La organización de eventos en Cuba. Apuntes prácticos

INTRODUCCIÓN

Numerosas publicaciones referidas a las relaciones públicas y sus disciplinas afines hacen referencia a la organización de eventos como una herramienta de reconocido valor dentro de aquellas1.

Ahora bien, la gran mayoría de éstas bosquejan de manera general el tema de la organización de eventos dentro del universo de las relaciones públicas, sin que centren sus objetivos en brindar esquemas, procedimientos o recomendaciones prácticas de utilidad para aquellos que enfrentan, tanto desde la arista personal como organizacional, la no fácil encomienda de organizar un evento (o una serie de ellos). Es a la luz de esta observación, y partiendo además de cierta experiencia personal en estos menesteres, que nuestro objetivo primario es estructurar en esta entrega una serie de apuntes que consideramos de utilidad práctica en esta esfera.

Tomando como punto de partida dos talleres impartidos por el autor en la sede central de la Asociación Cubana de Comunicadores Sociales, titulados "Organización de Eventos", es que surge la idea de escribir este artículo, buscando compartir de una manera mucho más abierta los conocimientos allí discutidos.

A manera de inicio formularemos la siguiente interrogante: ¿Cuántos eventos se organizan anualmente en Cuba? Una mirada al calendario de eventos del año 2007, el cual compila y controla el Buró de Convenciones de Cuba (www.cubameeting.co.cu)2 nos informa que la cifra es de 325, sin que ello refleje la totalidad de los eventos que se celebran en el país, pues un número muy significativo de convenciones, reuniones, talleres, simposios, celebraciones, festivales, ferias, torneos, encuentros, topes, entre otros, no son registrados por el Buró; bien sean con participantes nacionales (incluyendo o no participación extranjera) e incluso no pocos calificados como internacionales.

La Tabla I refleja la distribución territorial de los eventos en Cuba durante el año en curso, registrándose el 71,4 % del total de éstos en Ciudad de La Habana, mientras que el 28,6 % son efectuados en el resto de las provincias del país y solamente dos de los inscritos (0,6 %) tiene cobertura nacional (Vuelta Ciclística a Cuba y Feria del Libro).

Como se puede constatar, la cantidad de eventos que se celebran en nuestro país es relativamente elevada, de ahí que resulte aconsejable trazar lineamientos generales (o dar a conocer los ya establecidos de manera pragmática) que permitan sistematizar el trabajo al personal que tiene a su cargo la organización de eventos; y aunque obviamente las particularidades de cada suceso revisten gran importancia en la organización y desarrollo del mismo, no es menos cierto que existen ciertos rasgos que pueden extrapolarse con muy poca (o ninguna) variación a eventos disímiles entre sí.