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Actualización del control de registros y control de documentos del sistema de gestión de la calidad

    edu.red INTRODUCCIÓN El Departamento de Mantenimiento Control e Instrumentación que integra la División de Planta Macagua de C.V.G EDELCA; tiene como función principal gestionar el mantenimiento de los equipos y sistemas electrónicos, electromecánicos y mecánicos de instrumentación y control. CVG EDELCA es la Empresa de Generación Hidroeléctrica más importante en el país y su proceso de generar energía eléctrica esta certificado con la Norma Venezolana COVENIN ISO 9001:2000, por lo tanto todos sus procedimientos y documentos se rigen por los controles que establece el Sistema de Gestión de la Calidad. El siguiente trabajo se presenta la actualización del Control de Registros y Control de Documentos del Sistema de Gestión de la Calidad en el Departamento de Control e Instrumentación de la División Planta Macagua de la empresa C.V.G EDELCA. El actualizar el Control de Registros y el Control de Documentos se realiza para facilitar el desarrollo de las actividades, de tal modo que se pueda trabajar de manera efectiva para que sirva de control para la unidad organizativa responsable de su administración y a su vez ayudar a la mejora continua de la empresa.

    edu.red CONTENIDO CONTENIDO

    edu.red EL PROBLEMA PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA El Departamento de Mantenimiento Control e Instrumentación al formar parte de la División de Planta Macagua tiene la obligación de mantener un control de registros y documentos pertenecientes a su Sistema de Gestión de la Calidad utilizados internamente para poder dar cumplimiento a los requisitos exigidos por la empresa. De tal forma se cuenta con un control de registros y control de documentos que les permite mantener y controlar permanentemente toda la información en un medio de archivo electrónico, facilitando el desarrollo de sus actividades diariamente y por consiguiente se desarrolla una mayor organización y un mejor manejo de los archivos existentes en el Departamento de MCIM. La División Planta Macagua como parte del mejoramiento continuo en la empresa ha incentivado a todos los Departamentos que lo conforman a que continuamente realicen una revisión de sus procesos internos para verificar que se cumplan con los requisitos que exigen las Normas Venezolanas COVENIN ISO 9001:2000.

    edu.red Por lo tanto en el Departamento de MCIM surge la necesidad de actualizar el control de registros y el control de documentos para poder eliminar los posibles hallazgos que puedan presentarse en las próximas auditorias , ya que actualmente existen algunos documentos y registros que su tiempo de retención a culminado y se deben cambiar a la carpeta de archivos inactivos; también se presentan documentos con nueva revisión o nueva emisión que se deben registrar en la Lista Maestra para mantener una buena organización de los archivos existentes en el sistema; para que al momento de realizar ya sea las revisiones exploratorias o auditorias todo se encuentre en conformidad con los requisitos establecidos. EL PROBLEMA PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

    edu.red OBJETIVO GENERAL Actualizar el Control de Registros y el Control de Documentos del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) del Departamento de Mantenimiento de Control e Instrumentación de la División Planta Macagua de CVG EDELCA. EL PROBLEMA OBJETIVOS ESPECÍFICOS 1 2 3 4 5

    edu.red MARCO METODOLÓGICO TIPO DE INVESTIGACIÓN Descriptiva Aplicada Documental Según el nivel de conocimientos Se considera que el estudio es descriptivo ya que se seleccionan una serie de aspectos y se mide o recolecta información sobre cada una de ellos para apoyar la investigación. Se considera que esta investigación es de carácter descriptivo porque se basará en el estudio y evaluación del sistema de control de registros y el control de documentos que hacen referencia al SGC desarrollados en el Departamento de Mantenimiento Control e Instrumentación Macagua, con el fin de lograr su actualización Según su propósito El tipo de investigación es aplicada. “Este tipo de Investigación se dirige fundamentalmente a la resolución de problemas”. La Investigación es de tipo Aplicada, ya que está dirigida a resolver el problema existente y realizar la actualización del control de registros y el control de documentos del Sistema de Gestión de la Calidad del Departamento de Mantenimiento de Control e Instrumentación de la División de Planta Macagua de CVG EDELCA. Según la estrategia empleada Para la recopilación de información la investigación es de tipo Documental Se establece este tipo de investigación para este estudio, porque se fundamentará en la revisión detallada de fuentes bibliográficas y documentos, manuales e instrucciones que rigen en materia de manejo de documentos y registros del Sistema de Gestión de la Calidad, tales como: Normas Internacionales COVENIN de la serie ISO 9000, documentos pertenecientes al SGC.

