Atendiendo al carácter directo e indirecto de éstos, los centros de costos se clasifican en directos e indirectos.
Los centros de costos directos, son aquellos en los que se registran los gastos relacionados directamente con el producto o servicio.
Por su parte, los centros de costos indirectos son aquellos en los que se registran gastos que por sus características no pueden ser identificados directa mente con el producto o servicio.
Los gastos que se registran en los centros de costos indirectos se pueden clasificar en dos tipos:
Gastos indirectos que se generan en el ámbito de la institución (generales)
Aquellos que se originan en el ámbito de cada área productiva.
Así los gastos indirectos generales son aquellos que se controlan por las áreas no productivas y tienen incidencia común sobre todas las áreas productivas. Entre ellos pueden citarse los gastos de administración, mantenimiento y control de la calidad.
Estos gastos se distribuyen de forma inmediata entre los centros de costos directos, sin pasar por aquellos que agrupan los gastos indirectos propios, de manera tal que se evite una innecesaria doble distribución para llevarlos a los centros de costos directos.
Los gastos indirectos generales se lleva por redistribución o prorrateo a los centros de costos directos de todas las áreas que reciben servicios.
En el caso específico de los gastos de dirección de la organización, éstos se distribuyen entre los centros de costos directos.
Los gastos indirectos propios son aquellos que controlan las áreas productivas, que se cargan a centros de costos indirectos identificados con ellas, para evitar su distribución entre áreas que no guarden relación con esos gastos y ganar así en precisión en el cálculo del costo.
Dentro de estos gastos clasifican la energía consumida por el área, el gasto por consumo de materiales auxiliares y la depreciación, entre otros.
Clasificación de los gastos
Con la finalidad de garantizar la organización del registro, cálculo y análisis de los costos de producción, de manera que se pongan de manifiesto las reservas para reducir los costos y se facilite el cálculo económico en la organización, se hace necesaria la agrupación de los gastos en grupos semejantes entre sí u homogéneos, partiendo de determinadas características o parámetros.
Estas características encuentran su expresión en los principios que sirven de base para la clasificación de los gastos, los cuales se detallan a continuación.
Por la responsabilidad de su control
Se clasifican en controlables y no controlables. Esta clasificación reviste gran importancia por la vinculación que posee con las áreas de responsabilidad, porque en ellas se definen los gastos que controlará cada área.
Los gastos se consideran controlables por un área cuando su dirigente tiene influencia decisiva en su aumento o disminución.
Existen también dentro de esta clasificación los gastos parcialmente controlables como son el caso de una institución, los gastos originados por concepto de servicio de mantenimiento y control de la calidad, así como los gastos de dirección que reciben las áreas que culminan el proceso de producción.
Se denominan parcialmente controlables, pues las áreas responden sólo por una parte de la significación económica de las desviaciones entre la ejecución real y el comportamiento presupuestado de los gastos.
En lo referente al mantenimiento, las reparaciones y el control de la calidad, estos departamentos controlan la eficiencia de su labor, considerando el presupuesto y el rendimiento. Las áreas que reciben dichos servicios controlan la medida en que su propia eficiencia contribuye a su ahorro o al sobre gasto, o mediante la comparación entre el tiempo real y las normas requeridas para llevar a cabo la ejecución real de su nivel de actividad.
Finalmente, en el caso de los gastos de dirección de la entidad, la dirección responderá por la ejecución del presupuesto, en tanto las áreas terminales de producción lo harán por la medida en que la óptima utilización de las capacidades presupuestadas contribuya al ahorro relativo de los gastos recibidos.
Es necesario aclarar que, dentro de los gastos controlables por áreas, se han incluido la depreciación de los medios básicos y el consumo de energía para el alumbrado y como fuerza motriz de los equipos.
Por otra parte, para el control de los gastos de depreciación, los autores proponen que esos gastos sean controlables a nivel de cada área de responsabilidad, considerando la necesidad de garantizar la utilización y explotación óptima de los equipos, con miras a evitar la sub-utilización de las capacidades, al influir ésta de manera inversamente proporcional sobre los gastos fijos unitarios. Dicho control tiene como requerimiento proporcionarle al jefe de cada área la autoridad necesaria para decidir sobre el destino de los medios básicos ociosos o sub-utilizados.
En cuanto al gasto de la energía controlable por áreas es preciso señalar que, aunque no exista un metro contador en cada una, la asignación de este gasto como controlable por áreas ayudará a incentivar el ahorro de energía por área en la institución en su conjunto. Este gasto se considera controlable por las áreas a partir de la distribución del consumo eléctrico de los equipos y para el alumbrado entre ellas.
