Programación de actividades y formulación de presupuesto

Introducción

Presentada la necesidad de la Institución y específicamente de la Oficina de Planificación de contar con una herramienta automatizada que les permita la programación de las actividades y formulación del presupuesto de los años venideros, se ha desarrollado un Software adecuado para la satisfacción de dichas necesidades.

Este software, se presenta en forma amigable y de fácil manejo para el usuario final, basándose en la información de la Institución y presentando los resultados necesarios para que la Oficina de Planificación cumpla con sus objetivos propuestos.

El Sistema ha sido desarrollado en Visual Basic 5.0, utilizando como Base de datos el Microsoft Access.

Indicaciones

Cabe mencionar las siguientes indicaciones de uso del Sistema:

• Para seleccionar una opción ubicarse con el puntero del mouse sobre la opción y pulsar click con el botón izquierdo del mouse, también puede hacerlo pulsando las Teclas más la letra subrayada de la opción, ejm.: + (para grabar).

• En algunas opciones tendrá habilitado el botón derecho del mouse, que también le permitirá realizar algunas operaciones.

En el presente manual se utilizan los siguientes símbolos:

• Los corchetes "[ ]" para indicar que es un botón seleccionable, ejm: [Grabar]

• Los signos mayor y menor "< >" para indicar que es una tecla, ejm.:

Ingreso al sistema

Para ingresar al Sistema deberá ubicarse sobre el Icono del Sistema y pulsar doble Click sobre el, la pantalla de presentación del Sistema es como a continuación se muestra:

Luego de un breve momento, se presentará la pantalla correspondiente al usuario y contraseña. El usuario deberá digitar el Nombre de usuario y contraseña asignados por el Administrador del Sistema, luego presionar[Aceptar].

Al respecto, es necesario indicar que existen dos tipos de usuario, que son:

• Supervisor

• Usuario

Sólo el Supervisor con su respectiva contraseña tiene acceso total al Sistema, donde podrá añadir, suprimir, Imprimir y actualizar información que se requiera; el Usuario con su respectiva contraseña, tendrá acceso al Sistema pero no a todos sus opciones.

El Sistema le permitirá 3 intentos para digitar el usuario y contraseña correcta; de no digitar los datos adecuados el Sistema no le permitirá el ingreso.

Para mayor seguridad al momento de digitar la Contraseña se visualizarán asteriscos en vez de las letras o números que conformen el password.

Pantalla principal

La Pantalla Principal esta dividida en 4 secciones:

La Primera sección (Superior) que muestra los Módulos del Sistema:

La segunda sección que muestra la barra de herramientas, con los que se podrá acceder a las opciones mas utilizadas.

Los Iconos permiten accesar a las Siguientes opciones, según el orden correspondiente;

• 1. Importar datos de los Archivos Xbase (datos del Sistema de Logística y del Sistema de Personal que están desarrollados en Clipper)

• 2. Ficha de Actividades, para poder dar mantenimiento a las Fichas.

• 3. Cambiar Año Activo, para poder visualizar información de otros periodos.

• 4. Recalcular datos, para poder Actualizar los Costos, Precios y otros datos que se hayan grabado y que por algún motivo no estén actualizados.

• 5. Salir del sistema.

Una Tercera Sección (Cuerpo) en donde se presentaran las opciones del Sistema

Y una Cuarta Sección (inferior) con los siguientes datos :

Fecha y Hora del Sistema, Año activo, Usuario que ingreso y Unidad Orgánica a la que pertenece el Usuario:

Módulos del sistema

El Sistema esta conformado por 4 módulos principales, estos son:

• Tablas

• Movimientos

• Resultados

• Utilitarios

1.- MODULO DE TABLAS

En este módulo se crearán los datos en las tablas respectivas, para poder configurar el sistema, sólo los usuarios de tipo Supervisor podrán dar mantenimiento a las Tablas. Las Opciones que muestra el Modulo de Tablas son las siguientes:

Tabla de Actividades

Contiene información de las actividades que realiza cada Unidad Orgánica para un periodo correspondiente, los datos a consignar en esta Tabla son los que se presentan en la siguiente pantalla:

• El Código de la Actividad se generara en forma automática, tomando un numero correlativo.

