Los sistemas GMAC (CMMS) y la toma de decisiones en el mantenimiento

Muchos líderes, gerentes o directores, se preguntan, ¿para qué implantar un sistema de Gestión de Mantenimiento asistida por computadora (GMAC)? En la mayoría de las ocasiones, esta interrogante, surge cómo resultado del desconocimiento, y del temor a realizar una inversión (segura a mediano-largo plazo) que no es posible recuperar en un tiempo objetivo corto y mucho menos, son capaces de visualizar sus bondades a simple vista.

Pues bien, ¿se han detenido a preguntarle a un gerente de Mantenimiento qué piensa respecto a esto? Seguro que no. Ahora bien, si tenemos en cuenta, que la mayoría de las decisiones son tomadas por los altos ejecutivos, en los cuales incluyo, al gerente de Mantenimiento, entonces podemos sacar en claro, que el nivel de información, que deben manejar estos directivos, es indudablemente alto.

Si esto, lo unimos al hecho de que la información cambia con una rapidez increíble, entonces podemos concluir que es necesario un apoyo de "algo", llámese, software, llámese grupo de control, que sea capaz de mantener al directivo informado y actualizado.

Entonces, ¿por qué no se explotan más los sistemas GMAC? Hagamos una pausa, y veamos algunos elementos del flujo de información.

Cuando pensamos en la necesidad de obtener alguna información, la cual es útil (aparentemente) para gestionar mi actividad de forma objetiva, tenemos muchas variantes, debido fundamentalmente, a la gran cantidad de datos que existen en las organizaciones. No se equivoque, la información y la recogida de datos, cuesta, y cuesta mucho, y digo esto, porque la palabra "aparentemente", demuestra, que no siempre se recoge la información que se necesita y se pierde tiempo y esfuerzo, en procesar información que, o bien nadie lee, o bien, no son necesarias, o ambas, en el peor de los casos. Y si a esto le sumamos, que en ocasiones tenemos los medios para obtener/brindar información, tenemos las plataformas creadas para la recogida de datos, entonces, la pregunta de los directivos debería ser ¿por qué no obtengo más información?, ¿por qué no se explotan más, los sistemas GMAC?

Si hacemos un análisis de los niveles de la gestión de la información, podemos ver que, según como se recojan los datos (calidad, frecuencia, responsabilidad), así será de buena y objetiva la Toma de Decisiones (T.D). (Fig. 1)

Para ver el gráfico seleccione la opción "Descargar" del menú superior

Ahora bien, ¿cómo tomamos las decisiones?. En muchas ocasiones, se toman las decisiones teniendo en cuenta la experiencias que se tiene en el tema a tratar, o pedimos consejo a las personas que nos rodean y que forman parte del staff de dirección, y en otras (las menos probables) nos auxiliamos de datos, reales, históricos y que reflejan el comportamiento de la empresa a lo largo de la vida, o por lo menos, desde que se comenzó con el proceso de recogida de datos. Bajo cualquiera de estas opciones, siempre tengo que pensar en el estado "pasado", para de alguna forma, "predecir" el comportamiento futuro. Pero, ¿y la cantidad de datos a tomar en cuenta?, y ¿de donde se toman los datos? Pues bien, en el caso de la gestión del Mantenimiento, en las instalaciones de servicio, estos datos se obtienen a partir de un correcto llenado y eficiente utilización de lo que se llena en la Orden de Trabajo (OT). Si quiere obtener datos más veraces, debe llenar mejor la OT. Pero, si realmente desea obtener un nivel de información eficiente, en tiempo y recursos, y que esta sea lo más acertada posible, entonces, estas OT deben ser almacenadas en un sistema GMAC, pero que sea capaz de brindar esta información, analizar tendencias, y sobre todas las cosas, permita tomar decisiones correctas en el mínimo tiempo posible.

Para enfocar, de forma clara y precisa, el proceso de toma de decisiones, a partir de la informatización de la gestión del Mantenimiento, pretendemos mostrar un caso de estudio, el cual se desarrolló a partir de la implantación y explotación de la Herramienta informática GMAC, denominada MACWin©. La ventaja fundamental radica en la visión económica del sistema, demostrado por las relaciones constante que se realizan entre la ejecución de las acciones, ya sean diarias o planificas, y los costos (gastos) que se generan en los mismo. Todos estos elementos, y algunos otros análisis de evaluación, son los elementos que veremos a continuación.

