Determinación del tiempo estándar, proceso de archivo

Introducción

El estudio de tiempo representa de suma importancia para lograr la productividad de una empresa; a través de ello es posible realizar una determinación de los estándares de tiempo para realizar una actividad.

Es significativo resaltar que la empresa que busque un alto nivel competitivo debe concentrar la atención en realizar una técnica de estudio de tiempos, y ser capaz de seleccionar la práctica adecuada para analizar la actividad escogida.

Esta técnica es utilizada principalmente para reducir el contenido de trabajo, y sustituir los malos métodos por unos más efectivos; y así eliminar los tiempos improductivos, tomando en cuenta que las necesidades de cada empresa varia, pero destacando que lo que se quiere es beneficios para el trabajador pero sin afectar el proceso a estudiar.

Tomando en cuenta lo antes mencionado se cree necesario realizar dicha técnica para así disminuir el tiempo ineficaz que tiene el operario en la actividad de almacén el archivo judicial Regional de Puerto Ordaz; evaluando además de ello las tolerancia por concepto de fatiga, de inconformidad del trabajador si es monótona la actividad, consideraciones de temperatura y otros factores importantes para la determinación de esta trascendental técnica.

Este trabajo plantea resolver un problema real existente, con datos obtenidos mediante un equipo necesario para el mismo y a través de la observación directa para evaluar las pasividades del operario.

CAPITULO I

El problema

1.1 Objetivo General

Determinar el tiempo estándar del proceso de archivado en el archivo Judicial regional de Puerto Ordaz.

1.2 Objetivos específicos:

• Determinar la actividad a estudiar

• Determinar el tamaño de la muestra

• Calculo del tiempo promedio seleccionado del proceso de archivo de los expedientes del archivo judicial regional de puerto Ordaz

• Determinar la calificación velocidad presentado cuando se realiza el proceso de archivo de los expedientes.

• Determinar el tiempo normal que se presenta mediante el proceso ante mencionado

• Calculo del tiempo estándar.

1.3 Planteamiento del problema

En el Archivo Judicial Regional de Puerto Ordaz se presentan una serie de problemas de remisión en la realización de las actividades de búsqueda de expedientes y atención al usuario, los trabajadores encargados de buscar la información solicitada y de atender a las personas generan demoras evitables de tiempo y pérdida de energía que se pueden aprovechar para lograr una mayor eficiencia en su jornada de trabajo; esta realidad se concibe principalmente por la falta de espacio, la mala distribución de las estanterías en el almacén, la falta de iluminación, además de la carencia de un sistema computarizado que permita obtener de manera más rápida la ubicación exacta de los documentos.

Partiendo de los problemas antes mencionados se puede decir que se sufre una mayor pérdida de tiempo en cuanto a la búsqueda de expedientes ya que existe un excesivo almacenamiento producido por la acumulación de archivos que se reciben semanalmente los cuales son de aproximadamente 500 documentos y la existencia de los mismos que no pertenecen al Archivo Judicial, teniendo como consecuencia que el operario al momento de examinar las estanterías pierda mucho tiempo por la enorme cantidad de legajos que sobresale de los estantes, utilizando en su búsqueda una escalera para la obtención de éstos, provocando con ello fatiga y una demanda visual, además de alergias por el acumulado de polvo en los expedientes .

CAPÍTULO II

Marco teórico

2.1. Estudio del tiempo

Comprende la técnica de establecer un estándar de tiempo permisible para realizar una tarea determinada, con base en la medición del contenido del trabajo del método prescrito, con la debida consideración de la fatiga y las demoras personales y retrasos inevitables. El analista de estudios de tiempos tiene varias técnicas que se utilizan para establecer un estándar como el estudio cronométrico de tiempos, datos estándares, datos de los movimientos fundamentales, muestreo del trabajo y estimaciones basadas en datos históricos. Cada una de estas técnicas tienen aplicación en ciertas condiciones.

2.2 Objetivos del estudio de tiempos

Minimizar el tiempo requerido para la ejecución de trabajos.

