Planificación de la calidad basada en las cláusulas correspondientes a las normas ISO 9001:2000

(Gp:) INTRODUCCIÓN (Gp:) El proceso de planificación de la calidad necesita del conocimiento de varios puntos clave como: establecer la infraestructura, conocer que proyectos de mejora existen, instaurar equipos para los proyectos, y proporcionar recursos a los equipos, a la formación y a la motivación para lograr así diagnosticar las causas, fomentar remedios, y establecer controles para conservar los beneficios. además debe determinar las actividades necesarias para alcanzar los objetivos de calidad.

(Gp:) ISO 9001:2000 La ISO 9001:2000 es la norma más conocida para elaborar un sistema de gestión de la calidad. Es una norma flexible, que promueve la adopción de un enfoque basado en procesos. La norma ISO 9001 no pretende proporcionar uniformidad en la estructura de los sistemas de gestión de la calidad o en la documentación, sino que se adapta a cada sector o ámbito.

GENERALIDADES DEL DEPARTAMENTO DE DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA El Departamento de Dirección Administrativa se encuentra ubicada en el 2do piso del Edificio Administrativo de la Universidad Experimental Politécnica Antonio José de Sucre. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

(Gp:) Vice- Rector (Gp:) Dirección Administrativa (Gp:) Jefe Depart. Recursos Humanos (Gp:) Jefe de Bienes Nac. (Gp:) Jefe de Almacén (Gp:) Jefe de Mtto. (Gp:) Jefe Planif. de Mtto. (Gp:) Ejecución de Mtto. (Gp:) ORGANIGRAMA (Gp:) Coordinador Administrativo (Gp:) Jefe de Contabilidad (Gp:) Jefe de Compras (Gp:) Jefe de Caja

(Gp:) SITUACIÓN ACTUAL (Gp:)  En la dirección Administrativa se cumplen algunas etapas:   Recibir la documentación (en el área de presupuesto).     Cargar la información requerida (por fax). Autorizar (por dirección administrativa). Cotizar (departamento de compra). Analizar. Tomar Decisiones.   En este departamento se establecen criterios y métodos necesarios para prestar un buen servicio. Las personas que allí laboran utilizan distintos medios para realizar las actividades y luego hacerle un seguimiento a las mismas. (Gp:) SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN El Departamento de Dirección Administrativa está bajo la dirección Del Ing. Omir Martínez; quien se encarga de controlar y dirigir cada una de las funciones que se llevan a cabo en éste departamento. La dirección administrativa tiene adjunto tres departamentos: Recursos Humanos Contabilidad Mantenimiento El Departamento de Presupuesto también trabaja en conjunto con la dirección administrativa pero no depende de él. ALCANCE: Lograr que el Dto. de Dirección Administrativa establezca un sistema de gestión de la calidad a fin de que puedan llevar a cabo todas sus actividades en forma óptima.

ENFOQUE DEL CLIENTE: La alta dirección cumple con todos los parámetros establecidos dentro del área de dirección administrativa, con la finalidad de poder reflejar una buena imagen a todo aquel que solicite el servicio de éste departamento (el cliente). (Gp:) COMPROMISO CON LA DIRECCIÓN (Gp:) FALTA

POLÍTICA DE CALIDAD: El director del departamento se encarga de establecer la política de calidad día a día en este departamento, y para ello le da prioridad a todas aquellas actividades que así lo requieran. En caso de existir deficiencias graves en cuanto a los ingresos, en reunión unánime con el Vicerrector proceden a tomar medidas ante la situación presentada; si el problema es muy crítico recurren a la OPSU (Oficina de Planificación del Sector Universitario) para que este organismo solicite créditos al Ejecutivo Nacional. PLANES Y SISTEMAS DE CALIDAD La planificación del sistema de gestión de calidad es realizado por un personal capacitado que tiene como objetivo fundamental asegurar que los objetivos de calidad puedan establecerse dentro de la organización para llevar a cabo un buen servicio.

GESTIÓN DE LOS RECURSOS Este departamento no cuenta con los recursos necesarios para el buen desempeño de las labores que allí se ejecutan; existe una escasez de recursos materiales… (Gp:) RR HH (Gp:) INFRAESTRUCTURA (Gp:) AMBIENTE DE TRABAJO

En el área de Dirección Administrativa se realiza una Auditoria Interna, llevada a cabo por Vicerrector Académico Lic. Rafael Marcano el cual se encarga de la revisión las actividades ejecutadas y verificar si los resultados obtenidos satisfacen las disposiciones previamente establecidas en este departamento; cuando el resultado de esta auditoria es irregular se procede al establecimiento de de acciones correctivas, preventivas o de mejoramiento para corregir las fallas encontradas. Dentro del área de Dirección Administrativa no se encuentran indicadores de eficacia, eficiencia y satisfacción al cliente; es por ello que no se puede establecer que exista una calidad excelente. ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

El departamento debe elaborar un Manual de Calidad que contenga todas las especificaciones de los procesos que se llevan a cabo en le Departamento de Dirección Administrativa. Las responsabilidades par la emisión, revisión, aprobación, implementación, modificaciones y distribución de procedimientos, instructivos y métodos del sistema.

CONCLUSIONES EL Departamento de Dirección Administrativa establece criterios y métodos necesarios establecer un buen sistema de calidad. Este departamento no cuenta con los recursos necesarios para el buen desempeño de las labores que allí se ejecutan; existe una escasez de recursos materiales e insumos. El personal que labora en este departamento es competente y eficiente, se encuentra capacitado para ejecutar todas las actividades requeridas. El departamento no cuenta con un manual de calidad que contenga todas las especificaciones de los procesos que se llevan a cabo en le Departamento de Dirección Administrativa.

RECOMENDACIONES Se debe crear una plataforma completa que cuente con una excelente tecnología, un buen sistema, insumos y recursos necesarios para poder ejecutar todas las funciones que allí se desarrollan en forma óptima. Establecer una reorganización administrativa a través de un sistema computarizado entre todos los vicerrectorados con el fin de mejorar la calidad. Implementar un sistema de información sobre el sistema de gestión y mejoramiento continuo de la calidad a través de foros y charlas que estimule a los trabajadores que formen parte de la organización a mejorar cada día.