Automatización del sistema de facturación e inventario de “Impresiones Barría” (página 3)

Otros de los servicios es  una especie de salón, con  un tablero porque ahorita he llegado a un trato en el que alquilo el salón a un centro dos veces a la semana y vienen a dictar aquí los cursos de computadoras.  Es un centro que nada más tiene de 10 a 12 estudiantes y pues nos ayudamos mutuamente.

Este centro esta muy cerca de aquí nada a los cuales les alquilo solo 10 máquinas y las otras seis me quedan para el servicio a los demás estudiantes para que realicen sus trabajos entre otras funciones.

ANÁLISIS

            Actualmente impresiones barría ofrece diversos servicios a sus clientes de los cuales el principal servicio es el Internet. Algo importante que determinamos es que de los servicios que se ofrecen en la empresa el único que se le lleva un control de inventario es el servicio de internet, ya que el propio programa utilizado para controlar el tiempo de los usuarios, también controla la cantidad de usuarios que utilizaron el servicio.

            Los demás servicios que se ofrecen no son controlados ni inventariados de modo que la gerente o empresaria no tiene un control especifico de los recursos que utilizan sus servicios brindados, lo cual le impide determinar cuales son los materiales que necesita para mantener su empresa en correcto funcionamiento.

PREGUNTA

7. ¿Qué tipo de control o como usted lleva el inventario de la  Mercancía que usted tiene en su local?

RESPUESTA

Bueno, el Sistema de Inventario que utilizo a veces no es el más adecuado. Actualmente utilizo un Sistema llamado Kardex el cual viene siendo como las tarjetas o fichas en el que uno lleva los archivos de lo que se compra y al final del periodo que son de 6 meses en que lo hago.  Periódicamente realizo un conteo de lo que tengo y ahí me doy cuenta de lo que he vendido y así calculo lo que puedo vender en los próximos seis meses.

ANÁLISIS

Claramente el Sistema de Inventario utilizado no es el más recomendable, debido a que este sistema de tarjetas o Kardex ya no es utilizado lo cual influye en determinar a tiempo el estado de los productos que se venden en la empresa.

Uno de los planes futuros de la gerente de la empresa es automatizar lo más rápido posible el Sistema de Inventario el que le permita conocer las mercancías o productos que tiene y de las que necesita surtir.

PREGUNTA

8. ¿Si usted tuviera que cambiar algo de su negocio que sería?

RESPUESTA

Me gustaría mejorar muchas cosas, lo primero seria contar con mi propio local, ya que donde estoy es de mi papa. Me gustaría contar con mi propio local estableciendo tanto la línea que tengo actualmente como servicios de hospedajes a estudiantes, de modo que sea un local bien avanzado en cuanto a tecnologías.

ANÁLISIS

Determinamos que el principal cambio que se desea hacer en la empresa es automatizar el Sistema de Inventario el cual es primordial para la empresa.

Seguido contar con un propio local para aumentar las capacidades de la empresa lo cual representa mayores beneficios contando con buenas tecnologías que vayan a la vanguardia de la globalización en cuanto a nuevas funciones y servicios se presenten.

PREGUNTA

9. ¿Lleva un control de las ventas diarias?

RESPUESTA

Actualmente no llevo un control de las ventas diarias, solo llevo el control de Internet, ya que el programa que tengo me hace más o menos un recuento de las personas que le he alquilado las maquinas en el día.

De las ventas diarias, es decir los útiles y otros productos no realizo ningún tipo de inventario, debido a que no tengo el personal para realizarlo, para ello tengo que automatizarlo.

Cuando inicie mi empresa realice el inventario por tres años, pero tuve que dejarlo porque es mucho trabajo, y también la vida personal tiene mucha importancia.

ANÁLISIS

Evidentemente, esta empresa necesita de un inventario automatizado para realizar de una mejor manera y rápida las funciones de la empresa. Principalmente uno de los motivos que impide realizar esta labor es la falta de personal, ya que los únicos que laboran están demasiado ocupados, y un Sistema de Inventario automatizado disminuye las labores de la empresa.

3.3 Observación.

ANÁLISIS DE LA FICHA DE OBSERVACIÓN

"EL SISTEMA DE INVENTARIO DE IMPRESIONES BARRIA"

OBJETO: Realización del Sistema de Inventario en Impresiones Barría.

Elementos a Observar:

1.    ¿El Sistema de Inventario utilizado en Impresiones Barría es el adecuado?

Análisis del Elemento Observado:

Consideramos que el Sistema de Inventario utilizado en Impresiones Barría no es el adecuado, ya que no cuenta con una estructura organizativa que permita controlar tanto las entradas como las salidas de mercancías para la venta, lo cual impide determinar en primera instancia con que productos cuenta, con cuántos de ellos y si es la cantidad necesaria para la demanda de ventas diarias en el negocio, por lo que consideramos que el Sistema de Inventario de Impresiones Barría es deficiente.

