y el proceso de consultas a ficheros de la biblioteca "Prof. Jesús Manuel Subero"
del Instituto Universitario politécnico "Santiago Mariño" extensión Porlamar
- El Problema
- Marco Referencial
- Marco Metodológico
- Resultados
- Conclusiones y Recomendaciones
- Referencias
CAPITULO I
Planteamiento del Problema
Los fundamentos y principios de los seres humanos, se basan en conocimientos adquiridos por sus propias experiencias, la educación es el reflejo de estos conocimientos, los cuales son los valores primordiales que componen el desarrollo social de todos los individuos, la preparación teórica prepara a las personas para el manejo de las situaciones practicas que se presentan a lo largo de su vida diaria, el desarrollo adecuado de una sociedad bien organizada depende de una educación satisfactoria de todos los individuos que en ella se desenvuelven, para ello es de suma importancia el poder contar con fuentes de información y cultura que permitan promover de manera satisfactoria el aumento de la sabiduría y de los conocimientos de todos los eslabones sociales que componen dicha sociedad.
-El recinto sagrado que guarda dentro de su seno, los valores textuales de la sabiduría adquirida por los seres humanos durante su evolución, esta casa de enseñanza es la fuente de conocimientos a la que todos los individuos deben tener acceso de forma adecuada esa es la biblioteca, fundamentada en la condición inalterable de su sabiduría, es un órgano vital que alimenta las mentes de todos aquellos interesados en adquirir conocimientos, refrescar sus ideas, aclarar dudas y hasta despejar sus mentas para tomar decisiones seguras que permitan reflejar en sus acciones las bondades sutil mente selladas por una ayuda elemental constituida por este núcleo de certezas bien fundadas, indistinto entre razas, sexo, estatus en la sociedad, lenguaje o inclinación religiosa.
Es de vital importancia conocer el valor esencial de la biblioteca, por ello es imprescindible que el material bibliográfico que posee sea de gran calidad, a la vanguardia de la actualidad pero también rico en conocimientos antiguos de la evolución que ha trascendido hasta la fecha, la biblioteca gladiador silencio en pro de los conocimientos es también un centro de encuentro, en donde las mentes humanas pueden aventurarse en distintos mundos de forma colectiva, esta puede ser vista de esta forma como un centro integrador de futuros eruditos de conocimientos, por ello, la biblioteca es muchos casos cumple con distinta funciones, como por ejemplo, ser tomada para organizar dentro de sus muros jornadas de lecturas, seminarios, exposiciones y presentaciones de libros echas por sus propios escritores.
Las bibliotecas cuentan con una o varias personas encargadas de la organización de todo el material que en ella se encuentra, estas personas son los bibliotecarios, una de las tareas de esta persona es la de atender a todas las personas que acudan a la biblioteca con sed de conocimientos, de igual manera esta persona es la encargada de organizar todo el material bibliográfico que se encuentra resguardado dentro de la biblioteca.
La biblioteca "Prof. Jesús Manuel Subero" del Instituto Universitario Politécnico "Santiago Mariño" Extensión Porlamar es un servicio de apoyo a la docencia, el estudio y la investigación. Su objetivo básico es satisfacer las necesidades de información de la comunidad universitaria en general, Tanto a los profesores, alumnos, personal restante y de esta misma forma a cualquier estudiante o persona no perteneciente a la institución autorizada debidamente para acceder a la biblioteca "Prof. Jesús Manuel Subero" del Instituto Universitario Politécnico "Santiago Mariño" Extensión Porlamar.
En la sala de lectura de la biblioteca "Prof. Jesús Manuel Subero" del Instituto Universitario Politécnico "Santiago Mariño" Extensión Porlamar, los lectores pueden tener acceso a todo el material bibliográfico presente en los almacenes de la biblioteca, esto es conocido como préstamo en sala, ya que el usuario no podrá extraer fuera del recinto la obra literaria u obras a las que tiene acceso en calidad de material circulante, todos los estudiantes pertenecientes al Instituto Universitario Politécnico "Santiago Mariño" Extensión Porlamar, deberán presentar el carnet universitario para poder acceder al material bibliográfico
Los prestamos circulantes se basan en la políticas establecidas por el Instituto Universitario Politécnico "Santiago Mariño" Extensión Porlamar, lo cual permite a los estudiantes de dicha institución solicitar en calidad de préstamo un máximo de tres libros, el tiempo del préstamo puede variar entre uno a tres días, existe un préstamo especial el cual se lleva a cabo en el periodo de vacaciones el cual esta destinado a los profesores y personal administrativo de la institución, este préstamo no incluye aquellos textos antiguos, ejemplares únicos o de difícil reposición, obras de referencia, publicaciones periódicas, que sólo se podrán consultar en sala.
El sistema de préstamo del material bibliográfico de la biblioteca "Prof. Jesús Manuel Subero" del Instituto Universitario Politécnico "Santiago Mariño" Extensión Porlamar, es efectuado de manera manual y la descripción del proceso es la siguiente:
Todos los textos están debidamente organizados en estantes, existe un mostrador que divide el área de lectura y el área de almacenado del material bibliográfico, esta ultima queda restringida para los usuarios, solo las personas autorizadas por los bibliotecarios podrán acceder a dicha área, en el mostrador encontraremos dos ficheros en los cuales se encuentran organizados alfabéticamente los autores y los títulos del material bibliográfico que posee la biblioteca "Prof. Jesús Manuel Subero" del Instituto Universitario Politécnico "Santiago Mariño" Extensión Porlamar, a estos ficheros acudirán todos los usuarios para verificar si la biblioteca posee la obra de su interés, el usuario podrá consultar de igual forma a los bibliotecarios y estos determinaran si pueden o no brindar ayuda al usuario.
La biblioteca "Prof. Jesús Manuel Subero" del Instituto Universitario Politécnico "Santiago Mariño" Extensión Porlamar, se rige por sistema internacional de codificación Decimal Dewey, este sistema asigna un código único a cada libro, el cual indica su ubicación física dentro de los anaqueles de la biblioteca.
Cuando el usuario localice el texto que necesita este deberá hacer uso de una ficha la cual tendrá que llenar con los datos en ella especificados, los datos requeridos en la ficha son la cota del libro, lo cual esta constituido por su código Dewey, Titulo, este espacio se destina para escribir el titulo de la obra solicitada, Autor, se especifica el autor del texto, Nombre, donde el usuario escribe su nombre, Sexo, es el sexo del usuario (masculino o femenino), Expediente, en este espacio el usuario escribirá el código de su carrera, seguido de esto se especificara su número de cedula, Fecha, la fecha actual en la que se realiza el préstamo, Autorización: es la firma de la persona que autoriza el préstamo, es decir, el Jefe o Encargado de la biblioteca; Recibido, es la firma de la persona que recibió la ficha; El bibliotecario busca el libro en cuestión en los estantes y lo entrega al usuario. Luego el bibliotecario almacena la ficha temporalmente en una carpeta o archivo.
Para los prestamos circulantes se debe realizar el mismo proceso antes descrito, pero a este proceso se le adjunta uno nuevo, aparte del llenado de la ficha antes mencionada, el usuario deberá llenar una ficha interna que se encuentra ubicada en el interior del libro, los datos de esta ficha son: Fecha, esta es la fecha en la que se le hace entrega del texto al usuario, Nombre, el nombre del usuario que efectúa el préstamo, Firma, del usuario, Fecha de vencimiento, es la fecha en la que el usuario debe hacer entrega del material bibliográfico recibido.
Para controlar a los usuarios y garantizar el retorno seguro y puntual del material entregado en calidad de préstamo circulante, este usuario de no cumplir con la entrega oportuna del material solicitado, estará sujeto a sanciones denominadas multas las cuales no se rigen por un estándar especifico, estas multas quedaran a decisión de los bibliotecarios y serán consideras según el numero de días de retraso, el cual mientras variara en su severidad, en cuanto mayor sea el retraso, las multas se basan en la suspensión del servicio de biblioteca para ese usuario por una o dos semanas y en casos peores, la suspensión del servicio vendrá acompañada de una sanción monetaria que el usuario cancelara directamente en la biblioteca "Prof. Jesús Manuel Subero" del Instituto Universitario Politécnico "Santiago Mariño" Extensión Porlamar.