Control económico de la Gestión de los Servicios Técnicos. Este eslogan, marca el punto de partida de todo este análisis, pero debería ser el día a día de los especialistas, jefe de Mantenimiento, gerentes y personal de todo tipo, dentro de la instalación.

Con la utilización de este sistema GMAC, se puede lograr controlar el Centros de Costos que más costos de Mantenimiento están generando. (Costos y no gastos. Existe una diferencia.) A partir de aquí, se pueden diferenciar los objetos, los equipos, grupos de equipos (sistemas) que tienden a ser más problemáticos, en cuanto a generación de costos y son analizados, buscando el 20% de estos elementos, que son capaces de generar el 80% de los costos. (Ley de pareto). Veamos la siguiente Tabla. (01/10/2004-30/10/2004)*

 este resultado, el cual se obtiene utilizando las opciones del sistema MACWin©, nos permite corroborar algo que ya sabemos. El Centro de Costo "Planta de Servicio 1", es el cliente interno de Mantenimiento que más costos genera. Ahora bien, ¿por qué?, ¿en dónde?, ¿Qué trabajos se realizan con más frecuencia? Todas y cada una de estas interrogantes, la podemos disolver, utilizando las opciones que tenemos en el ya mencionado sistema. Ha, pero ¿si no lo tenemos, como hacemos para respondernos? Amigo lector, respóndase esta pregunta honestamente.

 Para ver el gráfico seleccione la opción "Descargar" del menú superior

Pues bien, después de analizar el Centro de Costo que más problemas genera, pasamos a ver, dentro de ellos, qué Objeto es el más "problemático", utilizando el mismo sistema de evaluación antes mencionado. Veamos el siguiente grafico (Fig. 2)

 Como se puede apreciar, el comportamiento de los costos de Mantenimiento, no es similar para todos los Objetos, pero se puede inferir cual de ellos es el que más recursos consume. En este caso hablamos del que está codificado como H-25. Muchas son las conclusiones que podemos sacar de estos datos. En primer lugar, que la Planta de Servicio 1 es la encargada de generar la mayor cantidad de costos de Mantenimiento, y muy específicamente, el Objeto H-25 es el que más aporta. Ahora, solo nos queda responder la pregunta ¿por qué? Analizaremos en este caso, el comportamiento Histórico de las Órdenes de Trabajo de este Objeto y sabremos cual ha sido la razón para estos costos. No olvide, que en la actualidad, se debe gestionar lo que se hace, y no lo que se gasta, por lo que es imprescindible, saber que se ha hecho, para saber la causa de su repetición. Veamos la siguiente tabla, que nos muestra los principales trabajos ejecutados. (H-25)

Es evidente, que las fallas eléctricas en las Moto-Bombas, son los trabajos que más repetición presentan, pero no es el determinante en la generación de costos de Mantenimiento en el H-25, puesto que la mayor incidencia lo tiene el trabajo denominado "Cambio Rodamiento", con un total de 23 repeticiones. Ahora bien, si analizamos qué trabajos generan la mayor cantidad de costos, podremos ver el cielo más despejado. Veamos:

¿Qué podemos inferir?, pues que el trabajo denominado "Moto-Bomba Falla eléctrica." no es precisamente el que más costos de Mantenimiento genera, puesto que según esta tabla, el "Mantenimiento Constructivo" es capaz de generar el doble que el trabajo que le sigue en orden. Pero ¿no se fijaron en que los trabajo denominados "Cableado" y "Cambio de Rodamiento" están en las dos tablas?

Pues bien, ya tenemos la primera gran conclusión. Pero, ¿esto es todo?, por supuesto que no. Un aspecto muy importante en estos tipos de análisis, es que no se pueden realizar a la ligera, siempre hay que tener en cuenta el conjunto, o sea, al equipo, al sistema y a las personas que lo ejecutan. En algún lugar de estos estará la verdadera causa del problema. Es necesario que se verifiquen todas las posibles variantes a analizar, ya sea el sistema, el equipamiento, la forma de dar el Mantenimiento Preventivo, o hasta cual es la metodología de aplicación del Mantenimiento Predictivo que se está utilizando. Veamos qué pasa en el caso de los equipos:

