Diseño y elaboración de procedimiento de gestión de la gerencia de administración y finanzas

(Gp:) I (Gp:) ntroducción Helados Cali c.a., es una empresa que tiene 12 años en el negocio de producción de alimentos de consumo en el país, y además actualmente se encuentra bajo un auge de crecimiento acelerado. En su afán de posicionarse como una empresa de gran trayectoria dirigiendo su segmentación de mercado no solo a jóvenes y niños sino a todo tipo de consumidores, se presenta la necesidad de organizarse internamente para poder alcanzar los objetivos propuestos y ser para el año 2016 la marca líder, en la fabricación, comercialización y preferencia de los consumidores venezolanos, brindando excelente calidad, servicio y precios justos a sus clientes y consumidores. La Gerencia de sistema de gestión de calidad procura garantizar la estandarización de cada uno de los procedimientos presentes en la planta de manera que estas sean los mas eficientes posible. Departamento de Ingeniería Industrial

Entre estos procedimientos que se buscan estandarizar se encuentran los procesos llevados a cabo por la Gerencia de Administración y Finanzas la cual se encarga de organizar, controlar y dirigir todas las actividades económico- financieras de la empresa. A continuación la investigación realizada tiene como objetivo principal el diseño y elaboración del procedimiento de gestión de la gerencia de administración y finanzas adecuados a los requisitos exigidos por la norma ISO 9001:2008. I ntroducción Departamento de Ingeniería Industrial

En el último año la Gerencia de administración y finanzas viene presentando un problema, que radica, en la necesidad que surgió de combinar la Gerencia de Administración con la Gerencia de Finanzas, donde de esta Gerencia convergían administración, contabilidad e impuestos y adicionalmente el Gerente de Finanzas también se encargaba de toda la parte de negocios, además de manejar inventario, compras, auditoria y establecer políticas de crédito y cobranza.   p lanteamiento del problema Departamento de Ingeniería Industrial

Por consiguiente, con la finalidad de integrar la Gerencia de Administración y Finanzas se incluye lo que tenia finanzas y se correlaciona esto con la actividad de administración, la actividad de contabilidad y la actividad de impuestos, apartando a este nuevo gerente del área de negocios, por esta razón, es necesario actualizar, modificar y diseñar la documentación (2011) existentes sobre las actividades del Proceso de Gestión, así como también la creación y actualización de formatos e instrucciones de trabajo que se llevaba en estas áreas cuando se encontraban separadas, y que hoy en día son la Gerencia de Administración y Finanzas.   p lanteamiento del problema Departamento de Ingeniería Industrial

(Gp:) O (Gp:) Bjetivo eneral Elaborar el procedimiento de gestión de la Gerencia de Administración y Finanzas adecuado a los requisitos exigidos en las normas Iso 9001:2008 en la empresa helados Cali c.a. G O Bjetivos specíficos E Diagnosticar la situación actual de la Gerencia de administración y finanzas en los aspectos referentes a las actividades que se llevan a cabo por los diferentes cargos que conforman esta Gerencia. Elaborar diagrama de caracterización para definir en detalle los elementos que intervienen en los procesos. Establecer los procedimientos necesarios de las funciones a realizar por cada uno de los funcionarios de la Unidad. Departamento de Ingeniería Industrial

O Bjetivos specíficos E Departamento de Ingeniería Industrial Diseñar el Manual de “Normas y Procedimientos”, instrumento que regirá el funcionamiento de la Unidad.

D iseño Departamento de Ingeniería Industrial y R esultado Análisis por medio de Diagrama Causa-efecto Situación Actual

Análisis por medio de Herramienta Matriz FODA Departamento de Ingeniería Industrial D iseño y R esultado

Diseño y elaboración de los procedimientos Departamento de Ingeniería Industrial D iseño y R esultado Mapa de Relaciones El mapa de relaciones esta dividido en tres partes principales como lo son: entrada, salida y proceso es una herramienta que consiste en identificar y detallar cada una de las actividades que se llevan a cabo en un proceso indicando los documentos, productos o herramientas necesarias (entradas) para la ejecución de la actividad; y a su vez los resultados que se obtendrán (salida) de dicha actividad, las cuales se presentan de la misma manera. Adicionalmente arroja otros datos como los clientes externos y clientes internos de la actividad, dueño, objetivo y nombre principal del proceso.

Mapa de relaciones de la Gerencia de Administración y Finanzas Departamento de Ingeniería Industrial D iseño y R esultado

Departamento de Ingeniería Industrial D iseño y R esultado Mapa de relaciones de la Gerencia de Administración y Finanzas

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Diagrama de Caracterización Departamento de Ingeniería Industrial D iseño y R esultado

Departamento de Ingeniería Industrial D iseño y R esultado Procedimientos Están constituidos por un conjunto de actividades que conforman el proceso, este se considera así debido a que, en cada una de estas actividades participan más de un cargo o una gerencia e incluso algún ente externo (distribuidores). Para documentar estos procedimientos se recurrió a la aplicación de entrevista no estructuradas a los responsables de cada actividad y de esta manera se recabo la información necesaria bajo un formato facilitado por la empresa, donde se detallo cada uno de los pasos a seguir para llevar a cabo cada actividad. Instructivos Se caracterizan por desarrollar el paso a paso de una actividad ejecutada por un solo cargo, esta se completo bajo el contexto de entrevista no estructurada realizada al responsable de la actividad. Propósito: se describe el objetivo con el que fue creado el procedimiento. Responsables: indica la función que cumple cada uno de los participantes directos e indirectos de la de la instrucción. Recursos: describe los materiales y equipos que se utilizan en esta instrucción. Descripción: indica los pasos que se llevan para alcanzar el objetivo propuesto. Documentos de referencia: contiene todos los documentos necesarios para cumplir con la instrucción de trabajo. Distribución: señala la ubicación del documento. Registros: indica los formatos u otros documentos generados en la respectiva instrucción, además señala el tipo de archivo que es y su responsable.

Departamento de Ingeniería Industrial Helados Cali, desarrolla sus propias fórmulas de helados y sirope. Para ello mezcla la pureza de lo natural y lo industrial, con la precisión de la ciencia y la tecnología. C onclusiones El análisis se considera cualitativo debido a que se analiza por medio de un flujograma las características de la gestión de Administración y Finanzas Las normas generales y específicas que validan los procesos y/o procedimientos descritos en el Manual de Normas y Procedimientos, se respaldan con la “constitución de la Republica Bolivariana de Venezuela”. El personal de la empresa es la segunda causa importante que afecta a nuestra problemática esto debido a, la creación de nuevos puestos, la modificación de los ya existentes, designación de nuevas funciones. Con el Diseño del Manual de Normas y Procedimientos, se busca lograr que la Gerencia de administración y Finanzas cuente con una herramienta que le sirva de guía permanente para cumplir de forma eficiente sus labores.

Departamento de Ingeniería Industrial Contratar personal externo o fijo para que apoye en el levantamiento de los procedimientos de todas la Gerencias y departamentos existentes en la empresa. Implementar un software que permita verificar y controlar el cumplimiento de los procedimientos y actividades de la empresa. R ecomendaciones Dar a conocer al personal por medio de charlas la importancia que tiene estandarizar los procesos, y cumplir a cabalidad con ellos. Establecer y definir los cargos y responsabilidades de cada uno de los empleados de las. gerencias, de modo que no se presente confusión al estandarizar sus actividades. Mantener los procedimientos actualizados a medida de que se instituyan otros cargos o cambios de responsabilidades entre el personal.