El proceso antes descrito puede resultar efectivo si los bibliotecarios solo atendiesen un usuario cada diez minutos (información obtenida mediante encuestas realizadas a los usuarios y personal encargado de la biblioteca, constatado de igual forma por medio de observación directa del proceso de solicitud del material bibliográfico), que es tiempo promedio que tarda el proceso de búsqueda en fichero, llenado de ficha, búsqueda y entrega del texto y archivado de la ficha, pero como es de nuestro conocimiento la cantidad de alumnos que acuden a la biblioteca es superior en muchos casos a la capacidad que soporta la biblioteca "Prof. Jesús Manuel Subero" del Instituto Universitario Politécnico "Santiago Mariño" Extensión Porlamar, es importante saber que a pesar de que los alumnos en muchos casos se reúnen en grupos de trabajo en los cuales un promedio de cinco alumnos se sirven de un solo texto, al acudir al bibliotecario para realizar el proceso de préstamo se observa en muchos casos una cola de alumnos en espera por recibir el servicio, en consecuencia a esto, el servicio se torna lento, puede ocurrir perdida de datos por exceso de presión, inseguridad en el manejo de los datos, control ineficiente de la información, lo cual causa molestias en los alumnos y exceso de trabajo y cansancio físico del personal, en caso de no tomar en cuenta esta problemática la situación podría tornarse critica lo cual traería consecuencias graves como lo seria, extravío de material bibliográfico por falta de control, incumplimiento de las multas, en base a esto nos planteamos las siguientes interrogantes: ¿cuan beneficioso resultaría la implementación de un sistema de información que controle los prestamos?, ¿se obtendría un mejor servicio?, ¿estarían realmente seguros los datos administrados por los bibliotecarios?, ¿permitiría promover a los alumnos a interactuar mas con los servicios de la Universidad?.
Objetivos de la Investigación
Objetivo General
Implementar un sistema de información que permita controlar el servicio de prestamos y el proceso de consultas a ficheros de la biblioteca "Prof. Jesús Manuel Subero" del Instituto Universitario Politécnico "Santiago Mariño" Extensión Porlamar.
Objetivos Específicos
- recolectar los datos de todos los procesos inmersos en el préstamo de material bibliográfico de la biblioteca "Prof. Jesús Manuel Subero" del Instituto Universitario Politécnico "Santiago Mariño" Extensión Porlamar, aplicando entrevistas en investigación documental.
- Analizar los datos recolectados en la investigación, clasificándolos según su importancia.
- Realizar los respectivos Diagramas Entidad Relación y Diagrama de Flujo de Datos, por medio del análisis de la información recopilada basándose en la metodología OMT.
- Realizar el diseño de un modelo conceptual del sistema basándose en la metodología OMT que desglosa el sistema en modelos independientes para su desarrollo.
- Codificar una aplicación que permita controlar el servicio de prestamos y el proceso de consultas a ficheros de la biblioteca "Prof. Jesús Manuel Subero" del Instituto Universitario Politécnico "Santiago Mariño" Extensión Porlamar.
- Depurar la aplicación por medio de pruebas efectuadas con datos reales obtenidos de los encargados de que permita controlar el servicio de prestamos y el proceso de consultas a ficheros de la biblioteca "Prof. Jesús Manuel Subero" del Instituto Universitario Politécnico "Santiago Mariño" Extensión Porlamar.
- Elaborar el manual de usuario de la aplicación, para permitir a sus operadores aclara cualquier incógnita referente al funcionamiento del sistema.
- implementar la aplicación final que controlara el servicio de prestamos y el proceso de consultas a ficheros de la biblioteca "Prof. Jesús Manuel Subero" del Instituto Universitario Politécnico "Santiago Mariño" Extensión Porlamar.
- Adiestrar al personal encargado del manejo de sistema automatizado de servicio de prestamos y el proceso de consultas a ficheros de la biblioteca "Prof. Jesús Manuel Subero" del Instituto Universitario Politécnico "Santiago Mariño" Extensión Porlamar.
- Evaluar el funcionamiento de la aplicación y verificar correcto nivel operativo.
- corregir posibles fallas, aplicar mejoras que deseen ser puestas en práctica siguiendo la opinión del personal encargado del manejo de la aplicación.
Alcance
La recolección de datos es el primer paso en el desarrollo del sistema, lo cual estar precedido por el análisis de dichos datos, lo cual permitirá realizar todas la actividades involucradas en el desarrollo del sistema que controlara todo el flujo de información vinculada al préstamo y consulta del material bibliográfico de la biblioteca "Prof. Jesús Manuel Subero" del Instituto Universitario Politécnico "Santiago Mariño" Extensión Porlamar, el sistema estará encargado de llevar un registro de todas las personas que tienen acceso al servicio de prestamos y consultas, al igual que permitirá a los usuarios hacer consultas por medio del sistema de información, con la implantación del sistema de información alcanzaremos la ultima fase de este proyecto
Justificación
Debido a la problemática que genera el uso de un sistema manual para el control de los prestamos de la biblioteca como lo es la lentitud del sistema, la falta de seguridad en los datos y el descontrol, la implementación de un sistema de información que controle el servicio de prestamos y el proceso de consultas a ficheros de la biblioteca "Prof. Jesús Manuel Subero" del Instituto Universitario Politécnico "Santiago Mariño" Extensión Porlamar, permitirá mejorar en gran forma las actividades que se vinculan directamente con el proceso que representa solicitar el servicio de prestamos de material bibliográfico.
El hecho de cambiar el sistema manual de control de prestamos y el proceso de consultas a ficheros, por un sistema automatizado, representa una evolución notable en el servicio, ya que serán sustituidos los archivadores y los procesos manuales de llenados de fichas y consulta por un sistema global encargado del almacenamiento y búsqueda de toda la información vinculada en el proceso de prestamos, aminorando notablemente la carga que representa para usuarios y personal todo el proceso que se lleva a cabo desde que se busca en el fichero hasta que se hace entrega del material solicitado.
CAPITULO II
Antecedentes
Universidad de Northwestern (1979), NOTIS Versión 3, En el año 1979, la Biblioteca Nacional de Venezuela "Daniel Cosio Villegas" obtiene el sistema NOTIS Versión 3 de la Universidad de Northwestern (Sistema en Línea Totalmente Integrado de Northwestern) dándose inicio en Venezuela al procesamiento automatizado, el cual se lleva a cabo de acuerdo con las reglas de catalogación y normas de intercambio de información internacionalmente adoptadas.
Alejandría (1988), Desde el año 1998, la Biblioteca "Sonia Quijada" de la Universidad de Oriente Núcleo de Nueva Esparta, adquirió un sistema automatizado llamado "Alejandría", el cual permite buscar información en la base de datos, la cual contiene 13.000 referencias bibliográficas.
Para brindar un mejor servicio y una fácil recuperación de la información bibliográfica, el usuario puede realizar consultas remotas a la Base de Datos, utilizando varios tipos de formas: La Forma Autor-Título-Materia que, como su nombre lo indica, permite hacer búsquedas por Autor, Título y Materia y la Forma General que permite hacer consultas remotas utilizando diversos campos de la Base de Datos y operadores de búsquedas booleanas.
Además de la Forma Autor-Título-Materia y la Forma General le podemos brindar también la Forma de solo tesis y Información de Usuarios mediante la cual los usuarios autorizados pueden solicitar la información que el sistema maneja sobre cualquier usuario o grupo de usuarios, incluyendo la información de préstamos y de eventuales contratos para la recuperación de información.
Proyecto de Automatización de la Biblioteca del Museo Arqueológico Nacional de México (1999) IBERMARC, En el año 1999, la biblioteca del Museo Arqueológico Nacional de México incorporó un software llamado "Sistema Automatizado de Gestión Bibliotecaria", el cual reúne las siguientes características: Programa informático de gestión documental capaz de gestionar la información propia de una biblioteca. Capaz de generar y admitir registros bibliográficos, de autoridades y fondos en formato normalizado de intercambio (IBERMARC), y que esté de acuerdo con la norma ISO 2709 y con todas las normas internacionales establecidas que afectan a esta clase de producto y que se encuentran, relacionadas en el Proyecto de Automatización de la Biblioteca del Museo Arqueológico Nacional de México.
Además de los incluidos en el párrafo anterior, cuenta con capacidad suficiente para crear, almacenar y gestionar más de 200.000 registros bibliográficos, más los de autoridades y fondos, interfaz amigable, capacidad para integrarse en redes y para intercambio de registros normalizados, ocho licencias de usuario, posibilidad de realizar búsquedas simples y complejas así como de ofrecer productos impresos y en soporte informático.
