1 MEJORA PROCEDIMIENTOS PARA LA REALIZACIÓN DE MEJORAS La mejora de la calidad requiere seguir un procedimiento sistemático y ordenado: 1.- Definición del proyecto: Selección del problema, definiendo claramente por qué se seleccionó, para reconocer su importancia. Demuestre que el problema es mucho más importante que otros en base en el análisis de los costos de calidad Exprese en términos concretos el costo de calidad que genera esa área de oportunidad, así como el beneficio potencial, que esta representa. Establezca el “tema” para el proyecto y el objetivo de mejora o establezca “sub-temas” si es necesario.
2 2. Organización del proyecto: Clarifique el rol del equipo de dirección (Junta de Gerencia). Nomine el equipo de mejoramiento (Coordinador y miembros) o a la persona (si es una sola persona, ésta puede utilizar a un staff) quien se encargará oficialmente del proyecto. Presente un presupuesto estimado para la mejora. Elabore el programa para la mejora: Establezca el plazo para encontrar la solución del problema. Si la necesidad es bien entendida el plazo para la solución será fácil de establecer. Programe las actividades a realizar para la mejora, no importa qué tan grande sea el beneficio potencial de la mejora, un problema con un programa no muy claro o mal definido será un problema de baja prioridad.
3 3. Comprensión de la situación actual del problema Definición de las características del problema: Investigue el problema desde diferentes puntos de vista para poder comprender mejor sus características. -Investigue el problema en función de tiempo, lugar, tipo y sus síntomas, para descubrir la variación en sus resultados, por ejemplo: Tiempo: ¿Varían los defectos por día o turno? Lugar: ¿Aparecen en la parte superior del producto? Donde se genera la falla. Tipo: ¿Son diferentes a los de los otros productos? Síntomas: ¿Se presentan en forma circular, etc.?
4 B) Desglose y clarifique el problema en sub-problemas. “Las pistas” para resolver el problema están en el problema mismo. 4. Análisis del problema: Identificación y selección de las causas más probables. (elabore diagrama causa-efecto) Confirmación con base estadística de las causas principales. (Confirmar causas más probables) -En este paso es para pasar de los efectos o síntomas del problema a sus causas.
5 5. Acción correctiva: Determinación de la acción correctiva: Elabore el plan de contramedidas para eliminar las causas principales. Deben distinguir las acciones que eliminen el síntoma (remedio inmediato) y las que eliminen las causas (prevención de la recurrencia) Es necesario asegurarse de que las acciones correctivas no produzcan otros problemas (efectos colaterales), si es así establezca acciones para estos efectos. Establezca diferentes acciones correctivas como alternativas de solución y evalúelas entre sí. B) Implantación de las acciones correctivas: dé las alternativas evaluadas anteriormente, seleccione la mejor que incluya las acciones necesarias a efectuar para prevenir las causas del problema, y que sea más visible técnica y económicamente.
6 6. Confirmación de la mejora: Evaluación de los resultados obtenidos de la acción correctiva tomada: – Compare los datos de los resultados obtenidos, son los datos con los que inicialmente se planteó el problema utilizando los reportes del sistema de costos de calidad. Compare los datos antes y después de la acción correctiva. Presente los efectos de la mejora realizada en términos de dinero y compare los resultados con el objetivo de mejora inicialmente establecido.
7 C) Asegúrese de que el problema no ocurrirá de nuevo. – Una vez tomada la acción correctiva. ¿Qué tan bien se previene la recurrencia del problema? – Si los resultados de la acción tomada no son satisfactorios como se esperaban: Asegúrese de que las acciones correctivas planteadas se llevaron a cabo bien, si es así, entonces la solución del problema falló y será necesario volver al paso 3 y empezar de nuevo.
