiendo los pasos estipulados se puede lograr hacer un buen uso de la correspondencia.
Correspondencia
La correspondencia:
Es el trato recíproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas, esqueletas, tarjetas, telegramas, catálogos, folletos, etc. En las empresas se considera que la correspondencia es el alma del comercio y la industria.
Es un medio de comunicación usado por el hombre desde hace muchos años para comunicarse entre dos personas o individuos que están a larga distancia o cerca con un motivo muy variado. A lo largo del tiempo se ha perfeccionado sus normas y estilos, hasta llegar a nuestros días que existe el e-mail, que es la forma más rápida de enviar y asegurarse que la información llegue al destinatario.
Importancia de la correspondencia:
Es un importante instrumento de comunicación escrita, es la parte intermedia entre las relaciones cliente proveedor y el lazo que une la mayor parte de transacciones comerciales.
De ella depende el desarrollo de las operaciones comerciales; el éxito de un negocio, una venta, por su eficiencia y rapidez han a que las empresas aumenten el volumen de sus ventas.
Clasificación de la correspondencia:
La correspondencia presenta una variedad de formas con características propias; por tanto, dados su importancia, es necesario realizar una clasificación que permita conocer la finalidad de cada uno.
- Por el destino: Públicas y Privadas
- Publicas: contienen información general a través de medios de comunicación (prensa, radio, TV, Carteleras, pancartas.)
- Privadas: Tratan de información de interés y carácter particular comercial y oficial.
- Por su contenido: Primera clase y Segunda clase
- Primera clase: es toda correspondencia de carácter actual y personal su contenido es solo de información: cartas, tarjetas, postales, documentos de negocios, periódicos, etc.
- Segunda clase: Es toda correspondencia relacionada con bultos, muestras, paquetes, cuya tramitación se realiza también por correo.
- Por su tramitación: Postal y Telegráfica
- Postal: Cuando se acude a la oficina de correos para hacerla llegar a su destino, se divide en:
- Ordinaria: Es la que sigue curso normal a través del correo
- Certificada: Cuando el remitente paga una tarifa doble y exige un recibo para su entrega a su destinatario
- Telegráfica: Es cuando la correspondencia se tramita ante las oficinas del telégrafo
- Por su puntuación: Abiertas, Cerradas y Mixtas.
- Abiertas: No llevan signo de puntuación en la fecha, dirección, firma, antefirma, excepto en las abreviaturas.
- Cerradas: Son las que llevan los signos de puntuación
- Mixtas: Son las que combinan las Abiertas y Cerradas
- Por su extensión: Largas medianas y cortas
- Largas: Cuando contienen mas de doscientas palabras
- Medianas: Cuando contienen doscientas palabras
- Cortas: Cuando contienen cien palabras
- Por su Forma: Abarca todos los tipos de correspondencia su diferencia está en redacción y presentación
División de la correspondencia: La correspondencia se divide en cuatro clases
- Correspondencia comercial:
Se refiere a la cruzada entre comerciantes, industrias, banqueros, etc. Y su finalidad es promover y agilizar las diversas transacciones comerciales.
- Correspondencia Familiar y amistosa:
La finalidad de esta correspondencia es muy variada cualquier asunto particular entre ella.
- Correspondencia Oficial:
Se refiere a la correspondencia cruzada entre los distintos organismos y oficinas de los gobiernos nacionales, municipales, estadales, etc.
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