Contabilidad general básica (página 16)

CAPITULO 3: DIARIO GENERAL

LIBRO DIARIO

CONCEPTO: Es un Libro Obligatorio y Principal, de filiación simple en el que se registrara en forma ordenada y cronológica todas las operaciones o transacciones que realiza el empresario o comerciante, disgregando las cuentas DEUDORAS y ACREEDORAS.

APERTURA: Este Libro se inicia con el llamado "asiento de apertura" o "asiento inicial" que se origina en el Balance del inventario del Libro Inventarios y Balances, luego se seguirá registrando todas las operaciones hasta la finalización del periodo económico; por todo lo que se registra en este Libro se dice que es un historial cronológico de todo lo que ha ocurrido en la actividad comercial de la empresa.

LEGALIZACION: Para que este Libro tenga valor legal, al igual que todos los demás Libros,  deberán ser legalizados por el Notario publico en las capitales de provincias en el que se encuentra ubicado la empresa o negocio.

En el caso de que en el ámbito no exista una oficina notarial se optara la legalización mediante el Juzgado de Paz no Letrado de la jurisdicción. Este acto protocolar se efectuara en el primer folio útil del Libro.

La creación de los asientos contables en este Libro deben ser de acuerdo a los documentos fuente o sustentatorios que darán fe a la transacción comercial correspondiente.

EL RAYADO Y SU USO: DENOMINACION DEL LIBRO

LA PARTIDA DOBLE.- De acuerdo a las principios y procedimientos de contabilidad se determina que estos deben  ser llevados según el principios de la "PARTIDA DOBLE". Entonces podemos decir que la Partida Doble es la doble registracion de partidas basados en los principios fundamentales de las matemáticas porque en cada operación o también llamado "asiento contable" siempre existirá una cuenta "deudora y otra "acreedora"; en otras palabras podemos afirmar que "todo lo que ingresa, sale" y es esto el sustento del principio fundamental de la partida doble que reza así:

                        "NO HAY DEDUDOR SIN ACREEDOR"

                        "NI ACREEDOR SIN DEUDOR"

Una de las cualidades que podemos resaltar de la Partida Doble es que se adapta a los cambios de nuevas modalidades de aplicación y se ajustan a las necesidades de las empresas modernas para su mejor enfoque y de esa manera alcanzar en forma clara y precisa la verdadera situación en la que se encuentra la empresa o el negocio para la futura toma de desiciones.

La aplicación de la Partida Doble a la teneduría de libros esta basada en el principio fundamental de que en toda operación comercial existe un DEUDOR y un ACREEDOR y cada uno de ellos expresados en valores monetarios en la misma proporción o cantidad.

PRINCIPIOS DE LA PARTIDA DOBLE

ASIENTO CONTABLE:

Se denomina asi a la registracion o anotacion en el Libro Contable de una partida referente a un hecho comercial que esta conformada por una cuenta Deudora y otra Acreedora; varias cuentas Dedudoras y y una Acreedora y viceversa.

TIPOS DE ASIENTO CONTABLE:

A)    ASIENTO CONTABLE SIMPLE: Consta de una cuenta Deudora y otra Acreedora.

B)    ASIENTO CONTABLE COMPUESTO: Consta de varias cuentas Deudoras y una Acreedora y viceversa

PARTES DE UN ASIENTO CONTABLE:

A)    Fecha y línea de independización o separación

B)    Cuentas y Sub cuentas Deudoras y Acreedoras

C)    Cantidad de Cuentas Deudoras y Acreedoras

D)    Glosa, explicación, concepto o detalle.

EJEMPLO:

CLASES DE ASIENTOS CONTABLES:

A)    ASIENTO CONTABLE POR NATURALEZA: Es el asiento o registro contable que nos indica el lugar donde se han comprado o donde se han efectuado los gastos, con el objeto de planificar la producción o venta a realizarse dentro del territorio nacional y de esa forma tener información a nivel macroeconómico.

B)    ASIENTO POR DESTINO: Es el asiento o registro contable que se efectúa a fin de aclarar y clasificar de lo que se ha comprado o gastado hacia que centro de costos se transfiere.