"Jusbiblio"(2000) En el año 2000, la Biblioteca "Jorge Carpizo" del Instituto de Investigaciones Jurídicas de la Universidad Nacional Autónoma de la ciudad de México, implantó un sistema automatizado llamado "Jusbiblio", con el fin de brindar un mejor servicio a los usuarios y mejorar de manera sustancial la captura, corrección, actualización de la información y consulta de bases de datos. El sistema lleva a cabo, diferentes tareas tales como: los procesos de catalogación y clasificación del material bibliohemerográfico, así como permite la consulta y recuperación de la información contenida en nuestras bases de datos.
Desde el año 2001, la Biblioteca de la Facultad de Ciencias de la Universidad Nacional de Ingeniería de Lima (Perú), cuenta con un sistema automatizado con terminales para las consultas bibliográficas y para el control de préstamos de libros usando los códigos de barras, los mismos que están registrados en libros y carnets de lectores.
El procedimiento de atención es el siguiente: primero el usuario efectúa la consulta bibliográfica respectiva en un terminal de computadora. Si existen ejemplares disponibles del título en referencia, procede a solicitarlo. Finalmente, antes de entregar el libro se lee los códigos de barras del libro y del carnet mediante un scanner del terminal de control de préstamos. De este modo queda registrado automáticamente el préstamo para su control posterior.
Para el año 2002, la Biblioteca de la Universidad Católica de Temuco (México), cuenta con un sistema automatizado de préstamo y un catálogo electrónico en línea, utilizando ambos el programa para manejo de bases de datos CDS-ISIS para ambiente MS-DOS; en él se ingresa la información bibliográfica de manera separada para libros, revistas, documentos y tesis, contando actualmente con más de 45.000 registros en total. Como plataforma de conexión se utiliza una red Novell versión 3.12 para 50 usuarios montada en un equipo IBM PC SERVER modelo 325, contando hoy 35 estaciones de trabajo interconectadas a través de la red institucional y por intermedio de ésta a la Intranet y a la red mundial Internet dando acceso a bases de datos en línea suscritas por el sistema de bibliotecas.
Biblioteca
La biblioteca ha sido considerada desde diferentes puntos de vista en función de las circunstancias. La biblioteca de hace apenas treinta años era una institución cuyo fin último se concretaba casi exclusivamente en la conservación y transmisión del Patrimonio Documental. Los años 70-80 suponen la consolidación de los conceptos de usuario y servicio; se trata de una etapa de buena coyuntura económica y de presupuestos generosos. Por el contrario, los años 90 conocen un momento general de crisis; lo que supone una restricción presupuestaria que afecta más de cerca a instituciones culturales, generalmente no consideradas esenciales en la mentalidad de quienes tienen que distribuir los presupuestos.
Así aparecen términos como costos, calidad, marketing, evaluación, y gestión aplicados a instituciones de servicios. Las bibliotecas al servicio público en general deben replantearse sus metas y objetivos con vistas a justificarse ante quienes los costean. Así se produce una paradoja, ya que se dan las mayores posibilidades de acceso (automatización, redes de carácter universal), frente a la aparición de una filosofía que pone su acento en los costes, y por lo tanto restrictiva. Por todo ello se habla de un concepto en crisis.
Los tipos de colecciones bibliográficas son tan variados como pueden serlo sus fines y su público. La mayoría de los países desarrollados disponen de una amplia tipología de bibliotecas. En general, todas ellas están vinculadas a escala nacional a través de asociaciones profesionales, acuerdos de préstamo y otros programas de cooperación e intercambio, en muchas ocasiones extensivos a otros estados.
Tipos de Bibliotecas
Bibliotecas Nacionales
Las denominadas "bibliotecas nacionales" están financiadas con fondos públicos y cumplen una doble finalidad: proporcionar material bibliográfico de investigación para cualquier disciplina, y conservar y difundir el patrimonio cultural (referente a información registrada a lo largo del tiempo) de cada país. En general, cada Estado tiene una biblioteca que es considerada "nacional" y cuyos objetivos son los antes reseñados.
Bibliotecas Públicas
Las bibliotecas públicas pretenden responder a la amplia gama de necesidades que pueden demandar sus usuarios. Además de obras literarias clásicas, sus fondos pueden estar integrados por textos que proporcionan información sobre servicios sociales, obras de referencia, discos, películas y libros recreativos. Muchas de ellas patrocinan y organizan actos culturales complementarios, tales como conferencias, debates, representaciones teatrales, conciertos musicales, proyecciones cinematográficas y exposiciones artísticas. En este sentido, deben ser mencionados los servicios infantiles, sección característica de las bibliotecas públicas que promueve sesiones literarias, procura la existencia de una pequeña biblioteca infantil y, en ocasiones, hasta dispone de dependencias con juguetes. Dado que el objetivo de las bibliotecas públicas es satisfacer las necesidades del mayor número posible de ciudadanos, también suelen contar con máquinas de lectura y audición, así como con libros impresos en formatos especiales (por ejemplo con el sistema Braille) para personas que padecen problemas de visión. La financiación de estas bibliotecas procede de los poderes públicos locales
Bibliotecas Escolares
Al igual que las bibliotecas académicas, las bibliotecas escolares complementan los programas de las instituciones a las que pertenecen, aunque también disponen de libros no académicos para fomentar el hábito de la lectura.
Muchas cuentan con distintos medios audiovisuales y electrónicos. Su financiación procede de las instituciones escolares en las que están integradas.
Bibliotecas Especializadas
Las bibliotecas especializadas están diseñadas para responder a unas necesidades profesionales concretas. Por ello, suelen depender de empresas, sociedades, organizaciones e instituciones específicas, que proporcionan a sus empleados y clientes estos servicios durante su trabajo. La formación del personal de una biblioteca especializada incluye conocimientos tanto de la materia que cubren sus fondos como de biblioteconomía.
Bibliotecas Académicas
Las bibliotecas de las facultades, escuelas y demás unidades académicas de las universidades y centros de enseñanza superior difieren de las bibliotecas de investigación. Están al servicio de sus estudiantes y tienen que apoyar los programas educativos y de investigación de las instituciones en que se encuentran integradas, de las que obtienen, por regla general, su financiación.
Generalmente, las bibliotecas contemporáneas dividen sus actividades en dos categorías: las relativas a procedimientos de tipo interno (servicios técnicos, que suponen la adquisición, catalogación, clasificación, organización y tratamiento físico del material bibliotecario) y las referentes al trato directo con los usuarios (servicios públicos).
Adquisición
El servicio de adquisiciones de una biblioteca obtiene su material a partir de varias fuentes: editoriales, mayoristas de libros (o intermediarios), vendedores de libros de segunda mano y donaciones (estas últimas, en especial, afectan a libros poco comunes y colecciones históricas).
Catalogación y Clasificación
Clasificación documental En las bibliotecas, cada libro va marcado en su canto con una serie de números y letras denominada signatura. La signatura, que incluso permite la clasificación de las obras por temas, posibilita una ágil localización de los materiales, tanto para el personal de los centros bibliotecarios como para los usuarios de los mismos.
Una vez que el material bibliográfico ha sido adquirido, se envía al departamento de catalogación, que determina cómo será descrito y dónde será ubicado en el conjunto de los fondos de la biblioteca. Se prepara entonces la descripción que tendrá la obra dentro del catálogo y se marca el material con el nombre de la biblioteca y el código de localización (o signatura). En el supuesto de que se trate de material destinado a préstamo, se le impondrá una etiqueta, o bien una especie de sobrecito donde insertar la tarjeta de identificación. Se indica entonces en el catálogo de la biblioteca que el material está disponible y la obra que acaba de ser adquirida se ubica en el lugar asignado.
Gran parte del trabajo de los servicios técnicos es administrativa. Tareas como archivar, anotar en el libro mayor de contabilidad, abrir paquetes, escribir a máquina, marcar y colocar las obras en las estanterías, no requieren una formación específica (en el caso de algunas bibliotecas académicas, estas gestiones son realizadas por los propios estudiantes). En cambio, la especialización que requieren los procesos de catalogación y clasificación, motiva que éstos sean llevados a cabo por bibliotecarios profesionales. Los mayoristas de libros facilitan en la actualidad algunas fases del proceso de catalogación. El bibliotecario encargado de las adquisiciones puede pedir el material con el sobre interior, la signatura e incluso un forro de protección ya colocados, y la ficha lista para ser incluida en el catálogo correspondiente.
