Técnicas de Archivística a Implementar en los Juzgados de Paz de la República Dominicana

2. Conclusión
3. Bibliografía

Introducción

En la República Dominicana, donde factores como la mala administración pública y la falta de continuidad de proyectos, inciden de manera directa en el deteriorio de las instalaciones físicas de las instituciones oficiales, se aprecia la habilitación de instituciones estatales en locales no apropiados para su funcionamiento, y en aquellos casos en que se prevé la construcción de una empresa pública no se toma en cuenta que el área destina al archivo sea apropiada a tales fines.

En lo que respecta de manera específica al Poder Judicial, se han tomado las medidas pertinentes de manera progresiva, a los fines de habilitar áreas de archivos dignas de su función, sin embargo por tratarse de una tarea que opera sobre años de descuidos y olvido por parte de anteriores administraciones, el cambio y adecuación de las estructuras de archivos se toma su tiempo, no obstante a la fecha se aprecien cambios significativos, y como casos particulares es propio señalar el Archivo o Nave Central, los archivos del Palacio de Justicia de Ciudad Nueva, y de manera especial los archivos de la Jurisdicción Inmobiliaria.

Es de entender que todo tribunal cuente con un área destinada al archivo de documentos y expedientes, como resultado directo de su atribuciones jurisdiccionales, así como también de su actividad administrativa, en tal sentido se entiende que los integrantes de todo tribunal, directa o indirectamente sean responsable de la conservación de sus archivos.

Con la actividad permanente de los tribunales sus archivos están en constante crecimiento, por lo que la responsabilidad en la conservación y mantenimiento de los mismos, debe ser proporcional a dicha actividad, debe estar supervisada por un personal competente que rinda a la tarea de archivar la responsabilidad que amerita.

Sin ánimo de justificar una mala practica en el manejo de los archivos en un Juzgado de Paz cualquiera, se puede presentar la situación de que su archivo se encuentre en un total deterioro, tanto en lo que respecta al área destinada a tales fines, como las técnicas o ausencia de éstas, para la actividad de archivar. Ante tal situación lo primero que nos preocupa sería como enfrentar y dar solución a esta situación de la que todos somos responsables. Es común que el área destinada al archivo sea siempre la menos apropiada, y que la misma a su vez sirva de desahogo para el tribunal, o como un área alterna para que el personal del tribunal se alimente, o que el personal a su cargo sea el menos capacitado, y es que inciden situaciones que han perpetuado el hecho de que si no se sabe donde ubicar a un empleado se le envíe sin vacilar al archivo "ponlo a archivar", y peor aún, casi siempre es el personal peor pagado.

Si a las circunstancias enunciadas precedentemente le sumamos el desconocimiento de la población de la importancia de los archivos, su conservación, de las técnicas apropiadas para archivar, entenderíamos el por qué puede que existan aún dentro del Poder Judicial "archivos" en mal estado y ofreciendo un servicio deficiente.

Usted ha sido nombrado Juez en una pequeña ciudad, digamos Las Matas de Farfán. Los archivos son un desastre, hay ratones, el edificio tiene filtraciones, las ventanas estan rotas y los archivos se mojan. Además, el personal no ha sido capacitado. Por donde empieza para adecentar el lugar.

¿Cúales son las medidas a tomar?

Ante la alarmante y posible situación en el Juzgado de Paz precitado, lo que exige medidas de carácter urgente, será prudente elaborar un inventario donde conste cúal es la situación actual del archivo, identificando las posibles causas de los males presentes, de manera tal que en el futuro, esas circunstancias sean tomadas en cuenta para evitar volver a caer en esa situación.

En el suspuesto fáctico que se nos ha presentado tenemos los siguientes resultados:

"Situación del Archivo del Juzgado de Paz del Municipio de Las Matas de Farfán"

Planta Física:

• Filtraciones en el techo.

• Ventanas rotas.

• Los archivos están expuestos a las incidencias del clima (se mojan).

• Hay plagas (ratas).

Personal del Archivo:

• Personal carente de capacitación para desempeñarse como archivistas.

Se han identificado dos tipos de males que inciden en el deterio del archivo, uno que responde a las instalaciones físicas y otro a la falta de preparación del personal encargado del área. Ante tales males se hace necesario tomar las medidas y acciones de lugar, para lo que será necesario poner en conocimiento de inmediato a las autoridades administrativas competentes del Poder Judicial, de manera específica a aquellas que sean entendidas en la materia, para que tomen conocimiento de tal situación; en ese mismo sentido será prudente informarles de las medidas de carácter inmediato puestas en marcha en el tribunal, así como también las de carácter mediato, para posteriormente recibir del departamento competente, la asesoría técnica requerida.