Conservar los recursos y minimizan los costos.

Efectuar la producción sin perder de vista la disponibilidad recursos de energéticos o de la energía.

Proporcionar un producto que es cada vez más confiable y de alta calidad.

2.2.1. Técnicas para el estudio de tiempos

• Cronometraje

• Datos Estándares

• Sistemas de Tiempo

• Muestreo del Tiempo

• Estimaciones basadas en datos históricos

2.2.2. Equipos

• Cronómetro

• Tableros

• Formas impresas

2.2.3 Medición del tiempo

Es la aplicación de técnicas para determinar el tiempo que invierte un trabajador calificado en llevar a cabo una tarea definida efectuando la según una norma (método) de ejecución preestablecida

2.3 Técnicas para medir el trabajo

Las principales técnicas que se utilizan en la medición del trabajo son las siguientes:

1. Estudio de tiempos con cronómetro.

2. Métodos de observación instantáneos (muestreo del trabajo).

3. Normas predeterminadas de tiempos-movimientos, (MTM, MODAPS).

4. Empleo de películas.

5. Síntesis de datos tipo.

6. Evaluación analítica. (Experiencia personal)

2.4. Elementos del estudio de tiempos

Es una parte esencial de una actividad o tarea determinada, compuesta de uno o más movimientos fundamentales del operario o las fases de un proceso seleccionado para fines de observación y cronometraje, entre las que se destacan:

• 1. Selección del operario.

• 2. Análisis del trabajo.

• 3. Descomposición del trabajo en elementos.

• 4. Registro de los valores elementales transcurrido.

• 5. Clasificación de la actuación del operario.

• 6. Asignación de márgenes apropiados (tolerancias).

• 7. Ejecución del estudio.

Registro de información

• 1. Estudio a Realizar.

• 2. Producto / Servicio.

• 3. Proceso, método, instalación, equipo.

• 4. Operario.

• 5. Duración del estudio.

• 6. Condiciones físicas de trabajo.

• 7. Ejecución del estudio.

2.5 Clasificación de los elementos durante el tiempo de trabajo.

Los elementos por naturaleza en el ciclo de trabajo los podemos clasificar en los siguientes tipos:

a) Elementos de repetición o ciclo: Son aquellos que se presentan una o varias veces en un ciclo de la operación o del trabajo estudiado.

b) Elementos constantes: Son elementos que se localizan en varias operaciones de la planta y que tienen características semejantes ósea son aquellas cuyo tiempo de ejecución es siempre igual.

c) Elementos variables: Son aquellos cuyo tiempo de ejecución cambia según ciertas características del producto o proceso como de dimensiones, peso, calidad etc.

d) Elementos casuales o contingentes (o cíclicos): Son los que no aparecen en cada ciclo de trabajo sino a intervalos tanto irregulares pero que son necesarios para la operación generalmente en forma periódica.

e) Elementos extraños: Son los observados durante el estudio y que al ser analizado no resultan no ser una parte necesaria del trabajo.

La técnica más usada o empleada en el departamento de ingeniería o capacitación para medir el trabajo es el estudio de tiempos por cronómetro.

2.6 Estudio de tiempos con cronómetro

Un estudio de tiempos con cronómetro se lleva a cabo cuando:

a) Se va a ejecutar una nueva operación, actividad o tarea.

b) Se presentan quejas de los trabajadores o de sus representantes sobre el tiempo de una operación.

c) Se encuentran demoras causadas por una operación lenta, que ocasiona retrasos en las demás operaciones.

d) Se pretende fijar los tiempos estándar de un sistema de incentivos.

e) Se encuentran bajos rendimientos o excesivos tiempos muertos de alguna máquina o grupo de máquinas.

Pasos para su realización:

1. Preparación:

• Se selecciona la operación

• Se selecciona al trabajador

• Se realiza un análisis de comprobación del método de trabajo.

• Se establece una actitud frente al trabajador.