El uso de ordenadores ha supuesto un gran avance para el proceso de catalogación. Unida a estos avances ha estado la introducción, en la década de 1980, de los catálogos en línea de acceso al público, que son el equivalente automatizado del catálogo de fichas. Esta nueva modalidad tiene como fin proporcionar un acceso eficaz a los fondos de la biblioteca reduciendo a la vez gran parte del trabajo manual que conllevaba el catálogo de fichas tradicional. Los catálogos en línea ponen a disposición del usuario nuevas posibilidades de búsqueda. Gracias a estas redes informáticas las bibliotecas pueden generar su propia información y compartirla con otras bibliotecas, así como comunicarse entre sí para consultar qué material existe en los centros acogidos a estos servicios y solicitar obras a otras bibliotecas a través de los sistemas de préstamo interbibliotecario, servicio que puede ser utilizado por cualquier individuo mediante el uso de las redes informáticas internacionales.
Encuadernación y Conservación
Además de adquirir y catalogar el material de la biblioteca, los servicios técnicos son también responsables de su presentación física y de su conservación. A lo largo de la segunda mitad del siglo XX las bibliotecas han otorgado mucha importancia al problema que supone el deterioro progresivo sufrido por el papel y por los libros. Por ello, deciden el material que necesita un tratamiento especial para prolongar su vida útil. Tal decisión implica la elección de la encuadernación, del material de envoltura, del método de almacenamiento y de los sistemas de calefacción e iluminación en los que se conservarán las obras. El acierto en estas elecciones contribuye a la mejor preservación de los volúmenes. Como medida de seguridad, en el caso de material importante o de extrema fragilidad, la biblioteca puede fotografiar su contenido y conservarlo así en microfilmes, microfichas o en formatos electrónicos.
Consulta
Los servicios de consulta, por medio de los cuales se ayuda a los usuarios a encontrar información, constituyen una de las actividades más especializadas que deben afrontar los bibliotecarios; exige destreza en el campo de la comunicación, estar familiarizado con las fuentes de la información y una amplia cultura general. En los últimos años, los bibliotecarios encargados de esta misión han intentado anticiparse a las preguntas de los usuarios y responderlas mediante la elaboración de catálogos, prospectos, carteles y presentaciones audiovisuales que proporcionan orientaciones útiles. En las instituciones académicas, dichos bibliotecarios ofrecen cursos de formación bibliográfica, utilización de los fondos de la biblioteca y metodología de investigación.
Dado que el ordenador ha revolucionado las presentaciones de los catálogos, los bibliotecarios encargados de los servicios de consulta han tenido que incorporar a sus obligaciones las derivadas de asistir a los lectores en la utilización de nuevas tecnologías. Durante la mayor parte del siglo XX, los catálogos han estado compuestos por cajones de fichas, de 8 cm x 13 cm, impresas o mecanografiadas. En la actualidad están recogidos en microfilmes, microfichas, en formato libro o en la terminal del ordenador.
En los últimos 10 años todo un nuevo subcampo dentro del trabajo de consulta se ha desarrollado con gran rapidez bajo el epígrafe de búsqueda en base de datos. En esta modalidad, los bibliotecarios ayudan a los usuarios a buscar en las bases de datos, desarrolladas con carácter público y comercial, materiales pertenecientes a un gran número de campos. Dedicadas en un principio a las ciencias, estas bases de datos automatizadas comprenden hoy en día una amplia colección de áreas temáticas. El coste de las búsquedas, ya corre a cargo de la biblioteca o del usuario, suele verse compensado por su gran eficacia, en particular si las comparamos con los métodos anteriores de búsqueda manual a través de múltiples fuentes impresas. Esta labor representa, asimismo, cierta asociación posible entre el sector privado, regido por fines lucrativos, y de las redes de bibliotecas públicas. En efecto, constituye otra nueva modalidad de red bibliotecaria.
Préstamo
Los ordenadores también han contribuido a incrementar la fiabilidad de los archivos de préstamos. La tarjeta tradicional que se encontraba dentro de un libro de préstamo se ha ido sustituyendo por etiquetas codificadas dispuestas tanto en el propio libro como en la tarjeta de identificación del lector, etiquetas que son interpretadas y registradas por escáneres ópticos. A mediados de la década de 1980 estaban experimentándose y aplicándose otros métodos automatizados de préstamo y control de los inventarios.
Los sistemas buscan realizar las actividades de manera más organizada y efectiva. El servicio prestado por la Biblioteca del Instituto Universitario Politécnico "Santiago Mariño" Extensión Porlamar, genera una serie de elementos que al acumularse producen desorganización y perdida de información, por lo tanto, deberían almacenarse de manera organizada para poder obtener un mejor resultado en las actividades que en ella se realizan. Por lo cual, se puede decir que los sistemas pueden ayudar a organizar y procesar eficazmente los elementos generados por el servicio que presta de biblioteca del Instituto.
Según Laudon (1996): Un sistema de información es "un conjunto de componente interrelacionados que capturan, almacenan, procesan y distribuyen la información para apoyar la toma de decisiones, el control, análisis y visión en una institución".
Según Senn (1992): un sistema de información es
Un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. Un sistema de información interactúa con el recurso humano, el cual está formado por las personas que utilizan el sistema, y el equipo computacional: el cual es el hardware necesario para que el sistema de información pueda operar.
Según Montilva (1992):
Un sistema de información es un sistema caracterizado porque: (1) es abierto, interactúa con su ambiente mediante el intercambio de información y se adapta a las necesidades del ambiente que los contiene; (2) es un sistema hombre – maquina, permite el uso de maquinas (computadoras) que automatizan los procesos rutinarios de transformación los cuales son controlados y dirigidos por el hombre; (3) su entrada esta constituida por datos y su salida por información, el proceso de transformación de datos constituye la función esencial del sistema de información.
Actividades de un Sistema de Información
Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de información.
Entrada de Información
Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfaces automáticas.
Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnéticas, las unidades de disquete, los códigos de barras, los escáner, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el Mouse, entre otras.
Almacenamiento de Información
El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o disquetes y los discos compactos (CD-ROM).
Procesamiento de Información
Es la capacidad del sistema de información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un año base.
Salida de Información
La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, disquetes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un sistema de información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. En este caso, también existe una interfase automática de salida.
Los sistemas de información cumplen tres objetivos básicos dentro de las organizaciones:
1. Automatización de procesos operativos.
2. Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones.
3. Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso.
Se puede decir que los sistemas de información son muy importantes dentro de una organización, porque aparte que facilita el trabajo de muchas personas, proporciona información útil y precisa que es de gran ayuda para los gerentes de las organizaciones al momento de tomar decisiones.
Tipos de Sistemas de Información
Los sistemas de información son desarrollados de acuerdo a diferentes propósitos, las necesidades de la organización y de los niveles organizacionales de la misma. Cada uno de estos sistemas difieren en sus características y cada uno tiene un objetivo fundamental para lograr satisfacer las necesidades de un sistema dentro de una organización.
Actualmente los sistemas de información pueden ser de diferentes tipos, entre los cuales están:
1. Sistemas Transaccionales o Sistemas de Procesamiento de Datos.
2. Sistemas de información Gerencial.
3. Sistemas de Apoyo a las Decisiones.
4. Sistemas Expertos.
Sistemas Transaccionales o de Procesamiento de Datos
Según Kendall (1997): los sistemas transaccionales son "sistemas de información computarizados desarrollados para procesar gran cantidad de datos para transacciones rutinarias".
Los sistemas transaccionales son también conocidos como sistemas de procesamiento de datos. Un sistema de procesamiento de datos es aquel que es capaz de capturar, almacenar, actualizar, procesar y recuperar datos o información, teniendo en cuenta que los datos son números, símbolos o cualquier cosa que represente algo. Los datos por lo general están en bruto, es decir, no se encuentran en un formato utilizable, y debemos procesarlos de alguna manera para que se conviertan en información útil. Estos sistemas de información básicamente tienen como finalidad mostrar información procesada, de manera rápida, la cual es importante para el trabajo diario de la empresa.
A través de éstos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas operativas de la organización.
Con frecuencia son el primer tipo de sistemas de información que se implanta en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organización; son intensivos en entrada y salida de información; sus cálculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados. Tienen la propiedad de ser recolectores de información, es decir, a través de estos sistemas se cargan las grandes bases de información para su explotación posterior.
Son fáciles de justificar ante la dirección general, ya que sus beneficios son visibles y palpables.
Sistemas de información Gerencial
Según Kendall (1997): "los sistemas de información gerencial no reemplazan a los sistemas de información transaccional, sino que todos los sistemas de información gerenciales incluyen procesamiento de transacciones"
Estos sistemas de información son una extensión de un sistema de información transaccional, ya que también están en la capacidad de generar información para la toma de decisiones.
