Elementos de información

Dato

Es una colección de hechos considerados de forma aislada, de esta manera portan un significado, pero en general no son de utilidad por sí solos.

También se puede decir que los datos representan conocimiento acerca de algo especifico tal como un articulo de inventario, una empresa, una entidad, un vehículo o de una persona para que esto sea posible se deben relacionar ocasionando de esta manera la respectiva correspondencia. Los datos se deben organizar de manera que sea posible procesarlos para obtener información

Información

Es un dato que ha sido manipulado, con lo que resulta de utilidad para alguién. En otras palabras, la información debe tener valor, o en caso contrario sería un dato. La información le indica a los usuarios algo que no sabia o le confirma una un conocimiento previo.

Es todo aquello que permite adquirir cualquier tipo de conocimiento, puede ser de tipo de texto, imagen o auditiva

Lo que para un usuario es información, para otro puede ser un simple dato. Por ejemplo un informe que contenga una lista con todas las cuentas de clientes, si ellos llaman para conocer su saldo, un empleado de la empresa puede responder a sus preguntas con una simple ojeada, para el empleado es información pero para un directivo pueden representar solo datos ya que solo le interesa conocer el total de todas las cuentas.

Procesamiento de información

Los datos que inicialmente maneja un programa no son elaborados y una vez procesados (ordenados, sumados, comparados, etc) se constituye en lo que se denomina información util ó resultados.

Para el tratamiento de la información se requiere que sea transmitida ó trasladarse de un lugar a otro, para esto son necesarios los siguientes tres elementos :

• El emisor : Origina la información

• El medio : Permite la transmisión

• El receptor : Recibe la información

El tratamiento de la información puede ser representada mediante los siguientes esquemas :

Archivo

El almacenamiento y manejo de grandes cantidades de información se hace necesario en cualquier empresa o institución para el logro de sus objetivos, por ejemplo en una empresa comercial se necesitan los datos de los empleados, de los clientes, de los proveedores y de los productos almacenados, etc. Anteriormente la gestión de estos datos se realizaba manualmente, se organizaban en forma de fichas, informes ó expedientes, colocándolos en carpetas y almacenando estas en un archivador, por ejemplo el archivo de clientes en el que cada ficha contiene todos los datos correspondientes a este, cuando se necesita consultar ó modificar cualquier dato será preciso realizar toda la operación manualmente.

Con la utilización de los computadores en la administración de las empresas ha supuesto una resolución con respecto al almacenamiento y gestión de los datos, entregando como resultado la utilización de los archivos informáticos y bases de datos.

El Archivo o Fichero (informática) es un conjunto completo de información identificado con un nombre este puede ser un programa, un conjunto de datos utilizados por el programa o un documento creado por los usuarios.

Los archivos son las unidades básicas de almacenamiento que permiten a la computadora distinguir entre los diversos conjuntos de información. Aunque no siempre es el caso, un archivo se suele encontrar en un formato legible por los usuarios. Aun así, en un archivo se agrupan instrucciones, números, palabras ó imágenes en unidades coherentes que el usuario puede recuperar, modificar, eliminar, guardar o enviar a un dispositivo de salida.

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Para el almacenamiento se utilizan soporte informáticos de tipo magnético y óptico (discos y cintas) y para el tratamiento de la información almacenada se utilizan los computadores.

Las ventajas que representa la utilización de estos archivos ó ficheros son las siguientes :

• Gran capacidad de almacenamiento

• Rapidez en el proceso de los datos

• Precisión de los resultados obtenidos del proceso

Los ficheros más comunes se denominan archivos de datos, pero se debe tener en cuenta que existen otros tipo de archivos, esto se debe a que cualquier información permanente que se almacene en un computador de cualquier manera se considera como un archivo. Por ejemplo un fichero fuente contendrá la información de un programa escrito en un lenguaje de programación de alto nivel. Un archivo objeto contiene un programa ya compilado ó también un archivo gráfico (un dibujo), etc.

