3.6.2 Información de marketing La información obtenida desde la empresa virtual es una fuente de primera importancia para conocer cuáles son los deseos y necesidades de nuestros clientes y adaptar o crear productos y servicios que atiendan esos requerimientos. A diferencia de las actuales bases de datos que contienen poca más información acerca del cliente que sus datos personales y algún dato de tipo económico, una buena base de datos generada a partir de una buena tienda virtual puede obtener verdaderos patrones de comportamiento (y de compra) de individuos o de grupos. El potencial de esa información desde el punto de vista del marketing está aún por explotar. La posibilidad de ofrecer productos o servicios adicionales, sean propios (venta cruzada) o de terceros (productos complementarios o financiación, p.e.), aumenta el potencial de negocio pero también la complejidad de la empresa virtual. Los mailings personalizados, las ofertas puntuales dirigidas a clientes perfectamente calificados, etc. son algunas de las posibilidades de una buena gestión de la información generada por la empresa virtual.
3.7 USTED ES UNA EMPRESA VIRTUAL QUE HACE COMERCIO ELECTRÓNICO
Cuatro pasos fundamentales:
1. Venta Online, Usted debe preparar su sitio para ésta importante y responsable actividad, mediante creación de Catálogos, Guías de Productos y Servicios, "Vidrieras y Góndolas Electrónicas", "Carritos de Compras" así como brindar sistemas de pago seguro, sistemas de envío, sistema de devoluciones, etc, exactamente como lo haría en su mundo físico. 2. Procesos Administrativos, exactamente como en la contraparte física, Usted deberá prever y facilitar la tramitación administrativa, con máximo criterio analítico pues entre su sitio y sus clientes no existirá la siempre útil y difícilmente reemplazable ayuda humana. Evidentemente Usted realizará grandes economías con la gestión electrónica, que le aconsejamos canalizar en sensibles descuentos a fin de ir captando clientes hacia ésta nueva forma de comercializar sus productos y servicios. 3. Red Interna de Cómputo, le aconsejamos disponer de su propia red de cómputo interna con la cual coordinar las aplicaciones que se llevan a cabo en su empresa virtual en Internet. Al respecto, le recomendamos ver nuestra Guía Intranet. De la misma forma que Usted se está volcando al e-Commerce es lícito pensar que todos los participantes activos de su negocio también lo están haciendo. Puede pensar, ¿porque no?, en usar la misma red pública Internet para comunicarse con sus empleados, proveedores, distribuidores y clientes en la medida que ellos tengan acceso similar al suyo y se pongan de acuerdo en establecer ciertas reglas de juego bajo la forma de "protocolos de comunicación".
Así, uno de sus vendedores podría consultar desde su casa o desde un Cibercafé, si hay o no stock de un cierto producto y hacer reservas del mismo empleando Internet. Lo harán como si hablaran por teléfono pero con una diferencia sutil: no pagarán servicios de larga distancia pues ¡¡la red se encarga de las transmisiones troncales, nacionales e internacionales a costo igual a cero. Esa es la maravilla económica de Internet. Con todo esto usted ya es un experto en e-commerce.
4. Intranet y Extranet, finalmente Usted ha logrado tener su empresa virtual con la imprescindible infraestructura física: talleres, máquinas, ingenieros, capataces y obreros, su propia red interna de computación y un mínimo de empleados capacitados en Tecnologías de la Información, Comunicaciones e Internet. Ver nuestra Guía Intranet. Este camino ideal no siempre se completa y no es necesario para todas las empresas. Demos por sentado que tanto Usted, el dueño de la empresa, como sus vendedores, sus principales proveedores y sus principales clientes tienen computadora y están conectados a Internet. Es decir, en Internet están: su mercado, sus clientes y su propia gente. Crear una empresa virtual no es nada distinto de crear una empresa real. Son lo mismo. Pero para crear y desarrollar con éxito una empresa "en Internet" hay que conocer las características de esta tecnología y su aplicación a los negocios. Aunque tampoco estaría de más conocer las características propias del negocio básico, aquel que se explota usando precisamente esas nuevas herramientas. Después de todo, la empresa virtual de éxito cada vez tendrá menos de virtual. Inicialmente, casi todo la empresa "podrá estar" en Internet, pero a medida que prospere la "parte real", por pequeña que sea, terminará por hacerse enorme mientras que la parte "virtual" seguirá manteniendo un tamaño relativamente estable. No estaría de más prepararse para este "incidente".
Conviene olvidar algunas de las grandes y absurdas mentiras de los "nuevos expertos" acerca de las empresas "virtuales". Toda empresa, sea real, virtual o como se le quiera llamar, debe centrarse desde el primer momento en generar un cash-flow sano. Lo contrario es una solemne barbaridad. (A no ser, claro, que pretenda venderle el negocio a alguien antes de que estalle).