2. Ejecución:

• Se obtiene y registra la información.

• Se descompone la tarea en elementos.

• Se cronometra.

• Se calcula el tiempo observado.

3. Valoración:

• Se valora el ritmo normal del trabajador promedio.

• Se aplican las técnicas de valoración.

• Se calcula el tiempo base o el tiempo valorado.

4. Suplementos:

• Análisis de demoras

• Estudio de fatiga

• Cálculo de suplementos y sus tolerancias.

5. Tiempo estándar:

• Error de tiempo estándar

• Cálculo de frecuencia de los elementos

• Determinación de tiempos de interferencia

• Cálculo de tiempo estándar

• Métodos de estudio del tiempo con cronómetro

2.7.1 Método de regreso a cero

El método de regreso a cero tiene ventajas como desventajas comparado con la técnica de tiempo continuo. Algunos analistas de estudio de tiempo usan ambos métodos, con la idea de que los estudios en los que predominan los elementos prolongados se adaptan mejor a las lecturas con regresos a cero, y es mejor usar el método continuo en los estudios de ciclos cortos. Como los valores del elemento que ocurrió tienen una lectura directa con el método de regresos a cero, no es necesario realizar las restas sucesivas, como en el método continuo. Entonces la lectura se inserta directamente en la columna de TO (tiempo observado). También se pueden registrar de inmediato los elementos que el operario ejecuta en desorden sin una notación especial. Entre las desventajas del método de regreso a cero esta la que promueve que los elementos individuales se eliminen de la operación. Estos elementos no se pueden estudiar en forma independiente porque los tiempos elementales dependen de los elementos anteriores y posteriores.

2.7.2 Método continuo

El método continuo para registrar valores elementales es superior al de regreso a cero. Lo más significativo es que el estudio que se obtiene presenta un registro completo de todo el periodo de observación; esto complace al operario y al representante sindical. El operario puede ver que se dejaron tiempos fuera en el estudio y que se incluyeron todos los retrasos y elementos extraños. Como todos los hechos se presentan con claridad, es más sencillo explicar y vender esta técnica de registro de tiempos.30 También se adapta mejor a la medición y registro de elementos muy cortos. Con la práctica, un buen analista de estudio de tiempos puede detectar con precisión tres elementos cortos. Se requiere más trabajo de escritorio para calcular el estudio si se usa el método continuo. Como se lee el cronómetro en los puntos terminales se cada elemento mientras las manecillas del reloj continúan su movimiento, es necesario hacer restas sucesivas de las lecturas consecutivas para determinar el tiempo transcurrido en cada elemento.

2.8 Tiempo estándar

Es la función de la cantidad de tiempo necesario para desarrollar una unidad de trabajo, usando un método y equipos dados, bajo ciertas condiciones de trabajo, ejecutado por un obrero posea ciertas cantidades de habilidades.

2.8.1 Propuestas del tiempo estándar

• 1. Base para el pago de incentivos.

• 2. Denominador común para la comparación de diversos métodos.

• 3. Medio para asegurar una distribución del espacio disponible.

• 4. Medio para determinar la capacidad de la planta.

• 5. Base para la compra de un nuevo equipo.

• 6. Base para equilibrar la fuerza laboral con el trabajo disponible.

• 7. Mejoramiento del control de producción.

• 8. Control exacto y determinación del costo de mano de obra.

• 9. Base para primas y bonificaciones.

• 10. Base para un control presupuestal.

• 11. Cumplimiento de las normas de calidad.

• 12. Simplificación de los problemas de dirección de la empresa.

• 13. Mejoramiento de los servicios a los consumidores.

• 14. Elaboración de planes de mantenimiento.

2.8.2 Aplicaciones del tiempo estándar

1. Para determinar el salario que produce desventaja por esa tarea específica, sólo es necesario convertir el tiempo en valor monetario.

2. Ayuda a la planeación de la producción. Los problemas de producción y de ventas podrán basarse en los tiempos estándares después de haber aplicado la medición del trabajo de los procesos respectivos, eliminando una planeación defectuosa basada en las conjeturas o adivinanzas.