2.    ¿El manejo del Inventario en Impresiones Barría esta automatizado?

Análisis del Elemento Observado:

Un Sistema de Inventario automatizado es el que nos permite obtener de forma digitalizada o impresa documentos de control más detallado y a la mano de las mercancías con que contamos para la venta en un momento dado. Además nos permite organizar listas detalladas de compras de materiales a nuestros distintos proveedores para luego convertir en ventas al público en general.

Por lo cual consideramos que el Sistema de inventario en Impresiones Barría no está automatizado, ya que no cuenta con programas que les permitan organizar sus materiales para las ventas y las compras  a sus distintos clientes y proveedores.

Actualmente Impresiones Barría no cuenta con ningún sistema de inventario, ni automatizado ni manual, lo cual les impide realizar los procesos de organización que conlleva un inventario de forma más detallada.

Podemos mencionar que actualmente solo controla el servicio de Internet a los usuarios, el cual lo realiza a través de un Sistema Ciber café.

3.    ¿Qué mercancías controla el Sistema de Inventario de Impresiones Barría?

Análisis del Elemento Observado:

El Sistema de Inventario existente en Impresiones Barría controla diversos tipos de mercancías, como útiles escolares, de oficina, entre otros, los cuales le permiten al público en general tener distintas opciones de compra en la empresa.

El Sistema de Inventario en Impresiones Barría controla mercancías como lápices, plumas, borradores, hojas blancas, de rayas, entre otras para conformar la parte de útiles escolares del negocio.

Otros servicios como copias, impresiones en blanco, negro y a colores, empastes, etc. son otros de los servicios que ofrece Impresiones Barría, las cuales ciertas veces son tomadas en cuenta para el inventario. Tal control de estos servicios o mercancías son inventariados relativamente cada seis meses, es decir semestralmente.

Existen otras mercancías en la empresa, las cuales son contempladas algunas veces para llevar un control de las compras y así determinar en que tiempo necesitarlas. Relativamente no se realiza como debiera ser, lo que impide determinar con cuántos de estos productos se cuentan. Entre estos productos podemos mencionar Tarjetas de celulares, revistas, libros, comestibles, etc.

4.    ¿El servicio de Internet de Impresiones Barría está controlado por el Sistema de Inventario?

Análisis del Elemento Observado:

Actualmente el servicio de Internet de Impresiones Barría es uno de los más utilizados en el área tanto por personas particulares, estudiantes en general y otras instituciones. Este servicio cuenta con alrededor de 20 maquinas conectadas a internet las cuales facilitan a sus usuarios el desarrollo de muchas actividades, tanto escolares como de distracción y juego.

Este servicio de Internet es controlado especialmente por un Sistema o programa Ciber, el cual controla el tiempo de cada usuario  conectado a la red.

Podemos observar que administrativamente el servicio de Internet no está controlado por el Sistema de Inventario existente en la empresa, el cual es el Sistema Kardex o de tarjetas. EL servicio de Internet es controlado específicamente por el Programa Ciber, el cual ya habíamos mencionado anteriormente.

Consideramos que el Servicio de Internet brindado en Impresiones Barría debe de ser contemplado en el inventario final de la empresa, ya que representa una de las principales entradas al negocio.

5.    ¿Los útiles o productos de uso de Impresiones Barría son contemplados dentro del inventario de mercancía existente en el local?

Análisis del Elemento Observado:

Como empresa dedicada a brindar especialmente servicios como copias, impresiones, empastes, etc. Impresiones Barría utiliza diversos materiales algunos de ellos contemplados en el inventario pero no de forma ordenada. Impresiones Barría utiliza materiales como resmas de papel blancas como de rayas, tintas o tóner para las impresiones y copias respectivamente, entre otros productos secundarios.

Debido a que la Empresa Impresiones Barría no cuenta con un Sistema de Inventario automatizado o mejor controlado muchos de estas materiales utilizados en primera instancia principalmente para la venta, no son tomados en cuenta para llevar un control más organizativo del inventario, lo cual conlleva a no determinar en un momento dado que se realizo, o a donde fueron a parar estos materiales.

CAPÍTULO IV

PRESENTACIÓN DEL SISTEMA ACTUAL

4.1 DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA ACTUAL.

            4.1.1 PRESENTACIÓN DEL SISTEMA.

            El sistema de inventario hoy día se realiza de una manera irregular, ya que no se lleva ni un tipo de control, sólo tiene un acordeón donde archivar las facturas y son contabilizadas mediante unas tarjetas donde anotan las facturas y sus saldos de aquellos clientes de crédito, como las mercancías que son compradas al crédito.