Clasificación de los archivos según su utilización

Se pueden mencionar los siguientes tres grupos :

ARCHIVOS PERMANENTES

Contienen información que varia poco a lo largo del tiempo, estos se subdividen en 3 clases :

• Archivos de constantes : Su información permanece prácticamente inamovible, utilizándose principalmente como archivos de consulta.

• Archivos de situación : También denominados archivos maestros, contienen la información que refleja el estado o situación de una empresa, entidad ó algún aspecto de ella en un determinado momento, este tipo de archivos se actualizan periódicamente para adaptarlos a cada nueva situación.

• Archivos históricos : Se obtienen de los anteriores cuando se dejan fuera de uso para futuras consultas

ARCHIVOS DE MOVIMIENTOS

En ellos se almacena la información que se utilizará para actualizar los archivos maestros. Sus registros denominados movimientos ó transacciones, son de tres clases : altas, bajas y modificaciones.

ARCHIVOS DE MANIOBRA O TRABAJO

Tienen una vida limitada, normalmente igual a la duración de la ejecución de un programa y se utilizan como auxiliares de los anteriores

Organización de los archivos

Al diseñar un archivo y dependiendo del uso se pueden elegir diversas maneras de organizar sus registros, siendo las principales organizaciones las siguientes :

• Secuencial

• Directa o aleatoria

Organización secuencial : Es aquella en la cual los registros ocupan posiciones consecutivas de memoria y solo se puede acceder a ellos de uno en uno a partir del primero, en un archivo secuencial no se pueden realizar operaciones de escritura cuando se está leyendo, ni operaciones de lectura cuando se esta escribiendo.

Organización directa ó aleatoria

También se denomina Organización relativa, las informaciones se colocan y acceden aleatoriamente mediante su posición, es decir indicando el lugar relativo que ocupan dentro del conjunto de posiciones posibles, en este tipo de organización se pueden leer y escribir registros en cualquier orden y en cualquier lugar. Su principal ventaja es la rapidez de acceso a un registro cualquiera ya que para ello no se debe pasar por los anteriores a este.

Campo

Son unidades mínimas de datos que se almacenan en un archivo ó bases de datos, pueden existir campos claves que permiten una identificación única, igualmente un campo puede tener distintos tipos de datos tales como : Numérico, texto, fecha, lógico, memo

Como ejemplos de campos que se refieren a usuarios pueden ser : Campo cedula, nombre, dirección, etc.

Registro

Es una colección de campos dispuestos en un formato predefinido, operan para la mayoría de los programas informáticos (casi todos los programas leen registros, pero no los campos individuales de este, es decir todos o nada).

Ejemplo de registro de un cliente :

Tabla

Tabla en las bases de datos, se refiere al tipo de modelado de datos, donde se guardan los datos recogidos por un programa. Su estructura general se asemeja a la vista general de un programa de Hoja de cálculo.

Las tablas se componen de dos estructuras:

• Campo: Corresponde al nombre de la columna. Debe ser único y además de tener un tipo de dato asociado.

• Registro: Corresponde a cada fila que compone la tabla. Allí se componen los datos y los registros. Eventualmente pueden ser nulos en su almacenamiento.

En la definición de cada campo, debe existir un nombre único, con su tipo de dato correspondiente. Esto es útil a la hora de manejar varios campos en la tabla, ya que cada nombre de campo debe ser distinto entre sí.

A los campos se les puede asignar, además, propiedades especiales que afectan a los registros insertados. El campo puede ser definido como índice o autoincrementable, lo cual permite que los datos de ese campo cambien solos o sean el principal indicar a la hora de ordenar los datos contenidos.

Cada tabla creada debe tener un nombre único en la cada Base de Datos, haciéndola accesible mediante su nombre o su seudónimo (Alias) (dependiendo del tipo de base de datos elegida).

Autor:

David