• Se le asignara una Descripción a la Actividad, para poder ubicarlo.

• La Unidad de Medida se asignara desde la Tabla de Unidades de Medida, para invocar la Tabla de Medidas se deberá pulsar click sobre el Area correspondiente al Control.

• Se Indicara a que Siaf (Estructura programática) pertenece dicha actividad, para invocar la Tabla del Siaf deberá pulsar Click sobre el Area correspondiente al Control.

Si desea Añadir, Editar, Borrar, Grabar, Salir solo deberá seleccionar el Botón correspondiente de la parte inferior de la Pantalla, para poder Editar o Borrar primero tendrá que ir a la opción [Filtrar] en la cual deberá seleccionar el Item correspondiente

Tabla de Unidad de Medida

Identifica las Unidades de Medida de las Actividades y de las Tareas.

• El Código de la Unidad de Medida se generara en forma automática, tomando un numero correlativo.

• Se le asignara una Descripción a la Unidad de Medida, para poder ubicarlo.

Si desea Añadir, Editar, Borrar, Grabar, Salir solo deberá seleccionar el Botón correspondiente de la parte inferior de la Pantalla, para poder Editar o Borrar primero tendrá que ir a la opción [Filtrar] en la cual deberá seleccionar el Item correspondiente.

Tabla de Unidad Orgánica

Contiene la Estructura Orgánica de la Institución, detallando direcciones, oficinas, servicios, áreas, etc.

• El Código de la Unidad Orgánica deberá asignarlo el Administrador del Sistema, manteniendo los niveles de jerarquía respectivos.

• Se le asignara una Descripción a la Unidad Orgánica, que identificara a la Dirección, Oficina, Servicio, o Area.

• Se indicara por cada Unidad el Jefe correspondiente, los Jefes serán extraídos de la Tabla de Jefes, para invocar la Tabla de Jefes se deberá pulsar click sobre el Area Correspondiente del control.

• Se indicara el Techo Presupuestal por cada Unidad Orgánica.

Si desea Añadir, Editar, Borrar, Grabar, Salir solo deberá seleccionar el Botón correspondiente de la parte inferior de la Pantalla, para poder Editar o Borrar primero tendrá que ir a la opción [Filtrar] en la cual deberá seleccionar el Item correspondiente.

Tabla de Estructura Programática

Contiene la Cadena Funcional Programática (Siaf) que determina la modalidad del gasto.

• El Código del Siaf debera asignarlo el Administrador del Sistema .

• Se le asignara una Descripción al Siaf, para poder identificarlo.

• Por cada Siaf se indicara lo siguiente:, Función, Programa, SubPrograma, Actividad, Componente ,Meta.

Si desea Añadir, Editar, Borrar, Grabar, Salir solo deberá seleccionar el Botón correspondiente de la parte inferior de la Pantalla, para poder Editar o Borrar primero tendrá que ir a la opción [Filtrar] en la cual deberá seleccionar el Item correspondiente.

Tabla de Partidas Presupuestales

Contiene las Partidas Presupuestales que determina el tipo de gasto que se aplica.

• El Código de la Partida Presupuestal deberá asignarlo el Administrador del Sistema.

• Se le asignara una Descripción a la Partida Presupuestal, para poder Identificarlo.

Si desea Añadir, Editar, Borrar, Grabar, Salir solo deberá seleccionar el Botón correspondiente de la parte inferior de la Pantalla, para poder Editar o Borrar primero tendrá que ir a la opción [Filtrar] en la cual deberá seleccionar el Item correspondiente

Tabla de Profesiones u Oficios

Contiene las Profesiones y Oficios que se aplicarán en el formato de Servicios No Personales.

