Manual de procedimientos para la organización de procesos administrativos de la empresa CIPCA

RESUMEN

La realización de este estudio permitió dar propuestas de soluciones para mejorar las labores desempeñadas en el departamento administrativo de la empresa CIPCA, donde, la detección de ciertas fallas como: falta de organización de los documentos digitales, retrasos, desconocimiento de funciones y pérdidas de tiempo, condujeron, principalmente, a la elaboración de un manual de procedimientos para evidenciar la organización de la documentación y estandarización de sus procesos administrativos, determinándose así, la situación actual del área y los procedimientos mediante observaciones directas, entrevistas no estructuradas y con el uso de gráficos y esquemas; además, este proyecto está desarrollado bajo las condiciones de investigación de diseño no experimental de tipo descriptiva, sirviendo como una herramienta útil para que el personal administrativo oriente de manera precisa y controlada todas las actividades que realicen hacia la obtención de las metas de toda la organización, garantizando por su parte, un incremento en la operatividad y eficiencia de la misma.

Palabras clave: Manual, archivos, documentos, carpetas, administración.

INTRODUCCIÓN

Dentro del proceso de mejoramiento continuo de la calidad que deben adoptar las organizaciones modernas para atender eficazmente las necesidades y expectativas de sus usuarios o beneficiarios tanto externos como internos, se evidencia la importancia de la realización de manuales como un mecanismo de planificación idóneo y expedito para orientar el rumbo de sus esfuerzos hacia el logro de los objetivos institucionales, además que contribuye a la creación de lineamientos y descripción de procedimientos para guiar a sus trabajadores a la hora de realizar sus trabajos.

Ordenar y documentar la selección de dichos procesos, etapas, procedimientos y actividades, permite a las instituciones racionalizar el uso de los recursos al simplificar trámites, evitar funciones repetitivas, eliminar cuellos de botella por indefinición, evitar la evasión de responsabilidades, lo cual se traduce en ahorro de tiempos, movimientos y costos operacionales.

En la empresa Consultora de Ingeniería Peñalver, que se encuentra en pro de la ejecución de planes para el aseguramiento de la calidad, los procedimientos administrativos no se encuentran documentados, lo que ha ocasionado una serie de inconvenientes, y por ende, existe la necesidad de estandarizarlos, con la finalidad de mejorar el funcionamiento interno de la empresa. Por consiguiente, se presenta este trabajo, el cual tiene como meta la elaboración de un manual de procedimientos para la organización de los procesos administrativos que se realizan en la empresa CIPCA, determinándose así, la situación actual de los procedimientos mediante observaciones y entrevistas hechas al personal, principalmente, detectando las causas primordiales que generan inconvenientes en los procedimientos.

Esta investigación permite que se determine cuáles son las exigencias y las acciones que se deben seguir para la elaboración de un manual instructivo que beneficiará a toda una empresa.

El manual de procedimientos descrito en esta investigación es un documento que contiene primordialmente, la descripción de la manipulación de los datos y la información de la empresa. El manual precisa la participación de los encargados del departamento en cuanto al manejo de los documentos, así como sus usos y destinos en los archivos digitales. Contiene información y ejemplos de casos, uso de los formatos y planillas, autorizaciones, o documentos necesarios y pasos vitales en ciertas acciones, manejo de datos del personal, ingresos y egresos y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.

El manual es importante ya que podría facilitar las labores de auditoría, la evaluación y control interno y la vigilancia e inspección de la unidad de la empresa CIPCA. Para la presentación de los resultados y sus respectivos análisis, se estructuró el informe en los siguientes capítulos:

En el Capítulo I El Problema; se expone la problemática, objeto de la investigación, El Capítulo II Marco de Referencia; ofrece información con respecto a la empresa, y el área donde se realizará la pasantía, así como información teórica relevante. El Capítulo III Aspectos Procedimentales, describe la parte metodológica del estudio, siendo la explicación paso a paso de que se realizó y como se realizó durante la investigación. El Capítulo IV Resultados; es donde se exponen y analizan los resultados; finalmente, se tienen las Conclusiones, Recomendaciones y Referencias Bibliográficas.

CAPÍTULO I

EL PROBLEMA

Planteamiento del Problema

La empresa Consultora de Ingeniería Peñalver, C.A. (CIPCA), dedicada a prestar servicios profesionales de ingeniería, consultoría y adiestramiento, es una organización que se encuentra en constante crecimiento y permanencia en el medio donde se desenvuelven. En CIPCA cuentan con una filosofía que les ayuda a concientizar a sus trabajadores sobre la importancia de la calidad de los trabajos. En el mismo sentido, surge en la gerencia de la empresa la necesidad de optimizar su gestión administrativa, que les permita evaluar la eficiencia de los trabajos con el cumplimiento de sus objetivos.