Sistemas de Apoyo a las Decisiones
Según Kendall (1997): "un sistema de apoyo a las decisiones se aparta del sistema de información gerencial tradicional, en que enfatiza el apoyo a la toma de decisiones en todas sus fases, aunque la decisión actual todavía es del dominio del tomador de decisiones."
Los sistemas de apoyo a las decisiones deben estar hechos a la medida de la persona que lo utiliza, proporcionándole la información especifica que el tomador de decisiones requiera para realizar su labor.
Sistemas Expertos
Según Kendall (1997): "un sistema experto captura en forma efectiva y usa el conocimiento de un experto para resolver un problema particular experimentado en una organización."
Los sistemas expertos, a diferencia de los sistemas de apoyo a las decisiones, selecciona la mejor solución a un problema, es decir, no interviene un tomador de decisiones en el proceso de buscar la mejor solución.
Flujo de Información
El flujo de la información representa cómo cambian los datos y el control a medida que se mueven dentro de un sistema. Los objetos de entrada se transforman para intercambiar información (datos / control), hasta que se transforman en información de salida. A lo largo de este camino de transformación (o caminos), se puede introducir información adicional de un almacén de dato. (Por ejemplo, un archivo en disco o memoria intermedia). Las transformaciones que se aplican a los datos son funciones o subfunciones que debe realizar un programa. Los datos y control que se mueven entre dos transformaciones (funciones) definen la interfaz de cada función.
Los datos que son procesados por el sistema, es decir, los resultados deben ser almacenados de alguna manera para poder tener la información disponible al momento de realizar consultas y reportes pertinentes. Esto se puede lograr mediante la utilización de una base de datos, la cual es un conjunto de archivos que se encuentran organizados de tal manera que permitan un almacenamiento eficiente de los datos, manteniéndolos precisos y consistentes, asegurando que los dato puedan estar disponibles fácilmente para las aplicaciones futuras.
Según Martin (1997): una base de datos es "una colección de datos interrelacionados, almacenados en conjunto sin redundancia perjudicial o innecesaria; su finalidad es la de servir a una aplicación o más, de la mejor manera posible."
Según Batson (1996) dice: "una base de datos independiente tiene su base de datos almacena en un sistema de archivos local, y el manejador de base de datos para accesarla reside en la misma maquina."
Según la Enciclopedia Microsoft Encarta (2002): una base de datos "es cualquier conjunto de datos organizados para su almacenamiento en la memoria de un ordenador o computadora, diseñado para facilitar su mantenimiento y acceso de una forma estándar. Los datos suelen aparecer en forma de texto, números o gráficos."
Según González (1995):
Una de las tareas mas importantes en el desarrollo de un sistema de información es el referente al modelaje y diseño de la base de datos. El modelaje se refiere a la técnica que permite interpretar los requerimientos de información de una organización; obteniéndose así un esquema conceptual el cual se transforma en un conjunto de estructuras relacionales y mecanismos que aseguran la integridad de una base de datos. Esta transformación se conoce como diseño de una base de datos.
Por otra parte, se puede decir que no es posible construir un sistema de información sin una arquitectura de datos flexibles y el hecho de no construir sistemas de información integrable significa negarle a la empresa la posibilidad de utilizar la información. Un sistema de manejo o gestión de base de datos tiene como objetivo fundamental almacenar datos en forma flexible de tal manera que cualquier usuario o aplicación pueda servirse de ella, además; permite independizar las aplicaciones de la estructura física de los datos de manera que ese gran almacén pueda aumentar su dimensión sin afectar los programas existentes, ese almacén recibe el nombre de base de datos.
El contenido de una base de datos se logra al combinar información proveniente de diferentes fuentes, hacia una fuente común de manera tal que los usuarios tengan acceso a ellas y a aquellos datos con posibilidad de redundancia sean eliminados o al menos minimizados y así coordinar efectivamente la información para lograr la mayor utilidad posible para la organización.
Objetivos de una Base de Datos
Para que una base de datos sea efectiva debe cumplir con una serie de objetivos. Siguiendo a estos objetivos Kendall (1997), los resume de la siguiente manera:
1. Asegurarse que la base de datos pueda ser compartida entre los usuarios de una diversidad de aplicaciones.
2. Mantener datos que sean precisos y consistentes.
3. Asegurarse que todos los datos sean requeridos para las aplicaciones actuales y futuras estén fácilmente disponibles.
4. Permitir que la base de datos evolucione y que las necesidades de los usuarios crezcan.
5. Permitir que los usuarios construyan su vista personal de los datos sin preocuparse de la forma en que estén físicamente guardados los datos.
La actualización de una base de datos tiene ventajas significativas, las cuales son:
1. Posee una estructura flexible, ya que puede adaptarse a las necesidades de los usuarios y sus aplicaciones.
2. Proporciona integridad de los datos.
3. Minimiza la redundancia de los datos, es decir, que los datos no están repetidos.
A pesar de las ventajas de utilizar una base de datos, estas también tienen sus desventajas, la mas resaltante es que los datos se encuentran almacenados en un solo lugar, por lo que corre el riesgo que se pierdan los datos totalmente, lo que a su vez conlleva a que se realicen respaldos preventivos de la información, para prevenir esa perdida total de los datos.
Tipos de Bases de Datos
Cuando se desarrolla un sistema de información hay que tener presente los tipos de base de datos.
Según Laudon (1993):
Existen distintos modos de organizar la información y representar las relaciones entre los datos en una base de dato. Los sistemas de bases de datos usan uno de los tres modelos lógicos de bases de datos para hacer el seguimiento de las entidades y relaciones. Lo tres modelos lógicos de bases de datos son: el jerárquico, de redes y el relacional.
Bases de Datos Jerárquicas
Las bases de datos jerárquicas utilizan el modelo jerárquico el cual relaciona las entidades por medio de una relación superior / subordinado o padre / hijo.
Bases de Datos de Red
Las bases de datos de red utilizan el modelo de red y es análogo al modelo jerárquico, excepto que una entidad pueda tener más de un padre. Esta capacidad introduce el uso de un tipo adicional de relación entre los datos.
Bases de Datos Relacionales
Las bases de datos relacionales utilizan el modelo relacional y es en la actualidad el más popular en los sistemas de manejo de una base de datos, puesto que es conceptualmente sencillo y comprensible por los diseñadores de sistemas de información debido a que manejan tablas de dos dimensiones llamadas relaciones.
Date (1996) señala: "una base de datos relacional es una base de datos percibida por el usuario como una colección de relaciones normalizadas de diversos grados que varia con el tiempo."
Según la Enciclopedia Microsoft Encarta (2002): una base de datos relacional es:
Un tipo de base de datos o sistema de administración de bases de datos, que almacena información en tablas (filas y columnas de datos) y realiza búsquedas utilizando los datos de columnas especificadas de una tabla para encontrar datos adicionales en otra tabla. En una base de datos relacional, las filas representan registros (conjuntos de datos acerca de elementos separados) y las columnas representan campos (atributos particulares de un registro). Al realizar las búsquedas, una base de datos relacional hace coincidir la información de un campo de una tabla con información en el campo correspondiente de otra tabla y con ello produce una tercera tabla que combina los datos solicitados de ambas tablas. En otras palabras, una base de datos relacional utiliza los valores coincidentes de dos tablas para relacionar información de ambas.
Características de las Bases de Datos Relacionales:
1. Cada archivo contiene un solo tipo de registro.
2. Los campos no tiene orden específico.
3. Cada campo tiene un solo valor.
4. Los registros no tienen orden específico.
5. Los registros poseen un campo identificador único llamado clave primaria.
Para realizar el sistema propuesto se empleó específicamente el modelo relacional el cual representa los datos mediante una colección de tablas, cada una de las cuales tiene un número de columnas con nombres únicos donde el usuario de la base de datos puede consultar dichas tablas y realizar actualizaciones en las mismas.
Todo sistema de información de gran magnitud debe estar combinado a una base de datos y lenguajes de consultas, para realizar las operaciones de inserción, modificación, eliminación y actualización de la información requerida por cualquier usuario que las necesite en un momento determinado.
Normalización
Para que la base de datos sea consistente, y no presenten problemas de redundancia e inconsistencia de los datos, debido al gran volumen de información que se puede llegar a almacenar en la base de datos, se deben realizar normalizaciones que según Kendall (1997) "es la transformación de vistas de usuario complejas y almacenes de datos a un concepto de estructuras de datos estables y mas pequeñas", es decir, se transforma los datos complejos que muestran los usuarios en tablas simples y manejables para el programador y para el computador.