3. Facilita la supervisión, cuyo trabajo está relacionado con hombres, materiales, máquinas, herramientas y métodos; los tiempos de producción le servirán para lograr la coordinación de todos los elementos, sirviendo como un patrón para medir la eficiencia productiva de su departamento.

4. Es una herramienta que ayuda a establecer estándares de producción precisos y justos. Además de indicar lo que puede producirse en un día normal de trabajo, ayuda a mejorar los estándares de calidad.

5. Ayuda a establecer las cargas de trabajo. Facilita la coordinación entre los obreros y las máquinas, y proporciona a la gerencia bases para inversiones futuras en maquinaria y equipo en caso de expansión.

6. Ayuda a formular un sistema de costeo estándar. El tiempo estándar al ser multiplicado por la cuota fijada por hora, nos proporciona el costo de mano de obra directa por pieza.

7. Proporciona costos estimados. Los tiempos estándar de mano de obra, presupuestará el costo de los artículos que se planea producir y cuyas operaciones serán semejantes a las actuales.

8. Proporciona bases sólidas para establecer sistemas de incentivos y su control. Se eliminan conjeturas sobre la cantidad de producción y permite establecer políticas firmes de incentivos a obreros que ayudarán a incrementar sus salarios y mejorar su nivel de vida; la empresa estará en mejor situación dentro de la competencia, pues se encontrará en posibilidad de aumentar su producción reduciendo costos unitarios.

9. Ayuda a entrenar a nuevos trabajadores. Los tiempos estándar serán parámetro que mostrará a los supervisores la forma como los nuevos trabajadores aumentan su habilidad en los métodos de trabajo.

2.8.3 Ventajas de la aplicación de los tiempos estándar:

1. Reducción de los costos; al descartar el trabajo improductivo y los tiempos ociosos, la razón de rapidez de producción es mayor, esto es, se produce un mayor número de unidades en el mismo tiempo.

2. Mejora de las condiciones obreras; los tiempos estándar permiten establecer sistemas de pagos de salarios con incentivos, en los cuales los obreros, al producir un número de unidades superiores a la cantidad obtenida a la velocidad normal, perciben una remuneración extra.

2.9 Tolerancia

Consiste en la adición de un suplemento o margen que se deben tener cuenta las numerosas interrupciones, retrasos y movimientos lentos producidos por la fatiga inherente a todo trabajo.

2.10 Generalidades

Mientras el observador del estudio de tiempos está realizando un estudio, se fijará, con todo cuidado, en la actuación del operario durante el curso del mismo. Muy rara vez esta actuación será conforme a la definición exacta de los que es la " normal ", o llamada a veces también "estándar". De aquí se desprende que es esencial hacer algún ajuste al tiempo medio observado a fin de determinar el tiempo que se requiere para que un individuo normal ejecute el trabajo a un ritmo normal.

El tiempo real que emplea un operario superior al estándar para desarrollar una actividad, debe aumentarse para igualarlo al del trabajador normal; del mismo modo, el tiempo que requiere un operario inferior estándar para desarrollar una actividad, debe aumentarse para igualarlo al del trabajador normal; del mismo modo, el tiempo que requiere un operario inferior al estándar debe reducirse al valor representativo de la actuación normal. Sólo de esta manera es posible establecer un estándar verdadero en función de un operario normal.

2.11 Muestreo de trabajo

Es una técnica que se utiliza para investigar las proporciones del tiempo total dedicada a las diversas actividades que componen una tarea, actividades o trabajo. Los resultados del muestreo sirven para determinar tolerancias o márgenes aplicables al trabajo, para evaluar la utilización de las máquinas y para establecer estándares de producción.

2.12 Método del rango de aceptación

Consiste en realizar un conjunto de muestra bajo un nivel de confianza determinado que obliga a las mismas a satisfacer el estudio de ellas, se define la lectura mayor y menor que garantiza que aquellos valores que no estén dentro de ese rango no son recomendados para el estudio; se trabaja con la probabilidad T-Student.