ACLARACION: Se deberá efectuar el asiento por destino siempre que se afecte (o utilice) las cuentas de la clase 6 excepto las cuentas 61 VARIACION DE EXITENCIAS, cuenta 66 GASTOS EXCEPCIONALES y la cuenta 69 COSTO DE VENTAS, siempre teniendo en cuenta la nomenclatura del Plan Contable General Revisado.

TECNICAS PARA EL RECONOCIMIENTO DE LAS CUENTAS DEUDORAS (CARGO) Y CUENTAS ACREEDORAS (ABONO)

Como ya lo planteamos para el caso de cuentas del activo y pasivo; de esta misma forma aplicaremos para el reconocimiento de las cuentas Deudoras y Acreedoras la Técnica de la Interrogante para que se esa forma el lector se compenetre aun mas y capte la intención con mayor determinación.

Debiendo aclarar que se efectuara una interrogante para determinar la cuenta deudora y otra interrogante para definir la cuenta acreedora.

EJEMPLOS:

1.- SE COMPRA MERCADERIAS AL CREDITO:

Para que la técnica de la interrogante pueda ser bien determinada le recordamos a los lectores que siempre que se compra o pague siempre ingresara un gasto, partiendo esta premisa determinamos la siguiente interrogante:

SI COMPRA MERCADERIAS, ¿QUE INGRESA?

La respuesta de acuerdo a lo mencionado antes será: INGRESA UN GASTO DE COMPRAS, el cual es representado contablemente por la cuenta 60 COMPRAS, por ende esta seria la cuenta de CARGO.

Para dar cumplimiento al principio de la Partida Doble, levantamos la segunda interrogante a fin de establecer la cuenta acreedora o de salida, siendo la pregunta así:

SI COMPRA MERCADERIAS AL CREDITO,  ¿QUE SALE?

Respondiendo a la interrogante decimos que sale una OBLIGACION, frente a los proveedores el cual es representado contablemente por la cuenta 42 PROVEEDORES, por lo tanto esta cuenta seria de ABONO.

Finalmente representamos el asiento contable registrado en el Libro Contable

DIARIO GENERAL

2.- SE VENDE MERCADERIAS AL CONTADO

     SI VENDE  MERCADERIAS, ¿QUE INGRESA?

La respuesta de acuerdo a lo mencionado antes será: INGRESA UN DERECHO, el cual es representado contablemente por la cuenta 12 CLIENTES, por ende esta seria la cuenta de CARGO.

A continuación levantamos la segunda interrogante para determinar la partida doble.

     SI VENDE MERCADERIAS,  ¿QUE SALE?

Respondiendo a la interrogante decimos que sale una VENTA, el cual es representado contablemente por la cuenta 70 VENTAS, por lo tanto esta cuenta seria de ABONO.

DIARIO GENERAL

3.- SE COBRA VARIAS FACTURAS POR VENTAS

          SI COBRAMOS VARIAS FACTURAS, ¿QUE INGRESA?

La respuesta de acuerdo a lo mencionado antes será: INGRESA DINERO, el cual es representado contablemente por la cuenta 10 CAJA Y BANCOS, por ende esta seria la cuenta de CARGO.

A continuación levantamos la segunda interrogante para determinar la partida doble.

     SI COBRAMOS VARIAS FACTURAS, ¿QUE SALE? Respondiendo a la interrogante decimos que sale EL DERECHO, el cual es representado contablemente por la cuenta 12 CLIENTES, por lo tanto esta cuenta seria de ABONO.

DIARIO GENERAL

4.- PAGAMOS VARIAS FACTURAS POR COMPRAS:

               SI PAGAMOS VARIAS FACTURAS, ¿QUE INGRESA?

La respuesta de acuerdo a lo mencionado antes será: INGRESA OBLIGACION, el cual es representado contablemente por la cuenta 42 PROVEEDORES, por ende esta seria la cuenta de CARGO.

     A continuación levantamos la segunda interrogante para determinar la partida doble.

     SI PAGAMOS VARIAS FACTURAS, ¿QUE SALE? Respondiendo a la interrogante decimos que sale DINERO, el cual es representado contablemente por la cuenta 10 CAJA Y BANCOS, por lo tanto esta cuenta seria de ABONO.

