Libro caja (página 2)

Sin embargo esto no sucede en las micro y pequeñas empresas. En estas entidades se utilizaran cuentas de las clase 6 y 7, porque no utilizan el Libro Diario para hacer las provisiones. Al respecto, debemos tener presente que el uso de las cuentas de la clase 6 en el Libro Caja, también implican asiento por destino, pero este debe ser uno solo y por el total de los importes de la clase 6 empleados en el correspondiente mes; pero para facilitar la confección de este asiento es recomendable que conforme se sucedan los usos de la clase 6, los asientos por destino se confeccionan en una hoja adicional llamada "Hoja Auxiliar" para que al termino del mes no se haga difícil su registro.

Centralización del Libro caja en el procedimiento de registro computarizado

Cuando se utiliza el procedimiento de registro computarizado, todo se anota en el LIBRO DIARIO (mediante un instrumento llamado voucher), documento por documento. Si fuera el caso primero las provisiones y luego los cobros y pagos. Luego desde el LIBRO DIARIO se distribuye los datos a todos los libros correspondientes, entre ellos a CAJA. Es decir es automático. Pero todo esto depende del sistema contable computarizado, que tenga configurado las bases de datos, libros, registros, cuentas y toda la parafernalia contable para que se lleve a cabo automáticamente.

Reglas practicas que se deben tener en cuenta en la confección del Libro caja en el procedimiento de registro manual

• 1. Toda operación al contado se registra en el Libro Caja, correspondiendo al Libro Diario las operaciones al crédito.

• 2. En toda operación que se tenga que registrar en el Libro Caja se debe preguntar si el "dinero" ingresa o sale.

• 3. Si el "dinero" ingresa, se debe registrar en el DEBE del Libro caja, el nombre de la cuenta (con su respectivo código) que ha dado origen al ingreso de dinero.

• 4. Si el "dinero" sale, se debe registrar en el HABER del Libro Caja, el código y nombre de la cuenta que ha dado origen a la salida de dinero.

• 5. Cuando el pago se hace con un cheque girado por nosotros, lo primero que se debe hacer es anotar en el DEBE del Libro Caja, el importe del cheque girado y se hace por intermedio de la cuenta 10 subcuenta 104 y la divisionaria correspondiente (1041) y seguidamente se registra en el HABER del libro Caja, el código y nombre de la cuenta que ha dado origen al giro del cheque.

• 6. Toda cuenta de clase 6 (GASTOS) siempre se registra en el HABER del Libro Caja (la 61,68 y 69 no se registran en el Libro Caja).

• 7. Toda cuenta de clase 7 (INGRESOS) siempre se registra en el DEBE del Libro Caja menos la 74 que se anota en el HABER (la 71, 78,79 no se registran en el Libro Caja).

• 8. Cada vez que se anota la clase 6 (GASTOS) en el Libro Caja se debe hacer un asiento por destino en la "hoja auxiliar".

• 9. En el asiento de centralización del DEBE del Libro Caja se carga la 10 CAJA Y BANCOS, divisionaria 101 CAJA y se abonan todas las cuentas anotadas en el DEBE del Libro Caja.

• 10. En el asiento de centralización del HABER del Libro Caja se cargan todas las cuentas anotadas en el HABER del Libro Caja y se abona a la 10 CAJA Y BANCOS, divisionaria 101 CAJA.

• 11. El Libro Caja JAMAS tendrá saldo acreedor porque el Libro Caja representa a la 101 caja, o sea el dinero en efectivo que tiene la empresa y nunca puede salir más dinero del que tenemos.

Tipos de Libro caja

En la práctica contable generalmente aceptada se encuentra dos tipos de libro Caja:

• a) Libro de Caja Italiana

• b) Libro de Caja Tabular

LIBRO CAJA ITALIANA

MES DE ……………………….DEL 200…

DEBE HABER

Caja tabular o americana

Es otra forma de llevar el libro caja que controla el movimiento de dinero tanto en los INGRESOS como en los EGRESOS.

Tiene un rayado especial se distingue de la Italiana de la cantidad de columnas, se considera una columna para cada cuenta contable, tanto en el debe como en el haber, es decir tienen tantas columnas como cuentas en el debe y el haber según requiere las operaciones del período o movimiento de la operación.

Tiene las siguientes características:

• 1. Columna para registrar la fecha de la operación, tanto en el Debe (entradas) como el Haber (salidas).

• 2. Columna para detalle o concepto, donde se explica el motivo que origina el ingreso o egreso del efectivo de caja.

• 3. Columna para los totales, tanto para el Debe como para el Haber.

