Lean TI: Optimizando el uso de los Sistemas de Información

Importancia de la Información:

En este mundo globalizado y de constantes cambios, las empresas obligadamente requieren ser cada vez más ágiles y se deben adaptar con mayor facilidad a estos cambios.

Actualmente, las compañías dependen en su totalidad de tener la información exacta en el momento preciso, las empresas que no son capaces de alcanzar esto, están en peligro de extinción porque con el paso de los años la información se ha convertido en el arma más potente para la toma decisiones, y es aquí donde radica la prioridad de desarrollar nuevas tecnología que permitan tener la información requerida y lista para ser utilizada.

Una frase de Sir Francis Bacon dice:"El conocimiento es poder", las empresas que saben manejar la información, tienen el poder de tomar decisiones que las beneficien y es aquí donde la tecnología de información juega un papel fundamental, porque las empresas pueden tener una ventaja competitiva sostenible que les permita estar por encima de sus competidores.

Sin embargo, la mayoría de las organizaciones han fallado al no aprovechar el ambiente existente e implementar ideas innovadoras para mejorar el papel que juegan los sistemas de información dentro de sus organizaciones, algunos de estos errores son:

Resistencia al cambio por parte de la gente
Deficiencias para reconocer amenazas competitivas rápidamente.
Rosbutez de los sistemas de información.
Escasez de Recursos apropiados
Incertidumbre de cómo o porque automatizar procesos

"Lean Manufacturing":

El término de Lean Manufacturing puede ser traducido como Manufactura Delgada o manufactura Esbelta. Su propósito es el de reducir las actividades que no agregan valor de los procesos para agilizarlos.

A través de ciertos principios y técnicas de depuración, la manufactura esbelta trata de quitar todas las actividades que no agreguen valor al producto final que recibe el cliente. Las implementaciones de la manufactura esbelta se hicieron exitosas principalmente en industrias automotrices, donde inicialmente se llevaron a cabo las implementaciones con resultados muy satisfactorios.

En los últimos años, diversas herramientas de producción han sido empleadas para hacer mas eficientes a los negocios, una de estas herramientas es la filosofía "Lean Manufacturing" la cual busca eliminar las "mudas", palabra japonesa que significa "desperdicio", y que según Womak, podemos definir como toda aquella actividad que utiliza recursos pero que no genera un valor a los ojos del cliente, y que actualmente plaga a la mayoría de las empresas. Además incluye conceptos como justo a tiempo, cero defectos y flujo de proceso continuo.

Algunos principios básicos de esta filosofía son:

Valor: Se determina lo que el cliente está dispuesto a pagar.
Cadena de Valor: Modelado y registro de todas las acciones específicas requeridas para eliminar las actividades que no añaden valor.
Flujo: La eliminación de las interrupciones para lograr que el flujo de la cadena no tenga interrupciones.
Dinamizar: La capacidad de innovar los productos y los procesos a través de los conceptos que brinda la utilización por parte de los clientes.
Perfección: La habilidad para lograr que las cosas se hagan bien desde el primer momento hasta la aplicación del esfuerzo de mejora continua.

Adelgazando la Tecnología de Información o "Lean TI":

Al conjuntar "lean manufacturing" con la tecnología de información, podemos lograr una herramienta bastante competitiva, la cual tendría el objetivo de eliminar desperdicios, eliminar retrasos, reducir errores informáticos y aumentar la velocidad a la cual la tecnología de información agrega valor al negocio, a los clientes y a los accionistas, esta herramienta recibiría el nombre de "Lean TI" o "Tecnología de Información Esbelta".

Si se quiere hacer mas eficiente el uso de las tecnologías de información, es necesario considerar el termino "LEAN"; el administrar o manejar un sistema de información requiere capacitaciones largas, familiarizaciones con el sistema, y en la mayoría de los casos la curva de aprendizaje es lenta, por lo que los usuarios duplican información llevando registros físicos (en papel) y cargándolos al sistema, por lo que la información en ocasiones no se actualiza en los sistemas.

Por todo esto, la integridad de la información se ve comprometida y por ello se va "Engordando a la organización", porque estamos realizando operaciones que no agregan valor al producto y que el sistema puede realizar de manera automática.

