INTRODUCCIÓN Sistema de gestión de calidad. Es una forma de trabajar, mediante la cual una organización asegura la satisfacción de las necesidades de sus clientes. Para lo cual planifica, mantiene y mejora continuamente el desempeño de sus procesos, bajo un esquema de eficiencia y eficacia que le permite lograr ventajas competitivas. Tiene como beneficios: Mejora continua de la calidad de los productos y servicios que ofrece. Atención amable y oportuna a sus usuarios. Transparencia en el desarrollo de procesos. Asegurar el cumplimiento de sus objetivos, en apego a leyes y normas vigentes. Reconocimiento de la importancia de sus procesos e interacciones. Integración del trabajo, en armonía y enfocado a procesos. Adquisición de insumos acorde con las necesidades. Delimitación de funciones del personal.
La norma ISO 9001:2000 establece los requisitos mínimos de un Sistema de Gestión de la Calidad para asegurar la conformidad de los productos o servicios, la mejora continua de la eficacia, la reducción del costo de "no" calidad y el aumento de la satisfacción del cliente. Todo lo cual mejora la competitividad de la organización.
Lo que caracteriza a la norma ISO 9001:2000 es: Su enfoque basado en los procesos, el más exitoso en la gestión empresarial moderna. Su compatibilidad con otras normas de gestión. Es la principal norma certificable del mundo. Su mayor énfasis en el cumplimiento de los requisitos legales y/o reglamentarios. Su menor énfasis en procedimientos documentados. Mayor énfasis en la participación y el compromiso de la alta dirección con la calidad. El establecimiento de objetivos medibles en todas las funciones y niveles relevantes de la organización. Mayor atención a la disponibilidad de recursos. Mayor énfasis en entender y satisfacer las necesidades y los requisitos del cliente. El seguimiento y análisis de la información concerniente a la satisfacción del cliente. La toma de decisiones en base al análisis de información recogida por el Sistema de Gestión de la Calidad. Exige la mejora continua y el análisis permanente de la eficacia del SGC
CONSULTORÍAS La consultoría es un proceso que consiste en el asesoramiento a empresas o Entidades en temas relacionados con la organización y la gestión empresarial
El proceso comprende: Diagnosis inicial. Redacción de la documentación del sistema Establecimiento de política y objetivos de calidad. Determinación de indicadores de evolución. Revisión del sistema y auditoria interna. Formación relacionada con la calidad.
AUDITORÍA Es un Proceso sistemático, documentado y de verificación objetiva para obtener y evaluar la evidencia de la auditoria y determinar cuales actividades especificas, eventos, condiciones, sistemas gerenciales, de calidad o información referente a estos aspectos, cumplen con los criterios de auditoria, y la comunicación de los resultados de este proceso al cliente.
OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA a) Prioridades de la dirección b) Propósitos comerciales c) Requisitos del sistema de gestión d) Requisitos reglamentarios y contractuales e) Necesidad de evaluar a los proveedores f ) Requisitos del cliente g) Necesidades de otras partes interesadas h) Riesgos potenciales para la organización
DEFINICIONES Criterio de auditoría: procedimientos con los que el auditor compara la información recopilada. Evidencia de auditoría: información o registros de hechos verificables sobre la gestión de la empresa. Resultados de la auditoría: resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria comparados contra los criterios de la auditoria.
REQUISITOS PARA LA AUDITORÍA Información suficiente y apropiada sobre el tema de la auditoria. Recursos adecuados que respalden y avalen a la auditoria. Cooperación adecuada por parte del auditado.
PERFIL DE LOS COMPONENTES DE LA AUDITORÍA Equipo auditor: -Compuesto por un auditor líder, otros auditores y/o técnicos. -Deben ser independientes de la actividad auditada. Auditor líder: -Debe asegurar una conducta eficiente y efectiva de la auditoria dentro de sus alcances. Auditor: -Planear y desarrollar las tareas asignadas objetiva y eficientemente.
ACTIVIDADES A REALIZAR EN UNA AUDITORÍA Reunión inicial El propósito de una reunión de apertura es el de: a) Presentar a los miembros del equipo auditor a la gerencia del auditado. b) Revisar el alcance, los objetivos y el plan de auditoria y llegar a un acuerdo con respecto a la tabla de tiempos de la auditoria. c) Proveer un resumen corto de la metodología y de los procedimientos a ser utilizados durante la auditoría. d) Confirmar que los recursos y facilidades necesitadas por el equipo auditor estén disponibles. e) Promover la participación activa del auditado. f ) Revisar los procedimientos de seguridad y emergencia relevantes del local para el equipo auditor.
Detección de la evidencia La información apropiada debe ser recopilada, analizada, interpretada y documentada para ser utilizada como evidencia de la auditoria en un proceso de verificación y evaluación para determinar si los criterios de la auditoría se están cumpliendo. La evidencia de la auditoria debe ser de tal calidad y cantidad que auditores de calidad competentes, trabajando independientemente cada uno, lleguen a resultados de auditoría similares a la evaluación de la misma evidencia contra los mismos criterios de auditoría.
Resultados de la Auditoría El equipo auditor debe revisar toda la evidencia de la auditoria para determinar donde no se cumple con los criterios de auditoria del SGC El equipo auditor debe entonces asegurarse que los resultados de la auditoria de no conformidad sean documentados de forma clara, concisa y que sean respaldados por la evidencia de la auditoría. Reunión Final Luego de completar la fase de recopilación de evidencia y antes de preparar un informe de la auditoria, los auditores deberán tener una reunión con la gerencia del auditado y aquellos responsables de las funciones auditadas. El propósito principal de esta reunión es el de presentar los resultados de la auditoria al auditado, de tal manera que se tenga una comprensión y reconocimiento claro de la base de dichos resultados.
ACTIVIDADES POSTERIORES AL TRABAJO EN LA EMPRESA INFORME: debe incluir un resumen de los resultados de la auditoria, de forma clara y sencilla, para que sean fácilmente comprensibles por el auditado. Debe contener la organización, objetivos, criterios de evaluación, y resultados de la auditoria.
CONCLUSIONES Las auditorías de sistema de gestión de calidad son de gran importancia para el desarrollo de los procesos y elaboración de producto final de todas las empresas y de esta manera brindar productos o servicios de calidad a todos sus clientes. Es recomendable que se guíen por los estándares de la norma ISO 9000:2000 El equipo auditor debe estar bien conformado con un grupo bien capacitado para desarrollar esta tarea con conocimientos generales de los principios de la auditoría, la competencia del auditor y la aplicación de técnicas de auditoría. Estas personas deberían tener habilidades en la gestión y también conocimientos técnicos y de negocios pertinentes para las actividades que van a auditarse.