Diseño y aplicación de un sistema automatizado de control de inventario para el depósito temporal de aduana

INTERALÚMINA se fundó el 25 de noviembre de 1977 con participación mayorista del Fondo de Inversión de Venezuela (FIV) con un 92 por ciento de las acciones de la planta, la Corporación Venezolana de Guayana con un 4,25 por ciento y la empresa Aluswisse con un 3,75 por ciento.

En septiembre de 1978 se comienza la construcción de la planta luego de que se aprobaran las previsiones presupuestarias y se autorizara su construcción. Cinco años más tarde, en 1983, es puesta en marcha la primera línea de producción de la planta inaugurándola oficialmente el 26 de abril del mismo año.

Con la intención de incrementar la productividad, la eficiencia, el factor operativo y la capacidad de procesamiento del mineral utilizando bauxita de Los Pijigüaos en un 100 por ciento, y así lograr aumentar de 1.000.000 a 2.000.000 toneladas año, INTERALÚMINA se fusiona con la empresa BAUXIVEN el 23 de marzo de 1994, formando lo que hoy se conoce como CVG BAUXILUM.

El 23 de diciembre del año 2002, se asocia con la empresa Francesa Aluminium Pechiney. Esta empresa permitiría la elevación de producción de aluminio de la operadora estatal venezolana. Actualmente CVG BAUXILUM cuenta con una capacidad instalada de 6.000.000 t/año de bauxita y 2.000.000 t/año de alúmina, con una proyección total de producción para este año.

En el Depósito Temporal de Aduana de CVG BAUXILUM se gestiona todo lo que tiene que ver con la recepción y despacho de materiales importados, una vez que se llevan a cabo todas estas actividades es necesario que se registre toda esta información para poder disponer de ella en el momento que así se requiera.

Este Departamento requiere que se elabore un sistema que permita llevar el control del inventario de forma automatizada, con la utilización de un software que disponga la información de una manera rápida y eficaz y que además permita elaborar informes que puedan servir de guía y de respaldo a la hora de hacer auditorías o medir la gestión de dicho Departamento.

1. 2. 3. 4. 5. OBJETIVO GENERAL Diseñar y aplicar un sistema automatizado de control de inventario para el Depósito Temporal de Aduana, perteneciente a la División Almacén de CVG BAUXILUM – Alúmina. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Conocer las generalidades de la Gerencia de Logística y las actividades que se realizan en el Depósito Temporal de Aduana. Determinar los renglones a incluir en la base de datos a través del estudio de los reportes de entrada y salida de mercancía. Diseñar el formato principal del sistema de control de inventario con la utilización de los renglones seleccionados anteriormente. Diseñar las tablas de la base de datos agrupando los campos comunes según el origen de los datos. Establecer las relaciones entre las tablas a fin de facilitar la búsqueda de información.

6. 7. 8. 9. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Diseñar y crear las consultas para la búsqueda de información. Desarrollar y aplicar el formulario en función de los campos incluidos en el diseño anteriormente estudiado. Diseñar y crear informes para la impresión de los datos contenidos según las necesidades de los usuarios. Aplicar la base de datos vaciando la información contenida en los reportes impresos de entrada y salida de materiales en el sistema automatizado de control de inventario. 10. Validar el sistema automatizado de control de inventario. 11. Establecer conclusiones y recomendaciones.

La importancia de crear y aplicar un sistema de control de inventarios automatizado, representado por una base de datos radica en poder obtener de manera más rápida, eficaz, confiable y objetiva cualquier información referente a los movimientos de entrada y salida de mercancía del Depósito Temporal de Aduana.

Con el presente trabajo de investigación se diseñó un sistema automatizado representado por una base de datos que contiene toda la información necesaria para llevar el control de la entrada y salida de mercancía del Depósito Temporal de Aduana de CVG BAUXILUM y a la vez permita elaborar informes que representan los movimientos y la gestión de este Departamento.

Observaciones Diseño no experimental no intrusivas ? Describir Punto de vista metodológico Según el nivel de profundidad De campo tipo descriptivo-evaluativo Seguimiento directo e in situ ? Registrar ? Analizar ? Interpretar

La población está determinada por todas las divisiones adscritas a la Gerencia de Logística de CVG BAUXILUM – Alúmina y la muestra asignada para este trabajo de investigación está constituida por el Depósito Temporal de Aduana, donde se llevó a cabo el seguimiento de las actividades y se recopiló la información necesaria para la realización del proyecto.