• El Código de la Profesión se generara en forma automática, tomando un numero correlativo.

• Se le asignara una Descripción a la Profesión u Oficio, para poder identificarlo.

• Por cada Profesión se registrara el Sueldo a Pagar.

• Además de registrara las Horas por Mes estándar a trabajar por cada profesional a contratar.

Si desea Añadir, Editar, Borrar, Grabar, Salir solo deberá seleccionar el Botón correspondiente de la parte inferior de la Pantalla, para poder Editar o Borrar primero tendrá que ir a la opción [Filtrar] en la cual deberá seleccionar el Item correspondiente.

Tabla de Jefes y Responsables

Contiene la relación de personas que ocupan cargos de jefaturas en direcciones, oficinas, servicios, etc.

• El Código del Jefe se generara en forma automática, tomando un numero correlativo.

• Se Registrara los Apellidos y Nombres de la Persona que ocupa una jefatura.

• Además podemos registrar una observación indicando cualquier particularidad de la Persona.

• Además de registrara las Horas por Mes estándar a trabajar por cada profesional a contratar.

Si desea Añadir, Editar, Borrar, Grabar, Salir solo deberá seleccionar el Botón correspondiente de la parte inferior de la Pantalla, para poder Editar o Borrar primero tendrá que ir a la opción [Filtrar] en la cual deberá seleccionar el Item correspondiente.

Tabla de Usuarios

Contiene los Usuarios que tendrán acceso al Sistema, la pantalla de Mantenimiento de Usuarios es la siguiente:

• Nombres de Usuario, que deberá ser único y podrá ser una combinación de letras y números no excediendo de los diez caracteres.

• Contraseña (Clave) que deberá ser asignado por el Administrador del Sistema, solo los Usuarios asignados como Supervisor tendrán acceso a las Claves.

• Tipo de Usuario (Usuario o Supervisor), como ya se indico anteriormente solo los Usuarios asignados como Supervisor tendrán el control total del Sistema, los otros solo podrán dar mantenimiento a las Tareas, Fichas de Actividades, y emitir sus reportes.

• Unidad orgánica a la que pertenece dicho Usuario (de tal forma que el Sistema identifique por el Usuario a que Unidad Orgánica pertenecerá las operaciones que éste realiza).

• Acceso, que será un indicador, que si esta activado significara que el Usuario podrá dar Mantenimiento a las Fichas de Actividades de estar desactivado solo podrá visualizar y emitir sus reportes.

Las Tablas siguientes serán importadas de otros Sistemas, los cuales no tienen opciones de Mantenimiento, solo de consulta, estas tablas son:

Tabla de Bienes y Servicios

Los registros de esta Tabla serán importados desde la Tabla de Bienes del Sistema de Logística con sus datos correspondientes.

Tablas de Personal

Los registros de esta Tabla serán importados desde la Tabla de Personal del Sistema de Personal con sus datos correspondientes.

Tabla de Cargos

Los registros de esta Tabla serán importados desde la Tabla de Cargos del Sistema de Personal con sus datos correspondientes.

Operaciones Posibles dentro de Tablas

Cabe indicar que en todas las Tablas, se pueden realizar las operaciones básicas de Mantenimiento (excepto las que se importan) que son los siguientes:

Nuevo : Operación que sirve para agregar un nuevo registro.

Filtrar : Operación que sirve para visualizar los datos registrados hasta ese momento y además para seleccionar un Item (pulsando doble click).

Editar : Operación que sirve para Modificar algún dato del Item seleccionado (previamente debemos seleccionar el Item, mediante la opción filtrar y luego pulsando doble click sobre el Item).

Borrar : Operación que sirve para Borrar el Item seleccionado (previamente debemos seleccionar el Item, mediante la opción filtrar y luego pulsando doble click sobre el Item).

Cancelar: Que significa que la operación en curso será cancelada.

Salir : Para abandonar el mantenimiento de la Tabla.