            La mercancía es surtida a medida que se va agotando. El sistema de inventario la dueña del negocio lo llama tipo Kardex, haciéndonos la aclaración de que muchas de las veces no anota por el factor tiempo y la falta de empleados no toma tiempo para realizar un inventario detallados de las mercancía del local.

            Podemos agregar que el sistema actual de inventario que se realiza en Impresiones Barría lleva también aquellas facturas de proveedores o instituciones que adquieren productos de la empresa, se trata de guardar las generales de aquellas que frecuentemente compran en el local.

            El inventario puede ser automatizado perfectamente porque el negocio cuenta con una gran ventaja, que es que tienen equipo informático lo único es rediseñar y estructurar mejor el  sistema que manualmente es llevado.

            4.1.2 IDENTIFICACIÓN DE LA COMUNIDAD DE USUARIO.

El personal encargado directamente de llevar el control del sistema de inventario es la gerente o dueña del local y la secretaria que juega un papel importante ya que es la mano derecha del negocio y aún más realiza funciones varias por lo que conoce bien el manejo de la empresa.

            La gerente ocupa una posición singular en el negocio, por que es esencialmente responsable del negocio y la encargada de realizar actividades integradoras que ayuden al crecimiento del establecimiento, y es ella la principal fuente de control para asegurar la satisfacción de los objetivos primordiales de la empresa, brindar servicio a los clientes, y que estos queden satisfechos.

            4.1.3. IDENTIFICACIÓN DE ENTRADA Y SALIDA.

                        4.1.3.1 IDENTIFICACIÓN DE ENTRADA.

                        4.1.3.2 IDENTIFICACIÓN DE SALIDA.

            4.1.4 FUNCIONES, LIMITACIONES Y RESTRICCIONES DEL SISTEMA.

            Funciones:

•Recopilar información de los artículos y servicios que se ofrecen.

•Llevar el control detallado de la mercancía que se encuentra en el local.

•Conocer en un determinado momento la mercancía en existencia en el local y cual es la más comprada por los clientes.

Limitaciones:

•No existe un control diario de venta.

•No cuentan con suficiente personal para llevar un control y mejor servicio del local.

•El espacio del local no es el adecuado para realizar las labores de oficina.

•El horario de trabajo no está establecido por no contar con jornadas de trabajo fijas.

Restricciones:

•El negocio se surte de mercancía cada 6 meses.

•El local no es propio, por lo cual no puede expandir, modificar o remodelar para una mejor distribución de su mercancía.

•La gerente vive lejos del área del negocio lo cual le impide en su momento dedicarse a la realización más detallada de su inventario diario de mercancía.

4.2 DIAGRAMAS DE FLUJO DE DATOS (DFD"S).

            Son la representación gráfica de procesos y flujos de datos en un sistema de negocio en donde se muestra un panorama más amplio de entradas, procesos y salidas del sistema.

            Para nuestro estudio utilizaremos la confección del diagrama de contexto y el diagrama general en primera instancia para reflejar el sistema actual del inventario de Impresiones Barría.

            4.2.1 DIAGRAMA DE CONTEXTO.

4.2.2 DIAGRAMA GENERAL.

CAPÍTULO V

SISTEMA PROPUESTO

5.1 PRESENTACIÓN DEL SISTEMA PROPUESTO.

La importancia de implementar un sistema de facturación e inventario de manera automatizada permita operar y llevar un mejor control de la mercancía existente en el negocio, con la ayuda de nuestro sistema la empresa pasa a un peldaño más a ser una empresa con un sistema automatizado que lleve el conteo y anuncie un punto de reorden ayudando al dueño a hacer los pedidos  de su mercancía a tiempo y pueda dar un mejor servicio a sus clientes.

Los Sistemas  de Información tienen como objetivo proporcionar un marco estratégico que sirva de referencia en un ámbito concreto de una organización, el objetivo del Estudio de Viabilidad del Sistema es el análisis de un conjunto concreto de necesidades para proponer una solución a corto plazo, que tenga en cuenta restricciones económicas, técnicas, legales y operativas. La solución obtenida como resultado del estudio puede ser la definición de uno o varios proyectos que afecten a uno o varios sistemas de información ya existentes o nuevos.

La factura es un documento que refleja la entrega de un producto o la provisión de un servicio, junto a la fecha de devengo, además de indicar la cantidad a pagar como contraprestación.

En la factura se encuentran los datos del expedidor y del destinatario, el detalle de los productos y servicios suministrados, los precios unitarios, los precios totales, los descuentos y los impuestos.

Se la considera como el justificante fiscal de la entrega de un producto o de la provisión de un servicio, que afecta al obligado tributario emisor (el vendedor) y al obligado tributario receptor (el comprador).