En esta sección se describe de forma muy general, las posibles áreas de acción de "Virtual.com", dando soporte, las funciones que debe realizar, la información que maneja y todos los posibles factores que afecten su desarrollo.
En forma general el sistema deberá proporcionar soportes a tareas como:
Gestión de pedidos de clientes
Manejo de datos de los afiliados
Manejo de información de los pedidos
Proporcionar información solicitada por los clientes
Manejo de la información financiera de los clientes
Es importante dar de alta en el sistema una serie de datos de los clientes que permitan agilizar la gestión de un pedido. Los pedidos de los clientes de elementos de hardware se basan en la información de precios, rendimiento, etc. disponible en el sistema.
Cuando llega el pedido de un cliente (por correo electrónico generalmente), se comprobará si hay suministros disponibles en el inventario y se ingresa al sistema interno (lo cual no es muy importante describir en este momento).
Además el sistema debe estar en capacidad de recibir y almacenar los datos de los clientes que accedan al portal lo cual permita proporcionar los suministros o servicios ofrecidos y agilizar la gestión de los pedidos. También debe identificar si un usuario es cliente ocasional o afiliado a algún tipo de crédito.
4.1 ORGANIZACIÓN DE LAS EMPRESA El proyecto de "Virtual.com" físicamente está formado por:
Dirección: toma las decisiones principales sobre el desarrollo del diseño y funcionamiento del proyecto.
Departamento de compras: compra y nacionaliza los elementos hardware importados.
Departamento de diseño: trata todo sobre el diseño del portal.
Almacén: guarda los componentes hardware y distribuye los pedidos.
Departamento de mantenimiento: se encarga de manejar los servicios de reparación y mantenimiento a los usuarios o afiliados.
4.2 GESTION DE LA EMPRESA 4.2.1 Desarrollo del pedido El sistema deberá proporcionar información a sus clientes sobre los nuevos elementos hardware disponibles o los nuevos servicios prestados a través de publicidad vía correo electrónico.
Durante la realización de un pedido, el sistema deberá ser capaz de proporcionar información al cliente sobre los artículos, su valor y el valor total parcial del pedido, además de declarar de forma muy especifica el tiempo de entrega del pedido.
También es importante poder informar si los suministros o servicios ofrecidos están disponibles o no para poder satisfacer la necesidad del cliente.
4.2.2Desarrollo de compra a proveedores Los proveedores de partes y suministros serán fabricantes de hardware confiables, a quienes se le compraran versiones OEM (Original Equipment Manufacturer) de sus productos. La gestión de un pedido a proveedores debe ser acordada entre la dirección, el almacén y el departamento de compras; para que esta sea equilibrada con los inventarios de suministros del almacén.
Lo ideal es mantener cantidades manejables de suministros almacenadas para poder surtir los pedidos a tiempo. Si un suministro solicitado por un cliente no se encuentra en el almacén, el encargado del almacén se deberá poner e contacto con la dirección de compra y esta realizará el pedido correspondiente.
Requisitos Los pedidos a proveedores serán registrados en el sistema informático de la empresa y deberán estar disponibles para cuando sean solicitado. Dichos pedidos deberán ser proporcionados a las necesidades futuras de la empresa.
4.2.3Recepción de mercancías El proceso de recepción de mercancías deberá ser un proceso muy importante para la naturaleza delicada de los suministros. Cuando se reciba un pedido al proveedor se deberá confirmar que lo recibido fue lo realmente pedido y luego deberá ser almacenado en un lugar correspondiente, para así evitar una irregular distribución de los componentes.
Requisitos El sistema interno deberá ser capaz de proporcionar información de la distribución y localización física del almacenamiento de los suministros recibidos. Esto permitirá planificar de forma anticipada la recepción y almacenamiento adecuados de los pedidos.
4.2.4 Envíos Este tipo de empresas no tiene una relación directa con sus clientes, solo a través de los encargados de distribuir los pedidos, por eso es de suma importancia para las mismas. Pero también se hace necesario que a medida que empiece su desarrollo comercial expanda su logística y planta física con la gestión de su propio almacén y entrega o distribución de sus propios pedidos, lograra bajar costos sin repercutir sobre el cliente.
4.3 CARACTERÍSTICAS DEL USUARIO El diseño del sistema deberá ofrecer una interfaz interactiva, fácil de manejar. El sistema debe ofrecer agilidad para diligenciar los pedidos y accesibilidad a la información de los artículos ofrecidos.
4.3.1 Restricciones Este proyecto intentará implementar las políticas y procesos de negocios que se manejan actualmente, por la influencia del desarrollo de nuevas tecnologías.