2.- MODULO DE MOVIMIENTOS

tiene las siguientes opciones:

2.1 Tareas

Cada Usuario tendrá la facultad de registrar las tareas respectivas que realizan, La Pantalla de Mantenimiento de Tareas es la siguiente;

• Código:

Que es un correlativo Interno que el Sistema genera automáticamente.

• Descripción:

Que es el nombre con el que se le conoce a la Tarea.

• Unidad de medida:

Que es la forma de cuantificar a la Tarea.

Como visualizar las Tareas registradas

Pulsar click sobre [Filtrar] o presionar + ; se presentará la lista de todas las tareas hasta el momento registradas, luego presionar doble click sobre la tarea que desea visualizar. Esta nueva pantalla mostrará como se registró la tarea.

Como registrar las Tareas

Pulsar click sobre [Nuevo] o presionar + ; se presentará una pantalla donde se deberá ingresar los datos solicitados, luego presionar [Grabar]

El código de la Tarea es Automática, se genera de acuerdo al Nº de Orden que le corresponde. Para Obtener la Tabla de las Unidades de Medida sólo pulsar click sobre la caja de Lista.

Luego de haber digitado los datos solicitados pulsar click sobre [Grabar] o presionar + . El sistema le mostrará un mensaje indicando que se grabó el registro satisfactoriamente.

Como modificar y eliminar los datos de la Tarea

Pulsar click sobre [Filtrar] o presionar + ; se presentará la lista de todas las tareas registradas, ubicarse sobre la Tarea a modificar o eliminar y pulsar doble click. En la ventana siguiente, escoger la tarea deseada, si es para modificar, pulsar click en [Editar] o presionar + , una vez hechas las correcciones pulsar click en [Grabar] o presionar + ; si desea eliminar pulsar click en [Borrar] o presionar + , el Sistema solicitará la confirmación de la operación.

2.2 Ficha de Actividad:

Es la fuente de información que permitirá generar los Resultados necesarios para la formulación del Presupuesto. Depende del buen registro de las Fichas los Resultados posteriores a obtener, se debe de tener el máximo cuidado al Registrar las Fichas de Actividades.

Cada usuario registrará sus respectivas Fichas de Actividades, el Sistema llevará un control de las Fichas por cada Unidad Orgánica, enumerando secuencialmente las Fichas.

Una Vez ingresado a esta opción se presentará la siguiente pantalla;

Como visualizar las Fichas registradas

Pulsar click sobre [Filtrar] o presionar + ; se presentará la lista de todas las Fichas hasta el momento registradas, luego presionar doble click sobre la ficha que desea visualizar. Esta nueva pantalla mostrará como se registró la ficha.

Como registrar las Fichas

Pulsar click sobre [Nuevo] o presionar + ; se presentará una pantalla donde se deberán ingresar los datos solicitados, luego presionar [Grabar].

El registro de datos de la Ficha está dividida en cinco secciones que estan divididas por Solapas como a continuación se muestra:

a) Ficha Descriptiva – Anexo 03:

Se presentará la siguiente pantalla en donde solicitará el Registro de los siguientes datos:

Jefe: Por defecto el Sistema le asignará el jefe correspondiente, de ser necesario se podrá seleccionar al Jefe adecuado pulsando click sobre la Caja de Lista en donde aparecerá una Lista como la siguiente:

Actividad: Para obtener la lista de las Actividades pulsar click sobre la Caja de Lista, en donde aparecerá una Lista como la siguiente:

Descripción: Deberá digitar una especificación de la Actividad.

Objetivo: Deberá digitar el Objetivo a alcanzar con el Desarrollo de la Actividad.

Tareas: En esta parte debe ubicarse con el puntero del mouse sobre la región de Tareas y luego pulsar click derecho en donde se presentarán las siguientes opciones: nuevo, editar y eliminar.

elegir la operación adecuada, en este caso nuevo, en donde solicitará ingresar a la Tarea y luego la Cantidad.

