- Clasificación
- Clasificación de la documentación Contable según qué lo regula
La Empresa, al desarrollar su actividad, va generando movimiento tales como:
Compra de bienes y servicios
Pago de la compra
Venta de bienes y servicios
Cobro de la venta
Este proceso que cumple cualquier ente, con mayor o menor complejidad en su actividad, es necesario anotarlo o registrarlo para que en el momento que se necesite la información, la misma este disponible. Para ello hay que organizar un sistema que permita disponer en forma oportuna y adecuada la información.
La actividad que genera el ente por medio de sus operaciones de compra, venta, cobros y pagos se implementa por medio de comprobantes.
Estos comprobantes cumplen una función de documentación respaldatoria de cada operación y se utiliza como dato para efectuar la anotación contable, es decir que, por medio del comprobante se capta la información.
Clasificación
Documentos Comerciales: comprobante que instrumenta formalmente una transacción económica ya sea por los usos y costumbres o que estén regulados por ley.
Demás comprobantes: cualquier tipo de anotación que permita una registración (memo, minuta, diario)
Todos tienen un valor legal, se pueden usar como prueba en juicio.
Documentos Comerciales
Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compañía o empresas.
Su misión es importante ya que en ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación. También ayudan a demostrar la realización de alguna acción comercial y por ende son el elemento fundamental para la contabilización de tales acciones.
Finalmente estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.
La misión que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia, conforme surge de lo siguiente:
En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación, o sea sus derechos y obligaciones.
Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los actos de comercio
Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichas operaciones.
Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad
Clasificación de la documentación Contable según qué lo regula
Regulados por el Código de Comercio: Ley 19550 de Sociedades Comerciales, Ley 17418 de Seguros (título 6 del código), Títulos Cambiarios (título 10), Titulo 11: de los Vales, Billetes o Pagares (ley 16478), Título 13: ley de cheque 24452.
Cheque, Pagare, Vale, Letra de Cambio, Factura de Crédito (Ley 24660)
Regulados por los Usos y Costumbres, reglamentados por Resolución de Afip:
Resol. 1415 (Afip), Resol. 1575 (Afip) crea las facturas tipo M, Resol. 100 regula la impresión y la habilitación de imprentas.
Remito, Facturas, Notas de Débito, Notas de Crédito, Recibos, Tickets y otros.
Regulados únicamente por Usos y Costumbres: Orden de pedido, Orden de pago, Orden de compra y recibos no regulados.
Nota de Venta
Se llama nota de venta al documento comercial en el que el vendedor detalla las mercaderías que ha vendido al comprador, indicando, cantidad, precio, fecha de entrega, forma de pago y demás condiciones de la operación.
Aceptado el pedido por parte del vendedor, este formula la Nota de Venta, por la que toma a su cargo el compromiso de entregarle la mercadería que se detallan en la misma, y el comprador se obliga a recibirlas. Este documento comercial obliga a ambas partes a realizar la operación en los términos establecidos. Es emitida por duplicado (el original para el vendedor y el duplicado para el comprador). Este documento no origina registros contables.
Remito
Se utiliza este comprobante para ejecutar la entrega o remisión de los bienes vendidos. En él, la persona que recibe esos bienes deja constancia de su conformidad, y con ello queda concretado el derecho del vendedor a cobrar y la obligación del comprador a pagar. Sirve de base para la preparación de la factura.
El remito se extiende por triplicado: El original firmado por el vendedor se entrega al adquirente; el duplicado, con la conformidad del comprador por los efectos que los ha recibido, queda en poder del vendedor y se destina ala sección facturación para que proceda ala emisión de la factura. Por último el triplicado permanece en la sección depósito par constancia de las mercaderías salidas. Se extiende, como mínimo, por duplicado; aunque es práctica generalizada hacerlo por triplicado para que al transportista también le quede una constancia de la operación realizada.
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