Desde el punto de vista externo, los procesos que se llevan a cabo en la administración cumplen con los requisitos que debe tener toda organización similar a ésta. Internamente en la empresa, a pesar de poseer documentación completa de su administración, se ha venido observando una serie de inconvenientes en ésta área. El personal que desempeña la función administrativa ha cambiado o ha sido reemplazado en varias oportunidades, lo que ha propiciado que cada quien agregue un estilo propio y diferente al momento de ejecutar sus tareas, incluso, la información no está archivada de la misma manera y orden específico, al igual que se encuentra información duplicada o redundante. Por otro lado, se considera que el tiempo invertido por el personal para realizar las labores asignadas debería ser menor, incluso, los esfuerzos que deben hacer los encargados para adiestrarlos también deban reducirse.

Tomando en cuenta lo señalado anteriormente, esta investigación permite dar respuestas y propuestas de soluciones a la siguiente problemática: la carencia de lineamientos y pasos para la ejecución de actividades inherentes al departamento administrativo de la empresa CIPCA. En tal sentido, las causas que posiblemente dan origen a la problemática planteada, se mencionan a continuación:

§ Políticas de mejora continua de la empresa orientadas sólo a la parte de producción.

§ Falta de identificación y caracterización de las deficiencias de esta área.

§ Desconocimiento de operaciones de trabajos inherentes a las actividades administrativas por parte del personal de esta área.

§ Falta de relación de la administración con las políticas y filosofía de la empresa.

§ Falta de supervisión de las actividades que se ejecutan en los procedimientos de trabajo.

§ No se ha invertido el suficiente tiempo, recursos y esfuerzos en detectar y solventar fallas puntuales en el departamento.

§ Desconocimiento de normativas y legislación existente en materia del trabajo.

Dado a que no existen unas normas y pasos para el control necesario de los procedimientos administrativos, se invierte una razonable cantidad de tiempo y esfuerzos para adiestrar a los encargados, quienes realizan sus labores y organizan dicha información de acuerdo a sus conocimientos y forma de trabajo.

La responsabilidad de capacitar y guiar a este personal se asienta en la gerencia, donde deben ocuparse de asuntos altamente estratégicos para garantizar la productividad y el rendimiento de la empresa en el tiempo, resultando contraproducente cuando ocurren cambios constante del personal de administración, por tal motivo, con en el objeto de aumentar el desempeño de la empresa, se encuentran incentivados en desarrollar y ejecutar planes de acción en el más corto plazo posible, que redireccionen los esfuerzos de éste y los otros departamentos en cumplir con las metas propuestas por toda la organización.

Esta problemática conduce a las siguientes consecuencias:

§ Desconocimiento por parte del personal administrativo de cómo realizar las actividades asignadas.

§ Falta de organización y orden en la recopilación de documentos de los archivos digitales de la empresa.

§ Desconocimiento de cómo organizar y clasificar la información.

§ Retrasos, demoras y pérdidas de tiempo al realizar labores administrativas.

§ Insatisfacción por parte de la gerencia al no recibir los resultados esperados.

§ Sanciones monetarias por incumplimiento a tiempo de pagos, por no ser gestionados en el debido momento.

§ Extravíos, o de lo contrario, duplicación de información.

§ Errores e irregularidades al llenar ciertos formatos administrativos.

§ Personalización en la ejecución y recopilación de actividades.

§ Inseguridades y desmotivación del personal.

La inexistencia de pasos para el control de los procesos administrativos, es decir, una documentación adecuada de cómo deben realizar las actividades han afectado significativamente el desempeño de esta área de la empresa, por esta razón, es muy común que se dé lugar a las confusiones, a las demoras, a las duplicaciones de esfuerzos y al cumplimiento deficiente de sus funciones en general.

De seguir así, pudiera afectar el rendimiento económico de la organización, incurriendo en costos excesivos y graves pérdidas de tiempo, incluyendo en este punto, la inversión de muchas horas hombre para la orientación de los nuevos trabajadores que desempeñen funciones de la administración y gerencia.

El manual de procedimientos constituye una estrategia de formación y adiestramiento para el profesional que ingresa; aun cuando se den cambios del personal, su existencia garantiza que el trabajo no será interrumpido ni personalizado, porque las normas y los procedimientos se mantienen. Este instrumento también libera a la directiva, evita la repetición de información y recarga de trabajo, y sobre todo, reduce la frecuencia de explicación e instrucciones al trabajador nuevo que se incorpora a esta función. Con su aplicación, se espera un incremento significativo en las mediciones de productividad y eficiencia de la empresa CIPCA.

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