    edu.red MARCO METODOLÓGICO POBLACIÓN La población, "Se refiere a un conjunto de elementos, seres o eventos concordantes entre sí en cuanto a una serie de características, de las cuales se desea obtener alguna información”. La población viene siendo representada por el archivo electrónico que contiene el Control de los Registros y el Control de Documentos del Sistema de Gestión de la Calidad pertenecientes al Departamento Mantenimiento de Control e Instrumentación Macagua

    edu.red MARCO METODOLÓGICO Análisis Documental. Entrevistas. TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE DATOS Material Bibliográfico Computador con conexión a Internet Software Windows XP Software Libre

    edu.red SITUACIÓN ACTUAL Actualmente el Departamento de Mantenimiento de Control e Instrumentación trabaja bajo los requerimientos del SGC de la División de Planta Macagua, este requiere ser dirigido y controlado en forma sistemática y transparente; lo cual se logra actualizando los procesos pertenecientes al Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) de acuerdo a la NVC ISO 9001:2000. El Control de Registros y el Control de Documentos que posee el Departamento de MCIM se encuentra desactualizado ya que el tiempo de retención de muchos archivos a culminado y se deben cambiar a la carpeta de archivos inactivos; se presentan documentos que no se encuentran ubicados en la lista maestra y deben ser ordenados y colocados en dicha lista para mantener una buena organización de los archivos existentes en el sistema; también se encuentran documentos que deben ser desincorporados del Control de Registros porque son documentos que no pertenecen a dicho registro ya que son registros que le pertenecen a otros Departamentos. Por lo tanto en el Departamento de MCIM surge la necesidad de actualizar el Control de Registros y el Control de Documentos para poder eliminar los hallazgos que puedan presentarse en las próximas auditorias y de esta manera contribuir con el mejoramiento continuo de la empresa. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL

    edu.red SITUACIÓN PROPUESTA 1.- ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL A TRAVÉS DE LA MATRIZ FODA

    edu.red 2.- ESTUDIO SOBRE EL MANEJO DEL CONTROL DE REGISTROS Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD. SITUACIÓN PROPUESTA Control de Registro: (Gp:) CONTROL DE REGISTROS DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD (Gp:) CVG EDELCA División de Desarrollo de la Organización. En el control de registros están establecidos los controles necesarios para la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y disposición de los registros que proporcionan evidencia de la operación eficaz del Sistema de Gestión de la Calidad. Los registros de la calidad son controlados de la siguiente manera: Su identificación, revisión y estado. Su almacenamiento, tiempo de retención en archivo activo o inactivo, disposición, ubicación y archivo. Los registros tanto físicos como electrónicos están protegidos para evitar su perdida. La unidad organizativa puede establecer en forma documentada criterios especifico para la protección y archivo de los registros. La distribución de formularios controlados del Sistema de Gestión de la Calidad se realiza utilizando la Lista de Distribución de Documentos del Sistema de Gestión de la Calidad.

    edu.red SITUACIÓN PROPUESTA (Gp:) CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD (Gp:) CVG EDELCA División de Desarrollo de la Organización. Control de Documentos: En el Control de Documentos se establecen los controles necesarios para la elaboración, aprobación, revisión, actualización, identificación, distribución, legibilidad, y manejo de los documentos que forman parte del Sistema de Gestión de la Calidad CVG EDELCA. Los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad son controlados de la siguiente manera: Los tipos de documentos que comprenden el Sistema de Gestión de la Calidad son los siguientes: Manual de la Calidad, Documentos de Origen Externo, Política de la Calidad Instrucciones de Trabajo, Objetivo de la Calidad, Instrucciones de Trabajo Comunes, Mapa de Procesos, Formularios Obligatorios, Mapa de Relaciones, Formularios y Registros, Diagrama de Caracterización Formularios y Registros Comunes, Procedimientos Obligatorios, Documentos Adicionales, Procedimientos Comunes , Documentos Adicionales Comunes, Procedimientos Internos La presentación de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad están normalizados según la NVC-ISO 9001:2000 Los documentos deben ser codificados en estricto orden y de manera invariable.