Figura 1: Esquema de límites de rango de aceptación

2.13 Método de general electric

Es un método que establece el número de ciclos a estudiar en función de la duración de los mismos y es el más recomendado cuando los tiempos de ejecución son largos, para ello, la compañía estableció una tabla con los valores aproximados al Número de ciclos a observar.

Tabla1: Tabla utilizada para el método de general electric

2.14 Calificación de velocidad

El sistema de calificación debe ser exacto, evaluar la influencia del juicio personal del analista, cuando exista variación en los estándares mayores que la tolerancia de 5 % se debe mejorar o sustituir. Debe ser simple, conciso, de fácil explicación y con puntos de referencias bien establecidos.

2.15 Métodos

1.- Sistema Westinghouse (más utilizado)

2.- Sistema Westinghouse Modificado

3.- Calificación Simétrica

4.- Calificación por Velocidad

5.- Calificación Objetiva

2.15.1 Sistemas westinhouse (ver anexo 2)

La calificación de la actuación es el paso más importante del procedimiento de medición de trabajo, ésta, es una técnica para determinar con equidad el tiempo requerido para que el operario normal ejecute una tarea después de haber registrado los valores observados de la operación de la operación en estudio. No hay ningún método universalmente aceptado para calificar actuaciones, aun cuando a la mayoría de las técnicas se basan primordialmente en el juicio del analista de tiempos. Uno de los sistemas de calificación más, antiguos y de los utilizados más ampliamente, es el desarrollado por la Westinghouse Eledric Company, en donde se consideran cuatro factores al evaluar la actuación del operario, que son: habilidad, esfuerzo o empeño, condiciones y consistencia.

2.15.2 Habilidad

Pericia en seguir un método, se determina por su experiencia y sus aptitudes inherentes como coordinación natural y ritmo de trabajo, aumenta con el tiempo.

2.15.3 Esfuerzo

Demostración de la voluntad para trabajar con eficiencia, rapidez con que se aplica la habilidad, está bajo el control del operario.

2.15.4 Condiciones

Aquellas que afectan al operario y no a la operación, los elementos que incluyen son: ruido, temperatura, ventilación e iluminación.

2.15.5 Consistencia

Se evalúa mientras se realiza el estudio, al final, los valores elementales que se repiten constantemente tendrán una consistencia perfecta.

2.15.6 Fatiga

a) Es el estado de la aptitud física o mental, real o imaginaria, de una persona, que incluye en forma adversa en su capacidad de trabajo.

b) Cualquier cambio ocurrido en el resultado de su trabajo, que está asociado con la disminución de la producción del empleado.

c) Reducción de la habilidad para hacer un trabajo debido a lo previamente efectuado.

2.15.7 Propósitos

Agregar un tiempo suficiente al Tiempo de Producción Normal que permita al operario de tipo medio cumplir con el estándar a ritmo normal. Se expresa como un multiplicador, de modo que el tiempo normal, que consiste en elementos de trabajo productivo, se pueda ajustar fácilmente al tiempo de margen.

Si las tolerancias son demasiadas altas los Costos de Producción se incrementan indebidamente y si los márgenes fueran bajos, resultarán estándares muy estrechos que causarán difíciles relaciones laborales y el fracaso eventual del sistema.

2.16 Método sistemático para asignar tolerancia por fatiga

Evaluar de forma objetiva y a través de la observación directa, el comportamiento de las actividades ejecutadas por el operario, mediante un conjunto de factores los cuales poseen una puntuación según el nivel (evaluación cualitativa y cuantitativa). La sumatoria total de esos valores determina el rango y la clase (%) a que pertenece, según la Jornada de Trabajo que aplique, para asignarle un porcentaje del tiempo total que permita contrarrestar la fatiga. La fórmula correspondiente para este método es la siguiente:

2.17 Normalización de tolerancias

Deducir de la jornada de trabajo los tiempos por concepto de suplementos o márgenes fijos de forma tal que se obtenga la jornada efectiva de trabajo, luego se determina cual es el porcentaje que representan las tolerancias por fatiga y necesidades personales del tiempo normal.

