- Primero lo primero
- Conocer el terreno que se pisa
- El contador dentro del sistema de información
- Desarrollo del sistema
- Compartir el conocimiento
- A futuro
- Conclusiones
- Referencias
Mediante este artículo se pretende acercar al lector a los sistemas de información, mediante la descripción del funcionamiento y diseño de los mismos, enfocado principalmente a los contables, con los objetivos de primero encontrar cuáles son las necesidades informáticas de la empresa (y como satisfacerlas) y después de describir el papel del contador público en las organizaciones del siglo XXI como parte fundamental en el buen funcionamiento de la misma. Las empresas no deben de seguir modas al evaluar sus necesidades tecnológicas, sino satisfacer sus necesidades fundamentales; para ayudar a cumplir este objetivo, se necesita cambiar la antigua percepción del contador como "arrastra-lápiz", y más recientemente como capturista de datos, para ubicarlo como diseñador y administrador del recurso fundamental de la empresa, la información.
Palabras Clave: Sistemas de Información, Tecnologías de Información, Sistemas Transaccionales, Sistemas de apoyo en la toma de decisiones, Sistemas estratégicos, Bases de Datos
Día a día surgen nuevas tecnologías, se presentan programas y equipos más baratos que realizan más funciones con menos esfuerzo. Durante los últimos años hemos observado la gran aceptación de la que han gozado en los centros de trabajo, llegando incluso al punto en que se compran equipos que no se adaptan a los requisitos tecnológicos de la empresa, ya sea que se encuentre por debajo o muy por encima de las necesidades específicas del negocio.
Para no caer en excesos se debe de observar a tiempo la situación tecnológica de la empresa, planear una auditoría informática al menos una vez al año, tal y como se realiza con los resultados financieros de la compañía; pero no hay que delegar este trabajo exclusivamente a los ingenieros en sistemas, tomando en cuenta que por las computadoras de las empresas fluye información que los contadores recopilan, clasifican, capturan, reportan y analizan, nadie mejor que ellos (apoyados por los expertos en sistemas por supuesto) para evaluar si el manejo de la misma es el correcto o requiere de modificaciones en la manera en que circula la información. En esta revisión debe tomar parte de manera importante el contador público de la empresa, puesto que como usuario posee información de primera mano para modificar conflictos que se tengan al acceder la información.
Con el fin de estar enterados a plenitud de la forma en que funcionan las tecnologías y sistemas de información, a continuación se presenta a grandes rasgos la forma en que se manejan, así como la manera en que se pueden facilitar el registro del ciclo contable, para mantener la información lo más veraz, confiable y oportuna en el menor tiempo posible.
Comencemos definiendo algunos de los términos más comunes que se tratarán sobre este tema. Sistema de información es el conjunto de elementos interrelacionados que recoge datos, los procesa y convierte en información, que almacena para posteriormente distribuir entre sus usuarios. Como todo sistema, incluye también un ciclo de retroalimentación a manera de mecanismo de control mediante el cual se puede saber si se cumple con las expectativas y requerimientos de los usuarios. En toda empresa se cuenta con diversos subsistemas de información, surgidos de los diferentes departamentos, que conforman el sistema principal.
Por otro lado las tecnologías de la información son los medios en los que se desarrollan y utilizan los sistemas de información, como lo son computadoras, redes, etc. Dicho de otra manera, los sistemas de información arrojan los reportes que nos llegan a través de las tecnologías de información.
Bajo estas definiciones podemos clasificar a la contabilidad como un sistema de información puesto que captura, procesa, almacena y distribuye un tipo de datos, financieros, que sirven como apoyo para los encargados de tomar decisiones en la empresa. Actualmente la principal fuente de esta información son las computadoras, y es por esta razón por la que es importante entender como funcionan.
Los sistemas de información tienen tres objetivos primordiales:
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