Examen de activos fijos

Introducción.

En esta investigación se tuvo como finalidad la de investigar las cuentas del activo fijo en el cual buscaremos cuales son los conceptos y el contenido de esta cuenta para con esto conocer que principios de contabilidad generalmente aceptados son los recomendables para que se utilicen en este rubro.

Así mismo conoceremos los objetivos que persigue la auditoria para la revisión y corrección de esta cuenta en los cuales observaremos los de más importancia los cuales serían la verificación de la existencia física de los bienes, así como también la autenticidad de la propiedad y la valuación por mencionar algunos.

Por medio del control interno y de los procedimientos de auditoria se llevara a cabo la revisión de la cuenta con la finalidad de que se compruebe la existencia de la misma, así como el buen funcionamiento del control interno que se lleve a cabo en la empresa.

Activo Fijo.

Concepto y contenido.

Son los elementos duraderos de trabajo tales como los terrenos y edificios, la maquinaria, el mobiliario y equipo de oficina, los automóviles, etc. Estos bienes representan inversiones a largo plazo efectuadas con el propósito de servirse de ellas por todo el periodo de vida que tengan y, por supuesto, sin ánimo de venderlas inmediatamente como en el caso de los inventarios.

Por su carácter de permanentes deben afectar los resultados en el tiempo que sean útiles; es decir, que la pérdida de valor que sufran por el uso y transcurso del tiempo debe aplicarse a los gastos, distribuido entre todos los ejercicios de vida total que se estime para estas inversiones. Esta afectación debe caberse acreditando una cuenta de depreciación del activo fijo que muestre año con año el importe estimado acumulado de la pérdida de valor sufrida por estos activos por su uso y transcurso.

Las cuentas de mayor relativas se cargan por las adquisiciones o altas y se acreditan por los retiros y ventas o bajas. Su saldo representa el valor histórico de adquisición de los bienes duraderos de trabajo, que se poseen en uso activo en las operaciones de la empresa.

Principios de contabilidad.

Valor histórico original. Los activos fijos deben registrarse al precio efectivamente pagado por ellos en la fecha de su adquisición. Existen, sin embargo, algunas circunstanciasen que los valores originales de adquisición puedan ser modificados mediante revalorizaciones (o reevaluaciones).

La actualización de los valores históricos. Como consecuencia de los altos índices de inflación que ha padecido nuestro país en los últimos años, se ha definido la conveniencia y necesidad de actualizar los activos fijos. Como consecuencia de ello, se ha reconocido como principio de contabilidad, la actualización de los valores del activo fijo, corrigiendo los valores históricos del mismo, mediante el registro de la diferencia entre su valor actual (de reposición o indexado) y su valor original de registro.

De la importancia relativa. Los bienes de poco valor no deben capitalizarse aunque tengan un periodo de vida más o menos largo.

De la consistencia. Deben observarse tratamiento igual para partidas semejantes, por ejemplo, si se ha decidido registrar en el activo fijo sólo los bienes con valor individual mayor de un décimo del salario mínimo mensual, por ejemplo, cualquier articulo más o menos duradero con valor menor a ese límite deberá aplicarse a gastos, invariablemente. En relación con la depreciación ésta debe calcularse bajo el mismo método en todos los ejercicios.

Objetivos.

Verificar su existencia física. Que la empresa posea físicamente y utilice en su propio beneficio los bienes registrados.

Autenticidad de la propiedad. Que los bienes registrados sean propiedad legal de la empresa, comprobable documentalmente.

Valuación. Que estén registrados al costo de adquisición efectivamente pagado. Verificar. Qué el método de depreciación utilizado sea adecuado y consistente con el utilizado en el ejercicio anterior.

Limitación de la propiedad. Determinar si existen gravámenes u otras restricciones que afecten el activo fijo en su uso o en su propiedad (para advertirlo en los estados financieros).

Control interno.

Las altas (compras) y bajas (ventas, desmantelamientos) deben estar debidamente autorizadas. Y esta autorización debe otorgarla personal designado por el consejo de administración o la Dirección.

Deben existir auxiliares adecuados que permitan la identificación inmediata de cada bien (costo original, fecha de adquisición, depreciación acumulada, lugar asignado, etc.).

Debe existir una política definida de capitalización que señale claramente cuándo una erogación debe considerarse incremento al activo o cuándo debe considerase gasto.

En el caso de obras en proceso debe vigilarse su avance e incorporarlas oportunamente al activo fijo, al concluirse.

Deben compararse periódicamente los auxiliares contra los bienes que se poseen físicamente y viceversa.

Debe verificarse regularmente que la suma de los auxiliares integre el saldo de la cuenta de mayor relativa.

Deben existir pólizas de seguros que protejan el activo fijo contra diversos riesgos (incendio, robo, etc.)

Procedimientos.

Inspección física y documental de altas (y ratificación de las partidas que integran el saldo)

Examen de bajas.

Depreciación – verificación de cálculos y consistencia. Análisis de obras en proceso.

Revisión de las cifras actualizadas.

Inspección física y documental de altas.

Consiste en verificar que los activos fijos adquiridos durante el ejercicio estén debidamente amparados con documentos probatorios de la propiedad (facturas, pedimentos aduanales, etc.) y además, que tales adquisiciones se encuentran físicamente en poder y uso de la empresa. Este trabajo se efectúa detallado u obteniendo el detalle de todas las partidas adquiridas durante el año y seleccionando las más importantes para el trabajo de investigación; al estudiar dichas partidas se procurara verificar a demás las rutinas de control interno relativas: por ejemplo, se vigila si se efectuaron cotizaciones, si el pedido lo autorizó la persona indicada, si se anotaron correctamente los datos en la tarjeta auxiliar relativa, etc.