2.18 Procedimiento estadístico para determinar el tamaño de la muestra

1. Definir el Coeficiente de Confianza (c), el cual va a depender del conocimiento del proceso y manejo de la herramienta. Utilizando la tabla de t student, se interpola para hallar el valor de TC. (Ver anexo 1).

2. Definir el Intervalo de Confianza (I):

3. Determinar la Desviación Estándar (S):

4. Determinar el Intervalo de la muestra (Im):

5. Criterio de Decisión:

6. Nuevo tamaño de la muestra N":

2.19 Procedimiento para determinar el tiempo estándar

El tiempo estándar se determina sumando el tiempo asignado a todos los elementos comprendidos en el estudio de los tiempos. Los tiempos elementales o asignados se evalúan multiplicando el tiempo elemental medio transcurrido, por un factor de conversión.

Dónde:

TE = tiempo normal

TN = Tiempo normal

2.20 Tiempo real

El tiempo real se define como el tiempo medio del elemento empleado realmente por el operario durante un estudio de tiempos.

2.21 Tiempo Normal

La definición de tiempo normal se describe como el tiempo requerido por el operario normal o estándar para realizar la operación cuando trabaja con velocidad estándar, sin ninguna demora por razones personales o circunstancias inevitables.

TN = TPs x Cv

Procedimiento:

1. Seleccionar el trabajo que va a ser estudiados.

2. Registrar todos los datos necesarios.

3. Examinar los datos registrados y comprobar si son utilizados los mejores métodos y movimientos.

4. Medir la cantidad de trabajo, seleccionado la técnica de medición más adecuada para el caso.

5. Aplicar calificación y tolerancias en caso de utilizar cronometraje.

6. Definir las actividades y el método de operación a los que corresponde el tiempo computado.

2.22 Pasos Para Calcular El Tiempo Estándar

• 1. Cálculo de TPS:

2. Calcular Cv:

3. Cálculo de TN

4. Análisis de Tolerancias. (Tabla para la asignar tolerancias) (Ver anexo 3 y 4)

5. Factores de Fatiga (Condiciones de Trabajo).

??Temperatura

??Condiciones Ambientales

??Humedad

??Nivel de Ruido

??Iluminación

??Duración del Trabajo

??Repeticiones del Ciclo

??Esfuerzo Físico

??Esfuerzo Mental o Visual

??Posición de Trabajo

6. Cálculo de la Fatiga:

7. Cálculo de JET

8. Normalizando

9. Cálculo de Tiempo Estándar

CAPÍTULO III

Diseño metodológico

3.1 Tipo De Investigación

Existen diferentes clases de investigación, a saber, exploratorias, descriptivas, correlaciónales o explicativas, el precisar el tipo de investigación por realizar en el estudio permite definir su alcance.

Para conocer las realidades de las situaciones estudiadas, se considera que se deben utilizar los postulados de una investigación de campo, la cual permiten estudiar las condiciones naturales, en las cuales se realizan los procesos basada en una estrategia de recopilación de la información pertinente, obtenida directamente de donde se generan.

En este sentido, (Santa palella y feliberto Martins (2010)), define: El diseño experimental es aquel según el cual el investigador manipula una variable experimental no comprobada, bajo condiciones estrictamente controladas. Su objetivo es describir de qué modo y porque causa se produce o puede producirse un fenómeno. Busca predecir el futuro, elaborar pronósticos que una vez confirmados, se convierten en leyes.

Sin embargo, tomando en cuenta que se requiere profundizar en los diferentes aspectos que caracterizan la administración del procesos supervisorio, en función de verificar como se está desarrollando en el contexto de archivos, para comparar la ejecución real con el ideal planteado por los autores que soportan esta investigación, se considera que se requiere una investigación de tipo descriptiva.

