Diseño de un sistema de información para la unidad de investigación de la dirección de investigación y postgrado

Enviado por IVÁN JOSÉ TURMERO ASTROS

edu.red UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA “ANTONIO JOSÉ DE SUCRE” VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL TRABAJO DE GRADO El Problema La Empresa La Unidad Regional de Investigación, de la Dirección de El Problema Metodología Situación Actual Situación Propuesta Conclusiones Recomendaciones Investigación y Postgrado cuenta con tres unidades adscritas las cuales son: Asistencia Técnica, Control de Proyectos, Revista Universitaria, las cuales requieren de una gran cantidad y diversidad de documentos digitales y físicos que soporten cada uno de sus procesos, siendo esto manejado de forma manual, ocasionando que el manejo de los documentos tanto físicos como electrónicos resulten complejos, presentándose la dificultad en la ubicación de la información, duplicidad de documentos, procesos inconsistentes, documentos no actualizados.

edu.red UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA “ANTONIO JOSÉ DE SUCRE” VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL TRABAJO DE GRADO El Problema La Empresa El Problema Metodología Situación Actual Situación Propuesta Conclusiones Recomendaciones Con el propósito del mejoramiento continuo que se está llevando a cabo en la Unidad Regional de Investigación adscrita a la Dirección de Investigación y Postgrado con el objeto de lograr la integración, nace la necesidad de contar con un Sistema de Información que permita al personal de esta Unidad aumentar su nivel de conocimiento y a su vez disponer, en todo momento, de la información concerniente a todas aquellas actividades relacionadas con la documentación Técnica y Administrativa de la Unidad.

edu.red UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA “ANTONIO JOSÉ DE SUCRE” VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL TRABAJO DE GRADO La Empresa Objetivo General El Problema Diseñar un Sistema de Información para la Gestión Metodología Situación Actual Situación Propuesta Conclusiones Recomendaciones de los documentos Técnicos y Administrativos de la Unidad Regional de Investigación de la Dirección de Investigación y Postgrado UNEXPO Vice- Rectorado Puerto Ordaz.

edu.red UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA “ANTONIO JOSÉ DE SUCRE” VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL TRABAJO DE GRADO La Empresa El Problema Metodología Situación Actual Situación Propuesta Objetivos Específicos 1.-Diseñar y aplicar encuestas con el fin de conocer las necesidades específicas de la Unidad Regional de Investigación para disponer de un Sistema de Información. 2.-Determinar los requerimientos del sistema de información, así como también sus especificaciones y características en función de las necesidades antes investigadas. 3.-Diseñar el Modelo Conceptual de los documentos técnicos y administrativos del Sistema de Información. Conclusiones 4.-Diseñar el Modelo Físico del Sistema de Información Recomendaciones de la Unidad Regional de Investigación.

edu.red UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA “ANTONIO JOSÉ DE SUCRE” VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL TRABAJO DE GRADO La Empresa El Problema Metodología Situación Actual Situación Propuesta Objetivos Específicos 5.-Diseñar el Modelo Lógico del Sistema de Información de la Unidad Regional de Investigación. 6.-Elaborar el Diagrama de Flujo de Datos de Sistema de Información. 7.-Desarrollar el Software que servirá de soporte al Sistema de Información 8.-Realizar pruebas al Sistema de Información en conjunto con el personal de la Unidad de Investigación. Conclusiones 9.-Diseñar un instructivo del manejo del Sistema de Recomendaciones Información.

edu.red UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA “ANTONIO JOSÉ DE SUCRE” VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL TRABAJO DE GRADO La Empresa Tipo de Estudio El Problema No experimental Metodología Situación Actual De Campo Proyectiva Situación Propuesta Conclusiones Recomendaciones Descriptivo- explicativo no experimental

edu.red UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA “ANTONIO JOSÉ DE SUCRE” VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL TRABAJO DE GRADO La Empresa El Problema Metodología Situación Actual Situación Propuesta Conclusiones Recomendaciones Instrumentos Los pasos utilizados para analizar la Información, se basaron en los datos obtenidos por observación directa, por la documentación contenida en los Informes de Gestión de los Centros de Investigación, entrevistas no estructuradas al personal que labora en la Unidad Regional de Investigación.

edu.red UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA “ANTONIO JOSÉ DE SUCRE” VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL TRABAJO DE GRADO La Empresa Materiales El Problema Computadora Metodología Fireworks MX Lápiz y formato para la captura Situación Actual Situación Propuesta Adobe Photoshop 7.0 (editor de imag) Macromedia Flash 8 Cámara fotográfica Digital Conclusiones Recomendaciones

edu.red UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA “ANTONIO JOSÉ DE SUCRE” VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL TRABAJO DE GRADO La Empresa Procedimientos El Problema Recolección de Metodología Situación Actual Situación Propuesta Conclusiones Recomendaciones Desarrollo Datos Diseño