• 4. Columnas para las cuentas tanto del Debe como del Haber, los cuales se van aperturando de acuerdo a las operaciones que se realicen.

LIBRO CAJA TABULAR

MES DE …………….DEL 2XXX

DEBE HABER

EJERCICIO PRACTICO DEL LIBRO CAJA ITALIANA

• 1. Marzo 1- Saldo Inicial ……………. s/. 5,000.00

• 2. Marzo 03- Depositamos en Cta. CTE. N· 2610 del Bco. Popular

Según comprobante nº 2………….. 2,000.00

• 3. Marzo 05- EL Sr. José Lima nos paga la f/N· 028…. 3,000.00

• 4. Marzo 07- El Sr. Antonio Silva nos paga la f/N· 052… 4,000.00

.Importe que según comprobante nº 003, le depositamos en Cta. CTE. Del Banco Popular

• 5. Marzo 10- El Señor Rafael Tineo nos cancela la L/. nº 09: 2,500.00 y le concedemos un descuento del 10% por pago puntual.

• 6. Marzo 13- El Señor Hugo Sosa nos cancela la L/. nº 11: 3,000.00. y le concedemos 10% de descuento por pago puntual y el saldo lo depositamos en nuestra Cta. Cte. Del Banco Popular s/. comprobante Nª 004.

• 7. Marzo 15- El Sr. Pedro Toro nos paga la F/. N· 117 por: 5,000.00 le concedemos un descuento del 10% por promoción de ventas y el saldo lo depositamos en Cta. Cte. N· del Banco Popular según comprobante nº 005.

• 8. Mazo 17- Según f/. nº 118 vendemos mercaderías al contado a Luis Loli por s/. 6,000.00 afectas al 6% IGV. (sujeto del impuesto).

• 9. Marzo 19- Según f/. nº 119 vendemos mercaderías al contado al Pedro Soto por s/. 2,000.00 afectas al 6% IGV. Y depositamos el total en nª Cta. Cte. Del Banco Popular según comprobante N· 006.

• 10. Marzo 21-Pagamos a Nicollini Hnos. la f/. nº 1232 por s/.3,000.00

• 11. Marzo 22- Con ch. /. N· 03442 del Banco Popular pagamos la f/. nº 0916 a la fabril SA. por s/. 4,000.00.

• 12. Marzo 24- Cancelamos en efectivo la L/. N· 0126 a la "Primavera" por s/. 3,500.00, y nos conceden 10% de descuento por pago puntual.

• 13. Marzo 26- Con ch. /. N· 03443 del Banco Popular pagamos la L/. n·501 a José Paz por s/. 4,000.00, nos conceden descuento de 10% por pago puntual.

• 14. Marzo 27- Con ch. /. N· 03444 del Banco Popular pagamos la f/. nº 1501 a Cogorno por s/. 7,000.00 y nos conceden descuento de 10% por promoción de ventas.

• 15. Marzo 29 – Según f/. 1301 se compro mercadería a Nicollini Hnos. por s/. 5,000.00 al contado, afectas al 6% IGV.

• 16. Marzo 31 – Según B/. nº 004415 pagamos a Electro Perú el consumo de energía eléctrica por el mes de febrero 1987 por s/. 200.00

Desarrollo explicativo del ejercicio del Libro caja

• MARZO 1- Saldo inicial s/.5, 000.00. Respuesta.- El saldo inicial se anota en el DEBE del libro Caja poniendo la fecha y la letra A, a continuación la palabra SALDO (con tinta roja, solo la palabra saldo) y la cantidad en la columna de TOTALES.

• MARZO 03 – Depositamos en Cta. Cte. N· 2610 del Banco Popular y según comprobante nº 02 I/. 2,000.00. Respuesta.- Si llevamos dinero a nuestra Cta. Cte. El dinero, de nº Caja sale y cuando el dinero sale se anota en el lado del HABER y ¿Por qué sale? Porque lo llevamos al Banco Popular y la cuenta que controla a la Cta. Cte. Bancaria es la 10, 104,1041.

• MARZO 05 – El Sr. José Luna nos paga la f/. nº 028 por s/. 3,000.00. Respuesta.- si nos pagan, el dinero ingresa y se anota en el DEBE y si nos pagan es porque nos deben y las facturas que nos deben se anotan en la Cta. 12,121, que es la cuenta que deberá anotarse en el debe de Caja.