    edu.red SITUACIÓN PROPUESTA 3.- ARCHIVOS REQUERIDOS PARA LA ACTUALIZACIÓN DEL CONTROL DE REGISTROS Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL DEPARTAMENTO DE MCIM. En la Lista Maestra se encuentran trescientos un (303) Documentos, equivalentes al 100 % y están compuestos de la siguiente manera: Porcentaje de Documentos encontrados en la Lista Maestra

    edu.red En el Control de Registro de la Calidad se encuentran doscientos ochenta y cuatro (284) Registros, equivalente al 100 %. Conformados de la siguiente manera: SITUACIÓN PROPUESTA Porcentaje de Documentos encontrados en el Control de Registro de la Calidad

    edu.red En la Lista de Revisión de los Documentos del Sistema de Gestión de la Calidad se encuentran todas las revisiones existentes, y se hallan (303) documentos, equivalente al 100 %. Conformados de la siguiente manera: SITUACIÓN PROPUESTA Porcentaje de Documentos encontrados en la Lista de Revisión del SGC

    edu.red 4.-PROCEDIMIENTOS PARA ESTABLECER LAS MEJORAS AL CONTROL DE REGISTROS Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL DEPARTAMENTO DE MCIM. SITUACIÓN PROPUESTA Ubicar toda la documentación referente al SGC del Dpto. de MCIM, para esto fue necesaria la revisión detallada de todas las carpetas del Departamento y de las Secciones, para encontrar todos los archivos en físico vinculados al SGC y de esta manera conocer su ubicación y sus códigos. Una vez conocida la documentación a la cual hace referencia el SGC, se debe ejecutar la actualización de la Lista Maestra, la Lista del Control de Registros de la Calidad y la Lista de Revisión de los Documentos del SGC, para ello es necesario ubicar el archivo electrónico donde se lleva todo el Control de Registros y Control de Documentos del Departamento para tenerlo como soporte al actualizar la documentación referente al SGC. El Control de Registros y el Control de Documentos del Departamento de MCIM, es manejado bajo un programa informático llamado OpenOffice (Linux) donde se encuentran cuatro formularios (Lista Maestra, Control de Registros de la Calidad, Lista de Revisión de los Documentos del SGC y Lista de Distribución de los Documentos del SGC), en los cuales se encuentran diversos documentos, que son necesarios para verificar si los mismos se encuentran en el Departamento de MCIM.

    edu.red Existen documentos que han sido extraviado, que su tiempo de retención en archivo activo a culminado y otros que tienen revisiones nuevas; debido a esto es necesario imprimir las nuevas revisiones del documento e incluirla en las carpetas del Departamento y e informar al personal que existe una revisión nueva del documento. Alguna parte de la documentación perteneciente al SGC no se localizaba en físico, para ejecutar la actualización, fue necesaria la ubicación del responsable que elaboro o actualizo la última revisión del documento y hacer la solicitud para que facilitara el archivo en digital, ya que los archivos pueden encontrarse en físico, electrónico o físico-electrónico. Para luego proceder a la verificación del código, nombre, ubicación, revisión y fecha de emisión para culminar con la actualización del Control de Registro y Control de Documentos del SGC. SITUACIÓN PROPUESTA Para empezar actualizar el Control de Registros y el Control de Documentos del SGC, se debe realizar una revisión exhaustiva de todos los documentos que se encuentran en físico pertenecientes al Departamento , para verificar el código, la revisión, el nombre, la fecha de emisión y la ubicación del documento, y de esta manera ir avanzando en el proceso de actualización.

    edu.red SITUACIÓN PROPUESTA 5.- ACTUALIZACIÓN DEL CONTROL DE REGISTROS Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE MCIM Fecha: __________ Código de la Unidad: ___654___ Lista Maestra. Revisión: 4 LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS CONT. EXT.

    edu.red SITUACIÓN PROPUESTA LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS Fecha: __________ Código de la Unidad: ___654___ Lista Maestra. Revisión: 5 REVISION CONT. EXT. UBICACION DEL ARCHIVO ELECTRONICO

    edu.red SITUACIÓN PROPUESTA CONTROL DE REGISTRO DE LA CALIDAD Fecha: __________ Código de la Unidad: ___654___ Control de Registro de la Calidad. Revisión: 3

    edu.red SITUACIÓN PROPUESTA Fecha: __________ Código de la Unidad: ___654___ CONTROL DE REGISTRO DE LA CALIDAD Control de Registro de la Calidad. Revisión: 4

    edu.red SITUACIÓN PROPUESTA Fecha: __________ Código de la Unidad: ___654___ LISTA DE REVISIÓN DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Lista de Revisión de Documentos del SGC. Revisión: 4.

