Los Organigramas

CONTENIDO

El organigrama puede describirse como un instrumento utilizado por las ciencias administrativas para análisis teóricos y la acción practica. Son la representación gráfica de la estructura de una organización, en donde se pone de manifiesto la relación existente entre las diversas unidades que la integran, sus principales funciones, los canales de supervisión y la autoridad relativa a cada cargo.

Los organigramas son considerados instrumentos auxiliares del administrador, sirviéndole de análisis teórico y práctico de la organización. A través de ellos se fija la posición, la acción y la responsabilidad de cada servicio

REQUISITOS QUE DEBE TENER UN ORGANIGRAMA:

Un elemento (figuras).
La estructura de la organización (relación o subordinación existentes entre las unidades organizativas).
Los aspectos más importantes de la organización.
Las funciones.
Las relaciones entre las unidades estructurales.
Los puestos de mayor y aun los de menor importancia.
Las comunicaciones y sus vías (forma en cómo establecen las comunicaciones).
Las vías de supervisión.
Los niveles y los estratos jerárquicos.
Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organización.
Las unidades de categoría especial.

TÉCNICAS PARA LA CREACIÓN DE UN ORGANIGRAMA:

Las casillas deben ser rectangulares.
Las líneas de mando deben caer siempre en forma vertical sobre el órgano inmediato que va a recibir las órdenes del anterior.
Las líneas de nivel son siempre horizontales.
A las unidades de mando, las líneas de mando les caen siempre en forma vertical y por el lado superior del rectángulo.
Para los organigramas consultivos la línea que indica su relación de dependencia, es horizontal, tocándose por los lados menores del rectángulo.

Al construir un organigrama se debe tener presente:

Delimitar con precisión las unidades o Dependencias.
Señalar de la forma más completa las relaciones existentes.
Escribir correctamente el nombre de las Unidades o Dependencias y en caso de utilizar abreviaturas, indicarlo completamente al pie del gráfico.
Señalar mediante las técnicas de elaboración las relaciones de:
- Línea o Ejecución: Línea de mando debe caer verticalmente.
- Estado Mayor o Staff: La línea que indica su relación es horizontal.
- Línea Punteada: Para indicar relaciones de Coordinación.
- Línea Quebrada: Representa discontinuidades.
Las unidades que no tienen claramente definidas su ubicación administrativa, pueden colocarse en el nivel especial.
Cuando el número de unidades de un mismo nivel es grande, y dificulta su inclusión en forma horizontal, pueden presentarse verticalmente.
Ningún organigrama debe tener carácter definitivo, su verdadera utilidad está en revisarlo y actualizarlo periódicamente.

FINALIDAD DE LOS ORGANIGRAMAS:

Representa las diferentes unidades que constituyen la compañía con sus respectivos niveles jerárquicos.
Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la empresa debidamente asignados por área de responsabilidad o función.
Muestra una representación de la división de trabajo, indicando:

Los cargos existentes en la compañía.
Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas.
Como la autoridad se le asigna a los mismos.

FUNCIONES DE LOS ORGANIGRAMAS:

Para la ciencia de la administración:

Sirve de asistencia y orientación de todas las unidades administrativas de la empresa al reflejar la estructura organizativa y sus características gráficas y actualizaciones.

Para el área de organización y sistema:

Sirve para reflejar la estructura así como velar por su permanente revisión y actualización (en las empresas pequeñas y medianas, generalmente la unidad de personal asume esta función), la cual se da a conocer a toda la compañía a través de los manuales de organización.

Para el área de administración de personal:

El analista de personal requiere de este instrumento para los estudios de descripción y análisis de cargos, los planes de administración de sueldos y salarios y en general como elemento de apoyo para la implementación, seguimiento y actualización de todos los sistemas de personal.

Y en forma general sirve para:

Descubrir y eliminar defectos o fallas de organización.
Comunicar la estructura organizativa.
Reflejar los cambios organizativos.

VENTAJAS DEL USO DE LOS ORGANIGRAMAS:

Obliga a sus autores aclarar sus ideas.
Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la compañía, mejor de lo que podría hacerse por medio de una larga descripción.
Muestra quién depende de quién.
Indica alguna de las peculiaridades importantes de la estructura de una compañía, sus puntos fuertes y débiles.
Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseñanza y medio de
información al público acerca de las relaciones de trabajo de la compañía.
Son apropiados para lograr que los principios de la organización operen.
Indica a los administradores y al personal nuevo la forma como se integran a la organización.