La factura correctamente cumplimentada es el único justificante fiscal, que da al receptor el derecho de deducción del impuesto (IVA). Esto no se aplica en los documentos sustitutivos de factura, recibos o tickets.

La factura no tiene valor jurídico alguno en un juicio a la hora de exigir el pago de una deuda. El original debe ser custodiado por el receptor de la factura. Habitualmente, el emisor de la factura conserva una copia o la matriz en la que se registra su emisión. 

Nosotros los estudiantes del grupo de segundo año en Licenciatura en Informática para la gestión Educativa y Empresarial de la Universidad Nacional, Centro Regional de Azuero, estamos realizando formalmente nuestra propuesta de diseñar un sistema automatizado de Facturación y control de inventario de mercancía de Impresiones Barría.

 Esto le garantizará al negocio que sus procesos contables y control de mercancía  sean eficientes y seguros ya que actualmente no cuentan con sistema de inventario y la facturación se realiza de una manera informal dándole una factura o una constancia aquel cliente que lo solicite o aquel cliente que es de condición crédito.

Nuestro Sistema propuesto de Facturación e Inventario de Impresiones Barría contará:

a)     Primera Pantalla.

En esta primera pantalla se presentarán tres opciones en las cuales el usuario o administrador del sistema podrá escoger la función que desea realizar desde imprimir los reportes, actualizar o añadir un producto a la base de datos del Sistema de Facturación e Inventario y facturas ya sea cliente de crédito o contado.

b)    Segunda Pantalla.

Esta pantalla es la que generará la factura y actualizara de manera automática el inventario del producto o artículos comprado a la base de datos.

c)     Tercera Pantalla.

En esta pantalla describimos el producto o servicio a disposición de la clientela por parte del negocio en donde se llevara un control de aquella mercancía que entra y sale del local mediante la captura de sus datos y cantidad de la misma, y con un dato muy importante el proveedor que surte dicha mercancía.

d)    Pantallas de Impresión de Reportes.

Estos son los reportes que podrá generar nuestro sistema cuando el usuario o administrador lo desee, puede imprimir por separado escogiendo cualquiera de las opciones.

            5.1.1 IDENTIFICACIÓN DE LA COMUNIDAD DE USUARIOS.

En esta parte del proceso de análisis de nuestro proyecto detallaremos aquellas personas que se ven más involucradas en el sistema en el sistema de facturación e Inventario de Impresiones Barría.

1. Proveedor.

No es más que aquellas personas físicas o jurídicas que surten a la empresa de mercancía, materia prima, útiles, servicios, etc.

2. Cliente.

Son las personas que asisten al negocio en busca de servicio o artículo, teniendo claro que son la parte más importante en cuanto a publicidad, mercadeo y la razón del negocio y los que nos brindarán información valiosa para surtir el negocio.   

3. Gerente.

Es la persona encargada en un momento dado de tomar decisiones y en nuestro caso será la que tendrá la dirección y control del negocio y dentro del sistema, podrá ingresar la mercancía nueva al local, e imprimir datos del proveedor, etc.

            5.1.2 DISEÑO DE ENTRADA / SALIDA.

            5.1.3 FUNCIONES, LIMITACIONES Y RESTRICCIONES.

                        5.1.3.1 FUNCIONES.

•Estar siempre al día con los nuevos avances de la tecnología y automatización de sistemas.

•Servicio agradable al cliente.

•Llevar a cabo los controles e informes necesarios de la mercancía que se tiene en el local.

•Satisfacer siempre al cliente con sus necesidades.

•Ahorrar tiempo y así poder lograr mayor satisfacción en el cliente.

•Aumentar la productividad de la empresa.

5.1.3.2 LIMITACIONES.

•El acceso al sistema sólo será efectuado por la gerente y la secretaria.

•La empresa no cuenta con el personal entrenado en el manejo de base de datos.

•El negocio cuenta con poco personal para la atención y manejo del sistema.

5.1.3.3 RESTRICCIONES.

•El sistema contará con un código de acceso, que corresponderá ya sea para la gerente o la secretaria.

•El sistema solo puede ser modificado, tanto por el analista de sistemas como el programador.

5.2 DESARROLLO DE LOS NIVELES DFD"S.

            5.2.1 DIAGRAMA DE CONTEXTO.

            5.2.2 DIAGRAMA GENERAL.

            5.2.3 DIAGRAMA DE DETALLE.

PROCESO 1: "RECIBIR PEDIDO".

PROCESO 3: "GESTIONAR INVENTARIO".

PROCESO 4: "GENERAR REPORTES DE INVENTARIO".

5.3 DICCIONARIO DE DATOS.

DEFINICIÓN DE FLUJO DE DATOS

DIAGRAMA GENERAL