Ratificación del saldo proveniente de años anteriores.

Respecto del saldo del activo fijo proveniente de ejercicios anteriores, si el ejercicio examinado es el primero del Auditor en la empresa, debe ampliarse el trabajo inspeccionado física y documentalmente las adquisiciones de ejercicios anteriores que subsistan posteriormente debe procurarse hacer un trabajo selectivo semejante.

Examen de bajas.

De las bajas registradas en el ejercicio deben verificarse su autorización; en el caso de bajas por ventas debe inspeccionarse el ingreso del efectivo relativo y efectuarse el cruce a resultados por la utilidad o pérdida obtenida en la operación. Además, debe revisarse la corrección de la depreciación acumulada que al bien y que se cancela como consecuencia de su venta o retiro.

Depreciación – verificación de cálculos y consistencia.

Respecto de la depreciación es conveniente revisar el procedimiento y las bases establecidas por la empresa para el incremento anual, para juzgar su consistencia en relación con el ejercicio anterior. El incremento a la depreciación por el ejercicio examinado se puede verificar ratificando los cálculos de la empresa o bien efectuando un cálculo global, de preferencia con una secuencia distinta a la seguida por la empresa.

Una vez determinada la corrección del incremento a la depreciación debe revisarse que el cargo a los resultados por este concepto sea por el mismo importe (efectuando el cruce respectivo en las cuentas de resultados afectadas).

Análisis de obra en proceso.

Cuando existe este renglón del activo debe proceder a su examen de acuerdo con lo anotado para el análisis de las altas (verificación documental, inspección física de la obra, etc.). Debe cuidarse que las partidas capitalizadas correspondan a los conceptos normales en atención a las políticas de capitalización de la empresa así como a las prácticas contables. Es de particular interés en este caso, cerciorarse de que efectivamente las obras no están concluidas y no se encuentran integradas en las operaciones normales de la empresa y, que por lo tanto, no están sujetas al régimen de depreciación relativo.

Revisión de las cifras actualizadas.

Cuando, como consecuencia de la aplicación del Boletín B-10 de la Comisión de principios de contabilidad, se hayan actualizado los valores del activo fijo, deberán aplicarse los procedimientos relativos para verificar la corrección de la actualización efectuada por la empresa. Dichos procedimientos incluyen, sustancialmente lo siguiente:

Verificación de que se haya aplicado correctamente cualquiera de los dos métodos recomendados por el Boletín B-10.

Verificación de los cálculos aritméticos para la obtención de los valores actualizados, cuidando:

Cuando se utilice el método de índices.

Correcta estratificación de los saldos históricos, por años de adquisición, aportación o registro.

Correcta determinación de los factores de ajuste, que deriven del Índice Nacional de precios al Consumidor.

Cuando se utilice el método de costos especificos.

Que el avalúo sea reciente y este suscrito por perito valuador reconocido.

Que exista evidencia objetiva del trabajo de detalle que apoye el juicio del valuador. Que el avalúo incluya vida útil probable remanente y valor de desecho de los bienes.

Verificación de la correcta determinación de la diferencia entre las cifras actualizadas y las cifras históricas, para el registro correspondiente de dicha diferencia.

Verificación de la correcta verificación del ajuste de principio de año, cuando se trate de la actualización de los estados financieros por primera ocasión.

Verificación de la consistencia del método utilizado para la actualización de las cifras, cuando se trate de ejercicios subsecuentes.

Verificación de la correcta revelación en los estados financieros de la porción histórica y la porción actualizada.

En general, estudio y juicio de los documentos, supuestos y cálculos utilizados en la actualización, para concluir sobre la razonabilidad de sus resultados.

Conclusión.

Para concluir con esta investigación; la cual tiene la finalidad de que se puedan identificar el concepto de activo fijo así como sus elementos y corregir los errores que se produzcan en el registro de las actividades de la empresa.

Podemos identificar como elementos del activo fijo todos aquellos duraderos como los son los terrenos, edificios, maquinaria, el mobiliario y equipo de oficina, los automóviles, etc.; o en otras palabras todos aquellos bienes muebles e inmuebles que son propiedad de la empresa.

Al realizar la auditoria se persiguen los siguientes objetivos:

Verificar su existencia física. Esto se refiere a que todos los bienes de la em presa se deben de encontrar físicamente.

Autenticidad de la propiedad. Esto es que los bienes deben de estar registrados como propiedad de la empresa.

Valuación. Que se registren al costo de adquisición efectivamente pagado, etc. Estos son solo algunos de los objetivos que deben revisarse al realizar la auditoria.

Con esto se podrán identificar las deficiencias significativas que tiene el control interno que se desarrolla en la empresa, así como los procedimientos necesarios para una adecuada revisión de este rubro con la finalidad de que al presentarle los resultados de nuestro trabajo a la alta dirección, puedan ellos llegar a tomar decisiones referentes a ese rubro.

Bibliografía.

Elementos de auditoría

Víctor Manuel Mendívil Escalante. Ed. ECAFSA.

Tesis.

Instituto Politécnico Nacional. María Elena Sosa Gómez.

Ed. Tesis centro.

Principios de auditoria

Walter B. Meigs, Ph. D.,C.P.A. Ed. DIANA.

Autor:

Rosalino Barrios Salgado