    edu.red SITUACIÓN PROPUESTA Fecha: __________ Código de la Unidad: ___654___ LISTA DE REVISIÓN DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Lista de Revisión de Documentos del SGC. Revisión: 5.

    edu.red SITUACIÓN PROPUESTA Fecha: __________ Código de la Unidad: ___654___ Lista de Distribución de Documentos del SGC. Revisión: 4 LISTA DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUEMNTOS DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD Lista de Distribución de Documentos del SGC. Revisión: 5 Fecha: __________ Código de la Unidad: ___654___ LISTA DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUEMNTOS DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

    edu.red CONCLUSIONES En el Departamento de Mantenimiento de Control e Instrumentación Macagua; el Control de Registros y el Control de Documentos se encuentra desactualizado, debido a que el tiempo de retención de muchos archivos ha culminado y muchas revisiones no se encuentran vigentes. El Control de Registros y el Control de Documentos que se maneja en el Departamento de MCIM, es basado en la Norma ISO 9001:2000 requisitos de documentación. Permitiendo mayor flexibilidad a la organización en cuanto a la forma que escoge para documentar su SGC, permitiendo que cada organización desarrolle la mínima cantidad de documentación necesaria a fin de demostrar la planificación, operación y control eficaces de sus procesos y la implementación y mejora continua de la eficacia de su SGC. Los documentos y registros de mantenimiento los manejan los Jefes de Sección, Técnicos e Ingenieros de Mantenimientos y el Coordinador de la Calidad. Todo el personal tiene acceso a la documentación técnica y administrativa del SGC, de la Gestión administrativa y la Gestión de mantenimiento responsabilidad del Departamento de MCIM.

    edu.red CONCLUSIONES El tiempo de retención de un archivo activo oscila entre 3 o 4 años. También existen registros que no poseen tiempo de retención que se encuentran activos cada vez que se actualice esto es aplicado exclusivamente a los documentos del SGC. Para desincorporar un documento su tiempo máximo de retención debe haber culminado y de esta manera debe ser colocado en los archivos inactivos. La actualización del Control de Registro y Control de Documentos básicamente se realiza con la desincorporación de archivos obsoletos, el cual se ejecuta dependiendo del tiempo de retención en archivo activo que tenga el documento para luego proceder al cumplimiento de la disposición final del mismo, que pueden ser destrucción manual (documentos de medio físico) o borrado de disco duro (documentos de medio electrónico).

    edu.red RECOMENDACIONES Realizar periódicamente revisiones a la Lista Maestra y al Control de Registro, para tomar acciones correctivas que disminuyan los hallazgos y los reportes de no conformidad relacionada a la Norma COVENIN ISO 9001:2000, para mantener la certificación y la mejora continua de la empresa. Velar por el cumplimiento de los lineamientos establecidos en el Control de Documentos del Sistema de Gestión de la Calidad de CVG-EDELCA. Actualizar al personal acerca de todos los procedimientos y normas establecidos para el manejo del Control de Registro y Control de Documentos. Informar al personal sobre la implementación de las mejoras realizadas a la Lista Maestra y al Control de Registro y la importancia de su uso. Mantener un orden sobre el préstamo, la entrega y la ubicación de cada documento y registro del Departamento por medio de un formulario personal de ubicación de documentos.

    edu.red RECOMENDACIONES Abrir una carpeta en físico y digital de los archivos inactivos, y documento obsoletos para que al momento de realizar las futuras actualizaciones, sea mas rápida la búsqueda de los documento. Utilizar en el soporte digital donde se encuentran el Control de Registro y el Control de Documentos color de relleno donde cada color tenga su significado. El uso continuo de las Listas Maestra de Documentos previene el uso no intencionado de documentos obsoletos, aplicando una adecuada y clara identificación de la documentación en el caso de que se mantenga por cualquier razón con el pasar del tiempo. El establecimiento de una Instrucción de Trabajo, que permita plantear los pasos a seguir para actualizar el Control de Documentos y el Control de Registros, e incorporar las modificaciones ejecutadas a la documentación que forma parte del SGC.