El registro del estado civil

Enviado por hpen21

El registro del estado civil

EXAMINAR LA ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL REGISTRO DEL ESTADO CIVIL.

Entre los antecedentes históricos del registro civil se pueden mencionar los registros organizados por Servio Tulio y también los registros domésticos y censos romanos. Sin embargo, éstos tenían fines muchos más restringidos que el Registro Civil.
En la Edad Media y hasta mediados del siglo XIV, no existía institución alguna que hiciera las veces o funciones similares o paralelas a las del Registro Civil. Por tales motivos, a la hora de acudir a la prueba del estado civil se recurrían a medios probatorios ordinarios y a las pruebas testimoniales. Así pues, se utilizó el testimonio bajo juramento sobre los Evangelios, el testimonio de padrinos y/o madrinas, paralelamente con los testimonios de los sacerdotes respectivamente, en los casos de bautismo, para probar por ejemplo, la edad de una persona. Estas situaciones, produjeron gran inestabilidad en el manejamiento de esta información, lo cual no la hacia satisfactoria y en muchos casos dudosa.
Fueron estas las pautas que dieran origen a nuevas ideas para tratar de subsanar estas irregularidades. Es así como a partir del XIV y sobre todo en el siglo XV, se empiezan a organizar los registros de los párrocos católicos referentes al nacimiento, matrimonio y defunción, como consecuencia de los bautismos, matrimonios y exequias, respectivamente. Surgen entonces reglamentaciones de las autoridades eclesiásticas para el desarrollo y manejo de estos registros, como fueron las reglamentaciones del Obispo de Nampes Henrique el Barbudo y otras más universales como la del Concilio de Trento.
Los beneficios que trajo la anterior recopilación, inspiraron a la Iglesia y a los Reyes para utilizar esos registros para fines más amplios. Por lo cual, los Reyes reglamentaron los registros exigiendo a los párrocos el desarrollo de los mismos bajo las formalidades reglamentadas y pautadas, con la finalidad de darles valor probatorio ante los tribunales.
Luego comienzan a surgir problemas como consecuencia de que los registros contenían información únicamente de las personas católicas, por lo cual el estado civil de las personas de religión protestante no gozaban de estos beneficios y la prueba de estado se hacía muy difícil.
Es en Francia, cuando Luis XVI, en 1.787, le devolvió a los protestantes el libre ejercicio de su culto, ordenando que los funcionarios llevaran los registros referentes a los nacimientos, matrimonios y defunciones, naciendo de esta forma los registros civiles laicos. Posteriormente, se estableció con rango constitucional en Francia que dichos registros de todos los habitantes fuesen llevados por funcionarios públicos. Luego a través de leyes específicas se confirió tales registros a las municipalidades, situación que se recogió en el Código Napoleónico (Registro Civil securalizado).
Este modelo de registro civil secularizado, sirvió de inspiración para la introducción del mismo en Venezuela en 1.873, por Decreto de Guzmán Blanco.
En Venezuela, además, los Registros Parroquiales católicos se siguen llevando. Es importante destacar que las partidas eclesiásticas conservan valor probatorio, porque sirven para probar actos y hechos ocurridos antes de 1.873, con la exigencia de que las certificaciones deben ser expedidas por el juez de municipio para que produzcan efectos civiles (art. 463 del Código Civil).
Breves Antecedentes Históricos
La importancia del Registro Civil radica en el hecho de que sirve como fuente de información sobre el estado de las personas, suministrando medios probatorios de fácil obtención para la prueba del estado civil de las personas, evitando la necesidad de recurrir a pesquisas o pruebas de dudoso valor.
Un Registro Civil bien organizado debe prestar importantes servicios tanto en el ámbito del Derecho Público como en el del Derecho Privado. Por ejemplo, en relación al Derecho Público, registro referente al servicio militar, elaboración de listas electorales, entre otras; y en el ámbito del Derecho Privado, por ejemplo, en materia de familia, impedimentos matrimoniales y los derechos y deberes derivados del parentesco; y en materia de Derecho Patrimonial, se podría mencionar como ejemplo la capacidad negocial.
Importancia del Registro Civil.
Características de un buen sistema de Registro Civil

Debe ser completo: el Registro Civil debe comprender todo lo relacionado al estado civil de las personas, abarcando no sólo lo referente a los nacimientos, matrimonios y defunciones, sino también aquellos actos y hechos determinantes que modifican el estado civil de las personas.
Debe ser centralizado: toda la información referente al estado civil de una persona debe estar registrada en una misma oficina, inclusive, en un mismo expediente o folio. Para lograr este objetivo se siguen los siguientes procedimientos: a) Anotaciones marginales en las partidas del resto de la información insertada en los libros del Registro Civil, b) Expediente civil único para cada persona, utilizando fichas o tarjetas móviles y c) la utilización de Cartillas familiares, que se abrirían a cada matrimonio, anotando las informaciones respecto de los cónyuges y de sus hijos.
Debe ser público: permitiendo el acceso de todas las personas al Registro Civil, pudiendo obtener copias de las actas que les interesen (art. 1.928 del Código Civil en concordancia con el artículo 456 eiusdem).

Esta característica y norma antes citada, que es recogida por la mayoría de los autores se contrapone a los principios del Derecho Informático, específicamente a la libertad informática, porque es de saber que los Registros Civiles contienen información personal, la cual es protegida de la siguiente manera:

El Derecho Informático "es una ciencia que se desprende del Derecho, para el estudio no solo de las normas jurídicas que dictaminan y regulan el ambiente informático, sino que también abarca en ese estudio a todo el material doctrinario y jurisprudencial que trate esta materia, para lograr un mejor control, aplicación y vigencia del ámbito informático".

Entre las diferentes figuras que han nacido a raíz de la influencia de la tecnología en la sociedad, se encuentra la libertad informática y el habeas data.

En Venezuela, no es sino hasta 1.999, con la aprobación de la nueva Carta Magna, que se incluye por primera vez en la legislación venezolana y con rango constitucional este nuevo medio jurídico llamado habeas data. Quedando redactado de la siguiente manera:

"Artículo 28. Toda persona tiene Derecho de acceder a la información y a los datos que sobre sí misma o sobre sus bienes consten en registros oficiales o privados, con las excepciones que establezca la ley, así como de conocer el uso que se haga de los mismos y su finalidad, y a solicitar ante el tribunal competente la actualización, la rectificación o la destrucción de aquellos, si fuesen erróneos o afectasen ilegítimamente sus Derechos. Igualmente, podrá acceder a documentos de cualquier naturaleza que contengan información cuyo conocimiento sea de interés para comunidades o grupos de personas. Queda a salvo el secreto de las fuentes de información periodística y de otras profesiones que determine la ley."

Y se incluye en el artículo 60 eiusdem a la libertad Informática:

"Artículo 60. Toda persona tiene Derecho a la protección de su honor, vida privada, intimidad, propia imagen, confidencialidad y reputación.

La ley limitará el uso de la Informática para garantizar el honor y la intimidad personal y familiar de los ciudadanos y ciudadanas y el pleno ejercicio de sus Derechos."

"Las anteriores disposiciones consagran expresamente el Derecho a la libertad Informática, porque se determina el Derecho que tienen todas las personas de conocer, controlar y disponer sobre sus datos personales que se encuentren archivados en registros oficiales y/o en los privados. Se prevé además otros Derechos relacionados con la libertad Informática, tales como: el Derecho de información, que en este caso viene a ser el Derecho de los titulares de los datos personales de conocer la existencia del registro y la finalidad del mismo; también se encuentra comprendido el Derecho de acceso al conocimiento de los datos personales; el Derecho de rectificación, de actualización y cancelación de los datos personales que sean incompletos, desactualizados, errados, inexactos y en general los que afecten ilegítimamente sus Derechos".

Según Palazzi, "El habeas data puede ser concebido como una acción judicial para acceder a registros o bancos de datos, conocer los datos almacenados y en caso de existir falsedad o discriminación corregir dicha información o pedir su confidencialidad" (Palazzi, Pablo; 1999:1)

Es decir que el fin del habeas data como recurso legal, es buscar que las personas puedan conocer sus datos personales registrados por entidades públicas o privadas, ya sean registros manuales o informatizados, como también poder conocer la finalidad del registro.