Por la incorporación al producto o servicio
Se clasifican en directos e indirectos.
Los gastos se consideran directos cuando se vinculan directamente con la unidad de producto o servicio:
Consumo de material productivo.
Salarios.
Seguridad social.
Acceso a bases de datos.
Servicio de reproducción de documentos.
Servicio de impresión.
Servicio de diseño.
Servicio de edición.
Otros.
Los gastos indirectos son los que no intervienen directamente en la elaboración del producto o servicio:
Energía.
Gastos de administración
Amortización
Reparaciones
Gastos de mantenimiento
Pro su comportamiento con respecto al nivel de actividad
Se clasifican en variables y fijos.
Los variables son aquellos que se modifican en la misma proporción que el nivel de actividad; tienden a variar proporcionalmente en su magnitud total y permanecen constantes en su magnitud unitaria. Dentro de este grupo se ubican:
Materiales que se identifican directamente con la unidad de producción en las áreas productivas.
Materiales cuya magnitud total varía en la misma proporción que los respectivos niveles de actividad de mantenimiento y control de la calidad.
Energía para el alumbrado y como fuerza motriz de los equipos.
Los gastos fijos son aquellos cuya magnitud total permanece inalterable con respecto a las variaciones del nivel de actividad, y varían de forma inversa mente proporcional a éste en su magnitud unitaria. Dentro de ellos se clasifican:
Todos los gastos del área de administración, excepto los materiales para el mantenimiento y la energía eléctrica.
En las áreas productivas y de control de la calidad, los materiales auxiliares, salario y seguridad social de los trabajadores y la depreciación de los medios básicos.
Por su naturaleza económica
Se clasifican en elementos. El elemento es un concepto económico asociado al gasto que permite cuantificar los recursos materiales, laborales y financieros en los que se expresan tales gastos. Incluye aquellos gastos adquiridos y empleados por el centro, estén o no asociados al proceso de producción. Su propósito es homogeneizar los gastos. Facilita el cálculo de las partidas.
Elementos de la tarjeta de costos
La tarjeta de costos se utiliza para registrar los gastos que generan la elaboración de los productos o servicio, y la prestación de los servicios de información que suministra el Instituto de Información en Ciencia y Tecnología del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente.
Materias primas y materiales:
Consumo de material productivo
Materiales de oficina
Otros
Recargos
Descuentos
Materiales auxiliares:
Para el mantenimiento
Para el aseo y limpieza
Piezas y repuestos
Otros
Recargos
Descuentos
Combustibles
Gasolina especial
Gasolina regular
Diesel
Lubricantes
Energía
Consumo de electricidad
Otros tipos de energía
Salarios
Salarios del personal
Descanso retribuido
Seguridad social
Contribución a la seguridad social
Pagos por seguridad social
Amortización
Otros gastos monetarios
Dietas de personal
Alimentos
Gastos de telefonía
Gastos de correo electrónico
Gastos de correo postal
Acceso a bases de datos
Adquisición de literatura
Servicio de reproducción de documentos
Servicios de traducciones
Servicios de impresión
Servicios de diseño
Servicios de edición
Reparaciones corrientes
Gastos de publicidad
Insumos para la gastronomía
Servicios de transporte
Gastos de viajes
Por su surgimiento y destino
Se clasifican en partidas.
La partida es un concepto económico asociado al costo. Incluye los gastos de los elementos que forman parte del costo, con el objetivo de identificarlos con el lugar donde se originan.
Posibilitan el cálculo del costo total y unitario, sea planificado o real, lo que permite confeccionar la tarjeta de costo.
La formación de las partidas de "materias primas y materiales", así como de "salarios y seguridad social", se efectúa a partir de los gastos acumula dos en los elementos o sub-elementos correspondientes, dentro de los centros de costos directos.
La formación de las partidas de "gastos indirectos de producción" y de "gastos generales de dirección", se obtienen como resultado de la distribución entre los centros directos de los gastos acumulados en los centros indirectos del mismo nombre, excepto la partida de "mantenimiento y explotación de equipos", que se forma por los gastos asignados a los centros de costos directos, a partir de la distribución de los acumulados en el centro de costos "mantenimiento y reparaciones", que incluye también la depreciación acumulada en los centros de costos indirectos de las áreas productivas.
Autor:
Ramon E. Ynfante T.
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