Base de datos y sistema de información (página 2)

Partes: 1, 2

· Datos personales de cada empleado, que conforma el registro de personal.

· Datos de los ocupantes de cada cargo, que conforman un registro de cargos.

· Datos de los empleados de cada sección, departamento o división, que constituye un registro de secciones.

· Datos de los salarios e incentivos salariales, que constituye un registro de remuneración.

· Datos de los beneficios y servicios sociales, que conforman un registro de beneficios.

· Datos de candidatos (registro de candidatos), de cursos y actividades de entrenamiento (registro de entrenamiento), etc.

Este sistema obtiene datos e información de los empleados, del ambiente empresarial, del ambiente externo y del macro-ambiente experimentando un trabajo de recolección, procesamiento y utilización. Algunos se recolectan para evaluar la fuerza de trabajo, y otros se tabulan y se presentan en forma de encuesta, análisis y seguimiento para fines de caracterización. Otros se almacenan para ser recuperados después, procesarlos y utilizarlos en la descripción.La elaboración de un sistema de información debe tener en cuenta el concepto de ciclo operacional utilizado tradicionalmente en contabilidad, el cual nos permite identificar precisamente un punto de inicial y un punto final (ambos externos a la empresa) que se relacionan entre si por cadenas de eventos. Una vez especificados, se evita el riesgo de proyectar un sistema de información solo para un aparte de los flujos de información, puesto que la dimensión del proceso decisorio esta perfectamente definida.

El área de recursos humanos la base de datos puede obtener y almacenar datos de diferentes estratos o niveles de complejidad, a saber:

1) Datos personales de cada empleado que, conforman un registro de personal.

2) Datos de los ocupantes de cada cargo, que conforman un registro de cargos.

3) Datos de los empleados de cada sección, departamento o división, que constituyen un registro de secciones.

4) Datos de los salarios e incentivos salariales, que constituyen un registro de remuneración.

5) Datos de candidatos (registro de candidatos), de cursos y actividades de entrenamiento (registro de entrenamiento), etc.

Sistema de información en Recursos Humanos Es un conjunto de elementos independientes (subsistemas), lógicamente asociados, para que a partir de su interacción se genere la información necesaria para la toma de decisiones. Por definición, es un sistema mediante el cual los datos se obtienen, se procesan y se transforman en información de una manera esquematizada y ordenada, para que sirvan de ayuda en el proceso de la toma de decisiones. Como la ARH es una responsabilidad de línea y una función de staff, el organismo de ARH debe abastecer a todos los organismos de información importante acerca del personal que existe en cada uno de los organismos, para que los respectivos jefes administren a sus subordinados de manera adecuada.El punto de partida para elaborarlo es la base de datos, y su objetivo final es suministrar a las jefaturas información acerca del personal. Este sistema recibe entradas (inputs) que son procesadas y transformadas en salidas (outputs) bajo la forma de informes, documentos, índices, listados medidas estadísticas de posición o de tendencia, etc. Los datos, por incluir detalles, no permiten obtener un significado más amplio, en tanto que la información obtenida a través del tratamiento, el procesamiento y la combinación de datos comporta una significación mas amplia y definida, reduciendo así las condiciones de incertidumbre.

planeación de un sistema de información de recursos humanos. Un sistema de información de recursos humanos utiliza, como fuentes de datos, elementos suministrados por:

· Base de Datos de recursos humanos

selección de personal

desarrollo de personal

Evaluación del desempeño

Administración de salarios

Registros y control de personal, respecto de fallas, atrasos, disciplinas, etc.

· Estadísticas de personal.

Higiene y seguridad

· Jefaturas respectivas, etc.

¿Cómo se hace una base de datos?

1 Archivo, Nuevo, Base de datos en Blanco
2 Darle nombre a la BD ( Bases de Datos)
3 En Tablas, tenemos 3 opciones para crearlas:
-crear una tabla en vista diseño
-crear una tabla utilizando el asistente
-crear una tabla introduciendo datos
4 cuando escogemos vista en diseño, podemos introducir el nombre de los campos, recuerda que el nombre de los campos va sin espacios, pero el titulo si puede ir con espacio (el titulo lo escoges en propiedades). y después de escoger el nombre del campo, escogemos el tipo de datos que este va a ser (texto, fecha, números, etc.) y las propiedades (tamaño, titulo, requerido, indexado, etc.)
5 ya después lo puedes guardar y empezar a introducir los datos
6 cuando vallamos a hacer un informe, ingresamos a informes y podemos escoger las dosopcionesde crear informes:
-crear un informe en vista diseño
-crear un informe utilizando el asistente
7 cuando utilizamos crear un informe utilizando el asistente, escogemos los campos que vallamos a utilizar, luego escogemos si agrupamos o no por algún campo, luego lo ordenamos por algún campo (ascendente o descendente), escoger la distribución y orientación, escoger el diseño de el informe, y por último el nombre del informe
8 al crear una consulta tenemos 2 opciones:
-crear consulta en vista diseño
-crear consulta utilizando el asistente
9 cuando escogemos crear consulta utilizando el asistente, encojemos los campos, el nombre, y si queremos cambiar algo mas, entramos a vista diseño y cambiamos el ordenar, el mostrar, los criterios o las formulas.

