En el amplio espectro que abarca el ceremonial, también se encuentra la posibilidad de organizar una Conferencia de Prensa.
Si bien este tipo de eventos generalmente se delega íntegramente al área de Prensa hay aspectos que conciernen al ceremonial.
El ceremonial, a grandes rasgos, velará por la imagen, asesorará en lo concerniente a la sala en que se efectuará la conferencia para lograr un óptimo aspecto; intervendrá en la redacción de las invitaciones, prestará cuidado en la recepción de los invitados a la conferencia, la ubicación de las personas, procurará que las autoridades conferenciantes sean tratadas y atendidas de acuerdo a su jerarquía y que los cronistas y fotógrafos cuenten con todos aquellos elementos necesarios para desarrollar su labor .
Una vez que se haya realizado el listado de periodistas invitados, se iniciará la tarea de elegir el salón adecuado. Si la Institución no posee un salón cómodo, amplio, claro y acogedor para este tipo de eventos; se estila alquilar el salón de un hotel de jerarquía.
Se debe procurar que el lugar elegido cuente con el debido acondicionamiento acústico, amplificadores, altavoces, micrófonos, asientos confortables, podios para los conferencistas, teléfonos, fax, etc.
Lo ideal sería que la organización contará con una "Sala de Prensa" dentro del edificio. Esto permite el contacto cotidiano con los medios de comunicación y a través de ellos proyectar una imagen institucional prolija y planificada.
Además de los objetos ya mencionados, la sala de prensa debe contar con los siguientes elementos dispuestos de una determinada manera:
- El foco de atención, en otras palabras, el sitio que ocupará el funcionario entrevistado, debe disponerse sobreelevado. De esta forma, podrá ser visualizado por los presentes y los planos de fotografía más fácil de captar. Este foco debe ubicarse en contraluz de ventanas para que los fotógrafos puedan realizar su trabajo con el sol de espaldas y el objetivo reciba iluminación natural.
- El estrado o tarima debe tener por lo menos unos 20 o 30 centímetros de altura. Así, se logra reforzar la atención de los asistentes a la Conferencia de Prensa y permite que todos pueden observar sin importar la altura corporal de las personas sentadas en primera fila. Por razones estéticas, este entarimado debe estar alfombrado o cubierto por algún revestimiento.
- También pueden emplearse dos tipos de podio: uno individual y otro colectivo. El podio sirve de apoyo tanto para las manos y brazos del entrevistado como así también de ayuda – memoria en el que se ubican papeles de consulta. El podio colectivo se utiliza cuando el entrevistado brinda una conferencia junto a sus colaboradores. Los estrados de Instituciones Públicas deben llevar al frente de los mismos el escudo nacional, provincial o municipal. En caso de empresas privadas se puede grabar el logotipo comercial o escudo institucional.
- Una sala de prensa debe contar con elementos de proyección y reproducción para la ilustración de las conferencias con videotapes o presentaciones multimediales.
En caso que no se utilicen podios, la mesa del estrado debe cubrirse con un grueso mantel de paño o terciopelo, con el objeto de evitar a los presentes la antiestética visión de los pies de los entrevistados; quienes pueden dejar al descubierto ticks nerviosos o quitarse el calzado.
Deben proveerse al menos dos micrófonos para sortear el pasarse continuamente éstos entre los entrevistados y así responder a las preguntas de los cronistas.
Se aconseja utilizar al menos dos micrófonos, para que uno de ellos vaya de la derecha al centro del estrado y el otro vaya al centro desde la izquierda.
Por la misma razón, es aconsejable que los auxiliares del área de protocolo cuenten con dos micrófonos inalámbricos para que los reporteros utilicen; uno de derecha al centro y el otro al centro desde la izquierda. Así se evitan las clásicas molestias que acarrean los cables de los micrófonos entre los asistentes.
Los principales elementos de ornamentación de un salón son: arreglos florales, centros de mesa y plantas ornamentales, alfombras, tapices y piezas de arte.
Algunas consideraciones:
- Arreglos florales: no utilizar arreglos de grandes dimensiones ni flores artificiales; dan un aspecto de funeral.
- Plantas ornamentales: deben ser sencillas y armónicas. Se desaconsejan cataratas las vegetales ya que su uso indiscriminado confiere una imagen de selva tropical al salón elegido .
El responsable de Protocolo supervisará la redacción y se encarga que las invitaciones lleguen a destino de acuerdo a la información que les proporcionó Prensa.
Uno de los detalles más importantes de las conferencias es la organización de un servicio de lunch. La dinámica de trabajo de los profesionales de los medios es compleja. Si incorporamos un lunch, no sólo incrementamos la posibilidades de asistencia sino también demuestra es un gesto de respeto y comprensión que será valorado por los periodistas.
El lunch debe preverse, en preferencia, en horas que no coincidan con las de mayor trabajo en los medios de comunicación y deberá inscribirse en las invitaciones.
Una alternativa, si el tiempo apremia, es servir bebidas a los asistentes antes de iniciarse la conferencia y durante la misma en mesas previstas al alcance de los asistentes. Así, se habrá demostrado la cortesía de la Institución sin demorarlos innecesariamente
Desde el área de Protocolo, también se puede confeccionar material específico- complementario – Dossier de Prensa- para entregar a los medios de prensa que asistan. En una buena carpeta de presentación se puede incluir la información pertinente.
Este tipo de material es de suma utilidad para los periodistas ya que les sirve de background en sus notas, para contextualizar al lector o interpretar la información.
Por último, cabe subrayar que el personal del ceremonial recibirá a los medios de comunicación, los guiará hasta el salón donde se realizará el evento y , terminado el acto, los acompañará hasta la puerta.
GOTELLI Aníbal (2001) Manual de Ceremonial Empresario e Institucional. Editorial Imagen. Argentina
VILLALTA Blanco Jorge (1996) Ceremonial, Filosofía, Ciencia y Arte de la Convivencia. Lugar Editorial. Argentina.
Carla Cirigliano
Licenciada en Comunicación Social
Maestra en Ceremonial y Protocolo