Para soportar esta idea se revisa lo expresado por Sampieri "los estudios descriptivos se centran en medir con la mayor precisión posible, en esta clase de estudios el investigador debe ser capaz de definir qué se va a medir y cómo se va a lograr la precisión en esa medición. Así mismo debe ser capaz de especificar quién o quiénes tienen que incluirse en la medición".

La función de este estudio es describir cómo se distribuye un evento en cierta población, en un lugar y durante un período de tiempo determinado; cuál es su frecuencia y cuáles son los determinantes o factores con ella asociados.

Tomando en cuenta los planteamientos de los autores precitados, en relación con el nivel de investigación descriptivo, se considera que este es adecuado para el presente estudio, ya que la misma describe como es o como se manifiesta determinado fenómeno, según el nivel de medición y análisis de la información, por el hecho que se refleja brevemente el método seguido, lo que es analizar y describir como se muestran los diferentes elementos que componen el sistema de almacenaje.

Por último se puede decir que la investigación es de tipo experimental, de campo descriptiva puesto que se aspira obtener informaciones que faciliten la presentación de conclusiones y recomendaciones para elaborar una propuesta que permita optimizar el proceso de depósito existente en el Archivo Judicial Regional De Puerto Ordaz.

3.2 Población Y Muestra

3.2.1 Población

Toda investigación requiere de la identificación de la población objeto de estudio y la selección del tamaño de la muestra que va a ser analizada,

La población es un conjunto de individuos de la misma clase, limitada por el estudio. Según Tamayo y Tamayo, (1997),¨La población se define como la totalidad del fenómeno a estudiar donde las unidades de población posee una característica común la cual se estudia y da origen a los datos de la investigación

Para el estudio realizado se tomó como población El archivo Judicial Regional De puerto Ordaz Bolívar y sus actividades comprendidas en la atención al usuario, préstamos externos.

3.2.2 Muestra

Según Hernández Sampieri (1998 p.207) la muestra "es la esencia de un subgrupo de la población" se aplicó en consecuencia el muestreo censal, debido a que los sujetos constituyen un grupo reducido por lo cual se trabajó con la totalidad de la población", para este caso se tomó como muestra la actividad de atención al usuario y búsqueda de expedientes para usuarios externos en el Archivo Judicial Regional Del Estado Bolívar y las actividades que involucran esta acción.

3.3 Recursos Utilizados

Observación directa: La observación directa sirvió para observar las actividades realizadas en el proceso de almacenaje Del archivo judicial regional de Puerto Ordaz.

Entrevistas: La entrevista se realizó de manera personal que permitió realizar encuestas que permitieron ampliar la información obtenida mediante la observación directa

Se utilizaron las siguientes herramientas:

• Lápiz: Para tomar apuntes generales

• Metro: Para medir las dimensiones del área

• Hojas: Para plasmar la información.

• Laptop: Para la transcripción de toda la información recolectada.

• Pendrive: Respaldo de documentos.

• Cronometro: Para toma de tiempo de las actividades.

• Formato para el estudio de tiempos

• Formato para concesiones por fatiga.

• Tabla Método sistemático para asignar tolerancias por fatiga.

• Tabla t-student.

• Tabla Westinghouse.

• Tabla de concesiones

• Internet: Buscar información de interés.

3.4 Procedimiento metodológico

• 1- Visita AL Archivo judicial regional de puerto Ordaz para observar directamente el comportamiento del operario.

• 2- Se realizó la descripción de la operación

• 3- Ejecutar la toma de tiempos para la actividad de préstamos externos, búsqueda y almacenamiento de los documentos de protección.

• 4- Elaboración de registro de los tiempos obtenidos.

• 5- Se obtuvo el tiempo promedio seleccionado de la actividad a que se le realizó el estudio.

• 6- Establecer un coeficiente de confianza.

• 7- Encontrar el intervalo de confianza

• 8- Realizar el cálculo del intervalo del intervalo de la muestra y realizar las comparaciones con el intervalo de confianza asignado.