DIARIO GENERAL

CAPITULO 4: LIBRO MAYOR

LIBRO MAYOR

Es un Libro obligatorio y Principal de foliación doble (enumeración) al que se transfieren todas las cuentas que se hayan registrado en el Libro Diario determinadas en cuentas del DEBE (Cargo) y HABER (Abono).

El Libro Mayor es el que nos da un panorama mas explicito del estado de cada una de las cuentas para su respectivo análisis.

El registro del Libro Mayor se dará de acuerdo al orden cronológico en que se hayan suscitado la operación para de esa forma guardar la uniformidad de los registros.

Para aperturar el Libro Mayor se tomara la primera cuenta del Libro Diario y se anota con su código y su denominación y la cantidad que la representa sea este en el lado DEBE o HABER según este determinada en el Libro Diario.

En nuestro medio los Contadores y Tenedores de Libros por comodidad y simplificación o en todo caso por ahorro de tiempo e inversión el Libro Mayor la realizan en lo que se conoce como CUENTAS "T"  que no es mas que un rayado en forma de "T" y estos son hechos en papeles sueltos; para efectos de didáctica los casos prácticos de aplicación del Libro Mayor lo ejecutaremos en las cunetas "T".

EL RAYADO DEL LIBRO MAYOR

EJEMPLO DE RAYADO EN "T"

El rayado del Libro Mayor es el mismo que todos los Libros de Contabilidad en las que se debe resaltar específicamente el lado DEBE (lado izquierdo del libro) y el lado HABER (lado derecho) tomando en cuenta que la línea de separación entre el DEBE y el HABER es la parte central del Libro.

TRASLADO O CENTRALIZACION:

Consiste en trasladar al Libro mayor todos los acontecimientos anotados en el Libro Diario. Para el caso de ejemplarizar tomaremos un caso práctico muy simple.

DIARIO GENERAL

El lector muy fácilmente se podrá compenetrar con la mayorización si se permite analizar detenidamente el esquema que presentamos, lo propuesto podemos descifrarlo así: todas las cuentas del Libro Diario (desde el primer asiento hasta el ultimo registro que se realiza) han sido transferidos al Libro Mayor; como es notorio las cantidades del lado Debe del Libro Diario han sido trasladados al lado Debe del Libro mayor y las cantidades del lado Haber del Libro Diario han sido trasladados al lado Haber del Libro Mayor, por supuesto determinados con sus respectivas cuentas.

CAPITULO 5: LIBRO CAJA

LIBRO CAJA

De acuerdo a la normatividad el Libro Caja es Obligatorio y Principal de foliación doble y el cual esta regulado por leyes especiales en el que se registraran o anotaran los ingresos y los gastos específicamente que de determinen en efectivo y/o cheque.

La importancia de utilizar este libro radica en que en cualquier momento se puede conocer la situación del movimiento de dinero en efectivo de la empresa o negocio.

FINES:

-Registrar las operaciones de compra-venta estrictamente al contado

-Los pagos o gastos que se ejecutan mediante cheques.

-Las operaciones mixtas : Contado-crédito se anotaran a la vez en el libro diario y caja en forma simultanea; lo que quiere decir es que la parte que corresponde al contado en el Libro Caja y la parte que es al crédito se provisiona en el Libro Diario.

LEGALIZACION: Al igual que todos los demás libro obligatorios este libro también debe ser legalizado en su primer folio util por el Notario Publico de la jurisdicción.

TIPOS DE LIBRO CAJA:

A) CAJA ITALIANA.- En nuestro país es el que mayormente se utiliza por su flexibilidad y versatilidad en el manejo; este libro es de filiación doble que se divide en dos partes esenciales: DEBE y HABER; la apertura del libro Caja se determina reflejando los saldos iniciales de Dinero en Efectivo y el de Cuentas Corrientes que están expresados en la cuenta principal 10 Caja y Bancos, esta cuenta de apertura se efectuara en el lado Debe del libro.

A MI ESPOSA E HIJOS:

ZOILA, JOSHELYN Y MARTIN

FUENTES DE MI INSPIRACION Y ESFUERZO

A LA MEMORIA DE MIS PADRES:

ROBERTO ZORRILLA DAVID

LEANDRA SOVERO DAMAS

Autor:

LZS Ediciones Contables y Afines

Huancayo

Perú