8 Defina los estándares para el trabajo con el fin de eliminar permanentemente las causas del problema y mantener las ganancias obtenidas por la mejora (control al nuevo nivel). Hay seis preguntas a contestar claramente para la mejora realizada, cuya respuestas se utilizarán para establecer los procedimientos estándar: Quién, cuándo, dónde, qué, por qué y cómo. Comunique los estándares con el propósito de que se cumplan. Proporcione capacitación y entrenamiento sobre los estándares al personal correspondiente. Establezca el sistema para verificar el cumplimiento de los estándares. 7. Estandarización de la acción
9 Revise el procedimiento seguido para la solución del problema: Resuma la historia del proyecto, establezca los problemas remanentes y la solución posible para éstos, establezca qué estuvo bien y qué no en el desarrollo del proyecto de mejora. 8. Conclusión
10 Dentro de la planeación: Para utilizar el sistema de costos efectivamente se requiere de que en la planeación se considere a los costos de calidad como una herramienta útil, que sirva de indicador de nuevas metas, así como de las acciones necesarias para la obtención de estas y nos muestre el beneficio esperado de nuestras inversión. Algunas preguntas que deben plantearse durante dicha planeación son: Prevención: 1.-¿Podrían esfuerzos adicionales en la planeación reducir costos de evaluación y falla? 2.-¿Podrían las auditorìas utilizarse en lugar de la inspección 100% o lote a lote? 3.-¿Podrían reducirse costos totales con los programas de educación, selección y control de proveedores? Seguimiento del programa:
11 4.-¿Podría la revisión de diseños arrojar ganancias? 5.-¿Están siendo diseñados los programas de calidad con el objetivo de prevenir defectivos desde el inicio? 6.-¿Son efectivos los programas de control de equipo de medición y prueba? 7.-¿Los programas de entrenamiento están generando resultados que justifiquen esta inversión? 8.-¿Muestran los costos que los nuevos programas son necesarios?
12 Evaluación: 1- ¿Podrían las operaciones de inspección y prueba ser automatizadas con equipos y/o aditamentos de forma económica y eficiente? 2.-¿Podrían manejarse los registros de inspección y prueba a manera más eficiente utilizando computadoras o sistemas modernos de procesamiento de datos, etc.’ 3.-¿Es posible controlar el proceso de tal forma que se prevenga la producción de defectivos y se elimine la inspección del producto? 4.-¿Podrían las pruebas efectuadas por laboratorios externos realizarse dentro de la compañía a un menor costo o viceversa? 5.-¿Algunas tareas que actualmente realiza el personal calificado (mejor pagado). Las podría efectuar alguien de menor clasificación sin afectar la calidad del producto?
13 FALLAS INTERNAS: 1.-¿Son las causas de altos costos conocidas y reportadas al responsable de toma de decisiones para evitarlas? 2.-¿Los defectos encontrados en materiales comprados se comunican al proveedor para que este ejerza acciones correctivas’ 3.-¿Están siendo corregidas las causas básicas de los defectos? ¿O sólo se está tomando acción para eliminar después de que producen? 4.-¿Existen áreas en donde se considera como normal un alto porcentaje de defectivos? 5.-¿Tiene el programa de acciones correctivas, el alcance necesario para incluso demandar cambios en diseño, cuando esto se requiere como medida para prevenir la producción de defectivos?
14 6.-¿Los esfuerzos para incrementar la calidad, incluyen reuniones regulares, proyectos documentados y reportes progresivos? 7.-¿Se cuenta con un interés continuo por parte de los gerentes de todos los departamentos, así como del gerente general por solucionar los problemas detectados por el sistema? FALLA EXTERNA 1.-¿Se han identificado las causas de altos costos originados una vez que el producto ha sido embarcado y se ha tomado acción para prevenir su recurrencia? 2.-¿Han sido los objetivos del desempeño en mercado del producto, claramente establecidos para asegurar un control continuo, orientado a la reducción del costo?
15 Consideraciones: Como en cualquier sistema, el simple establecimiento de un buen sistema de costos de calidad al principio, no es suficiente para asegurar que este continúe con un buen funcionamiento y sea efectivo. Se ha encontrado que los sistemas, requieren de auditorìas para asegurarnos que este es apropiado a las actuales condiciones dentro de la organización y sigue trabajando de acuerdo a su diseño.
16 EL SISTEMA PODRIA NO SER ADECUADO SI: La organización se ha cambiado. Los productos han cambiado. Los parámetros de medición de los costos han cambiado. Los costos por garantía se han incrementado debido a influencias externas. EL SISTEMA PUEDE FUNCIONAR COMO SIGUE SI: Los costos no se reportan constantemente . Las acciones correctivas para solucionar los problemas detectados por el sistema de calidad no han sido tomadas. No se han definido los objetivos.