• MARZO 07 – El Sr. Antonio Silva nos paga la f/. nº 052 por s/. 4,000.00 importe que según comprobante nº 003 lo depositamos en Cta. Cte. Del Banco Popular. Respuesta.- primeramente debemos aclarar que cuando se sucede una operación, las cantidades deben registrarse en la columna de parciales en espera de que se suceda otra operación de la misma naturaleza con lo cual ya no tendremos que registrar de nuevo la cuenta ni la subcuenta ya que simplemente podremos poner la fecha y la sumilla y anotar la cantidad correspondiente en la columna de parciales y cuando tengamos que anotar otra cuenta, procederemos a cancelar las cantidades anotadas trazando una línea que cubra toda la columna de parciales y recién le informaremos a la subcuenta y posteriormente a la cuenta; ahora, si nos pagan, se anota en el DEBE los 4,000.00 por medio de la Cta. 12,121 que ya esta registrada la fecha con la operación anterior por lo que solo procederemos a registrar la fecha con la correspondiente sumilla y cantidad en la columna de parciales. Ahora si depositamos los 4,000.00 en Cta. Cte. Se tendrá que registrar en el HABER por que el dinero sale y como es deposito en el Banco, se anota la 10-104-1041 que ya a sido anotada con la operación de marzo 03 por lo que solo anotamos solo la fecha y la sumilla entendiendo que la cantidad (4,000.00) se anota en la columna de parciales.

• MARZO 10- El Señor Rafael Tineo nos cancela la L/. nº 09: 2,500.00 y le concedemos un descuento del 10% por pago puntual. Respuesta.- Si nos pagan una L/; el dinero ingresa (SE ANOTA EN EL DEBE) pero primero cancelaremos la 121 porque ahora la toca trabajar a la 123 que es la que controla a las letras que nos deben, pero le registramos su cantidad (2,500.00) porque los 250 (10% de 2,500.00) es como se le devolviéramos al cliente o se que salen (SE ANOTAN EN EL HABER) pero por intermedio de la 67-675 (no olvide que debemos cancelar la 10-104-1041 anotándole 6,000.00) y como la clase 6 es asiento por naturaleza que implica un asiento por destino, pero que podemos registrarlo en el Diario hasta que termine el libro Caja, procederemos a hacerlo en una HOJA AUXILIAR cargando la 94-947 y abonando la 79-794 para que nos facilite la confección del asiento cuando corresponde.

• MARZO 13 – El Señor Hugo Sosa nos cancela la L/. nº 11: 3,000.00. y le concedemos 10% de descuento por pago puntual y el saldo lo depositamos en nuestra Cta. Cte. Del Banco Popular s/. comprobante N· 004. Respuesta.- Si nos pagan 3,000.00 por una L/., ingresan (SE ANOTA EN EL DEBE LA 12-123 QUE ESTA APERTURADA CON LA OPERACIÓN ANTERIOR), si le concedemos un descuento de 300.00 que es el 10% de 3,000.00 el dinero sale (SE ANOTA EN EL HABER, la 67-675 que esta aperturaza por la operación anterior) y luego de esto se cancela trazando una línea en la columna de parciales y trasladando 550.00 (250+300) por que luego tendremos que usar la 10-104-1041 por que si se deposita dinero en Cta. Cte., el dinero sale (se anota en el HABER porque la Cta. 104 controla a la Cta. Cte. Bancaria) : por la 67-675 habrá que hacer un asiento en la hoja auxiliar, similar a la anterior pero por 300.00.

• MARZO15- El Sr. Pedro Toro nos paga la F/. N· 117 por: 5,000.00 le concedemos un descuento del 10% por promoción de ventas y el saldo lo depositamos en Cta. Cte. N· del Banco Popular según comprobante nº 005. Respuesta.- La f/. es de 5,000.00 que ingresa el dinero por lo que se anota en el DEBE, recuerde que hay que cancelar la 123 con 5,500 (2,500+3,000), porque ahora se empleara la 121 que es la que registro las facturas por cobrar. Si concedemos un descuento por promoción de ventas, se registra 74-741 500.00 (10% de 5,000) y en el HABER, por que el dinero sale, si el saldo 4,500.00 (5,000-500) se deposita en el banco, el dinero sale, se anota en el HABER la 10-104-1041.

• MARZO 17- Según f/. nº 118 vendemos mercaderías al contado a Luis Loli por s/. 6,000.00 afectas al 6% IGV. (sujeto del impuesto). Respuesta.- Si vendemos mercaderías el dinero ingresa (se anota en el DEBE) por lo tanto usando la 70-701 por 6,000.00 y la 40-401-4011 por 360.00 pero previamente cancelamos la 121 con 5,000.00 y la 12 con 17,500.00 (7,000+5,500+5,000). La 40 se anota directamente ya que es posible que se repita porque sigue la 70.