Esta herramienta, debe de estar alineada con la visión del negocio porque le permitiría a las organizaciones tomar decisiones que tendrían un impacto en el largo plazo, que en la actualidad al hablar de largo plazo dadas las condiciones de los negocios actuales, no podría ser un periodo mayor a 5 años.

El aplicar la filosofía "LEAN" a la tecnología de información permitiría analizar toda la cadena de valor, desde los técnicos en computación hasta los usuarios del sistema en el negocio, los beneficios que podrían obtener las empresas que utilizan esta herramienta serían:

Reducción de Costos — Identificando procesos innecesarios y subprocesos se pueden rediseñar tareas para que puedan ser mas eficientes y consecuentemente utilizar menos recursos.
Incrementar el Valor — Al igual que los costos, se deben identificar las cadenas de valor de las cuales es parte la Tecnología de Información, esto permite a los gerentes de TI participar de manera proactiva en las iniciativas para crear valor.
Reducir Tiempos de Espera — Un principio fundamental detrás de la transformación a la Tecnología de Información Esbelta, es la eliminación de retrasos, cuellos de botella y retrasos sistemáticos. Se deben diseñar los procesos de manera para reducir estos retrasos lo mas posible, considerando la cultura organizacional y los perfiles del personal para que el cambio organizacional no sea tan drástico.
Reducción de Errores — Uno de los resultados mas significativos de eficientizar los procesos y reducir la espera, es la subsecuente reducción de errores.
Eliminación de Barreras — Se eliminan las barreras entre el departamento de sistemas y el resto de los departamentos de la organización.

Es importante mencionar que de alcanzar alguno de estos beneficios es de vital importancia ya que se estaría alcanzando una ventaja competitiva sobre los competidores.

Un ejemplo práctico es el enfoque que se le esta dando en la actualidad a los sistemas de ERP (Enterprise Resource Planning), en donde algunas personas creen que es una utopía dado que el ambiente lean o esbelto se enfoca a un modelo "PULL" en donde los bienes no se producen o compran hasta que se tiene una demanda para ese producto. Los sistemas tradicionales de ERP operan con un modelo "PUSH" en donde los bienes son producidos para cumplir con una demanda pronosticada.

Estos dos enfoques, se les puede definir como "Just in Time" para el modelo Pull y "Just in Case" para el modelo Push. Para lograr esto, algunos productores de software han creado lo que se conoce como aplicaciones "Flow Manufacturing", las cuales permiten trabajar con la filosofía LEAN y el ERP identificando actividades que no le agregan valor al producto y que agregan costo.

Es obvio que el implementar un ERP no significa que se tenga operaciones esbeltas, o que la implementación sea un éxito. Para poder asegurar la implementación exitosa de un ERP y un programa de flujo en un ambiente de manufactura, es necesario establecer primero los principios y metodologías de "LEAN" como la base sobre la cual se va a implementar el ERP y el paquete de Flujo.

Algunos beneficios de utilizar un ERP bajo el esquema de lean, se puede ver en la siguiente tabla:

TABLA 1: ERP TRADICIONAL vs. LEAN ERP

ERP Tradicional

• Los planes de producción se hacen con base en una mezcla de ordenes reales y pronósticos de demanda. • El marco de tiempo de planeación y producción es de 12 semanas aprox. • La producción se hace en grandes lotes para lograr eficiencias de grandes corridas de producción. • El producto se mueve a través de la planta en lotes los cuales pasan por una serie de operaciones antes de de pasar a la siguiente estación. • Se opera bajo el concepto de centros de maquinado operando al 100%. • El abastecimiento se hace con base en pronósticos de planes de producción desarrollados por el sistema ERP.

Lean ERP•La producción se basa solamente en ordenes recibidas, ya sean de clientes internos o externos. • Un modelo mixto de producción donde los bienes se pueden elaborar sin importar el orden de operaciones y en lotes de una unidad. • Cuando se termina una operación en una unidad, esa unidad se mueve a la siguiente operación, siguiendo un flujo continuo. • Se requieres líneas de producción balanceadas con tiempos de carga y ciclo sincronizados. •Se usan Kanbans para disparar el reabastecimiento de materiales y componentes

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Martín Toranzo Benavente