La normalización de las tablas de una base de datos, implica el establecimiento de los atributos por medio del cual se establecerán las relaciones entre las tablas, las relaciones pueden ser uno a uno (1 – 1), uno a muchos (1 – M) y muchos a muchos (M – M). Con las relaciones lo que se busca es descomponerlas principalmente para luego buscar la forma como se puedan relacionar entre sí con el mínimo de redundancia de los datos. La normalización abarca tres (3) formas normales:
Primera Forma Normal
Se refiere a la eliminación de todos los grupos repetidos, es decir, identificar los datos de una tabla que guarden relación directa con otros datos, por lo tanto, se hace más fácil almacenarlos en una misma tabla, evitando así utilizar otra tabla para guardarlos.
Segunda Forma Normal
Se refiere a las dependencias funcionales, es decir, que un atributo dependa funcionalmente de otro almacenado en la misma tabla, en ese caso se procede a separarlos en tablas diferentes, manteniendo la relación uno entre uno y otro a través de un atributo llamado campo clave.
Tercera Forma Normal
Elimina cualquier dependencia transitiva, es decir, cuando hay atributos que no son campos claves, y son dependientes de otros atributos que tampoco son campos claves.
Una vez realizadas las tres (3) formas de normalización a las tablas de la base de datos, se obtienen unas tablas bastantes consistentes, que poseen una buena estructura y que van a conformar una base de datos consistente y segura.
Determinación de Términos Básicos
Atributos
Propiedades o características de una entidad.
Campo
Componente de una tabla que contiene un elemento especifico de información, como por ejemplo un numero de cedula. Un campo se representa como una columna o celda en una hoja de datos.
Conjunto
Es una colección de entidades ordenadas de alguna forma lógica.
Clave Principal
Se usa para hacer referencia a registros específicos de una tabla desde otra tabla. También se puede decir cuando uno o mas campos se identifican de manera única en cada registro de una tabla.
Datos
Es una entidad simple o hecho aislado que por si solo no representa nada.
Entidades
Son aquellos objetos que fluyen por el sistema y ocasionan los cambios en el mismo, es decir, los componentes de un sistema.
Información
Es un conjunto de datos que una vez procesados tienen significado para la persona que se interesa por ella.
Normalizar
Minimizar la redundancia de información en una base de datos relacional mediante la creación de tablas que manipulen información confiable y libre de errores.
Procesamiento
Someter a ciertos datos a un proceso de transformación para la obtención de la información esperada.
Registros
Un conjunto de datos acerca de una persona, lugar o algún otro elemento.
Replica
Es una copia de una base de datos, incluyendo sus tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos. Los cambios en los datos de una tablas replica se aplican a las demás replicas y diseño principal.
Relación
Es la unión de dos campos claves, para establecer combinaciones entre tablas.
Tablas
Son aquellas que contienen los registros o campos claves de una base de datos.
Tipos de Datos
Atributo de una variable o campo que determina que tipo de datos puede contener.
Toma de Decisión
Es un proceso de selección entre diferentes alternativas de acción para escoger la que mejor resulta al problema o conflicto.
Identificación de Clases de Objeto
La representación de las clases se hace a través de rectángulos en cuyo interior se ingresa el nombre de la clase, esto se efectúa para aquellas clases con mayor relevancia.
Nombre de la Clase
Identificación de las Asociaciones
Una asociación describe un grupo de enlaces con estructura y semántica comunes. Las asociaciones y los enlaces suelen aparecer como verbos en la definición del problema. Las asociaciones describen un conjunto de enlaces potenciales, al igual que las clases describen un conjunto de objetos potenciales. Las asociaciones son inherentemente bidireccionales. Estas, suelen implementarse en los lenguajes de programación como punteros que van de un objeto hasta otro. La notación OMT para las asociaciones es una línea entre clases y se trazan los enlaces como líneas entre objetos.
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Identificación de Atributos
Cada clase y objeto debe tener representación de los atributos de la siguiente forma:
Escenarios
Definido como la construcción de una secuencia de sucesos entre el usuario y el sistema, que muestra el posible comportamiento del sistema, las principales interacciones, los formatos de visualización y el intercambio de información.
Diagrama de Flujo de Sucesos
En este diagrama se grafican y demuestran los sucesos que existen entre las clases, sin tomar en cuenta la secuencia en la cual ocurren.
Diagrama de Estado
Es un diagrama que muestra los posibles estados de cada clase de objeto que tenga un comportamiento dinámico.
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Un suceso produce Transición entre Estados.
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Diagrama de Flujo de Datos (D F D)
Son utilizados para realizar de forma rápida la implementación técnica del Sistema Automatizado, pues permite mayor facilidad en la compresión de las entradas, las salidas, los flujos de datos y el funcionamiento de los subsistemas. La simbología de los D F D se muestra a continuación:
Proceso
Grafica la transformación de las entradas en salidas, su representación grafica es un circulo.
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Almacén
Muestra el lugar donde se almacenan o guardan los datos, su representación grafica es un rectángulo con los lados abiertos.
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Flujo
Describe el movimiento de la información de una parte a otra, generalmente salen o entran de los procesos, su representación grafica es una flecha.
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CAPITULO III
Según la estrategia es investigación de campo, definida en Manual de Trabajo de Grado del Instituto Universitario Politécnico "Santiago Mariño" (1996) como "el análisis sistemático de un determinado problema con el objeto de describirlo, explicar sus causas y efectos, comprender su naturaleza y elementos que lo conforman, o predecir su ocurrencia". Teniendo como finalidad la investigación de campo, recolectar datos a través de los individuos que conforman la comunidad de personas que son motivo al estudio, en este caso el personal que labora en la Biblioteca y a la población docente del Instituto Universitario Politécnico "Santiago Mariño" Extensión Porlamar.
Este proyecto se describe según su modalidad como: "Proyecto factible" ya que la institución cuenta con los recursos para la implementación del mismo.
Según su nivel como: Descriptivo, ya que en el se describen cada uno de los procesos vinculados con el control de la información referente al control, manejo y acceso del material bibliográfico de la biblioteca del Instituto Universitario Politécnico "Santiago Mariño" Extensión Porlamar.
El desarrollo del Sistema Automatizado para el control del servicio de prestamos y el proceso de consultas a ficheros de la biblioteca "Prof. Jesús Manuel Subero" del Instituto Universitario Politécnico "Santiago Mariño" Extensión Porlamar comprendió según el propósito un estudio aplicado, el cual permitió al investigador, conocer mas cerca del tema. Partiendo de este punto es de gran importancia para la formulación de posibles investigaciones con mayor nivel de expansión y terminar en la proposición viable de un problema practico, en este caso es el de corregir la falta de un Sistema Automatizado para el control de préstamos del material bibliográfico.
"el análisis sistemático de un determinado problema con el objeto de describirlo, explicar sus causas y efectos, comprender su naturaleza y elementos que lo conforman, o predecir su ocurrencia". Manual de Trabajo de Grado del Instituto Universitario Politécnico "Santiago Mariño" (1996), la investigación de campo contempla, recolectar datos por medio de personas que son motivo al estudio, en este caso el personal que labora en la Biblioteca y a la población docente del Instituto Universitario Politécnico "Santiago Mariño" Extensión Porlamar. También se recolectarán datos partiendo desde el sistema actual y determinando los requerimientos del sistema propuesto.
En le estudio del sistema se describen cuales son los componente de entrada y salida del Sistema Automatizado, de que forma se deben procesar estos componentes y definir las variables que interviene al momento de arrojar específicos reportes o resultados.
Técnica e Instrumentos para la Recolección de Datos
Esta es imprescindible para obtener información en cuanto a las características del sistema actual y recoger información necesaria para el estudio y alcance de los objetivos del sistema propuesto. Estas entrevistas no estructuradas serán hechas en forma de conversación técnica, a las personas que laboran en la Biblioteca del Instituto Universitario Politécnico "Santiago Mariño" Extensión Porlamar. Cabe destacar que estas entrevistas son muy útiles ya que tienen una gran flexibilidad al estructurar y realizar las preguntas, y permiten llegar a una mayor profundidad y amplitud sobre el tema.
Se aplicará en esta investigación de forma simple no participante, ya que Según (Méndez, C, 1988:) "Resulta útil y viable cuando se trata de conocer hechos o situaciones que de algún modo tienen un cierto carácter público, o que por lo menos no pertenecen estrictamente a la esfera de las conductas privadas…", (Pág. 106). En este sentido, la observación se aplicará con el fin de extraer información del proceso directamente.
