El control de los costos de calidad tiene un carácter preventivo, con el mismo se trata de eliminar o minimizar la existencia de producción defectuosa, y con ese fin se realizan acciones correctivas que deben producir gastos que tengan un importe menor que el efecto positivo que generen, efecto que se materializará con la reducción de la producción defectuosa y por tanto con una disminución de los costos.
La empresa deberá definir cuál es el nivel de producción defectuosa que le corresponderá de acuerdo con sus condiciones concretas, dependiendo ésta de la conjugación de los gastos en control de calidad y los gastos de producción defectuosa, de forma tal que se mantenga el costo de producción mínimo, a esto es a lo que se denomina "Calidad económica". Para poder establecer la misma hay que llegar a conocer:
1) Los costos de calidad
2) Variación de la ganancia por calidad
Lo primero que es necesario conocer es cómo cuantificar los costos de calidad y en quién o quiénes debe caer esta responsabilidad.
El cálculo de los costos de calidad no es más que :
es más relevante en aquellas áreas de mayores gastos por este concepto y en las que tienen más posibilidades de reducción de los costos, por tanto, es factible valorar en muchos casos la estimación de los costos y no la realización de excesivos cálculos con los que quizás se perdería la esencia de lo que se quiere obtener, no obstante esta valoración queda al criterio y experiencia del responsable de ejecutar la actividad.
En un sistema de costo de calidad el objetivo principal es, garantizar que la fabricación de un producto dado o la prestación de un servicio cumpla satisfactoriamente con los requisitos preestablecidos del cliente y la sociedad, con el mínimo de costos posibles, contribuyendo así a maximizar los beneficios de la gerencia.
Ventajas:
Proporciona una entidad manejable.
Proporciona una visión única de la calidad.
Proporciona un medio para medir los cambios.
Asegura que los objetivos de calidad estén juntos con los fines y objetivos.
Induce al análisis de la calidad en el consejo de dirección.
Mejora el uso eficaz de los recursos.
Aporta un nuevo enfoque para hacer bien el trabajo.
Proporciona una medida de las mejoras realizadas.
La reducción de los costos de calidad posibilita incrementar los beneficios de una organización.
Desventajas:
Rechazo inmediato al análisis por implicar cambios en el sistema, en algunos casos, y en otros instrumentar el análisis donde no se realizaba.
Difícil el trabajo de sensibilizar a los trabajadores en el análisis de los costos.
Organizar las áreas para introducir el análisis de los costos.
Clasificar los costos por área de trabajo.
Lograr la interrelación adecuada entre el departamento de la calidad y el departamento económico para la recogida y el análisis de los datos.
Falta de capacitación y preparación adecuada del personal que ejecuta la toma de datos y procesamiento de la información.
La complejidad de las áreas seleccionadas inicialmente hacen más engorroso al trabajo.
Ejecutar el análisis estadístico de la tendencia de los costos.
Análisis y evaluación del sistema de costo de calidad
Luego de implementado el sistema de costos de calidad, se prepara un reporte en el cual se clasifican los costos de calidad definidos en el sistema y se comparan por departamentos, áreas o incluso proyectos. Esta tabla es utilizada por el departamento de contabilidad como un reporte del período ya que muestra los elementos del costo que están siendo reportados por cada área. [4]
Se deben medir por departamento los reportes originados por el sistema, para determinar en esta forma los errores, mermas, tiempo perdido, etc., con los que está operando la empresa, esto facilitará el proceso de concientización del personal sobre la necesidad de llevar a cabo el mejoramiento y efectuar las correcciones que resulten procedentes, además de que se contará con un parámetro para conocer el avance que se lleva a cabo a este respecto.
Para efectos de medir el estado en que se encuentra la calidad en la empresa, se pueden tomar entre otros los siguientes aspectos:
Tiempo empleado en la revisión y/o corrección de los trabajos.
Número y porcentaje de errores cometidos en el trabajo.
Volumen de mermas y faltantes en los recursos de la empresa.
Volumen de artículos devueltos por los clientes.
Demora en la información generada por las diversas áreas de la empresa.
Los datos presentados primeramente serán analizados por el período de tiempo que representan y después serán examinados en su conjunto.
En la medida que el sistema de costo cumpla con los requerimientos para los que fue creado e implementado, será eficiente; se debe evaluar con cierta frecuencia, cada uno de dichos requerimientos y aplicar medidas sistematizadas de corrección o de mejora cuando estas sean necesarias.
Colunga propone las siguientes preguntas que pueden servir de base para una correcta evaluación del sistema de costos de calidad de la gerencia:
¿Permite identificar, clasificar, recabar, cuantificar monetariamente y jerarquizar de una forma oportuna y confiable las erogaciones de la gerencia?
¿Permite medir en términos económicos los avances del programa de mejora de la empresa?
¿Proporciona información adecuada para optimizar los esfuerzos de la empresa para lograr mejores niveles de calidad, costos y/o servicios?
¿Proporciona información necesaria para fundamentar las decisiones sistematizadas de mejora?
Según Juran y Gryna (1995) de manera general el costo de calidad llega a representar del 15% de los ingresos de una empresa manufacturera y para el servicio alrededor del 30%, antes del inicio de una propuesta que permita conocer y reducir su efecto desfavorable, por lo que las medidas que se adopten a este respecto, constituyen una herramienta de gran utilidad para mejorar sus resultados operativos.
Es conveniente que la valuación del costo de calidad sea efectuada por el titular del área financiera, dado que por ser independiente de las áreas operativas, tiene el requisito de la imparcialidad u objetividad, lo que favorece a una valuación justa, además de que conoce los costos que pueden asignarse a este respecto.[5]
Conclusiones parciales
1. La calidad total constituye un sistema de gestión empresarial para lograr la mejora continua en todas las áreas de la empresa, que abarque a clientes y proveedores.
2. La necesidad de la identificación de todos los costos asociados con la función de la calidad, para apoyar la toma de decisiones de la administración y lograr la reducción de los mismos.
3. Tradicionalmente los sistemas de costo no ofrecen información referida a los costos de calidad dentro de sus estados financieros, lo que impide un adecuado control de los mismos y la posibilidad de buscar estrategias que contribuyan a la mejora.
4. Los costos de calidad deben ser un elemento integrante del sistema de costo.
Autor:
Leydi Y. Saroza Hernández
[1] Ishikawa Kaoru, ¿Qué es el control total de calidad?, La modalidad Japonesa
[2] Colunga, Dávila Carlos y Saldierna, Gómez Arturo, Los costos de calidad
[3] Colunga, Dávila Carlos y Saldierna, Gómez Arturo, Los costos de calidad.
[4] Campanella,Jack,Principles of Quality costs.
[5] Tapia Ayala, Francisco, El contador Público y la productividad de la empresa
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