Taller de Secretaría

Enviado por Ricardo Francia Ramírez

Resúmen

INTRODUCCIÓN

Dentro de las oficinas de cualquier administración, ya sea educativa o de cualquier otra índole, se hace indispensable la comunicación entre personas, esto promueve la utilización de diferentes documentos que hacen mas fácil y segura la misma, puesto que permiten de alguna manera mantener en contacto a los diferentes componentes de la oficina y contribuyen al desarrollo de actividades más eficientes de acuerdoa las necesidades que se presentan en la misma.

Que es correspondencia

Es la comunicación escrita entre personas que se encuentran en diversos lugares o bien podemos decir que es el medio de interrelación entre hombres, originado por distintos sentimientos de sociabilidad, los cuales dan origen a diversos estilos o formas de redactar, así: comercial, diplomático, familiar y oficial.

NORMAS PRÁCTICAS DE REDACCIÓN Para conseguir CLARIDAD

-Ordene las ideas en forma lógica

-Evite el exceso de aclaraciones

-Suprima las notas entre paréntesis

Para expresarse con PRIORIDAD

-Utilice las palabras de acuerdo a su significado y función.

-Escriba con perfecta ortografía

-Utilice correctamente los signos de puntuación

-Estructure correctamente los párrafos

Para dar CONSICIÓN a la escritura

-evite palabras innecesarias

-elimine las frases de relleno y los términos vagos

-no trate la misma idea en párrafos separados

-planee el texto antes de construirlo

-no construya frases largas

PRINCIPALES DOCUMENTOS DE USO EN UNA INSTITUCIÓN ECLESIÁSTICA.

-OFICIO

-ACTA

OFICIO

-Es un instrumento por medio del cual se puede: Solicitar o rendir informes, acusar recibo, trasmitir disposiciones u ordenes, etc. Su redacción debe ser cuidadosa.

-Cuando en el oficio se tratan dos o más asuntos, se aconseja separarlos en párrafo distinto cada uno, porque esto ofrece mayor rapidez en el trámite y resolución del mismo.

Los elementos que forman el oficio son:

– Numero de oficio y referencia. siglas de la institución, orden numérico ascendente, siglas del que dicta y firma, línea diagonal, siglas o apellido de quien realiza el oficio.

-Lugar y fecha. a 15 espacios después del borde superior del papel, los nombres de los meses se escriben con minúscula, el membrete ocupa la parte superior izquierda a la fecha puede colocarse al lado opuesto tratando de justificar la escritura.

•Destinatario. (Identificación del titulo y cargo de las personas a quien se dirige el oficio) se escribe de 4 a 6 espacios después de la fecha según tamaño del papel contra margen izquierdoconsta de: a) tratamiento (señor o señora) o titulo profesional b) nombre de la persona a quien se dirige c) cargo que desempeña d) dirección y lugar.

•Vocativo (saludo ) se utiliza para dirigirse a altas autoridades, excelentísimo señor ministro, distinguido señor ministro, saludo: trato entre remitente y destinatario.

Contenido o cuerpo del oficio.

Se escribe dos espacios abajo del saludo o vocativo y en él se expresa al objeto del oficio siempre a las características fundamentales de la correspondencia.

Consta de dos partes:

•Introducción

•Texto

INTRODUCCIÓN: es el inicio del texto del oficio para luego seguir con la parte expositiva o fundamental de la misma. Evite el uso de términos escogidos o poco conocidos y si se trata de dar respuesta a una carta indique la fecha de ella procure que su lenguaje sea breve, sencillo y natural.

TEXTO: es la parte que expresa el objeto de la cartay para ello debe tener un concepto claro y concreto de lo que se desea expresar. No olvide que para lograr un éxito deseado en la correspondencia oficial debe de ser de buena voluntad no impositiva, que el lenguaje sea utilizado en forma clara y apropiada.

Despedida. es la última frase de cortesía con que se da por terminada la carta, se escribe a dos espacios de la última línea del cuerpo de la carta, atentamente, respetuosamente,

firma y cargo de quien envía o remite, se escribe a cuatro espacios después de la despedida, consta del nombre del firmante escrito con el mismo tiro de letra que el apartado registra, igualmente abajo del membrete se escribe el cargo profesional del puesto de trabajo.

Indicadores de archivo o de copias

cuando de un mismo oficio se envían copias a otras personas, departamentos o instituciones, la referencia al respecto debe escribirse al final del texto partiendo del margen izquierdo.

Ejemplo:

cc. Dirección Departamental de Educación, Jefe de personal MINEDUC, Claustro de Catedráticos.

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Enviado por Ricardo Francia Ramírez