Entre los Derechos a la privacidad que el habeas data protege se pueden mencionar: el Derecho a la intimidad, la intimidad familiar, el honor, reputación, Derecho a la identidad, imagen, secreto, nombre y voz.

Se reconocen los Derechos de control de la calidad de los datos personales, como los Derechos a la actualización, rectificación o cancelación, que son ejercidos por medio del habeas data, como medio judicial que interpone el titular de los datos personales por ante los tribunales competentes para la protección de los mencionados datos privados.

"Es importante destacar que los Derechos de acceso y control se extienden, según lo establece el referido artículo 28 de la Constitución Nacional, a los datos personales contenidos en registros oficiales o privados, con las excepciones establecidas en la ley. Entendiéndose por registros oficiales aquellos archivos que están bajo la responsabilidad y organización de la Administración Pública central y descentralizada; y por registros privados, los organizados y dirigidos por personas de carácter privado, como por ejemplo los administrados por bancos comerciales".

No se distingue si los datos personales se encuentren en archivos o registros automatizados, con lo cual quedan protegidos los datos personales que están contenidos en archivos públicos o privados, automatizados y manuales, con lo que se recoge la tendencia de la protección europea de la libertad Informática en el sentido de que la tutela se otorga sin tomar en cuenta como esté realizado el almacenamiento de los datos personales.

Se observa además, que a través del Habeas Data, dada la amplitud del contenido del mencionado artículo 28 eiusdem, se pueden ejercer los Derechos de control de la calidad de los datos personales: los Derechos de actualización, rectificación y cancelación de los datos personales cuando éstos sean incompletos, inexactos, desactualizados, ilegítimos; o cuando dichos datos aún siendo completos o actualizados, afecten los Derechos de sus titulares ilegítimamente.

Es en este sentido que cuando se hable de público como característica del Registro Civil, preferiría enfocarle desde el punto de vista de que el control, organización y funcionamiento estará a cargo de entes pertenecientes al Estado.

El Registro Civil debe estar Informatizado:

La informática ha penetrado en todos los ámbitos y sectores, en todas las ciencias y disciplinas, es de esa forma como también penetra en el Derecho y por supuesto en el sistema legal.

Es así como nace la informática jurídica, que al contrario del Derecho Informático consiste en "…una ciencia que estudia la utilización de aparatos o elementos físicos electrónicos, como la computadora, en el Derecho; es decir, la ayuda que este uso presta al desarrollo y aplicación del Derecho. En otras palabras, es ver el aspecto instrumental dado a raíz de la Informática en el Derecho. Descubriendo así las técnicas y conocimientos para la investigación y desarrollo de los conocimientos de la Informática para la expansión del Derecho, a través de la recuperación jurídica, como también la elaboración de material lingüístico legal, instrumentos de análisis, y en general el tratamiento de la información jurídica".

Entre los diferentes tipos de informática jurídica se encuentran:

Informática Jurídica Documental o Documentaria, que consiste en la creación y recuperación de información jurídica como leyes, doctrina y jurisprudencia. Sin embargo, a medida que se desarrolla la Informática Jurídica se empieza a crear la idea de programas a través de los cuales se pudiesen obtener actos jurídicos como contratos, certificaciones, mandatos judiciales. Fue en este sentido como nace la Informática Jurídica de gestión y control, para posteriormente buscar el desarrollo de actividades jurídico adjetivas. Y la Informática Jurídica Metadocumental o Metadocumentaria, a través de la cual se ayuda o apoya en la toma de decisiones, en la educación, investigación, redacción y previsión del Derecho, a través de sistemas de inteligencia artificial.

La aplicación de estos tipos de informática jurídica encajarían perfectamente en la organización y funcionamiento de los Registros Civiles, por cuanto, a través de la Informática Jurídica Documental, se puede dar la recopilación en bases de datos de todo lo referente a los documentos que se registran, clasificándolos y almacenándolos, y con la Informática Jurídica de Gestión y Control, se podría gestionar los procedimientos relativos al registro, no sólo de organización, sino también a la hora de emitir cualquier certificado. Con la informática jurídica metadocumental, se ayudaría, entre otras cosas, a la redacción de las partidas o cualquier otra acta que debe expedir el Registro.

Los Registros Civiles de todo el país deberían estar conectados a través de redes de información, para el mejor manejo público de la información y para mayor acceso de los ciudadanos, inclusive para poder retirar, por ejemplo, partidas de nacimiento en diferentes Estados del que la persona fue presentada.

Fallas que presenta el sistema de Registro civil en Venezuela

Nuestro registro Civil presenta ciertas deficiencias que son comunes a muchos sistemas jurídicos y que en su mayoría se han originado por la corriente adoptada de considerar que la reforma sustancial en la materia consistía en la secularización de los registros eclesiásticos. Sin embargo, para que éstos cumplieran funciones estatales era necesario adoptar un sistema diferente a los Registros Parroquiales, porque estos tenían otras finalidades más limitadas.

Las fallas más notables son:

El Registro Civil venezolano gira en torno al nacimiento, matrimonio y defunción de las personas, a pesar de que el legislador venezolano ha ordenado inscribir en el Registro Civil otros hechos y actos.
Es disperso. La información no se registra en un mismo expediente y en ciertas ocasiones ni siquiera en la misma oficina. Para aminorar estos problemas se ha adoptado el sistema de notas marginales. De manera que varios de los hechos relativos al estado civil de una persona que son registrados, son anotados en la partida de nacimiento o de matrimonio. Entonces la existencia de una se anota en la otra, por lo menos es posible encontrar con relativa facilidad la información registrada de la persona. Pero, surge el problema de que no toda persona tiene partida de nacimiento, ya sea porque nunca fue levantada o porque se ha perdido y está el caso además de aquellas personas que nunca han contraído matrimonio, es acá donde surgen entonces los problemas y deficiencias de la información de los registros civiles venezolanos. Con respecto a la partida de defunción, no existe continuidad.
Como se ha hecho referencia, el artículo 456 y 1.928 del Código Civil, determina la obligación para los funcionarios respectivos del Registro Civil, de mostrar los libros y comprobantes a quienes lo pidan y de expedir las certificaciones y copias que se soliciten, insertando en éstas toda nota marginal que aparezca en la partida original. Sin embargo, este artículo se podría volver inconstitucional, por cuanto según el artículo 28 en concordancia con el 60 de la Carta Magna venezolana, que han sido citados anteriormente, se podrían violar derechos fundamentales y constitucionales, como es el caso de la privacidad e intimidad.

Personas que Intervienen en la Formación de las Actas del Estado Civil.

En la realización o formación de las partidas expedidas en el Registro Civil, intervienen funcionarios públicos, partes, declarantes y testigos.

Los funcionarios públicos (o quienes hicieren sus veces):

Según el artículo 456 del Código Civil, la Primera Autoridad Civil de la Parroquia o Municipio, está autorizada para redactar toda clase de actas o partidas. Y los demás funcionarios del estado civil y el Registrador, también están autorizados a expedir las certificaciones y copias que se soliciten, si fuera de su ámbito de trabajo.

Para la redacción de las partidas de nacimiento, también son competentes:

El Comisario de Policía, cuando el lugar donde ocurra el nacimiento diste más de tres kilómetros del lugar del Despacho de la primera autoridad civil (Art. 464, ap. 1º del C.C. y Art. 20 Ley Orgánica para la Protección del Niño y del Adolescente).
El funcionario Diplomático o Consular de la República, cuando el niño naciere en el exterior (Art. 470, ap. 1º del C.C.).
El jefe, capitán o patrón del buque, cuando el niño nace durante un viaje en el mar (Art. 471 del C.C.).
El Director del establecimiento u otro funcionario a quien se le haya encomendado esa misión, cuando el niño naciere en un hospital, clínica, maternidad u otro establecimiento de igual fin dependiente de la Nación, de las entidades que la integran o de institutos.