• 9- Consumar el cálculo de la calificación de la velocidad

• 10-  Calculo del tiempo normal

• 11- Asignar tolerancias por concepto de fatigas y necesidades personales

• 12-  Realizar la normalización de las tolerancias

• 13-  ejecutar el cálculo del tiempo estándar

CAPÍTULO IV

Situación actual

Para realizar el estudio de tiempos se han tomado en consideraciones ciertos aspectos importantes que se creen convenientes para tener patrones más específicos; para efectos de este estudio se tomó en consideración las actividades a realizar especificadamente en los almacenes que resguardan los documentos de los tribunales de protección, del archivo judicial regional de puerto Ordaz.

En primer lugar se tiene que no se ha realizado un estudio de tiempos para el proceso de, atención al usuario externo, búsqueda y almacenaje de expedientes; es decir no se encuentran estandarizadas las estaciones correspondientes entre cada diligencia; dichas funciones se desglosan a continuación:

• Preparación previa: El trabajador no conoce el tiempo necesario para realizar las actividades previas a la labor; que corresponden a preparar los materiales de trabajo a utilizar en su jornada diaria.

• Atención al cliente: No se cuenta un valor promedio para la atención al usuario resaltando que varía dependiendo del mismo.

• Búsqueda de expedientes: Al igual que las actividades anteriormente mencionadas no se cuenta con estándares para esta acción; puesto que el operador desconoce el tiempo que tarda para la búsqueda de expedientes aun cuando la actividad es monótona y repetitiva.

• Necesidades personales: El personal desconoce el tiempo necesario para realizar sus necesidades personales que van desde la ida al baño, tomar agua, aseo personales.

El único tiempo que el operario conoce es el establecido para la hora de almuerzo que es de 12:00 M A 1:00PM.

Es trascendental las consecuencias que se tienen al no estar estos tiempos importantes establecidos puesto que impulsa a realizar trabajos ineficientes dentro del proceso; que la eficiencia del operario no sea la más óptima, generando desvíos en la ejecución de sus actividades y no tener un control de tiempos en el que se realiza la actividad de atención al usuario externo, búsqueda y almacenaje de expedientes.

Para realizar el proceso de depósito de documentos en el archivo judicial se presenta una actividad monótona y repetitiva, pero variando las demoras de la búsqueda dependiendo si el archivo se encuentra en la zona baja o alta de los almacenes; resaltando que como no se cuenta con documentación digitalizada este proceso se hace más arduo y complicado.

Por otro lado hay fatigas existentes por las condiciones de trabajo y la inconformidad y molestia del individuo al trabajar en un espacio con poca iluminación representando este factor de suma importancia para poder realizar la búsqueda; y el constante contacto con las polillas creadas por el tiempo de depósito de documentos crea deficiencias inmutables dentro del trascurso de la actividad.

Ya que no se hallan estandarizados estos lapsos se cree en real categoría poder realizar un estudio de tiempos para establecerlos y así lograr que aumente el porcentaje de eficiencia dentro del proceso de atención al usuario externo, búsqueda y almacenaje en el archivo judicial regional de puerto Ordaz.

CAPÍTULO V

Tiempo estándar

5.1 Determinación del tiempo estándar

Para el cálculo del tiempo estándar se escogerá la operación para la atención del usuario externo, la búsqueda y el almacenaje de los expedientes del tribunal de protección; ya que es el proceso que más se repite dentro del proceso.

5.2 Calculo del tiempo estándar

Para el cálculo del tiempo estándar se utilizó un cronometro con el método de vuelta a cero, para obtener de manera más exacta los valores. El archivo judicial tiene una jornada de trabajo discontinuo, de ocho (8) horas diarias, de lunes a viernes, que están distribuidas de 7 am a 12 pm y de 1 pm a 4 pm; el tiempo de preparación inicial es de (8) minutos y el tiempo de preparación final de (10) minutos.