Para seleccionar la Tarea adecuada pulsar click sobre el botón de Ayuda […], luego del cual aparecerá una lista como la siguiente;

Seleccionar la Tarea correspondiente y luego pulsar .

Repetir la misma operación según haya tantas tareas por registrar.

Logros/metas: Deberá digitar la cantidad de Logros a alcanzar para dicha Actividad.

Responsable: En donde se deberá de seleccionar a la persona responsable de la Actividad; para obtener la lista del personal de la Institución deberá pulsar click sobre el botón de Ayuda […] a lo cual deberá seleccionar el Trabajador adecuado.

Cronograma: Deberá marcar los meses en los cuales se va a llevar a cabo la Actividad, por defecto los 12 meses aparecerán marcados.

• b) Personal Nombrado:

Ubicarse en la solapa correspondiente a Personal Nombrado y pulsar click derecho, en donde se presentarán las siguientes opciones:

Elegir la operación adecuada, en este caso nuevo, luego el Sistema pedirá el registro de los siguientes datos:

Trabajador: Deberá seleccionar de la lista el trabajador adecuado, para obtener la lista del Personal de la Institución pulsar click sobre el botón de Ayuda […]

Horas por mes: Deberá digitar el número de horas por mes que este trabajador le dedicará a la Actividad. Se irá visualizando el número de horas estándar asignado al trabajador así como también el costo por Hora para tener una referencia de los datos a registrar.

Servicios no Personales :

Ubicarse sobre la Solapa correspondiente a Servicios no Personales y pulsar click derecho, en donde se presentarán las siguientes opciones:

Nuevo, editar y eliminar; elegir la operación adecuada, en este caso nuevo, luego el Sistema pedirá el registro de los siguientes datos:

Profesión: Deberá seleccionar de la lista la profesión adecuada; para obtener la lista de las profesiones pulsar click sobre el Botón de Ayuda […]

Nº Contratados: Deberá digitar el número de contratados que se requiere en dicha profesión.

Horas por mes: Deberá digitar el número de horas por mes que los contratados le dedicarán a la Actividad, deberá indicarse en los 12 meses como se asignará las horas. Se ira visualizando el costo por hora y el número de horas estándar asignado a la profesión para tener una referencia de los datos a registrar.

Repetir la misma operación según haya tantos Servicios No Personaleas por registrar.

• c) Bienes y Servicios:

Ubicarse sobre la Solapa correspondiente a Bienes y Servicios y pulsar click derecho, en donde se presentarán las siguientes opciones:

Nuevo, editar y eliminar; elegir la operación adecuada, en este caso nuevo, luego el Sistema pedirá el registro de los siguientes datos:

Bien/Servicio : Deberá digitar la(s) primera(s) letra(s) del bien/servicio que desea ubicar, luego dar click en [Buscar]; el Sistema nos mostrará todos los registros que coincidan con las letras que estamos buscando. Luego pulsar click sobre el bien/servicio deseado.

Cantidad por mes: Deberá digitar la cantidad por mes que requerirá dicho bien/servicio, deberá indicarse en los doce meses la distribución de la cantidad.

Después dar click en [Agregar] y automáticamente el Sistema lo registrará

Repetir la misma operación según haya tantas tareas por registrar.

• d) Equipos:

Ubicarse sobre la Solapa correspondiente a Equipos y pulsar click derecho, en donde se presentarán las siguientes opciones:

Nuevo, editar y eliminar; elegir la operación adecuada, en este caso nuevo, luego el Sistema pedirá el registro de los siguientes datos:

Equipo: Deberá digitar la(s) primera(s) letra(s) del bien/servicio que desea ubicar, luego dar click en [Buscar]; el Sistema nos mostrará todos los registros que coincidan con las letras que estamos buscando. Luego pulsar click sobre el Equipo deseado.

Cantidad por mes: Deberá digitar la cantidad por mes que requerirá dicho Equipo, deberá indicarse en los doce meses la distribución de la cantidad.