La investigación documental complementa el desarrollo de este sistema logrando información a través de material bibliográfico, según Rivas, J. 1992, la misma se define como: "Aquella cuya estrategia está basada en el análisis de los datos, obtenidos de diferentes fuentes de información, tales como informes de investigación, libros, monografías, y otros materiales informáticos (películas, cintas grabadas, dibujos, fotografías, etc.)", (Pág. 56.).
Se utilizaron los siguientes instrumentos para la recolección de datos:
Para las entrevistas no estructuradas, Según Kendall (1997) se usara: "Para el enfoque no estructurado sugerimos al menos un breve guión que incluya muchas preguntas, redactadas precisamente en la forma que serán preguntadas" (Pág. 118).
Guía de observación, que es algo parecido a un cuestionario personal del que observa la situación, este permite recopilar datos para obtener información de la situación observada.
Técnicas para el Análisis de los Datos
La Técnica de Modelado de Objetos, será la metodología para el análisis y diseño la cual consiste en construir un modelo de un dominio de aplicación. Se tomo esta metodología ya que promueve un excelente análisis de los requisitos del problema, genera un diseño limpio y como resultado un sistema con mayor mantenibilidad. Además esta metodología ha sido utilizada para otros Sistemas y los resultados han sido satisfactorios.
La técnica de modelado de objetos (OMT) es el nombre que se da a una metodología que combina tres puntos de vista para el modelado de sistemas; a saber, el modelo de objetos, el modelo dinámico y el modelo funcional. El modelo de objetos representa los aspectos estáticos, estructurales "de datos" del sistema. El modelo dinámico representa los aspectos temporales, de comportamiento "de control" del sistema. El modelo funcional representa los aspectos transformacionales "de función" del sistema. Un procedimiento típico de software contiene esos tres aspectos: utiliza estructuras de datos (modelo de objetos) secuencia las operaciones en el tiempo (modelo dinámico) y trasforma valores (modelo funcional).
Las tres clases de modelos desglosan el sistema en puntos de vista ortogonales que se pueden representar y manipular empleando una notación uniforme. Los distintos modelos no son completamente independientes, pero cada modelo puede ser examinado y comprendido por sí mismo en gran parte. Las interconexiones entre los distintos modelos son limitadas y explícitas.
CAPITULO IV
Análisis del Sistema
Modelos de Objetos
Identificación de clase de objetos
.El modelo de objetos debe ser conciso en la representación adecuada de solo aquellos objetos que sean importantes o imprescindibles en el desarrollo de la aplicación, por ello en este modelo serán excluidos aquellos que sean comunes para cualquier aplicación es decir aquellos que son predeterminados del lenguaje, solo se resaltaran las clases que definen el sistema de control de prestamos y consulta a ficheros de la biblioteca "Prof. Jesús Manuel Subero" del Instituto Universitario Politécnico "Santiago Mariño" Extensión Porlamar.
Preparación de un diccionario de datos.
En el diccionario de datos se describen las clases y objetos del sistema de control de prestamos y consultas a ficheros de la biblioteca "Prof. Jesús Manuel Subero" del Instituto Universitario Politécnico "Santiago Mariño" Extensión Porlamar la biblioteca "Prof. Jesús Manuel Subero" del Instituto Universitario Politécnico "Santiago Mariño" Extensión Porlamar, como se emplean, que pueden hacer y por que lo hacen, lo cual es explicado a continuación:
Personas: Almacena los datos de todas las personas vinculadas al sistema.
Usuarios: contiene la información de aquellas personas que se sirven del sistema para realizar sus consultas y pedir prestados el material bibliográfico de la biblioteca "Prof. Jesús Manuel Subero" del Instituto Universitario Politécnico "Santiago Mariño" Extensión Porlamar.
Operadores: Almacena la información del personal encargado de manejar el sistema, estos se clasificaran según el nivel de acceso que ellos posean, y serán los responsables de realizar todas las actividades de prestamos y control del sistema automatizadola biblioteca "Prof. Jesús Manuel Subero" del Instituto Universitario Politécnico "Santiago Mariño" Extensión Porlamar
Textos: Guarda la información de los textos disponibles en la biblioteca "Prof. Jesús Manuel Subero" del Instituto Universitario Politécnico "Santiago Mariño" Extensión Porlamar
Prestamos: Son todos los datos donde se guardan cada uno de los procesos en los cuales se ha hecho entrega de un texto bibliográfico a cualquier usuario.
Multa: Almacén de datos de los usuarios que han tomado textos bibliográficos en préstamo y que no han realizado la entrega de estos en el tiempo estipulado por la biblioteca.
Identificación de Clases
Atributos y Operaciones de la Clase Persona.
Clase: Personas
Atributos:
· Cedula · Nombre.
· Apellido
Operaciones:
· Incluir
Atributos y Operaciones de la Clase Usuario.
Clase: Usuarios
Atributos:
· Cedula · Nombre.
· Apellido · Escuela
· Estado
Operaciones:
· Incluir · Habilitar · Consultar · Reporta
Atributos y Operaciones de la Clase Operador.
Clase: Operador
Atributos:
· Cedula · Nombre.
· Apellido · Dirección
· Teléfono · Sexo
· Password · Nivel de Acceso · Login · Estado
Operaciones:
· Incluir · Habilitar
· Modificar · Consultar
· Reporta
Atributos y Operaciones de la Clase Texto.
Clase: Textos
Atributos
· Cota · Dewey
· Titulo · Autor
· Costo · Donado por · Paginas · Editorial
· Ciudad · Año Edición
· Edición N° · ISBN
· Fecha de Ingreso · Reserva
· Estado
Operaciones
· Incluir · Modificar · Consultar · Reportar
Atributos y Operaciones de la Clase Prestamos.
Clase: Prestamos
Atributos
· Cedula · Cota
· Código Préstamo · Código Operador
· Tipo · Entrega
· F. Préstamo · F. Vencimiento
Operaciones
· Incluir · Consultar
· Modificar · Reporta
Atributos y Operaciones de la Clase Multa.
Clase: Multa
Atributos
· Cedula · Código Multa
· Fecha de Multa · Fecha Cancelado
· Cancelado
Operaciones
· Incluir · Consultar · Reportar · Cerrar
Atributos de la clase consulta a Ficheros
Clase: Consulta a Ficheros
Atributos:
- Titulo · Cota
- Autor · Paginas
- Editorial
Operaciones:
· Consultar
· Emitir Consulta
Modelo Dinámico
Con la finalidad de mostrar el comportamiento del Sistema Automatizado en todos sus aspectos cambiantes, se realiza el Modelo Dinámico. Este modelo permite conocer las operaciones que realiza el Sistema Automatizado, con su respectivo orden y secuencia. En el modelo dinámico se consta de una serie de operaciones, las cuales son: a) La identificación de escenario, b) Formato de Interfaz, c) Identificación de sucesos y d) Diagrama de Estado.
Preparación de Escenarios
Escenarios: Operador Incluye Usuario.
1. El Operador ingresa los datos del Usuario.
2. Se verifica que los datos estén correctos.
3. Se guardan los datos del Usuario.
Escenarios: Operador Incluye Texto.
1. El Operador ingresa los datos del Texto.
2. Se verifica que los datos estén correctos.
3. Se guardan los datos del Texto.
Escenarios: Operador Incluye otro Operador.
1. El Operador ingresa los datos del otro Operador.
2. Se verifica que los datos estén correctos.
3. Se guardan los datos del Operador.
Escenarios: Operador Tramita Préstamo.
1. El Operador ingresa los datos del Texto.
2. El Operador ingresa de Usuario.
3. Se verifica que el Texto este disponible.
4. Se verifica que el Usuario este Habilitado.
5. Se guardan los datos del Préstamo.
Escenarios: Operador Recibe Entrega.
1. El Operador incluye los datos de la Entrega que esta Recibiendo.
2. El Operador observa si la entrega es tardía.
3. El Operador comunica al Usuario que tiene Multa o esta Deshabilitado
5. Se guardan los datos de Entrega.
Escenarios: Operador Modifica Usuario.
1. El Operador selecciona a un Usuario.
2. El Operador selecciona dato de Usuario que Desea Modificar.
3. El Operador modifica dato de Usuario
4. Se guardan los datos nuevos del Usuario.
Escenarios: Operador Modifica Operador.
1. El Operador selecciona a un Operador.
2. El Operador selecciona dato de Operador que Desea Modificar.
3. El Operador modifica dato de Operador.
4. Se guardan los datos nuevos del Operador.
Escenarios: Operador Modifica Texto.