Los procedimientos que se llevan a cabo en esta área de la empresa son los siguientes Recepción de Mercancía Despacho de Mercancía

? ? ESTUDIO DEL ACTA DE RECEPCIÓN Y LA GUÍA DE DESPACHO ACTA DE RECEPCIÓN GUÍA DE DESPACHO Número de Traslado Fecha de Traslado Agente de Aduana Consignatario Agente Transportista Marcas del Transporte Puerto/Aeropuerto de Procedencia Fecha de Ingreso de la Mercancía Bill of Lading Cantidad de Bultos Identificación Número de Declaración Monto Cancelado Código de Seguridad Fecha de Despacho Estatus de la Mercancía Número del Acta de Recepción Número de la Guía de Despacho Observaciones Peso de la Mercancía Permanencia Descripción

DISEÑO DE LA BASE DE DATOS

ELABORACIÓN DE LA TABLA PRINCIPAL

ELABORACIÓN DE LA TABLA PRINCIPAL

ELABORACIÓN DE LA TABLA PRINCIPAL

AGRUPACIÓN DE LOS CAMPOS COMUNES SEGÚN EL ORIGEN DE LOS DATOS Sub-Tabla Campo(s) que comprende Agente de Aduana Agente Transportista ? Agente ? Agente de Aduana Transportista Consignatario ? Consignatario Puerto / Aeropuerto ? Puerto / Aeropuerto Estatus ? Estatus ? Número de Traslado Traslado Fechas Carga Despacho ? Transporte ? Bill of Lading ? Fecha de Traslado ? Fecha de Ingreso ? Fecha de Despacho ? Recepción ? Número de Bultos ? Observaciones ? Peso ? Identificación ? Despacho ? Número de Declaración ? Monto Cancelado ? Código de Seguridad

AGRUPACIÓN DE LOS CAMPOS COMUNES SEGÚN EL ORIGEN DE LOS DATOS

DISEÑO DE LAS CONSULTAS PARA LA BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN

DISEÑO DE LAS CONSULTAS PARA LA BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN

DISEÑO DE LAS CONSULTAS PARA LA BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN

DISEÑO DE LAS CONSULTAS PARA LA BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN

DISEÑO Y APLICACIÓN DEL FORMULARIO

DISEÑO Y APLICACIÓN DEL FORMULARIO

DISEÑO Y APLICACIÓN DEL FORMULARIO

DISEÑO Y APLICACIÓN DEL FORMULARIO

DISEÑO Y APLICACIÓN DEL FORMULARIO

DISEÑO Y APLICACIÓN DEL FORMULARIO

DISEÑO Y APLICACIÓN DEL FORMULARIO

DISEÑO Y APLICACIÓN DEL FORMULARIO

DISEÑO Y CREACIÓN DE INFORMES PARA LA IMPRESIÓN DE LOS DATOS

DISEÑO Y CREACIÓN DE INFORMES PARA LA IMPRESIÓN DE LOS DATOS

DISEÑO Y CREACIÓN DE INFORMES PARA LA IMPRESIÓN DE LOS DATOS

VALIDACIÓN DEL SISTEMA ACTA DE RECEPCIÓN AL AZAR BÚSQUEDA DE PASE DE SALIDA BÚSQUEDA DE B/L EN EL SISTEMA IMPRESIÓN DE INFORMES VERIFICACIÓN DE CONCORDANCIA DE INFORMES CON EL SISTEMA VERIFICACIÓN DE CONCORDANCIA DE INFORMES CON LA REALIDAD

1. 2. 3. 4. En base a los resultados obtenidos en la elaboración del trabajo de investigación se llegó a las siguientes conclusiones: La Base de Datos es un mecanismo de suma importancia para llevar el control del inventario del Depósito Temporal de Aduana. Con la Base de Datos se obtiene la información de una manera más rápida y eficaz. Al llevarse el Control del Inventario de forma manual existe mayor posibilidad de que se presenten fallas, ya que aumenta la posibilidad del error humano. Con el Sistema Automatizado, el personal del Depósito Temporal de Aduana puede crear reportes de entrada y salida de mercancía y presentarlos antes las autoridades de Control.

5. 6. 7. 8. Se pueden elaborar diferentes tipos de reportes de acuerdo a las necesidades y exigencias de quien lo solicite. En el Depósito Temporal de Aduana no existía ningún tipo de Control de Inventarios. El Sistema Automatizado de Control de Inventarios es una herramienta que está hecha en base a las tareas que se llevan a cabo en el Depósito Temporal de Aduana. La Base de Datos que se creó funciona perfectamente y cubre todas las expectativas y objetivos propuestos.

1. 2. 3. En función de las mejoras obtenidas con la elaboración del Sistema Automatizado de Control de Inventarios es importante tomar en cuenta los siguientes aspectos: Llevar a cabo en su totalidad la utilización del Sistema Automatizado de Control de Inventario en el Depósito Temporal de Aduana. Sería de gran utilidad que se crearan mecanismos similares en las distintas áreas de la División Almacén para medir su gestión y poder tomar mejores decisiones. Los reportes de entrada y salida de mercancía deben ser vaciados en la Base de Datos inmediatamente después que son elaborados, para evitar la aglomeración de la información. Tratando en lo posible de omitir la menor cantidad de información posible.

5. 6. 7. Se debe tener mucho cuidado durante la transcripción de la información, es importante que se verifiquen los datos hasta estar seguros de que son los correctos. En caso de encontrar algún error en la información, se debe corregir de acuerdo a lo especificado en las facturas y en los soportes en físico. Es necesario que el personal del Depósito Temporal de Aduana imprima reportes de control de inventario cada cierto periodo para verificar la concordancia de la información contenida en la Base de Datos con la realidad. Crear mecanismos de seguridad como claves de acceso para restringir el uso de la Base de Datos y evitar la modificación de la información.