• MARZO 19 – Según f/. nº 119 vendemos mercaderías al contado al Pedro Soto por s/. 2,000.00 afectas al 6% IGV. Y depositamos el total en nº Cta. Cte. Del Banco Popular según comprobante N· 006. Respuesta.- Si vendemos, el dinero ingresa, se usa la 70-701 por 2,000.00 y la 40-401-4011 por 120.00 (6% de 2,000.00) y si el total que es de 2,120.00 (2,000+120) se deposita en Cta. Cte., el dinero sale (se anota en el HABER la 10-104-1041)

• MARZO 21 – Pagamos a Nicollini Hnos. la f/. nº 1232 por s/.3,000.00. Respuesta.- Si pagamos, el dinero sale (SE ANOTA EN EL HABER) la 42-421 porque se trata de una factura por pagar.

• MARZO 22- Con ch. /. N· 03442 del Banco Popular pagamos la f/. nº 0916 a la fabril SA. por s/. 4,000.00. Respuesta.- Si pagamos con cheque, lo primero que debemos hacer es darle ingreso al importe del cheque ya que nos debemos hacer la idea de que nosotros hemos ido al banco a cobrar el cheque y que el banco nos lo ha pagado por lo que el importe del cheque que es de 4,000.00 se anota en el DEBE y como fue girado para pagar una factura (las facturas que debamos están registradas en la 42-421) los ingresos/4,000.00 salen (se anotan en el HABER) a través de la Cta. 42-421.

• MARZO 24- Cancelamos en efectivo la L/. N· 0126 a la "Primavera" por s/. 3,500.00, y nos conceden 10% de descuento por pago puntual. Respuesta.- Si pagamos una letra, el dinero sale (se anota en el HABER la cuenta 42-421) pero si nos conceden un descuento de I/. 350.00, es como si nos devolvieran los 350.00 que ingresan y se anotan en el DEBE por medio de la cuenta 77-775.

• MARZO 26 – Con ch. /. N· 03443 del Banco Popular pagamos la L/. nº 501 a José Paz por s/. 4,000.00, nos conceden descuento de 10% por pago puntual. Respuesta.- pagamos una letra de 4,000.00 menos el 10% 400.00 = 3,600.00 en el importe del cheque nº 03443 y recuerde que cada vez que nosotros giramos un cheque debemos hacernos la idea como si fuéramos a cobrar al banco y que el banco nos lo paga por lo que debemos darle ingreso a su importe (que en este caso es de 3,600.00) en el DEBE la cuenta 104-1041, luego registraremos la salida de dinero por que si pagamos una letra, el dinero sale (se anota en el HABER la 42-423) y la salida es de 4,000.00 y como hay un descuento, es como si nos devolvieron la cantidad de 400.00 que ingresan y se anotan en el DEBE con la cuenta 77-775.

• MARZO 27 – Con ch. /. N· 03444 del Banco Popular pagamos la f/. nº 1501 a Cogorno por s/. 7,000.00 y nos conceden descuento de 10% por promoción de ventas. Respuesta.- Pagamos una factura de I/: 7,000.00. menos el 10% I/. 700.00 = I/. 6,300.00 que es el importe del cheque nº 03444 y tenemos que darle ingreso en el DEBE a estos 6,300.00 a través de la 10-104-1041y después daremos salida, anotando en el HABER los 7,000.00 de la factura, ya que si se paga una factura, el dinero sale (se anota la 42-421) y como un descuento de 700.00 es como si nos lo devolvieran por lo que se anotara en el DEBE la 73-731 promoción de ventas I/. 700.00.

• MARZO 29- Según f/. 1301 se compro mercadería a Nicollini Hnos. por s/. 5,000.00 al contado, afectas al 6% IGV. Respuesta.- La compra es de 5,000.00 mas 6% de IGV.300.00= 5,300.00 que salen por lo que se anota en el HABER la 60-601 por la compra y la 40-401-4011 por el impuesto por 5,000.00 y 300.00.

• MARZO 31- Según B/. nº 004415 pagamos a Electro Perú el consumo de energía eléctrica por el mes de febrero 1987 por s/. 200.00. Respuesta.- Si pagamos, el dinero sale, se anota en el Haber la 63-636 que es la cuenta que controla el consumo de luz t como es la clase 6 haremos un asiento en la hoja auxiliar, cargo la 94, abono a la 79.

LIBRO CAJA ITALIANA

DEBE CAJA DEL MES DE MARZO 2010 HABER

BALANCE DE CAJA – MES DE MARZO 2010:

DEBE HABER