El sistema será desarrollo bajo el paradigma cliente/ servidor, proporcionando funciones que permitan el registro de usuarios, la modificación de los datos del usuario y la información de la disponibilidad de los suministros y servicios ofrecidos.
4.3.2Dependencias El sistema seguirá el concepto de la arquitectura cliente/ servidor, por lo que la disponibilidad del sistema dependerá de la conexión entre las máquinas en las que residirá el programa cliente y la máquina servidora de datos.
4.4 REQUISITOS ESPECIFICOS En esta sección describimos los requisitos funcionales que deberán satisfacer las necesidades del sistema.
Estos requisitos se han especificado teniendo en cuenta los posibles criterios que se presentarán durante el desarrollo del proyecto.
4.4.1 Requisitos funcionales 4.4.1.1 Gestión de clientes El desarrollo del proyecto se basa básicamente en el manejo de los pedidos de los clientes, la gestión de los demás departamentos no es muy importante especificar en este momento.
Req (1) Para todos los usuarios ocasionales que se quiere dar de alta en el sistema, introducirá los datos básicos como: nombre, teléfono, fax, e-mail, url.
Req (2) Si un cliente desea acceder a los créditos abiertos dispuestos por Virtual.com, deberá además de ingresar los datos básicos deberá ingresar referencias bancarias, propósito de la organización, tipo de tecnología que maneja, referencias crediticias.
Req (3) El sistema deberá permitir la modificación de los datos del cliente.
Req (4) Los pedidos de los clientes serán datos de alta en el sistema.
Req (5) Si el usuario es un afiliado debe ingresar su número de identificación seguido por el pedido y su valor.
Req (6) El sistema debe estar en posibilidad de comparar el valor total del préstamo con el del tope del crédito disponible.
Req (7) Cuando se recibe un pedido se comprobará si se puede servir o no, según las existencias del almacén y si no se le informa oportunamente a los clientes interesados y se realizará el pedido a los proveedores.
4.4.2 Requisitos de interfaz externo 4.4.2.1Interfaces del usuario El diseño debe ser orientado a las facilidades de uso, interactivo y debe contener la información de los suministros y servicios ofrecidos.
Interfaces hardware: El hardware debe ser el necesario para el desarrollo del concepto del cliente/ servidor.
Interfaces de comunicación: Las comunicaciones se realizan tipo red con una conexión tipo URL, esta será muy importante para el desarrollo del sistema, la cual, a todos los efectos considerará que está en la misma red que el servidor.
4.4.3 Requisitos de desarrollo El ciclo de vida para el diseño del sistema será el de prototipo evolutivo, de manera que permita incorporar fácilmente cambios que permitan mejorar el diseño del mismo.
4.5 REQUISITOS TECNOLÓGICOS La aplicación cliente podrá ser ejecutada sobre PC con una configuración mínima de:
Los PC deberán tener configuración para trabajar en internet, y este estará optimizado para internet explorer 3.0 y versiones superiores.
Atributos:
Seguridad: Cuando un usuario tiene acceso al portal para acceder a los clientes deberá ingresar su identificación (login) y el sistema deberá comprobar que se trata de un usuario autorizado.
Pero también podrá acceder como usuario ocasional obtendrá solo una cantidad de información y prebendas limitadas, teniendo acceso a las funciones que le corresponden.
Ningún usuario podrá acceder a la información de otro usuario dándole de baja o utilizando su login para hacer pedidos a nombre de otros.
Existe una fuerte demanda de aplicaciones computaciones en el Web, que aumenta cada día junto con su complejidad. La adopción de tecnologías muy nuevas, y la gran demanda por estas, contribuyen a la conocida "crisis de software", pero en este caso en el Web. A esta crisis que no se es capaz de dar solución con las herramientas y metodologías existentes, pretende aliviarse con un ambiente integrado que satisfaga las distintas etapas y enfoques de desarrollo en el web de manera de cumplir con la promesa del web, de ser una "amplia tela mundial".
Crear una empresa virtual no es nada distinto de crear una empresa real. Son lo mismo, pero para crear y desarrollar con éxito una empresa "en Internet" hay que conocer las características de esta tecnología y su aplicación a cualquier campo de comercio. Aunque tampoco estaría de más conocer las características propias del mercado al cual queremos acceder, aquel que se explota utilizando precisamente estas nuevas herramientas brindadas por Internet. Después de todo la empresa virtual de éxito tendrá cada vez menos de virtual.
Inicialmente casi toda la empresa "podrá estar" en Internet, pero a medida que prospere la "parte real", por pequeña que sea, terminará por hacerse enorme mientras la parte "virtual" seguirá manteniendo un tamaño relativamente estable.
Autor :
Jhon Barraza Estrada.
spawn10814@hotmail.com
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