Fuentes de información

Dentro del campo de la investigación comercial podemos entender por fuente de información aquellos lugares o elementos en los que se pueden obtener datos e información necesaria para la realización de estudios de mercado.

Clasificación de las fuentes de información

Fuentes de información internas: son todas aquellas que la empresa puede obtener y explorar por sus propios medios y recursos sin necesidad de acudir a terceros en encargo especial. Estas fuentes las dividimos a su vez en:

Primarias: son todas aquellas que genera la empresa en su seno y por su propia gestión y entre los diferentes datos que estas fuentes pueden proporcionar están los siguientes:

Sobre ventas

ventas en unidades / euros
Distribución sobre ventas:

Por zonas

Por clientes

Por establecimientos

Por productos

Por vendedores

sobre vendedores:

visitas realizadas
duración de las visitas
tiempo de desplazamiento

sobre productos:

gama de productos existentes
productos eliminado
productos nuevos

sobre publicidad y promoción:

inversiones realizadas
Promociones
distribución de los presupuestos
resultados obtenidos

sobre clientes:

clientes existentes
clientes perdidos
clientes ganados
reclamaciones

sobre precios:

precios sobre los productos
precios sobre las materias primas

Secundarias: son aquellas de que puede disponer la empresa pero que no son originadas por ellas misma, sino que han sido elaboradas en un momento dado por alguien y están disponibles en la empresa. Ej. Antiguos estudios encargados a institutos de investigación.

Fuentes de información externas: son las que están situadas fuera de la empresa cuya información puede obtenerse a través de diferentes medios y se desglosan en:

Primarias: son las que están localizadas en la unidad básica de información, es decir, consumidores, distribuidores y en general, en el mercado del que se desea obtener información adecuada. Se trata de fuentes de las que se puede obtener con mayor o menor facilidad la información necesaria para tomar determinadas decisiones, pero que es necesario recoger específicamente en cada caso con las técnicas o procedimientos adecuados. Uno de los mayores inconvenientes es el coste, ya que es el mas elevado de todas por lo que solo debe acudirse a ellas cuando no se disponga de la información necesaria a través de otras. Existen determinadas investigaciones que no se encuentran en ninguna otra fuente, por lo que no hay otra opción. Las técnicas de recogida de la información son:

encuestas:

personal
telefónica
postal

encuestas ómnibus
paneles:

de consumidores
de establecimientos
de detallistas

observación
experimentación
seudo compra
entrevistas en profundidad
entrevistas en grupo
técnicas proyectivas

Secundarias: están situadas en el exterior de la empresa y la información que puede proporcionar ha sido previamente elaborada con carácter general por determinadas personas o entidades. Estas fuentes se subdividen a su vez en:

Metodológicas: son aquellas que proporcionan información sobre los fundamentos teóricos de las diferentes técnicas y métodos que pueden utilizarse para llevar a cabo una determinada investigación, pero no proporcionan una información o datos específicos. Estas fuentes están compuestas por aquellos manuales, publicaciones, revistas, estudios, etc., elaborados por el área de investigación de mercados.
Estadísticas: son aquellas que proporcionan información de tipo cuantitativo sobre diferentes temas o aspectos como pueden ser el consumo, los precios, los salarios, la producción, etc. A la vez pueden clasificarse por:

Su origen:

Publicas
Privadas

Su extensión:

Internacionales
Nacionales
Regionales
Provinciales
Locales

Su contenido:

Monográficas
Sectoriales
Intersectoriales

Su finalidad:

De producción
De consumo
De precios
De salarios

La aplicación de las fuentes estadísticas requiere dos consideraciones:

1º El grado de fiabilidad, es decir, la seguridad sobre la fiabilidad de los datos haciendo consultas oportunas a las personas y entidades que elaboran dichas estadísticas.

2º El grado de desfase temporal, es decir, que hay que tener cautela a la hora de hacer cualquier estimación futura sobre bases de datos del pasado.

El acceso a las fuentes externas se realiza a través de tres medios: