Estudio de métodos al área de servicios de alquiler de equipos de video proyección multimedia

Introducción

JABES PRODUCTIONS C.A es una empresa nacida en la ciudad de Puerto Ordaz y cuyo propósito es¨ la asesoría en la planificación, organización, ejecución y control de todo tipo de eventos; así como el suministro de avanzados recursos tecnológicos para su realización. Incluye también la venta y alquiler de equipos y accesorios tecnológicos.

La empresa JABES PRODUCTIONS C.A ejecuta diversos procesos con el propósito de garantizar una gestión eficaz dentro de la organización. Para cada coordinación definida la empresa ha establecido procesos con el fin de alcanzar los objetivos generales de la organización y poder realizar una gestión eficaz y efectiva en todos sus niveles, de manera coordinada y óptima.

Para el alcance de su razón de ser, la empresa debe encontrarse en una constante mejora de sus procesos para aprovechar cada elemento productivo y obtener ventajas competitivas sobre empresas de semejantes características. En este sentido se destaca el servicio de "alquiler de equipos de Video Proyección Multimedia" (Video Beam) que la empresa presta y se ha consolidado como una de las empresas lideres de la región.

En este sentido, en los últimos tiempos, en medio de las diferentes operaciones involucradas en la prestación de este servicio se ha verificado que existen carencias en esta área tales como el manejo de los equipos tomando las consideraciones establecidas por el fabricante, la ausencia de un método estándar de instalación, manejo y resguardo de los equipos durante las actividades de prestación de los servicios de alquiler; existencias de tiempos estándares para la prestación del servicio, entre otros.

Esta realidad hizo necesaria la realización de un Estudio de Métodos a la empresa JABES PRODUCTIONS, C.A que permita evaluar las características o rasgos que prevalecen actualmente dentro del proceso de prestación de "servicios de alquiler de equipos audiovisuales" para posteriormente realizar un propuesta novedosa al respecto; el establecimiento de tiempos estándares para el caso y la determinación de los porcentajes de eficiencias e ineficiencias de los operarios. Para ello se efectuó, en primer lugar, un análisis general sobre la situación actual del proceso ejecutado por la organización; seguidamente, se realizó un estudio detallado de la operación de encendido y apagado de los equipos utilizando para ello las técnicas de interrogatorio, los enfoques primarios; lo cual arrojo un análisis minucioso del proceso en estudio.

Esta investigación reviste gran importancia puesto que permitirá determinar las carencias del proceso de prestación de servicios de alquiler de equipos realizado por la empresa, estableciendo un método de trabajo adecuado que considere el uso y manejo correcto de los equipos establecido por el fabricante y cumpliendo con los objetivos particulares establecidos por la organización.

A través de este informe se presenta el resultado de la investigación realizada en los siguientes capítulos. En el Capítulo 1: Generalidades de la Empresa: se expone una reseña histórica de la empresa así como elementos de la filosofía de gestión de la organización. En el capítulo 2: Planteamiento del Problema: se presenta el problema en estudio y los objetivos generales y específicos de la investigación. En el Capítulo 3: Marco Metodológico: se establece el marco de referencia para la realización de la investigación. En el capítulo 4: Bases Teóricas: se presenta el marco conceptual base para la realización de la investigación. En el Capítulo 5: Situación Actual: se presenta una descripción y análisis del método actual implementado. En el Capitulo 6: análisis y situación propuesta: se presenta el nuevo método de trabajo de acuerdo al estudio realizado. Finalmente, se presentan las conclusiones, recomendaciones, referencias bibliográficas.

CAPÍTULO I

Generalidades de la empresa

RESEÑA HISTÓRICA

Los métodos y esquemas utilizados por la población empresarial y universitaria para la realización de sus presentaciones y exposiciones magistrales, ha estado presentando una evolución notable en los últimos años. Para la transmisión de ideas y conocimientos estuvo muy arraigado el uso de materiales de apoyo tales como láminas de papel bond, y el uso de sistemas tales como retroproyectores, episcopios, entre otros. Para finales de los años 90 el uso del retroproyector estuvo muy extendido entre la población docente y estudiantil.

Es a partir del año 2000 aproximadamente, que se fue dando un cambio en el esquema tradicional de realizar presentaciones tanto en el ámbito empresarial como universitario. El tradicional uso del retroproyector fue dando cabida a la entrada de otro tipo de tecnología para la realización de presentaciones, este es, el Video Beam.

El Video Beam es un dispositivo periférico que permite la proyección de datos provenientes de fuentes de emisión de estos para los cuales esta diseñado. Estas fuentes se encuentran constituidas por: computadores, DVD, VHS, cámaras de video, entre otros.

La versatilidad de este tipo de tecnología, calidad y la posibilidad de realizar presentaciones de manera dinámica, atractiva e impactante ha ido dando lugar a la sustitución paulatina de los métodos convencionales para realizar presentaciones, abriendo un nuevo horizonte de posibilidades para su realización.

Este cambio repentino produjo el surgimiento de empresas en Puerto Ordaz las cuales tuvieron como propósito satisfacer la demanda creciente que se presentó por el nuevo enfoque para le ejecución de la presentaciones. La constitución de estas empresas en algunos casos se realizó de manera informal y su visión de crecimiento ha sido limitada en el tiempo. La satisfacción de los clientes y la calidad del servicio pasó a ser algo secundario, y la expansión hacia nuevos mercados no marco la pauta en ningún momento.

Es en este contexto, que el día 20 de octubre del año 2004 nace en la ciudad de Puerto Ordaz la empresa JABES PRODUCTIONS C.A como respuesta efectiva para la satisfacción de la necesidad y demanda creciente de recursos tecnológicos audiovisuales tanto en el mercado universitario como empresarial. Esta empresa nace por iniciativa de tres jóvenes empresarios venezolanos y su enfoque rompe los esquemas tradicionales de empresas de arrendamiento de equipos audiovisuales, ya que esta se encuentra orientada a la satisfacción de sus clientes, la diversificación de sus productos y servicios, el aumento de la calidad y la expansión hacia otras zonas del país. Teniendo un impacto social, elemento que no existe ni ha existido en ninguna empresa de esta naturaleza y lo cual no tiene precedentes.

La empresa JABES PRODUCTIONS C.A tiene como objeto la asesoría en la planificación, organización, ejecución y control de todo tipo de eventos: cursos, conciertos, conferencias, simposios; así como el suministro de avanzados recursos tecnológicos para su realización. Incluye también la venta y alquiler de equipos y accesorios para computadores, video proyectores multimedia, cámaras de video, cámaras fotográficas, sonido, iluminación, pantallas de proyección.

VISIÓN DE LA EMPRESA:

La visión de la empresa JABES PRODUCTIONS C.A es ¨Ser la empresa líder en Venezuela en alquiler de equipos de Video Proyección Multimedia, con elevados estándares de calidad, oportunidad y satisfacción de nuestros clientes, con un sistema de mejora continua de nuestros procesos siendo de impacto para la sociedad y el país¨

MISIÓN DE LA EMPRESA:

"Identificar, penetrar y consolidar la empresa en nuevos mercados, a través de la diversificación de nuestros servicios y de una estrategia de publicidad personalizada, masiva y permanente; con la captación y desarrollo constante del Recurso Humano como patrimonio mas importante de la organización, ofreciendo respuestas a las necesidades de disponibilidad de nuestros clientes con un trato personal y amigable con estos".

POLÍTICA DE CALIDAD

"JABES PRODUCTIONS C.A se encuentra comprometido con la identificación permanente de las necesidades y requerimientos de nuestros clientes así como de alcanzar su satisfacción, con una mejora continua de todos nuestros procesos y con la identificación y cumplimiento de todos los requisitos legales y reglamentarios vigentes".

VALORES (GENERALES)

Amabilidad

Honestidad

Respeto

Responsabilidad

Puntualidad

Fidelidad

Trabajo en equipo

Proactividad

Sinergia

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA:

La empresa se encuentra conformada de la siguiente manera:

PROCESOS

La empresa JABES PRODUCTIONS C.A ejecuta diversos procesos con el propósito de garantizar una gestión eficaz dentro de la organización. Para cada coordinación definida (planificación, mantenimiento, calidad, finanzas, publicidad – imagen – mercadeo, recursos humanos) la empresa ha establecido procesos con el fin de alcanzar los objetivos generales de la organización y poder realizar una gestión eficaz y efectiva en todos sus niveles, de manera coordinada y óptima.

La empresa a definido sus procesos considerando criterios de Jerarquización, pasando desde los Macroprocesos que presentan los procesos desde un nivel general, pasando por diagramas PEPCS y diagramas de Flujo cuyo fin es presentar a mayor detalle los elementos involucrados dentro de los procesos. A continuación se presentan los diagramas definidos por la empresa JABES PRODUCTIONS C.A para la ejecución de sus procesos.

MACRO PROCESOS

DIAGRAMA DE BLOQUES

PROCESOS MEDULARES

VENTAS

LOGÍSTICA Y EJECUCIÓN

ATENCIÓN POST-VENTA

CAPÍTULO II

Planteamiento del problema

Actualmente, toda empresa debe sacar provecho de cada elemento incluido dentro de su organización para convertirlo en un factor de productividad, el cual le permita obtener ventajas competitivas sobre otras empresas de semejantes características. Es por esto que la organización debe definir y conocer cada actividad realizada para la prestación de sus servicios, de tal manera que le permita evaluar de manera constante el uso y manejo de sus recursos.

La empresa JABES PRODUCTIONS C.A es una organización que tiene como objeto principal la asesoría en la planificación, organización, ejecución y control de todo tipo de eventos así como el suministro de avanzados recursos tecnológicos para su realización. Estos eventos incluyen: conferencias, simposios, conciertos, entre otros. Su visión es ser líder nacional en alquiler de equipos de video proyección multimedia lo cual le exige mantenerse en una mejora constante de todas sus actividades y procesos, con el objetivo de alcanzar la visión establecida.

Uno de los servicios más importantes que presta la empresa en la actualidad se encuentra referida al servicio de alquiler de equipos de Video proyección Multimedia (Video Beam) y computadores portátiles (laptop) a diferentes mercados en la ciudad. Debido a los elementos involucrados para este tipo de servicios que incluye la seguridad en el manejo de los equipos (elemento clave para la empresa que tiene como propósito garantizar el cumplimiento de la vida útil de los equipos de Video Beam), requisitos del cliente (puntualidad del servicio, responsabilidad), y el proceso de mejora continua en el cual se encuentra involucrada la organización; se hace necesaria la realización de un Estudio de Métodos que tenga como propósito establecer un método de trabajo que incluya los requerimientos de manejo adecuado de los equipos con el fin de evitar daños prematuras en los dispositivos de los equipos de video proyección multimedia; el establecer el tiempo estándar de duración de las actividades de instalación, ejecución, retiro y resguardo de los equipos, esto con el fin de poder cumplir con los requisitos de puntualidad y responsabilidad exigido por el cliente (considerando el tiempo que los operarios requieren para la instalación, puesta en funcionamiento, desconexión y resguardo de los equipos).

Para ello, es necesario realizar un análisis del proceso actual de ejecución del trabajo a través del uso de herramientas tales como el diagrama de proceso, el diagrama de flujo de recorrido, las preguntas de la O.I.T, los enfoques primarios, y las técnicas del interrogatorio, para detectar fallas y poder hacer las respectivas correcciones. Posteriormente, con la información recolectada proceder a realizar la propuesta de un método nuevo de trabajo que cumpla con los requerimientos establecidos por la empresa y el cliente.

JUSTIFICACION

Este estudio es importante puesto que permitió realizar un análisis respecto al método actual de trabajo para la prestación de servicios de alquiler de equipos audiovisuales valiéndose de diferentes herramientas de ingeniería de métodos, verificando los elementos involucrados para lograr el establecimiento de un nuevo método de trabajo. Igualmente, el establecimiento de estándares de tiempo para los procesos de instalación, retiro y resguardo de los equipos de Video Proyección Multimedia permitirá realizar estimaciones para la realización y ejecución eficaz de la planificación en las actividades de alquiler de equipos de Video Proyección.

El desarrollo de un nuevo método de trabajo permitirá cumplir con varios objetivos claves para la empresa como es la estandarización del proceso de prestación del servicio conociendo los tiempos de su realización, el definir criterios de manejo de los equipos garantizando la máxima duración de la vida útil de los equipos de Video Proyección.

DELIMITACIÓN

El estudio de métodos se limitó al área de prestación de servicios de alquiler de equipos audiovisuales de la empresa JABES PRODUCTIONS C.A

OBJETIVOS

OBJETIVOS GENERAL

Hacer un estudio de Ingeniería de Métodos al proceso de prestación de servicios de alquiler de equipos de Video Beam llevado a cabo por la empresa JABES PRODUCTIONS C.A

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

– Identificar de manera precisa cada elemento involucrado en el proceso de alquiler de equipos audiovisuales para su estudio, análisis y evaluación.

– Recolectar y analizar información referente al método actual de trabajo a través de dibujos, diagramas, considerando los requerimientos y especificaciones propias de la operación.

– Describir el proceso de manera detallada y ordenada para su estudio y análisis, con el fin de determinar debilidades y fortalezas para su optimización posterior.

– Elaborar los diagramas de procesos y de flujo de recorrido actuales para verificar el comportamiento actual del proceso y verificar oportunidades de mejora.

– Realizar un examen crítico al proceso preparación, instalación y retiro de los equipos durante la prestación de servicios de alquiler, basado en los enfoques primarios, la técnica del interrogatorio y las preguntas de la OIT.

– Presentar una propuesta detallada sobre el modelo adecuado de trabajo que contenga los requisitos y requerimientos detallados del proceso, que contribuyan a la optimización de la prestación de servicios de alquiler de equipos audiovisuales.

– Elaborar el Diagrama de Proceso propuesto para el proceso de alquiler de equipos donde se presenten los detalles de las operaciones efectuadas por el operario y las mejoras incluidas del estudio

– Elaborar el Diagrama de Flujo de Recorrido para la prestación de servicios de alquiler con las mejoras incluidas del análisis y evaluación.

– Realizar la calificación del operario cualitativa y cuantitativamente a través del Método Westinghouse.

– Asignar tolerancias por el Método sistemático.

– Normalizar tolerancias por concepto de fatiga y necesidades personales.

– Determinar el tiempo estándar de la operación.

– Determinar el porcentaje de eficiencia de los operarios durante las actividades de prestación de servicios de alquiler de equipos audiovisuales de la empresa JABES PRODUCTIONS C.A.

CAPÍTULO III

Marco metodológico

TIPO DE ESTUDIO

El estudio realizado obedece a una investigación no experimental del tipo descriptivo-aplicativo. Se refiere a una investigación no experimental puesto que para la realización del estudio se establecieron objetivos específicos y la base de este no fue la comprobación de alguna hipótesis experimental.

Es de carácter descriptivo pues que se realizó un análisis del proceso de prestación de servicios de alquiler de equipos audiovisuales realizado por la empresa JABES PRODUCTIONS C.A. Por otro lado, es de carácter aplicativo puesto que el resultado del estudio será una herramienta con posibilidad real de ser puesta en práctica para la realización de las actividades de la empresa.

POBLACIÓN Y MUESTRA

La población estuvo conformada por el "Coordinador de Planificación" de la empresa y por los cuatro "Técnicos Operarios" que esta posee. Estas personas fueron las seleccionadas para la aplicación de las diferentes entrevistas estructuradas y no estructuradas, toma de tiempos de las operaciones, y otras actividades necesarias para la realización del diagnóstico, diseño del nuevo método de trabajo, establecimiento del estándar de tiempo, concesiones, etc.

INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN

Una vez definido el tipo de estudio a realizar y la población adecuada al problema en estudio, la siguiente etapa consistió en realizar la recolección de datos e información pertinente. Para el desarrollo de la etapa referida a la recolección, codificación y análisis de la información se utilizaron los siguientes instrumentos:

3.1 LA OBSERVACIÓN DIRECTA

La Observación Directa es un acto de verificación física, material y de funcionamiento de un proceso, equipo, maquinaria o cualquier fenómeno físico para conocer sus cualidades y características.

Con la aplicación de la inspección visual se pudo realizar el seguimiento a los operarios en estudio referente al método de trabajo actual para la realización de las actividades de prestación de servicios de alquiler de equipos audiovisuales realizado por la empresa. Por medio de esto se pudo identificar los elementos involucrados en el proceso así como la secuencia de ejecución de las actividades, verificando detalles del manejo de equipo, velocidad, secuencia, entre otros. También para el establecimiento de los estándares de tiempo fue necesaria la observación directa para verificar los inicios y culminaciones de los elementos definidos para el estudio.

3.2 LA ENTREVISTA NO ESTRUCTURADA

La entrevista no estructurada, permite formular preguntas las cuales surgen de forma espontánea en el momento de la realización de la observación directa.

Para el estudio, la entrevista fue importante puesto que en la medida en que se realizaron las actividades de prestación de servicios, se pudieron aclarar aspectos referentes a cualidades de la actividad realizada. Esto con el fin de realizar un diagnóstico mas profundo sobre los métodos actuales de trabajo.

3.3 LA ENTREVISTA ESTRUCTURADA

La entrevista estructurada, tiene como objetivo conocer en forma detallada todo lo concerniente a una operación o proceso específico. Esta se basa en un conjunto de preguntas preestablecidas que son dirigidas a una persona, grupo de personas; las cuales han sido definidas con anterioridad por los investigadores con el fin de desglosar cada aspecto involucrado en la operación.

En este sentido, fueron implementadas las preguntas de la OIT, los enfoques primarios y análisis de la operación, preguntas las cuales permitieron realizar un análisis detallado de método de trabajo efectuado por los operarios para la prestación de los servicios y para el análisis de las operaciones ejecutadas en el proceso.

REGISTRO DE LOS DATOS DE LA EMPRESA

El registro de datos de la empresa tiene por objeto la recopilación de información referida al fenómeno, suceso o acontecimiento, que se encuentra bajo estudio.

Para conocer las generalidades de la empresa que incluyen la visión, misión y procesos internos, se verificó el texto "Manual de Organización de la empresa JABES PRODUCTIONS C.A" el cual presenta la información base de la organización y permite tener una noción importante sobre los objetivos que busca alcanzar la organización.

MATERIAL BIBLIOGRÁFICO

Para la realización del estudio, se revisó bibliografía referente a temas de Ingeniería de Métodos que cubrieron aspectos relacionadas al estudio, que incluían el análisis de operaciones, diagramas de procesos, diagramas de flujo de recorridos, listado de preguntas utilizables al aplicar el interrogatorio previsto en el estudio de métodos, principios, enfoques, estudio con cronómetro, determinación de tiempo estándar, entre otros elementos.

PAQUETES COMPUTARIZADOS

El desarrollo y transcripción de los datos e información se efectuó utilizando los paquetes computarizados Microsoft Word, Microsoft Excel y Microsoft Power Point.

PROCEDIMIENTO

El procedimiento utilizado para llevar a cabo la investigación fue el siguiente:

Se estableció contacto con el presidente de la empresa JABES PRODUCTIONS C.A para solicitar el estudio del proceso de alquiler de equipos audiovisuales dentro de la empresa.

Se procedió a revisar material bibliográfico propio de la organización que incluía u manual de organización, con el fin de conocer su filosofía de gestión, procedimientos, etc.

Se realizó un estudio preliminar al servicio de alquiler de equipos audiovisuales, verificando los elementos necesarios para su realización, los responsables, entre otros.

Se realizó un estudio de métodos al proceso de prestación de servicios de alquiler de equipos audiovisuales a le empresa JABES PRODUCTIONS C.A considerando los objetivos generales que desea conseguir la organización.

Se realizó un diagrama de proceso y de flujo de recorrido sobre el método actual de trabajo realizado por la empresa.

Se aplicaron preguntas interrogatorios al "Coordinador de Planificación" y a los "Técnicos Operarios" provenientes de las técnicas interrogatorios de la OIT, los enfoques primarios y de análisis del proceso, para verificar las debilidades y operaciones básicas y críticas dentro del proceso de prestación de servicios de alquiler de los equipos audiovisuales.

Se realizó un análisis del método actual de trabajo y se propuso un nuevo método de trabajo presentando igualmente sus diagramas de procesos y de flujo de recorrido.

Se procedió a calcular las concesiones por fatiga, el nivel de confianza del estudio, tamaño de la muestra, el tiempo normal y el tiempo estándar.

Finalmente se realizó el informe.

CAPÍTULO IV:

Marco teórico

BASES TEÓRICAS

DIAGRAMA DE PROCESO

Según la definición de la American Society of Mechanical Engineers en la ASME Estándar: "El diagrama de procesos es una representación grafica de los acontecimientos que se producen durante una serie de acciones u operaciones y de la información concerniente a los mismos" este tipo de diagrama o esquema también puede referirse, solamente a las operaciones o inspecciones, en cuyo caso seria un diagrama de operaciones, siendo de particular utilidad cuando se trata de tener una idea de los trabajos realizados sobre un conjunto de piezas o componentes que constituyen un montaje, grupo o producto. La utilidad de esta clase de diagramas es la de construir un examen previo y sintetizado de los procesos de trabajo, que puede servir como base a estudios posteriores mas amplios y detallados. Mediante este examen se pueden precisar los hechos de mayor relevancia.

DIAGRAMA DE FLUJO O RECORRIDO

Es una representación grafica sobre el plano del área en el cual se desarrolla la actividad, con las ubicaciones de los puestos de trabajo y el trazado de los movimientos de los hombres y (o) de los materiales. Este tipo de diagrama se usa cuando los recorridos que siguen los materiales y piezas son largos, en general cuando por una u otra causa se debe tener en cuenta de manera especial o hacer resaltar este factor por la importancia que pueda tener en el estudio. Otra modalidad es el diagrama planimetrito (Layout), que se realiza trasladando sobre el las actividades registradas en el diagrama de recorrido con sus correspondientes símbolos e idéntica numeración a la utilizada, caso de haber elaborado previamente dicho diagrama de recorrido.

Definiciones y Símbolos

TÉCNICAS DE INTERROGATORIO

Conjunto de preguntas sistemáticas, es el medio para efectuar el examen crítico sometiendo sucesivamente cada actividad a una serie sistemática y progresiva de preguntas.

¿Qué se logra? (Propósito)

¿Dónde se hace? (Lugar)

¿Cuándo se hace? (Sucesión)

¿Quién lo hace? (Persona)

¿Cómo se hace? (Medios)

ANÁLISIS OPERACIONAL

Procedimiento sistemático utilizado para analizar todos los elementos productivos y no productivos de una operación con vistas a su mejoramiento, permitiendo así incrementar la producción por unidad de tiempo y reducir los costos unitarios sin perjudicar la calidad. Es aplicable a todas las actividades de fabricación, administración de empresas y servicios.

ESTRATEGIAS ELEMENTALES DEL ANÁLISIS OPERACIONAL

• Propósito de la operación

• Diseño de parte y/o pieza

• Tolerancias y/o especificaciones

• Materiales

• Análisis del proceso

• Preparación y herramental

• Condiciones de trabajo

• Manejo de materiales

• Distribución de la plantas y equipos

• Principio de economía de movimientos

ESTUDIO DE TIEMPOS

El estudio de tiempos es una actividad que implica la técnica de establecer un estándar de tiempo permisible para realizar una tarea determinada, con base en la medición del contenido del trabajo del método prescrito, con la debida consideración de la fatiga y las demoras personales y los retrasos inevitables. El analista de estudios de tiempos tiene varias técnicas que se utilizan para establecer un estándar:

• Estudio cronométrico de tiempos

• Datos estándares

• Datos de los movimientos fundamentales

• Muestreo del trabajo

• Estimaciones basadas en datos históricos

Los términos estudio de tiempos y estudio de movimientos han tenido múltiples interpretaciones desde su creación. El estudio de tiempos, creado por Taylor, se usa principalmente para determinar tiempos estándar y el estudio de movimientos, desarrollado por Gilbreth, se utiliza para mejorar métodos.

A Taylor se le considera generalmente como el padre del moderno estudio de tiempo en Estados Unidos, aunque en realidad ya se efectuaban estudios de tiempos en Europa muchos años antes. En 1760 un francés, Perronet, llevó a cabo amplios estudios de tiempos acerca de la fabricación de alfileres. Taylor empezó su trabajo en el estudio de tiempos en 1881 cuando laboraba en la Midvale Steel Compañía de Filadelfia. Después de 12 años desarrolló un sistema basado en el concepto de "tarea", donde proponía que la administración de una empresa debía encargarse de planear el trabajo de cada empleado. Cada trabajo debía tener un tiempo estándar fijado, éste tiempo tenía que estar basado en las posibilidades de trabajo de un operario altamente calificado. En el proceso de fijación e tiempos, Taylor realizaba la división de la asignación del trabajo en pequeñas porciones llamadas "elementos"

OBJETIVOS DEL ESTUDIO DE TIEMPOS

• Minimizan el tiempo requerido para la ejecución de trabajos.

• Conservan los recursos y minimizan los costos.

• Efectúan la producción sin perder de vista la disponibilidad de energéticos o de la energía.

• Proporcionan un producto que es cada vez más confiable y de alta calidad. 

REQUISITOS DEL ESTUDIO DE TIEMPOS

Hay que dar cumplimiento a ciertos requisitos fundamentales antes de emprender el estudio de tiempos. Si se requiere el estándar para una nueva labor, o se necesita el estándar en un trabajo existente cuyo método se ha cambiado en todo o en parte, es preciso que el operario domine perfectamente la técnica de estudiar la operación. Es importante que el método a estudiarse se haya estandarizado en todos los puntos donde se va a utilizar.

Es importante que el representante sindical, el supervisor de un departamento y el obrero sepan que se va a estudiar el trabajo, a favor de obtener información veraz.

Los requisitos personales para que un analista de tiempos obtenga y conserve relaciones humanas exitosas son: 

• 1. Honradez y honestidad

• 2. Tacto y comprensión

• 3. Gran caudal de recursos

• 4. Confianza en sí mismo

• 5. Buen juicio y habilidad analítica

• 6. Agradable y persuasivo

• 7. Paciencia y autodominio

• 8. Energía en cantidades generosas

• 9. Presentación y atuendo personal impecables

• 10. Entusiasmo por su trabajo 

EQUIPO PARA EL ESTUDIO DE TIEMPOS

El equipo mínimo que se requiere para llevar a cabo un programa de estudio de tiempos comprende un cronómetro, un tablero o paleta para estudio de tiempos, formas impresas para estudio de tiempos y calculadora de bolsillo. Además de lo anterior, ciertos instrumentos registradores de tiempo que ese emplea con éxito y tienen algunas ventajas sobre el cronómetro, son las máquinas registradoras de tiempo, las cámaras cinematográficas y el equipo de videocinta. En general, las aptitudes y la personalidad del analista de tiempos son básicas para el éxito y no el equipo utilizado.

Varios tipos de cronómetros están en uso actualmente, la mayoría de los cuales se hallan comprendidos en alguna de las clasificaciones siguientes:

• Cronómetro decimal de minutos (de .01min)

• Cronómetro decimal de minutos (.001 min.)

• Cronómetro decimal de horas (.0001de hr)

• Cronómetros electrónicos 

Es posible montar cuatro cronómetros en un tablero, ligados entre sí, de modo que el analista pueda durante el estudio, leer siempre un cronómetro cuyas manecillas estén detenidas y mantenga un registro acumulativo del tiempo total transcurrido. Un cronómetro totalmente electrónico proporciona una resolución de un centésimo de segundo y una exactitud de +-.002% 

Existen también cronómetros electrónicos auxiliados por computadora, el colector de datos DataMyte 1000 permite la introducción de datos observados y los graba en lenguaje computarizado en una memoria de estado sólido. Las lecturas de tiempo transcurrido se graban automáticamente. Todos los datos de entrada y los datos de tiempo transcurrido pueden transmitirse directamente del DataMyte a una terminal de computadora a través de un cable de salida. Recientemente el DataMyte Corporation desarrolló un modelo que contiene una impresora de alta velocidad.

Máquinas registradoras de tiempo.- Estas máquinas pueden ser utilizadas en ausencia del analista para medir el tiempo en que es productiva una instalación. Una registradora de ocho canales, donde dos terminales cualesquiera se pueden conectar a un censor normalmente abierto que cierra sólo cuando está productiva la máquina o actividad. En el papel de graficación un estilete o trazador registra continuamente el estado de una máquina o instalación.

Equipo cinematográfico y de videocinta.- El equipo de videocinta proporciona la importante ventaja de una repetición instantánea. En la actualidad los sistemas de videocinta están disponibles en un formato de 8 mm. Y un equipo de calidad incluye una cámara que filme a 120 cuadros por segundo. 

En cuanto al equipo cinematográfico, se debe seleccionar una cámara con tres lentes, uno estándar, una lente angular, que proporciona área visual adicional, y una lente telefoto para obtener mayor cantidad de detalles en un área visual limitada. En cámaras cinematográficas, se dispone de modelos que proporcionan velocidades de exposición de 1, 10 o 1000 cuadros por minuto.

Tablero portátil para el estudio de tiempos.- Cuando se usa el cronómetro es necesario disponer de un tablero conveniente para fijar la forma impresa especial para estudio de tiempos y el cronómetro. Este tablero o paleta tiene que ser ligero, para no cansar el brazo, y suficientemente rígido y resistente para servir de respaldo adecuado a la forma de estudio de tiempos.

TOMA DE TIEMPOS

Existen dos técnicas para anotar los tiempos elementales durante un estudio, el método continuo y el método de regresos (vuelta) a cero. 

Método de regresos a cero.- Ésta técnica el cronómetro se lee a la terminación de cada elemento, y luego las manecillas se regresan a cero de inmediato. Al iniciarse el siguiente elemento las manecillas parten de cero. El tiempo transcurrido se lee directamente en el cronómetro al finalizar este elemento y las manecillas se regresan a cero otra vez, y así sucesivamente durante todo el estudio. Ésta técnica tiene algunas desventajas:

• Se pierde tiempo al regresar a cero la manecilla, por lo tanto, se introduce un error acumulativo en el estudio

• Es difícil tomar el tiempo de elementos cortos

• No siempre se obtiene un registro completo de un estudio en el que no se hayan tenido en cuenta los retrasos y los elementos extraños

• No se puede verificar el tiempo total sumando los tiempos de las lecturas elementales

Método continuo.- Se deja correr el cronómetro mientras dura el estudio. En esta técnica, el cronómetro se lee en el punto terminal de cada elemento, mientras las manecillas están en movimiento. En caso de tener un cronómetro electrónico, se puede proporcionar un valor numérico inmóvil.

REGISTRO DEL TIEMPO DE CADA ELEMENTO

Al anotar las lecturas del cronómetro, el analista registra solamente los dígitos o cifras necesarios y omite el punto decimal, teniendo así el mayor tiempo posible para observar la actuación del operario. Es decir, si se usa un cronómetro con decimales de minutos y el punto terminal del primer elemento ocurre a .08 min., el analista anotará solamente el dígito 8 en la columna L de la forma impresa para el estudio de tiempos.

Todas las lecturas cronométricas se anotan en orden consecutivo en la columna L hasta completar el ciclo. Cuando al observador se le escape hacer una lectura, inmediatamente deberá indicarlo con una E en la columna L de la forma impresa.

Durante el estudio, un operario quizá encuentre retrasos inevitables como la interrupción ocasionada por un empleado de oficina, por el supervisor o por una herramienta que se rompe, incluso el operario puede ocasionar intencionalmente un cambio en el orden para ir a tomar agua o un descanso. A esta clase de interrupciones se les denomina elementos extraños. Cuando un elemento extraño ocurre, el observador denotará el evento mediante una designación alfabética en la casilla de la columna T de dicho elemento. La letra A se usará para el primer elemento extraño, la B para el segundo y así sucesivamente.

LA MEDICIÓN DEL TRABAJO

Siempre ha constituido un problema para la administración, ya que a menudo los planes para la provisión de bienes o servicios, de acuerdo con un programa confiable y un costo predeterminado, dependen de la exactitud con que se puede pronosticar y organizar la cantidad y tipo de trabajo humano implicado.

Pues bien, la British Standars Institution la ha definido como:

"La aplicación de técnicas diseñadas para determinar el tiempo en que un obrero calificado debe realizar determinada tarea a una nivel definido de rendimiento".

La medición del trabajo proporciona una base mucho más satisfactoria sobre la cual hacer planes.

SISTEMAS DE CALIFICACIÓN DE LA ACTUACIÓN

CALIFICACIÓN POR VELOCIDAD Y NÚMERO DE CICLOS A OBSERVAR

Cuando se realiza un estudio de tiempos, es necesario efectuarlo con trabajadores calificados, ya que por medio de estos los tiempos obtenidos serán confiables y consistentes.

El trabajador calificado es aquel que reconoce que tiene las actitudes físicas necesarias, que posee la inteligencia requerida e instrucción y que ha adquirido la destreza y conocimientos necesarios, para efectuar el trabajo en curso según normas satisfactorias de seguridad, cantidad y calidad.

La calificación por velocidad es un método de evaluación de la actuación en el que sólo se considera la rapidez de realización del trabajo (por unidad de tiempo). En este método el observador mide la efectividad del operario en comparación con el concepto de un operario normal que lleva a cabo el mismo trabajo, y luego asigna un porcentaje para indicar la relación o razón de la actuación observada a la actuación normal. Es necesario que el observador tenga un conocimiento pleno del trabajo antes de evaluarlo.

Al calificar por velocidad, 100 % generalmente se considera ritmo normal. De manera que una calificación de 110% indicaría que el operario actúa a una velocidad 10 % mayor que la normal, y una calificación del 90 %, significa que actúa con una velocidad de 90 % de la normal.

CALIFICACIÓN OBJETIVA

Existen dos factores para la determinación del factor para la calificar la actuación:

• Calificación por Velocidad.

• Grado de Dificultad.

En el grado de dificultad intervienen las siguientes categorías: extensión o parte del cuerpo que se emplea, pedales, bimanualidad, coordinación ojo-mano, requisitos sensoriales o de manipulación, peso que se maneja, etc.

La suma de los valores numéricos para cada uno de los seis factores comprende el ajuste del grado de dificultad.

CALIFICACIÓN POR NIVELACIÓN

SISTEMA WESTINGHOUSE

(Factor de Nivelación) o (Factor de actuación)

En este método se considera cuatro factores al evaluar la actuación del operario, que son habilidad, esfuerzo o empeño, condiciones y consistencia.