edu.red UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA “ANTONIO JOSÉ DE SUCRE” VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL TRABAJO DE GRADO Situación Actual La Empresa El Problema PERSONAL NO EXISTE PERSONAL DEDICADO AL Diagrama Causa-Efecto INFORMACIÓN TÉCNICA INDISPONIBILIDAD PROCESO DE DOCUMENTACIÓN ALMACENAMIENTO INADECUADO DESCONTORL EN EL SEGUIMIENTO Metodología DUPLICIDAD DE TRABAJO FALTA DE INTERES DUPLICIDAD DESCENTRALIZACIÓN DESCONOCIMIENTO DE NORMAS Y PROCEDIMENTOS Situación Actual Situación Propuesta NO SE DISPONE DE LOS EQUIPOS INADECUADAS CARENCIA DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN ADECUADOS PARA LA DIGITALIZACIÓN INSUFICIENTE ESPACIO FÍSICO Conclusiones Recomendaciones EQUIPOS INSTALACIÓN

edu.red REQUISITODELOSCLIENTES SATISFACCIÓNDELOSCLIENTES UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA “ANTONIO JOSÉ DE SUCRE” VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL TRABAJO DE GRADO Situación Actual La Empresa Procesos de la Unidad Regional de Investigación Dirección de Investigación y Postgrado Unidad Regional de Investigación El Problema Metodología COMUNICACIÓN CON EL CLIENTE Proveedores Insumos/ Formular Estrategia y Lineamientos MAPA DE PROCESO PROCEOS DE GESTION GESTIÓN Planificar y Desplegar la Gestión MANTENER LAS UNIDADES INTEGRADAS Realizar Seguimientos y Control de Gestión RETROALIMENTACIÓN DEL CLIENTE Servicios Procesos Claves Situación Actual Situación Propuesta Entrada Gestionar los Sistema de Investigación Gestionar la Administración de los Usuarios de la Investigación Salida Conclusiones Gestionar las Adquisición y el Almacenamiento Gestionar los Servicios de la Unidad Gestionar los Servicios Administración Gestionar los Proyecto de Investigación Gestionar los Proceso para la Publicación en la Revista Gestionar los Proceso para la Asistencia Técnica Recomendaciones

edu.red UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA “ANTONIO JOSÉ DE SUCRE” VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL TRABAJO DE GRADO La Empresa El Problema Logo de la Situación Actual Formato de los documentos Universidad Logo de la Unidad Metodología Situación Actual Código del Documento Dependencia de destino del Documento y Jefe Fecha del Documento Contenido del Documento Situación Propuesta Responsable de la revisión y aprobación del Conclusiones Recomendaciones Documento Responsable de la creación del Documento

edu.red NO NO UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA “ANTONIO JOSÉ DE SUCRE” VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL TRABAJO DE GRADO Situación Actual La Empresa Flujograma de Procedimiento Personal de la Jefe de la Jefe del El Problema Unidad Unidad Departamento INICIO INFORMAR NECESIDAD DE DOCUMENTO Metodología ELABORACIÓN DEL Situación Actual DOCUMENTO REVISIÓN DEL DOCUMENTO ¿ESTA CONFORME CON EL DOCUMENTO? SI REVISIÓN DEL DOCUMENTO NO Situación Propuesta Conclusiones USO DEL DOCUMENTO REVISIÓN DEL DOCUMENTO ¿ESTA CONFORME CON EL DOCUMENTO? SI SI ¿ESTA CONFORME CON EL DOCUMENTO? Recomendaciones ALMACENAMIENTO INTERNO FIN

edu.red UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA “ANTONIO JOSÉ DE SUCRE” VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL TRABAJO DE GRADO La Empresa Situación Propuesta Descripción del Sistema El Problema Metodología Situación Actual Situación Propuesta Conclusiones Entrada Documentos de la Unidad Software de Programación Ordenadores y Tecnología Necesaria. Proceso Clasificación de los Documentos de la Unidad (Indexación) Programación En Macromedia Flash Profesional 8 Salida Información Oportuna y Disponible Recomendaciones

edu.red y y UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA “ANTONIO JOSÉ DE SUCRE” VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL TRABAJO DE GRADO La Empresa El Problema Situación Propuesta Modelo Conceptual del Sistema -Tienen acceso a toda la información ingresada por los demás usuarios. -Consulta Adiestramientos. Vacaciones Metodología -Registra, consulta y mantiene actualizada la programación Anual de Vacaciones del Personal. -Consulta Adiestramientos. -Registra los Reposos aprobados. -Registra las Actividades Semanales que -Registran las Actividades Semanales que realizan. -Autorizan Permisos -Consulta Vacaciones y Adiestramientos. -Administra las Actividades Semanales del Personal. -Registra las Actividades Semanales que realiza. -Solicita Permisos. realiza. -Solicita Permisos. Jefe de la Unidad Situación Actual Secretaria Asistencia Técnica Situación Propuesta Servidor SIURIPO Reportes para Control Interno -Registra, consulta y mantiene actualizada la información referente a los Adiestramientos. -Consulta vacaciones. -Registra las Actividades Semanales -Consulta Vacaciones y Adiestramientos. -Administra las Actividades Semanales del -Registran y mantienen actualizada las que realiza. -Solicita Permisos. Conclusiones Recomendaciones Personal. -Registra las Actividades Semanales que realiza. -Solicita Permisos. Revista C y T programaciones: Anual, Mensual y Semanal de los Mantenimientos. -Registran las Actividades Semanales que realizan. -Consultan Vacaciones Adiestramientos. -Solicitan Permisos. Asesor de la Revista C y T Control de Proyecto