1. El Operador selecciona a un Texto.
2. El Operador selecciona dato de Texto que Desea Modificar.
3. El Operador modifica dato de Texto.
4. Se guardan los datos nuevos del Texto.
Escenarios: El Operador Realiza Consultas.
1. El Operador selecciona la consulta que desea realizar.
2. La consulta le es mostrada al Operador.
Escenarios: Operador realiza Reporte.
1. El Operador selecciona Reporte.
2. El Reporta le es mostrado al Operador.
Escenarios: Usuario Realiza Consulta
El Usuario Ingresa los Datos de la Búsqueda
El Resultado se le muestra al usuario
Identificación de Sucesos
Al finalizar los escenarios del Sistema Automatizado, se prosigue a identificar los objetos emisores y receptores de cada uno de los sucesos. Primero se procede a realizar un diagrama de flujo de sucesos, donde se resume los sucesos ocurridos entre las clases, sin tomar en cuenta la secuencia en que ocurren. Después se realizara el diagrama de seguimiento de sucesos, el cual representa a cada objeto como una línea vertical y a cada suceso como una flecha horizontal, dirigida desde el objeto emisor hasta el receptor.
A prosecución se presentan los Diagramas de Flujo de Sucesos del Sistema Automatizado para el control de préstamos del material bibliográfico de la biblioteca del Instituto Universitario Politécnico "Santiago Mariño" Extensión Porlamar:
Diagrama de Flujos de Sucesos de Operadores para Incluir, Modificar, Petición de Consultas Usuarios y Petición Reportes Usuarios
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Diagrama de Flujos de Sucesos para Búsqueda en Ficheros, Préstamo, Recepción de Prestamos, Consultas, Reportes y Modificación de Textos
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A continuación se presentan los Diagramas de Seguimientos de Sucesos del Sistema Automatizado para el control de préstamos del material bibliográfico de la biblioteca "Prof. Jesús Manuel Subero" del Instituto Universitario Politécnico "Santiago Mariño" Extensión Porlamar:
Diagrama de seguimiento de sucesos para realizar consulta a los ficheros automatizados
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Diagrama de Seguimientos de Sucesos para Incluir y Modificar Usuarios, Petición de Consulta de Usuarios y Petición de Reporte de Usuarios
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Diagrama de Seguimientos de Sucesos para Inclusión de Texto, Modificación de Textos, Petición de Consulta de Texto y Petición de Reporte de Textos
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Diagrama de Seguimientos de Sucesos para Tramite de Préstamo, Recepción de Préstamo, Petición de Consulta de Préstamo y Multa, Petición de Reporte de Préstamo y multas
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Diagrama de Seguimientos de Sucesos para Verificación de Texto Disponible y Adición o Incremento de Multa
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Diagramas de Estado
En el diagrama de estado se representan los sucesos que envía y recibe un objeto, reprensándose en un grafo en donde los nodos ser los estados y los arcos son líneas dirigidas que actúan como las transacciones entre los estados.
Diagrama de Estado para Nivel de Operador.
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Diagrama de Estado para Préstamos.
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Diagrama de Estado para Entregas.
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Modelo Funcional
Es el modelo donde se describen los aspectos del Sistema Automatizado que tratan las transformaciones de los valores del sistema, sin tomar en cuenta cuando y como ocurren, se estudia la parte funcional del Sistema.
Se debe realizar la identificación de los valores de entrada y salida, y luego se procede a construir los Diagramas de Flujo de Datos; para la construcción del Modelo funcional.
Identificación de los valores de Entrada y Salida
Se refiere a los parámetros de los sucesos, que se intercambian entre el sistema y el mundo real, es decir, las entradas son aquellos sucesos que la persona genera y la salida la genera el sistema para la satisfacción de la persona.
Construcción de Diagramas de Flujo de Datos
Son la base del modelo funcional, pues se usan para especificar que se desea hacer con el Sistema Automatizado, y cual es el alcance de esta operación
A prosecución se muestran los Diagramas de Flujo de Datos del Sistema Automatizado para el control de préstamos del material bibliográfico de la biblioteca del Instituto Universitario Politécnico "Santiago Mariño" Extensión Porlamar:
DFD Nivel 0: del Sistema Automatizado para el control de préstamos del material bibliográfico de la biblioteca del Instituto Universitario Politécnico "Santiago Mariño" Extensión Porlamar.
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DFD Nivel 1: Proceso del Sistema Automatizado para Incluir, Modificar, Reportar y Consular Usuarios
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DFD Nivel 1: Proceso del Sistema Automatizado para Incluir, Modificar, Reportar y Consular Texto
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DFD Nivel 1: Proceso del Sistema Automatizado para Incluir, Modificar, Reportar y Consular Operador
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DFD Nivel 1: Proceso del Sistema Automatizado para Realizar y Consulta de Préstamo
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DFD Nivel 1: Proceso del Sistema Automatizado para Realizar Entrega
CAPITULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Las Bibliotecas permiten el uso de material bibliográfico, y gracias a ello, la población estudiantil puede tener un fácil acceso a la información que necesite, para la realización de investigaciones. En la biblioteca de I. U. P. "Santiago Mariño", los métodos actualmente aplicados en el antes mencionado préstamo, no cubren las expectativas actuales de los usuarios que se benefician del servicio.
Las Bibliotecas a nivel mundial, con la finalidad de ser más eficientes y agilizar los procesos de control de préstamo bibliográfico, en la actualidad se automatizan todos los procesos que en ellas se ejecutan. Con la elaboración del Sistema Automatizado para el Control de Prestamos del Material Bibliográfico de la Biblioteca del Instituto Universitario Politécnico "Santiago Mariño" Extensión Porlamar, se establecieron las siguientes conclusiones:
Conclusiones
Debido a la necesidad de mejoras en los sistemas de control de datos y a la perdida de tiempo que significa llevar este control manual, la implantación del sistema automatizado para controlar el servicio de prestamos y el proceso de consultas a ficheros de la biblioteca "Prof. Jesús Manuel Subero" del instituto universitario politécnico "Santiago Mariño" extensión Porlamar, se traduce en una mejora significativa en la calidad de este servicio.
El hecho de que el sistema maneje el registro de los textos mediante la codificación decimal Dewey, hace que nuestra biblioteca se coloque a la altura de los estándares de operatividad de otras bibliotecas automatizadas que se rigen por el mismo sistema de codificación, la restricción del uso de este servicio a personas que no estén registradas en el hará que el material bibliográfico este mas seguro, ya que este solo podrá ser consultado por personas que estén registradas en el sistema y a su vez no presenten multas, ya que con el control de multas implícito en el sistema es mucha fácil y efectivo el control de aquellos estudiantes que presentan multas, esto remarcado con la posibilidad de obtener reportes impresos de textos, multas, usuarios y personal, lo cual hace mas fácil la tarea de verificación del material que posee la biblioteca
En consecuencia al creciente aumento de la necesidad de automatización, la implantación del sistema automatizado para controlar el servicio de prestamos y el proceso de consultas a ficheros de la biblioteca "Prof. Jesús Manuel Subero" del instituto universitario politécnico "Santiago Mariño" extensión Porlamar, permite a los encargados de la biblioteca contar con una poderosa herramienta de trabajo la cual aminorara su carga y hará mas fácil el cumplimiento de sus funciones
Recomendaciones
El sistema necesita de un mínimo de requerimientos para funcionar correctamente, antes de proceder a la instalación y puesta en marca de la aplicación, se deben tomar en cuenta todas estas variables que serán fundamentales para el correcto funcionamiento del sistema.
Los usuarios del sistema deberán ser adiestrados correctamente por el por el Desarrollador de la Aplicacion Dávila José Gregorio.
Referencias de Fuentes Bibliografícas
Senn, James (1993). Análisis y Diseño de Sistemas de Información. Segunda Edición. México: Editorial Mc Graw Hill.
Yacoub, Fidel (2001). Centro de Información Centralizado y Automatizado para el Desarrollo del Estado Nueva Esparta. Trabajo de Grado no Publicado, Instituto Universitario Politécnico Santiago Mariño Extensión Porlamar, Porlamar.
Instituto Universitario Politécnico "Santiago Mariño" (2.001). Manual de Trabajo Especial de Grado. Tercera Edición. Caracas: Instituto Universitario Politécnico Santiago Mariño.
Baca, Gabriel (1996). Evaluación de Proyectos. Tercera Edición. Colombia: Editorial Mc Graw Hill.
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Gregorio Davila
INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO
"SANTIAGO MARIÑO"
EXTENSIÓN PORLAMAR
PROYECTO DE EXTENSIÓN