El artículo 19 de la Ley antes citada, refiriéndose a los nacimientos en Instituciones Públicas de salud, establece:

Cuando el nacimiento ocurriere en hospital, clínica, maternidad u otro institución pública de salud, la declaración del nacimiento se hará ante la máxima autoridad pública de la institución respectiva. Dicho funcionario extenderá la correspondiente acta haciendo cuatro ejemplares del mismo tenor, en formularios elaborados al efecto, debidamente enumerados. Uno de los ejemplares se entregará al presentante, el otro lo remitirá dentro del término previsto en el artículo 20 de esta ley a la primera autoridad civil de la parroquia o municipio en cuya jurisdicción ocurrió el nacimiento, a fin de que ésta autoridad inserte y certifique la declaración en los respectivos libros del Registro del Estado Civil. El tercer ejemplar se conservará en un archivo especial de la institución. Y el cuarto ejemplar se remitirá a la Oficina Nacional de Identificación y de Extranjería

Parágrafo Primero: el niño sólo puede egresar de la institución donde nació después de haberse dado cumplimiento a lo dispuesto en este artículo, para lo cual la máxima autoridad de las mencionadas instituciones, de acuerdo a su organización interna, deberá tomar las medidas necesarias para prestar este servicio, de manera permanente.

Parágrafo Segundo: La máxima autoridad de las instituciones públicas de salud, puede delegar las atribuciones prevista en este artículo en otros funcionarios de las mismas instituciones, mediante resolución que dicte al efecto".

Están autorizados para la redacción de partidas de matrimonio todos los funcionarios que son competentes para presenciar el matrimonio:

Además de la primera autoridad civil de la parroquia o municipio, están autorizados el Presidente de la Junta Comunal, Juez de Parroquia o Municipio, Jefe civil o Prefecto, Presidente del Concejo Municipal o cuando los contrayentes residen en campos, vecindarios y otros lugares alejados de los centros urbanos, están autorizadas aquellas personas designadas por los Gobernadores de Estado o Territorios Federales (Art. 82 del C.C.).
Cuando se trata de matrimonio en artículo de muerte y no sea fácil o posible la presencia de los funcionarios autorizados por el artículo 82 eiusdem para presenciar el matrimonio, tres personas mayores de edad que no estén ligadas a ninguno de los contrayentes por parentesco dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad, siempre y cuando por lo menos una de ellas sepa leer y escribir, se podrá entonces redactar un acta de matrimonio (Art. 98 del C.C.).
Los Jefes de Cuerpos Militares en campaña cuando se trate de matrimonios en artículo de muerte de individuos pertenecientes a cuerpos que estén bajo su mando (Art. 101, encabezamiento, del C.C.).
Los comandantes de buques de guerra y los capitanes de buques mercantes, cuando se trate de matrimonios celebrados a bordo y en artículo de muerte (Art. 101, ap.1º del Código Civil).

Para la redacción de partidas de defunción, además de la Primera Autoridad Civil de la Parroquia o Municipio, son competentes:

El Comisario del Caserío, cuando la muerte ocurra en un sitio que quede a más de tres kilómetros de la cabecera de la parroquia o municipio, si en territorio de la comisaría hubiese algún lugar habilitado para dar sepultura a cadáveres (Art. 476 del C.C.).
El jefe capitán o patrono del buque, cuando la muerte ocurra durante un viaje en el mar (Art. 483 del C.C.).
Los oficiales que designen los reglamentos especiales, en los casos de defunciones de militares en campaña o personas empleadas en el ejército de la República (Art. 488 del C.C.).

Es importante destacar, que en caso de incomunicación, epidemia u otro motivo semejante, y que fuere notoria la dificultad de llegar al despacho de la autoridad competente, el acto se podrá efectuar ante otra autoridad competente de la misma Parroquia o Municipio y aún de otra jurisdicción, pero debe hacerse constar en el acta la causa por la cual no se ocurrió ante el funcionario a quien correspondía autorizar el acto (454, encabezamiento, del C.C.).

Las partes: que vendrían a ser aquellas personas a quienes se refiere el hecho o acto que se va a hacer constar con la partida. Es decir, en el caso del nacimiento, parte es el recién nacido, que según el artículo 464, aparte 2º, debe ser presentado ante la autoridad, salvo que el funcionario dispense de ello. En el matrimonio, las partes son aquellas personas que van a contraer matrimonio, quienes deben declarar tomarse por marido y mujer (Art. 89, ord. 3º del C.C.). Y en el caso de la partida de defunción, la parte sería el difunto.
Los declarantes: son aquellas personas que comunican al funcionario respectivo el hecho o acontecimiento del cual se va a dejar constancia en la partida. Es decir, en el caso de las partidas de nacimiento, el artículo 464, encabezamiento, del Código Civil, determina que la declaración del nacimiento debe hacerse por el padre o por la madre, o por mandatario especial de cualquiera de ellos, y en su defecto por el médico cirujano, partera o por cualquier persona que haya asistido el parto, también señala al jefe de la casa donde ocurrió el nacimiento, si fuere el caso. En los casos de niños abandonados en lugares públicos o privados, la declaración la hará la persona que lo haya encontrado (Art. 469, encabezamiento, del C.C.). Con respecto a las partidas de matrimonio, los declarantes son los mismos contrayentes o sus apoderados. Y en el caso de las partidas de defunción, cualquier persona puede ser declarante, aunque si la muerte ocurre en colegio, hospital, cárcel u otro establecimiento público, su jefe o encargado está obligado a hacer declaración, según lo determina el artículo 482 eiusdem.
Los testigos: La legislación venezolana exige la presencia de testigos para la redacción de la partida en cuestión, los testigos no son necesariamente para el acontecimiento del cual se deja constancia en la partida, sino para la redacción y otorgamiento de la misma. De manera que, estos testigos instrumentales, declaran haber presenciado el otorgamiento del documento y en principio deben ser dos, mayores de edad y vecinos de la parroquia o municipio donde se levanta el acta, pudiendo ser presentados por las partes, lo cual se deberá hacer constar en el acta (Art. 448, encabezamiento in fine). En los casos de celebración del matrimonio fuera del Despacho del funcionario, se exige la presencia de mínimo cuatro testigos, mayores de edad, y por lo menos dos de ellos no deberá estar ligado con ninguno de los futuros contrayentes por parentesco dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad (Art. 87, ap. 2º del C.C.).

Organización del Registro del Estado Civil.

Siguiendo el pedagógico esquema que presenta Aguilar Gorrondona, la organización del Registro Civil, se podría enfocar mediante la explicación de normas generales referente a los libros, partidas o actas, inspección de registros de estado civil, remisión, revisión y archivo de libros y lo referente a los registros de los actos anteriores a 1.873. Y normas específicas del registro de nacimientos y de los demás actos que deben constar en él.

NORMAS GENERALES:

Con respecto a los Libros:

– El artículo 445 del Código Civil establece que "los nacimientos, matrimonios y defunciones se harán constar, en la jurisdicción en que ocurran, en registros especialmente destinadas a este objeto". El 446 eiusdem reza que "la Primera Autoridad Civil de la Parroquia o Municipio llevará por duplicado los registros de que trata el artículo anterior en tres libros, a saber: uno de nacimientos, otro de matrimonios y el otro de defunciones".

– El artículo 447 eiusdem determina que "en los primeros quince días del mes de diciembre de cada año, los Concejos Municipales entregarán a la Primera Autoridad Civil de las Parroquias o Municipios comprendidos en el territorio de su jurisdicción, los dos ejemplares de cada uno de los tres libros a que se refiere el artículo anterior. Para los matrimonios que se celebren en el Concejo Municipal o en presencia de los demás funcionarios autorizados para ellos por el artículo 82, cada Concejo llevará un libro destinado a ese efecto y entregará otro a cada uno de dichos funcionarios…".

– Agrega el artículo 447 eiusdem que todos los libros del Registro Civil reunirán las circunstancias siguientes: 1º. Estar en papel florete de orilla, es decir papel blanco con rayas. 2º. Contener en las primeras hojas las disposiciones de este Código concernientes a las partidas que se han de insertar y sus respectivos modelos. 3º. Estar todas sus hojas marcadas con el sello del Concejo Municipal. 4º. Llevar en la última hoja la constancia, firmada por el Presidente del Concejo, del número de folios que contenga el libro, del objeto de éste y del año en que ha de emplearse.

Con respecto a las Partidas o actas:

El artículo 449 del Código Civil reza que "Las partidas se extenderán numerándolas sucesivamente en los libros respectivos con letra clara sin dejar espacios, salvándose especificadamente al final de la misma letra y ante de las firmas, toda palabra borrada, interlineada o enmendada".

El artículo 448 eiusdem establece de manera clara y precisa lo que deberán expresar las partidas del estado civil:

"Las partidas del estado civil deberán expresar el nombre y apellido del funcionario que las autorice, con la mención del carácter con que actúa; día, mes y año en que se extiendan; el día, mes y año, la hora si es posible, y la casa o sitio en que acaeció o se celebró el acto que se registra; las circunstancias correspondientes a la clase de cada acto; el nombre, apellido, profesión y domicilio o residencia de las personas que figuren en la partida, ya como partes, ya como declarantes del acto, ya como testigos; y los documentos presentados. Deberá firmarlas el funcionario o la persona autorizada para el caso, y su Secretario, con asistencia de dos testigos mayores de edad y vecinos de la Parroquia o del Municipio, quienes podrán ser presentados por las partes expresándose aquellas circunstancias.

Deberán firmarlas también las partes que comparezcan y puedan hacerlo, los declarantes, en sus casos y los testigos que sepan escribir, expresándose las causas por las cuales deje de firmar cualquiera de los obligados a ello".

De forma que las partidas deberán expresar:

El nombre y apellido del funcionario que las autorice, con la mención del carácter con que actúa;
Día, mes y año en que se extiendan;
Día, mes y año, la hora si es posible, y la casa o sitio en que acaeció o se celebró el acto que se registra;
Las circunstancias correspondientes a la clase de cada acto;
El nombre, apellido, profesión y domicilio o residencia de las personas que figuren en la partida, ya como partes, ya como declarantes del acto, ya como testigos; y
Los documentos presentados, en los casos en donde se exija la presentación de alguno para levantar el acta

Toda partida deberá ser firmada por:

El funcionario o la persona autorizada para el caso, y su Secretario.
Los testigos que sepan escribir.
Las partes que comparezcan y puedan hacerlo, y
Los declarantes, en sus casos.

Es importante destacar que ninguna partida deberá indicar, sino sólo aquello exigido en la ley, según lo establece el artículo 451 eiusdem, y deberá leerse a las partes y a los testigos, expresándose al final de la misma que se ha llenado esta formalidad (Art. 450 del C.C.).

Según el artículo 452 del mencionado Código "Los documentos o comprobantes que se presenten para extender las partidas del Registro, deberán ser firmados en el acto por la parte que los presenta y por el funcionario del Registro Civil, y, en su caso, por la persona autorizada para presenciar el matrimonio".

"Si después de cerrados los libros, el Jefe Civil recibe partidas que debían insertarse en ellos, hará la inserción en los libros nuevos; y avisará inmediatamente al juez de Primera Instancia, a quien enviará en la misma oportunidad la partida que sirvió de original" (Art. 453 C.C.). Es decir, este artículo no se refiere al caso de que se trate de redactar una partida, sino cuando ya una vez redactada sea necesaria por mandato de ley insertarla en otros libros.

Los funcionarios que hayan autorizado cualquier acto jurídico que se refiera a partidas constantes en libros del Registro Civil, y que debe insertarse o anotarse en ellos, darán aviso al juez de Primera Instancia del lugar en que debe hacerse la inserción o anotación (Art. 455 C.C.).

Con respecto a la inspección de los registros de estado civil, ésta debe hacerse según lo dispone el artículo 461 del Código Civil, por el Síndico Procurador Municipal respectivo.

Con respecto a la remisión, revisión y archivo de los libros:

– "El día último de diciembre de cada año se cerrarán los libros de registro, expresándose en diligencia que firmarán la Primera Autoridad Civil de la Parroquia o Municipio y el secretario, el número de las partidas que cada uno contenga" (Art. 491 C.C.).

– Según lo establecen los artículos 492 y 460 del Código Civil, dentro de los primeros quince días del mes de enero, la Primera Autoridad Civil remitirá al Juez de Primera Instancia que ejerza la competencia civil en la respectiva circunscripción judicial, uno de los ejemplares de cada registro, junto con el legajo de comprobantes correspondientes.

– Los Jueces de Primera Instancia examinarán cuidadosamente los registros, y:

Según el artículo 493, "…si notaren faltas y omisiones materiales que puedan salvarse sin necesidad de hacer alteración o modificación alguna en el texto del acta, devolverán los libros al funcionario respectivo para que subsane la falta u omisión".
Si por cualquier forma o medio notaren que no se ha hecho en un libro la inserción ordenada de alguna acta, documento o sentencia, mandará efectuar las inserciones en los dos libros en curso del registro correspondiente (Art. 494, encabezamiento, C.C.).
Si existe la omisión de alguna nota marginal, entonces el Juez de Primera Instancia devolverá los libros con la finalidad de que ésta sea estampada (Art. 494, ap. único, C.C.).
En el caso de que las faltas u omisiones no puedan subsanarse conforme a lo establecido en los artículos antes mencionados, el Juez promoverá las correcciones del caso, con averiguación previa y sumaria de las circunstancias y con la citación de las partes interesadas, si así lo estimare conveniente y fuere posible. La corrección que se haga deberá estamparse al margen de la partida respectiva o en los nuevos libros, si el margen no fuere suficiente para contenerla, haciéndola en este caso, la correspondiente anotación en la partida (Art. 495 C.C.).

– " El Juez pondrá nota al final de cada libro, de las actas, documentos o sentencia que han debido aparecer en el, y que por cualquier motivo fueron insertadas en los libros nuevos del registro respectivo; y transcribirá dicha nota al Jefe Civil de la Parroquia o Municipio para que la copie inmediatamente al final del libro que conserva en su poder. El Jefe Civil avisará la inserción en el término de tres días" (Art. 496 C.C.). Si el aviso de la Primera Autoridad Civil de haber recibido una partida que debía haberse asentado en un libro que ya ha sido cerrado, llegare después de que el Juez ha remitido el libro al Registrador Principal, el Juez ordenará a este funcionario y a la Primera Autoridad Civil que extiendan en el libro que ha sido archivado en que debió insertase la partida, la constancia antes indicada, con la constancia del decreto del juez (Art. 497 C.C.).

– Una vez terminada la revisión por el Juez de Primera Instancia, éste remitirá al Registrador Principal, para su archivo, los libros que recibió de las Parroquias y Municipio, salvo los que deba retener a los efectos de las correcciones previstas en el artículo 495 eiusdem, lo cual avisará al mismo funcionario (Art. 498 C.C.).

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Registro de los actos anteriores a 1.873:

"Los libros de las Iglesias Parroquiales, correspondientes a los bautismos y defunciones, llevados por los párrocos hasta el primero de enero de 1.873, permanecerán en los archivos de las respectivas Iglesias; pero las certificaciones de sus partidas, para efectos civiles, no podrán expedirse sino por el Juez de Parroquia o Municipio" (Art. 463 C.C.).

NORMAS ESPECÍFICAS DEL REGISTRO DE NACIMIENTOS Y DE LOS DEMÁS ACTOS QUE DEBEN CONSTAR EN ÉL.

Declaración del nacimiento y presentación del niño:

El artículo 464 del Código Civil determina:

1) Dentro de los veinte días siguientes al nacimiento, se deberá hacer la declaración de éste a la Primera Autoridad Civil de la Parroquia o Municipio, a quien se le presentará también el recién nacido.

2) Cuando el lugar del nacimiento diste más de tres kilómetros del lugar del Despacho de la Primera Autoridad Civil, podrá hacerse la presentación y declaración ante el respectivo Comisario de Policía, quien la extenderá por duplicado en hojas sueltas y entregará uno de los ejemplares al presentante y el otro lo remitirá al Jefe Civil de la Parroquia o Municipio, quien lo insertará y certificará en los libros del Registro respectivo.

3) El funcionario del estado civil podrá, por circunstancias graves, dispensar de la presentación del recién nacido, comprobando de cualquier otro modo el nacimiento.

4) Tanto la Primera Autoridad Civil de la Parroquia o Municipio, como el Comisario de Caserío, en sus casos, deberán trasladarse a la casa donde se encuentre un niño de cuyo nacimiento tuvieren noticias, a fin de que se verifique el acto en la propia casa;

5) No pudiendo cobrar ningún emolumento por esta diligencia.

6) Los que no cumplieren con la obligación indicada, serán destituidos de su cargo.

Es importante destacar que las normas contenidas en leyes especiales tienen preferencia a las del Código Civil, según lo dispone el artículo 14 de dicho código, por lo tanto se hace indispensable mencionar las siguientes normas.

Actualmente el artículo 20 de la Ley Orgánica para la Protección del Niño y del adolescente, determina:

"Fuera de los casos previstos en el artículo 19, la declaración de nacimiento debe hacerse dentro de los 90 días siguientes al mismo, ante la Primera Autoridad Civil de la Parroquia a Municipio.

En aquellos casos en que el lugar de nacimiento diste más de tres kilómetros del lugar de despacho de la Primera Autoridad Civil, la declaración puede hacerse ante los comisarios o ante el funcionario público más próximo competente para tales fines, quien la extenderá por duplicado en hojas sueltas y entregará uno de los ejemplares al presentante y el otro lo remitirá al jefe civil de la parroquia o municipio, quien lo insertará y certificará en los libros del Registro respectivo".

El artículo 19 de la Ley antes citada, refiriéndose a los nacimientos en Instituciones Públicas de salud, establece:

"Cuando el nacimiento ocurriere en hospital, clínica, maternidad u otro institución pública de salud, la declaración del nacimiento se hará ante la máxima autoridad pública de la institución respectiva. Dicho funcionario extenderá la correspondiente acta haciendo cuatro ejemplares del mismo tenor, en formularios elaborados al efecto, debidamente enumerados. Uno de los ejemplares se entregará al presentante, el otro lo remitirá dentro del término previsto en el artículo 20 de esta ley a la primera autoridad civil de la parroquia o municipio en cuya jurisdicción ocurrió el nacimiento, a fin de que ésta autoridad inserte y certifique la declaración en los respectivos libros del Registro del Estado Civil. El tercer ejemplar se conservará en un archivo especial de la institución. Y el cuarto ejemplar se remitirá a la Oficina Nacional de Identificación y de Extranjería

Es decir, que dicha autoridad debe abrir un libro donde se haga constar estas delegaciones de atribuciones, las cuales realizará mediante resolución.

Es importante destacar que según el artículo 465 del Código Civil, la partida de nacimiento debe extenderse inmediatamente después de la declaración, porque según determina la nueva Ley de Protección del Niño y del Adolescente todos los niños tienen derecho al nombre y a una nacionalidad (Art. 16), es decir que se crea el derecho a la identificación inmediatamente después del nacimiento de manera obligatoria, estableciendo el vínculo filial con la madre (Art. 17).

Contiene la mencionada ley en su artículo 17:

"Parágrafo Primero: Las instituciones, centros y servicios de salud,

públicos y privados, deben llevar un registro de los casos de nacimientos que se produzcan en los mismos, por medio de fichas médicas individuales, en las cuales constará, además de los datos médicos pertinentes, la identificación del recién nacido mediante el registro de su impresión dactilar y plantear, y la impresión dactilar, nombre y la edad de la madre, así como la fecha y hora del nacimiento del niño, sin perjuicio de otros métodos de identificación." (subrayado mío).

"Parágrafo Segundo: Las declaraciones formuladas a la máxima autoridad de la institución pública de salud donde nace el niño, constituyen prueba de la filiación, en los mismos términos que las declaraciones hechas ante los funcionarios del estado civil."

Y el artículo 18 eiusdem determina:

"Derecho a ser inscrito en el Registro. Todos los niños y adolescentes tienen derecho a ser inscritos gratuitamente en el Registro del Estado Civil, inmediatamente después de su nacimiento, de conformidad con la Ley."

"Parágrafo Primero: Los padres, representantes o responsables deben inscribir a quienes se encuentren bajo su patria potestad, representación o responsabilidad en el Registro del Estado Civil."

"Parágrafo Segundo: El Estado debe garantizar procedimientos gratuitos, sencillos y rápidos para la inscripción oportuna de los niños y adolescentes en el Registro del Estado Civil. A tal efecto, dotará oportunamente al mencionado registro de los recursos necesarios para dicha inscripción. Asimismo, debe adoptar medidas específicas para facilitar la inscripción en el Registro del Estado Civil, de aquellos adolescentes que no lo hayan sido oportunamente."

Menciones que debe contener la partida de nacimiento

Además de las menciones establecidas en el artículo 448 del Código Civil, el artículo 466, determina unas menciones específicas que deben contener las partidas de nacimiento, dicho artículo estatuye:

El sexo y nombre del recién nacido. Este artículo faculta a la Primera Autoridad Civil ante quien se haga la declaración de dar nombre al recién nacido, en el caso de que el declarante no le de nombre.
En el caso de que el parto sea de gemelos, se deberá dejar constancia de esa circunstancia haciendo mención de la misma, en cada una de las partidas que se expiden, expresando la orden de los nacimientos.
Cuando no estuviere vivo el niño en el momento de hacerse la declaración de su nacimiento, la autoridad civil lo expresará así sin tener en cuenta la declaración de los comparecientes de haber nacido vivo o muerto. En estos casos se expedirá conjuntamente la partida de defunción correspondiente, sin expresar si nació o no con vida.

Además el artículo 467 eiusdem reza: "Si el nacimiento proviene de

matrimonio, la declaración debe enunciarse, además, el nombre y apellidos, cédula de identidad, la profesión y domicilio del padre y de la madre".

En este orden de ideas establece el artículo 468:

"Si el nacimiento proviene de unión no matrimonial no se designará al padre en la partida, sino cuando haga la presentación él mismo o por medio de mandatario auténtico constituido; pero si se expresará el nombre y apellido de la madre, a menos que el presentante exponga que le está prohibida esa mención, lo cual se hará contar en el acta.

Se expresará también la cédula de identidad, el domicilio y profesión del padre o de la madre que aparezcan designados en el acta".

¿Qué sucede con las partidas levantadas fuera del domicilio de los padres, en el exterior o en viaje de mar?

Para responder esta pregunta es necesario acudir a los artículos 470 y 471 del Código Civil.

En estos casos, la ley civil determina que la partida que es redactada por el funcionario competente, sea insertada en los libros de la Parroquia o Municipio donde tengan su domicilio los padres. En su defecto en los libros de la Parroquia o Municipio de la última residencia de los padres en Venezuela.

Es importante destacar:

El artículo 19 de la Ley de Protección del Niño y del Adolescente, establece:

"…En aquellos casos en que el lugar de nacimiento diste más de tres kilómetros del lugar de despacho de la Primera Autoridad Civil, la declaración puede hacerse ante los comisarios o ante el funcionario público más próximo competente para tales fines, quien la extenderá por duplicado en hojas sueltas y entregará uno de los ejemplares al presentante y el otro lo remitirá al jefe civil de la parroquia o municipio, quien lo insertará y certificará en los libros del Registro respectivo".

Con respecto a los hallazgos de recién nacidos dejados en lugar público y privado, el artículo 469 menciona:

"Quien encuentre un niño recién nacido, dejado en lugar público o privado, lo presentará dentro de ocho (8) días a la Primera Autoridad Civil de la Parroquia o Municipio, con los vestidos y demás objetos que se hallen con él y declarará todas las circunstancias de tiempo y lugar en que lo haya encontrado.

Se extenderá acta circunstanciada de la presentación, expresándose en ella, además de la edad aparente del niño, su sexo, y el nombre y apellidos que se les hayan dado".

¿Qué otros actos que deben constar en el registro de nacimientos? (Art. 472 C.C.).

Cuando se haga un reconocimiento de hijos posterior a la realización de la partida de nacimiento por el funcionario respectivo y competente, se hará constar en los libros de Registro de Nacimientos, mediante acta que deberá contener el nombre, apellidos, cédula de identidad, edad, estado civil, profesión, domicilio de la persona o personas que hacen el reconocimiento; el nombre del hijo y su apellidos; el lugar de nacimiento, la fecha de su presentación o la de su nacimiento, la manifestación del reconocimiento; la fecha del acto, al cual concurrirán dos testigos mayores de edad, vecinos de la Parroquia o Municipio. Esta acta será firmada por el funcionario, los interesados, los testigos y el secretario. Si el interesado o testigos no supieran o no pudieran firmar, así se hará constar.
El funcionario hará constar el reconocimiento al margen de la partida de nacimiento, si se encontrara en su archivo; o lo oficiará para este fin a la Primera Autoridad Civil de la Parroquia o Municipio donde se asentó aquella partida; y en uno y otro caso, oficiará igualmente del reconocimiento al Registrador Principal en cuyo archivo se encuentre también la mencionada partida, para que en ella se estampe la correspondiente nota marginal.

Otro punto importante que se debe destacar es lo relativo a la prelación de la partida de nacimiento frente a la partida de bautismo. Al respecto el artículo 473 eiusdem concluye que "En los registros bautismales no podrá asentarse ninguna partida de bautismo sin que se presente la certificación de haberse extendido la partida de nacimiento, o a falta de ésta la prueba que la supla, todo de conformidad con lo establecido en este Capítulo y en anterior".

NORMAS ESPECÍFICAS DEL REGISTRO DE MATRIMONIOS.

Este punto se estudiará con detalle en la parte de Derecho de Familia. Sin embargo, por ahora se puede resaltar que según el artículo 475 del Código Civil, los registros de matrimonio deben contener además de las actas de matrimonios, las sentencias ejecutoriadas que declaren la existencia, nulidad o disolución del matrimonio, anotándose al margen de la partida correspondiente.

NORMAS ESPECÍFICAS DEL REGISTRO DE DEFUNCIONES.

Orden de inhumación:

El Código Civil establece la orden de inhumación en casos ordinarios y en casos de muerte sospechosa.

En referencia a la inhumación en casos ordinarios, el artículo 476 del Código antes mencionado, determina:

"Al cerciorarse la Primera Autoridad Civil de la Parroquia o Municipio, de la muerte de una persona, dará orden para la inhumación del cadáver, la cual, en ningún caso, dejará de cumplirse. Respecto de las defunciones que ocurran a más de tres kilómetros de la cabecera de la Parroquia o Municipio, esta orden la dará el Comisario de Policía, si en la jurisdicción de la Comisaría hubiere algún lugar habilitado para darle sepultura a los cadáveres. En ese caso, el Comisario tomará nota de todos los datos necesarios para asentar la partida de defunción y personalmente los entregará al funcionario encargado de ese Registro.

Esta orden se expedirá en papel común, sin estampillas y sin ninguna retribución.

La inhumación no se hará antes de las veinticuatro horas de ocurrir la defunción, salvo en los casos previstos por reglamentos especiales".

En los casos de inhumación en caso de muerte sospechosa, es decir que existen signos o indicios de muerte violenta u otras circunstancias que den lugar a sospechas, la autoridad local, asistida de uno o más facultativos, si fuere posible, procederá a la inspección del cadáver y a la averiguación de cuanto pueda conducir al descubrimiento de la verdad, poniendo todo prontamente en conocimiento de la autoridad judicial, a quien corresponderá en este caso dar orden de inhumación (Art. 480 C.C.).

Partida de defunción ordinaria:

El artículo 477 eiusdem determina lo que debe expresar una partida de defunción:

El lugar, día y hora de la muerte.
Causa de la muerte.
Nombre, apellido, edad, cédula de identidad, profesión y domicilio o residencia que tenía el difunto.
Nombre y el apellido del cónyuge sobreviviente o del cónyuge premuerto.
Se enumerarán con sus nombres completos, todos los hijos que hubiere tenido, con especificación de los que hubieren fallecido antes y de los que vivieren y, entre éstos los que sean menores de edad.
El nombre, apellido, edad profesión y domicilio del padre y de la madre del difunto, y el lugar de nacimiento de éste.
Si el difunto, dejó hijos menores, los funcionarios mencionados deberán dar inmediatamente al Juez de Menores (hoy Jueces de los Tribunales de Protección del Niño y del Adolescente) el aviso ordenado en el artículo 302 del Código Civil.
El nombre, apellido, edad, profesión y domicilio de la persona o personas que dieran el aviso de la muerte.
Partida de defunción de personas inhumadas sin orden de la autoridad. (Art. 478 C.C.).

"Si se ha sepultado un cadáver sin la orden de la Primera Autoridad Civil de la Parroquia o Municipio o del Comisario de Policía, estas autoridades avisarán inmediatamente al Juez de Instrucción más próximo de la jurisdicción. Cuando fuere necesario la exhumación del cadáver, no se le inhumará nuevamente sino por orden del juez.

La decisión que se dicte se insertará en el Registro de Defunciones y hará las veces de partida".

En la actualidad no existen los llamados Jueces de Instrucción y sus funciones ahora corresponden a los Jueces de Primera Instancia en lo Penal hoy Juez de Control).

Partida de defunción cuando el cadáver no se encuentra o no es posible reconocerlo. (Art. 479 C.C.)

"En los casos de muerte en que sea imposible encontrar o reconocer los cadáveres, la Primera Autoridad Civil del lugar abrirá una actuación, haciendo constar el hecho y todas las circunstancias que con él se relacionen, y, concluida, la transmitirá al Juez de Primera Instancia, con cuya autorización se unirá lo actuado al legajo de comprobantes.

Si de estas actuaciones resultare comprobada la muerte de una persona determinada, el juez lo comunicará a la Primera Autoridad Civil de la Parroquia o Municipio del lugar donde ocurrió la muerte, para que se inserte el oficio en el Registro de Defunciones, agregando dicho oficio al legajo de comprobantes.

De esta inserción se dará aviso a que se refiere el artículo 484".

Defunción de persona desconocida o hallazgo de cadáver. (Art. 481 C.C.).

"En el caso de fallecimiento de una persona desconocida o del hallazgo de un cadáver cuya identidad no sea posible por lo pronto comprobar, se expresarán en el acta respectiva:

El lugar de la muerte o el hallazgo del cadáver.
Su sexo, edad aparente y señales o defectos de conformación que lo distingan.
El tiempo y la causa probables de la defunción.
El estado del cadáver.
El vestido, papeles y otros objetos que sobre si tuviere, o se hallaren a su inmediación, y que ulteriormente puedan ser útiles para su identificación, los cuales habrá de conservar al efecto la Autoridad Civil, por un año, a menos que deban ser entregado a la Autoridad Judicial.

Esta acta se publicará por la prensa.

Tan pronto como se logre la identificación, se extenderá una nueva partida expresiva de las circunstancias requeridas por el artículo 477 y se estampará la nota marginal correspondiente en la partida anterior".

Defunciones en alta mar y fuera del domicilio. (Art. 483 y 484 C.C.).

El Código Civil estatuye que la partida de defunción para las muertes

ocurridas en alta mar, se observará lo que se ha dispuesto sobre las partidas de nacimiento.

Cuando alguna persona hubiere muerto fuera de su domicilio, la Autoridad Civil de la Parroquia o Municipio que extienda la partida de defunción remitirá, dentro de diez días, copia de ella a la de la Parroquia o Municipio del domicilio que tenía el difunto. Aquella autoridad la insertará y certificará en sus registros, con la fecha en que la reciba.

Defunciones cuya prueba resulte de sentencia penal. (Art. 485 C.C.).

"En cualquier caso en que la prueba de una defunción resultare de un juicio penal, la decisión ejecutoriada que establezca el hecho del fallecimiento tendrá el mismo valor probatorio que el acta de defunción.

El juez ejecutor enviará copia certificada de la sentencia expresada para los efectos de su inserción y certificación en los libros de defunción, a la Primera Autoridad Civil de la Parroquia o Municipio de donde era vecina la persona muerta".

Otras reglas especiales.

– "Se admitirá todo género de pruebas para establecer la muerte ocurrida en campaña, en naufragios, accidentes de aviación, inundaciones, incendios, explosiones, terremotos, ciclones, epidemias graves y otras calamidades semejantes y en los casos del artículo 479 no comprendido en la enumeración anterior". (subrayado mío. Art. 486 C.C.).

– "En casos de epidemias o de temor fundado de contagio por la enfermedad que hubiese producido la muerte de una persona, se harán a lo dispuesto en este Capítulo las excepciones que prescriban las leyes y reglamentos especiales de sanidad.

NORMAS ESPECÍFICAS DE LOS REGISTROS DEL ESTADO CIVIL DE LOS MILITARES EN CAMPAÑA.

– Art. 488 C.C. "Las partidas del estado civil de los militares en campaña, o de las personas empleadas en el Ejército de la República, se extenderán por los oficiales que designen los reglamentos especiales".

– Art. 489 C.C. "Las partidas de nacimiento y de defunción deberán extenderse dentro del menor término posible y contendrán las indicaciones expresadas en los respectivos artículos precedentes".

– Art. 490 C.C. "Los oficiales que desempeñen las funciones relativas al registro del estado civil, enviarán las partidas que hayan extendido al Ministro de Guerra y Marina, quien las remitirá a la Primera Autoridad Civil de las Parroquias o Municipios del domicilio respectivo".

Rectificación de las Partidas del Estado Civil:

La rectificación de partidas constituye un procedimiento a través del

cual se pretende aclarar la verdad alterada por error o malicia. Entonces se produce la corrección de la falta, modificándola y subsanando los defectos de la partida.

El artículo 501 del Código Civil determina que "Ninguna partida de los registros del estado civil podrá reformarse después de extendida y firmada, salvo el caso previsto en el artículo 462, sino en virtud de sentencia ejecutoriada, y por orden del Tribunal de Primera Instancia a cuya jurisdicción corresponda la Parroquia o Municipio donde se extendió la partida", salvo que estando presente todavía el declarante y los testigos, alguno de estos o el propio funcionario, se diera cuenta de alguna inexactitud u omisión, pues entonces podrá hacerse la corrección o adición inmediatamente después de las firmas, suscribiendo todos los intervinientes la modificación (Art. 462 C.C.). De manera que, salvo esta excepción la rectificación o modificación de una partida amerita un juicio.

La pretensión de rectificación de partidas procede sólo si la partida debe ser modificada, lo cual sucede en tres casos:

Por estar incompleta el acta, es decir que le falta alguna de las menciones establecidas en la ley.
Cuando el texto del acta contenga inexactitudes.
Cuando el acta contiene menciones prohibidas o no exigidas por la ley, según el ya nombrado artículo 451 eiusdem.

Estas circunstancias entonces presuponen la existencia de la partida, de lo contrario no se podrá ejercer ninguna pretensión de rectificación de las mismas. Tampoco se podrá ejercer ninguna rectificación de partida cuando produzca los mismos efectos que una pretensión de estado. Por ejemplo, cuando la pretensión es de subsanar la omisión del nombre del padre natural en una partida de nacimiento, lo cual produce los mismos efectos que una sentencia de reconocimiento, procederá entonces es la pretensión de estado correspondiente, mas no una de rectificación de partida.

¿Qué datos son rectificables en las partidas?

Entre otros, se pueden mencionar:

Los datos referentes al acta como la fecha en que fue levantada.
Fecha y lugar de los hechos que se hacen constar en la partida, como es el caso de la fecha de la muerte, matrimonio o nacimiento.
Los datos que identifican a las personas mencionadas en la partida.
La filiación o matrimonio indicado en la partida. Por ejemplo, como señala Aguilar Gorrondona, "si en partida cualquiera se ha mencionado a alguien como soltero, puede rectificarse la partida, si mediante partida de matrimonio de dicha persona se prueba que era casado".

Las personas que pueden pedir la rectificación de una partida son todas aquellas personas interesadas por verse afectadas por las menciones omitidas en las partidas, es decir: las partes, los terceros que teman perjuicios por las omisiones, inexactitudes o menciones prohibidas que contenga el acta, los funcionarios del estado civil que intervienen en la formación de la partida y cuya responsabilidad pueda verse afectada y comprometida. Se discute si el Ministerio Público puede pedir de oficio la rectificación de partidas, algunos opinan que sí por considerar que hay interés público en la rectificación.

Con respecto al juez competente para conocer de los juicios de rectificación de partidas, el artículo 501 del Código Civil establece que el competente en primera instancia es el Juez de Primera Instancia en lo Civil de la Parroquia o Municipio donde fue redactada el acta. Pero, ¿qué sucede si el acta fue redactada en el exterior?, el artículo 470 eiusdem estatuye que cuando el nacimiento ocurre en el exterior, el funcionario Diplomático o Consular de la República remitirá una copia auténtica de la partida que haya redactado a la Primera Autoridad Civil de la Parroquia o Municipio de la última residencia de los padres en Venezuela. Por esta razón el juez competente en estos casos para conocer de los juicios de rectificación de partidas será el Juez de Primera Instancia de la Parroquia o Municipio de la última residencia en Venezuela de los padres del nacido.

A todas estas, el procedimiento especial a seguir en los juicios de rectificación de partidas, se encuentra en los artículos 768 al 774 del Código de Procedimiento Civil, como por ejemplo para la rectificación de errores materiales, tal es el caso de letras y palabras mal escritas y/o con errores de ortografía, transcripción errónea de apellidos, traducciones de nombres, entre otros. (Ver el artículo 773 eiusdem que se refiere a errores materiales, el procedimiento es distinto al de los artículos 770 al 772 que es contencioso). Éste procedimiento especial se estudiará en la materia Derecho Procesal Civil II.

La cosa juzgada que producen las sentencias definitivamente firmes de los juicios de rectificación de partidas, producen efectos sólo entre las partes (res inter allio) que intervienen en el juicio, aunque es oponible erga omnes y nunca podrá ir contra lo decidido en tales fallos, aún respecto de los que no fueron parte, quien promovió la rectificación (Art. 504 C.C.). De manera que, si una persona pide la corrección de la fecha nacimiento de su partida, la sentencia en principio produce efectos entre las partes, y el demandante no podrá intentar un nuevo juicio, ni siquiera frente a quien no fue parte en el primero, para que se modifique la fecha de nacimiento declarada en la sentencia.

La sentencia ejecutoriada que decida la rectificación de una partida, deberá inscribirse en los dos ejemplares del Libro correspondiente y servirá de partida, según lo establece el artículo 502 del Código Civil y 774 del Código de Procedimiento Civil. Debe luego ponerse la nota al margen de la partida reformada (Art. 502 C.C. y 774 C.P.C.), y en lo sucesivo no se podrá dar o expedir copia certificada sin insertar la respectiva nota marginal de rectificación (Art. 503 C.C.).

Nulidad de las Actas del Estado Civil.

La nulidad de las actas del estado civil es admitida en los siguientes casos, contenidos en su mayoría en el artículo 448 del Código Civil:

Ausencia de la firma del funcionario y partes.
Cuando no ha intervenido el funcionario competente o determinado por la ley.
Falta de testigos requeridos por la ley.
Partidas extendidas en hojas volantes.
Cuando las partidas han sido redactadas tardíamente y que este hecho cause motivos para dudar de la buena fe de los comparecientes.

El fundamento legal del valor probatorio de las partidas que han sido
debidamente registradas se puede encontrar en el artículo 457 del Código Civil.
"Los actos del estado civil registrados con las formalidades preceptuadas en este Título, tendrán el carácter de auténticos respecto de los hechos presenciados por la Autoridad.
Las declaraciones de los comparecientes, sobre hechos relativos al acto, se tendrán como ciertas hasta prueba en contrario.
Las indicaciones extrañas al acto no tendrán ningún valor, salvo disposición especial".
Son varios los puntos a resaltar en este artículo:
Tienen carácter de auténticos los actos del estado civil registrados con las formalidades establecidas en la ley y presenciados por la autoridad; es decir, que tienen efectos erga omnes, mientras no sean declaradas falsas, lo que constituye un enunciado iuris tantum, porque admitiría prueba en contrario.
¿De qué hacen efectos erga omnes estas actas?
– De los hechos que el funcionario declare haber efectuado, siempre y cuando tenga la facultad para efectuarlos.
– De los hechos que el funcionario declara haber visto u oído, si tenía facultad de efectuarlos (Art. 1.359 C.C.).
¿Cuál es el recurso establecido en la ley para declarar falsa un acta o partida?
La tacha de falsedad, lo cual procede con la concurrencia taxativa de las causales establecidas en el artículo 1.380 del Código Civil, tramitándose por un procedimiento especial planteado en los artículos 438 y siguientes.
Es conveniente mencionar que en la práctica no suelen producirse las propias partidas, sino que se producen son sus copias. Sin embargo, éstas hacen fe si son expedidas por el funcionario competente, según reza el artículo 1.384. Se exime la presentación del original en juicio siempre y cuando ese original se encuentre en una Oficina Pública, que sería el caso de las partidas del Registro Civil, pero según lo dispone el artículo 1.385, se permite a la otra parte exigir la confrontación de la copia producida con el original o copia que se encuentra en la Oficina Pública.
Las declaraciones de los comparecientes, sobre los hechos relativos al acto se tendrán como ciertas hasta prueba en contrario. De manera que, las declaraciones de los comparecientes hacen plena prueba si no se les impugna, lo cual bastaría con promover y evacuar pruebas contrarias a las declaraciones, sin tener que acudir a la tacha de falsedad. Este valor atribuido a las declaraciones de los comparecientes se refiere a los hechos relativos al acto mismo que es objeto de la declaración.
Las indicaciones extrañas al acto no tendrán ningún valor, salvo disposición especial. Según el artículo 451 eiusdem, se reafirma el hecho de que en ninguna partida se podrá insertar o indicar sino aquello que la ley exige, lo cual constituye una excepción al principio de que las enunciaciones extrañas al acto hechas en un instrumento público puede servir de principio de prueba (Art. 1.361, ap. Único C.C.). Por ejemplo, la presentación de un niño nacido fuera de unión matrimonial, en estos casos en la partida de nacimiento sólo se debe indicar el nombre de la madre y no el del padre, a no ser de que sea éste quien lo presente personalmente o por mandatario de éste debidamente constituido.
Valor Probatorio de las Actas del Estado Civil.
Prueba Supletoria de las Partidas.

Este punto trata acerca de la autorización que otorga la ley a títulos subsidiarios, cuando a falta de acta surgen otros medios de prueba especiales que acreditan los actos o hechos relativos al estado civil, y que sin culpa de la parte interesada no pueda hacer valer una partida.

Estas pruebas supletorias se hacen efectivas mediante sentencia declarativa, es decir un juicio cuya sentencia definitivamente firme y ejecutoriada, debe insertarse en el Registro Civil, hará las veces de partida.

El artículo 458 determina que "si se han perdido o destruido en todo o en parte los registros; si son ilegibles; si no se han llevado los registros de nacimientos y defunción, o si en estos mismos registros se han interrumpido u omitido los asientos, podrá suplirse el acta respectiva con cualquiera especie de prueba. Las partidas eclesiásticas tendrán el valor de presunciones…" siempre y cuando dicha destrucción, inutilización total o parcial, o la interrupción de los registros no provenga de dolo del requirente, porque en este caso no se le admitirá la prueba autorizada en este artículo. Esta pretensión no sólo es admisible para probar los matrimonios, nacimientos o defunciones, sino para acreditar en general todos los actos que deben inscribirse en el Registro Civil. (Art. 458 C.C.).

El procedimiento que se sigue en estos juicios es el mismo establecido para los casos de rectificación de partidas (Art. 768 al 774 C.P.C.), sin que pueda abreviarse el lapso probatorio (Art. 505 C.C.).

La persona interesada en el juicio deberá probar lo siguiente: a) alguno de los hechos establecidos en los supuestos del artículo 458 eiusdem, como la destrucción de las actas, b) el hecho o acto de su estado civil que desea probar, lo cual puede hacerse por cualquier medio probatorio.

Según el artículo 505 eiusdem, la sentencia que se dicte en el juicio tiene el mismo valor que la sentencia que es dictada en un juicio de rectificación de partidas.

La sentencia definitivamente firme será enviada en copia certificada al funcionario del registro correspondiente a fin de que sea insertada en el Registro.

Con respecto al sistema especial de prueba supletoria en orden a la celebración del matrimonio, el legislador lo ha hecho mucho más sencillo, sin necesidad de requerimiento de búsqueda previa en los registros para probar algunos de los supuestos indicados en el encabezamiento del artículo 458 eiusdem, y no presupone un juicio sino que se trata de una actuación no contenciosa, es decir de jurisdicción voluntaria. Si se desea probar la filiación en orden a la celebración del matrimonio, ésta se puede llevar a efecto a través de una justificación de testigos, quienes declararán no sólo la filiación, sino también si no les es imposible, el lugar de nacimiento, fecha aproximada, domicilio o residencia de los padres en aquel entonces, y la actual si aún vivieren, y las razones por las cuales les constan estos hechos (Art. 459 C.C.), lo cual será indagado por las preguntas que el juez hará a los testigos, consignando las declaraciones de éstos. En el caso de que uno de los declarantes no contestara satisfactoriamente las preguntas, por no tener conocimiento directo del nacimiento, entonces se necesitarán por lo menos tres testigos que declaren acerca de la notoriedad de la filiación.

Las partidas de nacimiento de los futuros contrayentes y la copia certificada de la partida de defunción de los cónyuges fallecidos podrán suplirse con la justificación de testigos respectiva, pero con la intervención en dicha justificación, de testigos de notoria honorabilidad y que den razón circunstanciada de su dicho (Art. 69 C.C.).

Otro punto importante es el sistema de prueba supletoria en orden a la obtención de la cédula de identidad, lo cual no necesita tampoco un juicio sino un procedimiento establecido en la Ley Orgánica de Identificación (Art. 3o.) y que consiste en:

Presentación de constancia expedida por la Primera Autoridad Civil de la Parroquia o Municipio o por el Registrador Principal respectivo de que fue buscada la partida de nacimiento en los libros correspondientes al lugar del nacimiento del solicitante, mas no se encontró, es decir que no existe.
Declaración jurada suscrita por dos familiares del solicitante que tengan cédula de identidad. Dicha declaración debe hacerse ante un juez o funcionario de identificación, en la cual se debe dar la filiación, lugar y fecha de nacimiento del solicitante.
A juicio del solicitante, debe presentarse la partida de Bautismo y la constancia de baja del Servicio Militar Obligatorio.

ADVERTENCIA: ESTE TRABAJO ESTÁ PROTEGIDO POR LAS LEYES DE DERECHO DE AUTOR. LA REPRODUCCIÓN DE ESTE TRABAJO DEBE HACERSE TOTALMENTE TOMANDO EN CUENTA INCLUSIVE ESTA NOTA DE ADVERTENCIA.

PROFESOR: Dr. Héctor Ramón Peñaranda Quintero

República Bolivariana de Venezuela

Universidad del Zulia

Facultad de Ciencias Jurídicas y Políticas

Escuela de Derecho

Cátedra Derecho Civil I: Personas y Familia

Maracaibo, 28 de Septiembre de 2000