edu.red UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA “ANTONIO JOSÉ DE SUCRE” VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL TRABAJO DE GRADO La Empresa El Problema Metodología Situación Actual Situación Propuesta Conclusiones Recomendaciones Situación Propuesta Software de Programación Macromedia Flash Professional v.8

edu.red UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA “ANTONIO JOSÉ DE SUCRE” VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL TRABAJO DE GRADO La Empresa El Problema Situación Propuesta Elementos del Proceso Esquema de la Red Metodología Secretaria Revista C y T Situación Actual Situación Propuesta SIURIPO Asistencia Técnica Conclusiones Recomendaciones Jefe de la Unidad Asesor de la Revista C y T Control de Proyecto

edu.red UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA “ANTONIO JOSÉ DE SUCRE” VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL TRABAJO DE GRADO La Empresa Situación Propuesta Base de Datos El Problema Unidad de Disco Duro Jerarquización de la Base de Datos Metodología Situación Actual Documentos Situación Propuesta Jefe Unidad Doc. CP Doc. AT Doc. RUCT Doc. Secretaria Conclusiones Ayudantias Presupuesto Centros Investigación Inventario Doc. Varios Convenios Doc. Varios Recomendaciones

edu.red UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA “ANTONIO JOSÉ DE SUCRE” VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL TRABAJO DE GRADO La Empresa El Problema Metodología Situación Propuesta Arquitectura del Sistema Situación Actual Situación Propuesta Secretaria Administrativa Impresora Jefe de la Unidad Administradora Control de Proyecto Impresora Conclusiones Recomendaciones Impresora Asistente Administrativo (Asistencia Técnica) Impresora Asistente Administrativo (Revista, Ciencia y Tecnología)

edu.red UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA “ANTONIO JOSÉ DE SUCRE” VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL TRABAJO DE GRADO Situación Propuesta La Empresa Diagrama de Flujo de Datos El Problema Metodología Jefe de la Unidad Secretaria Administrativa Emite solicitud de documento Recibe Documento Emite solicitud de documento SIURIPO Sistema de información Situación Actual Contol Recibe Documento para la Unidad Regional de Investigación de Postgrado De Situación Propuesta Proyecto Emite solicitud de documento Recibe Documento Conclusiones Recomendaciones Revista Revista Emite solicitud de documento Recibe Documento Emite solicitud de documento Recibe Documento SIURIPO Base de Datos

edu.red UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA “ANTONIO JOSÉ DE SUCRE” VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL TRABAJO DE GRADO La Empresa Conclusiones El Problema 1.- Se evidencia la posibilidad a nivel tecnológico que posee Metodología la Unidad Regional de Investigación de implementar un Sistema de Información para su Gestión. Situación Actual 2.- A través del Estudio de Muestreo Aplicado se afianzó el Situación Propuesta Conclusiones Recomendaciones concepto de Diseñar un Sistema de Información como solución al manejo de la documentación por parte del personal de la Unidad.

edu.red UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA “ANTONIO JOSÉ DE SUCRE” VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL TRABAJO DE GRADO La Empresa El Problema Metodología Conclusiones 3.-El Sistema diseñado posee flexibilidad para operar bajo los entornos más utilizados en la actualidad, como lo son Windows y Linux. Situación Actual Situación Propuesta Conclusiones Recomendaciones 4.-El Sistema sirve como piloto para desarrollar sistemas más robustos y con mayor grado de información relevante con la Gestión de la Unidad Regional de Investigación.

edu.red UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA “ANTONIO JOSÉ DE SUCRE” VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL TRABAJO DE GRADO La Empresa Recomendaciones El Problema 1.-Implementar el Sistema de Información en la Unidad Metodología Regional de Investigación para optimizar el manejo de la documentación. Situación Actual 2.-Desarrollar futuras mejoras y actualizaciones al Sistema Situación Propuesta Conclusiones Recomendaciones para garantizar su utilidad a través del tiempo. 3.-Velar por la seguridad y fiabilidad de la información suministrada por el Sistema ante personas ajenas a la Unidad.

edu.red UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA “ANTONIO JOSÉ DE SUCRE” VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL TRABAJO DE GRADO La Empresa Recomendaciones El Problema 4.-Efectuar reuniones con el personal de la Unidad Metodología Regional de Investigación para perfeccionar el Sistema en función de las inquietudes y propuestas. Situación Actual 5.-Normalizar los procesos, mediante la elaboración de Situación Propuesta Conclusiones Recomendaciones Manuales de Procedimientos y aplicación de indicadores asociados a las actividades documentales para poder medir el nivel de cumplimiento de la misma.