Analizando esta tabla, la pregunta será, ¿existe algún equipo del Objeto H-25?, y además, ¿existen equipos de la Planta de servicio 1? Pues en sentido general la respuesta es NO. Solo en el caso del Calentador Solar H-38, pero nada más. ¿Les sorprende? Pues así es, la realidad del análisis nos demuestra algo diferente a lo que realmente está sucediendo, el equipo que más costos de Mantenimiento genera es un motor eléctrico (ME-1), pero que no estaba presente en el análisis inicial, puesto que solo se buscó en la Planta de Servicio 1, y no se tuvo en cuenta que los costos se pueden dividir en muchas partes y sobre todo, organizar de la forma más caprichosa posible, solo es cuestión de organizarlos bien. Nada, que los datos siempre están ahí, lo más difícil es conformarlo como información, comunicarla y tomar decisiones coherentes.

Sin ánimo de intervenir en las conclusiones que cada uno de ustedes ha tomado o está tomando, aquí les expongo las que se obtuvieron, cuando se realizó este análisis en una instalación.

1. La Planta de Servicio 1, generaba la mayor cantidad de costos de Mantenimiento.
2. El Objeto H-25 es el que mayor cantidad de costos generaba entre todos.
3. Los problemas de Cableado y de Cambio de Rodamientos, son los que mayor incidencia han tenido en esa elevación de los costos.
4. A pesar de que el "Mantenimiento Constructivo" genera la mayor cantidad de costos, no es así en el transcurso del año, puesto que esto es solo en un periodo de tiempo, limitado, que coincidió con el tiempo de análisis.
5. La mayor cantidad de costos globales, son generados por equipos que no se encuentran en la Planta de Servicio 1.
6. Dentro de la Planta de Servicio 1, los equipos con más problemas están en el Calentador Solar.
7. No se puede valorar la generación de costos, con solo mirar los Costos Totales de Mantenimiento.
8. Los Trabajos de Cambio de Rodamiento, se encarecían, puesto que el costo unitario del rodamiento era bastante elevado.
9. Se debió ajustar el plan de Mantenimiento preventivo de los equipos (objetos en general), puesto que no cumplía con las expectativas previstas. O sea, se continuaba generando altas probabilidades de fallas.

Es importante aclarar, que este análisis se explicó con algunas limitaciones, elementales de espacio en el texto, pero las tablas aquí mostradas y los gráficos, son elementos de salida del sistema GMAC denominado MACWin©, el cual se tomó como base de recogida de información y debido a sus características, es capaz de devolver estos resultados. Claro está, el tamaño de las tablas es muy grande y no es posible colocarlos todos. Es aconsejable que se realicen análisis de Pareto, Gráficos de Tendencias (TAM) y hasta análisis de Causa-Raíz, puesto que mirando los costos de operación, y enfocándolo desde un punto de vista sistémico, nos daremos cuanta en dónde hay que atacar primero, con qué fuerza y qué resultados esperar. No piense que tomar decisiones es algo sencillo. Psicológicamente, el asunto se complica en proporciones increíblemente grandes, pero ¿por esta razón vamos a dejar de tomar decisiones? Por supuesto que no, hay que sopesar las consecuencias de haber tomado una mala decisión, con las consecuencias de no haber hecho nada, además de vigilar también, qué pasaría si se hubiera acertado en la decisión tomada.

Para finalizar, aquí les muestro un análisis de tendencia en cuanto a los costos Totales de Mantenimiento (Fig. 3), incurridos en los meses del año 2004. Esta tendencia a disminuir (ver línea negra), es el resultado de la aplicación de varias de estas técnicas, conociendo mejor donde están los problemas y utilizando los recursos donde sean necesarios.

El resultado fundamenta está más allá del puro ahorro económico. Estos análisis provocaron que se comprendiera más los elementos que se dictaban desde Mantenimiento, y mucho más, el poder ajustar ciertos puntos dentro de la funcionabilidad sistémica del Mantenimiento, que hasta ese momento no se tenían en cuanta.

Sin tener la intención de parafrasear a nadie, solo les pido que piensen e interpreten estos resultados y saquen sus propias conclusiones.

Palabras Claves:

Gestión de la Información. GMAC (CMMS), Pareto, Análisis sistémico, Toma de Decisiones.

 NOTA: Este trabajo se efectuó, sin utilizar los nombre reales de los Objetos, pero los valores y los análisis se limitan al estudio ejecutado.

Ing. Erol Isaac Zabiski Duardo