Después dar click en [Agregar] y automáticamente el Sistema lo registrará

Repetir la misma operación según haya tantas tareas por registrar.

Grabar los datos de la Ficha

Para Grabar los datos deberá Pulsar el Botón [Grabar] o las teclas + ; con lo que nos mostrara el siguiente mensaje.

Si Elige [Si] podrá continuar con el Registro de los datos, de elegir [No] saldra del registro de fichas.

Imprimir los datos de la Ficha

Para Imprimir los datos deberá Pulsar el Botón [Imprimir] o las teclas + ; con lo que se imprimirá la Ficha que tengamos en pantalla.

Como modificar o eliminar los datos de la Ficha

Pulsar click sobre [Filtrar] o presionar + ; se presentará la lista de todas las Fichas registradas, ubicarse sobre la Ficha a modificar o eliminar y pulsar doble click. En la ventana siguiente, escoger la Ficha deseada, si es para modificar, pulsar click en [Editar] o presionar + , una vez hechas las correcciones pulsar click en [Grabar] o presionar + ; si desea eliminar pulsar click en [Borrar] o presionar + , el Sistema solicitará la confirmación de la operación.

2.3 Evaluación de Actividades:

En esta opción se registrara el avance de las Actividades en forma mensual a medida que se vayan desarrollando a nivel de Tareas.

Cada Usuario registrara el Avance por cada Tarea según las Actividades que haya programado.

El Manejo de esta Opción es similar al Registro de las Fichas de Actividades, al ingresar a esta opción se presentara la pantalla de Registro nosotros debemos de seleccionar desde la Opción [Filtrar] la Ficha de Actividad en la cual deseamos trabajar.

Una vez seleccionado la Ficha de Actividad se mostrara la siguiente pantalla :

Pulsar el Botón [Editar] con el cual quedara habilitado para navegar sobre las Tareas, luego pulsar doble Click sobre la Tarea de la cual queremos registrar el avance respectivo.

Luego de pulsar doble Click aparecera la siguiente pantalla:

En la cual debemos de registrar los siguientes datos:

El Avance mensual en forma cuantitativa.

Tendremos además la opción de agregar una observación por cada trimestre.

Una vez registrado los datos procedemos a pulsar el Botón [Aceptar].

Se debe de realizar el mismo proceso por todas las Tareas de la Actividad y luego pulsar [Grabar].

Se recomienda ir grabando por cada Tarea registrada.

Módulo de resultados

Que tiene los siguientes informes:

Para Imprimir cualquiera de los Informes solamente ingrese a la Opción y seleccione los datos que el sistema le solicite y pulse el botón [Imprimir] o +.

Módulo de utilitarios

Que tiene las siguientes opciones:

4.1 Cambiar Año Activo:

Esta opción se utiliza para cambiar el Año Activo, pudiendo seleccionar la información de cualquier año. La pantalla de esta opción es la siguiente:

4.2 Importar datos xBase:

Esta opción se utiliza para Importar los registros de la Tabla de Bienes y Servicios del Sistema de Logistica y la Tabla de Personal y cargos del Sistema de Personal.

La pantalla de esta opción es la siguiente:

4.3 Recalcular datos:

Esta opción se utiliza para Actualizar los Precios y Costos de los datos en los Formatos de las Fichas.

La pantalla de esta opción es la siguiente:

PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES Y FORMULACIÓN DE PRESUPUESTO

Enviado por:

Ing.+Lic. Yunior Andrés Castillo S.

"NO A LA CULTURA DEL SECRETO, SI A LA LIBERTAD DE INFORMACION"®

www.monografias.com/usuario/perfiles/ing_lic_yunior_andra_s_castillo_s/monografias

Santiago de los Caballeros,

República Dominicana,

2015.

"DIOS, JUAN PABLO DUARTE Y JUAN BOSCH -; POR SIEMPRE"®