DESVENTAJAS DEL USO DE LOS ORGANIGRAMAS:

Muestran solamente las relaciones formales de autoridad dejando por fuera muchas relaciones informales significativas y las relaciones de información.
No señalan el grado de autoridad disponible a distintos niveles, aunque sería posible construirlo con líneas de diferentes intensidades para indicar diferentes grados de autoridad, ésta en realidad no se puede someter a esta forma de medición. Además si se dibujaran las distintas líneas indicativas de relaciones informales y de canales de información, el organigrama se haría tan complejo que perdería su utilidad.
Con frecuencia indican la organización tal como debería ser o como era, más bien como es en realidad. Algunos administradores descuidan actualizarlos, olvidando que la organización es dinámica y permiten que los organigramas se vuelvan obsoletos.
Puede ocasionar que el personal confunda las relaciones de autoridad con el status.

CLASES DE ORGANIGRAMAS:

Según la forma como muestran la estructura son:

Analíticos: suministran información detallada. Se destinan al uso de los directores, expertos y personal del estado mayor.
Generales: este tipo de organigramas se limita a las unidades de mayor importancia. Se les denominan generales por ser los más comunes.
Suplementarios: se utilizan para mostrar una unidad de la estructura en forma analítica o más detallada. Son complemento de los analíticos.

Según la forma y disposición geométrica de los organigramas, estos pueden ser:

Verticales (tipo clásico): representa con toda facilidad una pirámide jerárquica, ya que las unidades se desplazan, según su jerarquía, de arriba abajo en una graduación jerárquica descendente.
Horizontales (De izquierda a derecha): Son una modalidad del organigrama vertical, porque representan las estructuras con una distribución de izquierda a derecha. En este tipo de organigrama los nombres de las figuras se colocan en el dibujo sin recuadros, aunque pueden también colocarse las figuras geométricas
Organigrama Escalar: Este tipo de organigramas no utiliza recuadros para los nombres de las unidades de la estructura, sino líneas encima de los cuales se colocan los nombres. Cuando una línea sale en sentido vertical de una línea horizontal, muestra la autoridad de esta ultima.
Organigrama circular o concéntrico: Los niveles jerárquicos se muestran mediante círculos concéntricos en una distribución de adentro hacia a afuera. Este tipo de organigrama es recomendado por la práctica de las relaciones humanas, para disipar la imagen de subordinación que traducen los organigramas verticales.

SIGNOS CONVENCIONALES MÁS USADOS:

Nivel de Autoridad. Ejemplo:

Relación de Mando o Jerarquía. Ejemplo:

Las divisiones son unidades especializadas que corren al mismo nivel de las líneas horizontal así la correlación existente entre ellas. Las líneas verticales que caen directamente sobre y en la parte media del recuadro indican mando.

Relación de Apoyo. Ejemplo:

Cuando la línea horizontal está colocada lateralmente indicará una relación de apoyo, en el ejemplo el Consejo General colocado al lado de la unidad principal señala la relación de apoyo.

Relaciones de Coordinación. Ejemplo:

Las líneas no continuas formadas por puntos o segmentos se utilizan para expresar las relaciones de coordinación.

Continuidad de la Organización. Ejemplo:

Relaciones Especiales. Ejemplo:

La línea quebrada representa alguna relación especial, también se utiliza este símbolo para expresar discontinuidad.

En algunas ocasiones para señalar Dependencias que participan en algún organismo asesor, se coloca un número en su interior con el objetivo de identificarlos. En el ejemplo anterior se ha colocado el número (1) en las Dependencias que pertenecen al Consejo Técnico.

BIBLIOGRAFÍA

MELINKOFF, Ramón V.: La Estructura de la Organización. Universidad Central de Venezuela, Caracas, 1969.
TERRY, George: Principios de Administración. México, 1961.
RICCARDI, Ricardo: El Manual del Director, Madrid, 1965.
www.monografias.com

Sandra Santamaría

Lia Milazzo

Raiza Rodríguez

UNIVERSIDAD JOSÉ MARÍA VARGAS

FACULTAD DE EDUCACIÓN

MENCIÓN PREESCOLAR

CÁTEDRA: ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN ESCOLAR

Caracas, 27 de Abril de 2005