- TÓPICO DE CIRUGÍA:
a) DETERMINACIÓN DEL TIEMPO DISPONIBLE TOTAL:
Existen diez médicos programados para el trabajo en emergencia, ambos se reparten las actividades durante los turnos de guardia. Se calcula el Tiempo Disponible Total al mes, multiplicando el número de turnos de guardia programados para cada médico, para el mes de Agosto, por 12 horas. Obteniéndose como resultado 1404 horas al mes.
MEDICOS | TURNOS AL MES | TIEMPO DISPONIBLE TOTAL AL MES | |
1 | Dr. AYRAS | 7 | 84.00 |
2 | Dr. BELLONI | 7 | 84.00 |
3 | Dr. BORDA | 7 | 84.00 |
4 | Dr. CASTRO | 7 | 84.00 |
5 | Dr. CAYCHO | 7 | 84.00 |
6 | Dr. CUYUBAMBA | 7 | 84.00 |
7 | Dr. KUMETTER | 7 | 84.00 |
8 | Dr. SHIMABUKURO | 7 | 84.00 |
9 | Dr. VALDERRAMA | 7 | 84.00 |
10 | Dr. CARRASCO | 6 | 72.00 |
11 | Dr. MESTANZA | 6 | 72.00 |
12 | Dr. PASCO | 6 | 72.00 |
13 | Dr. RIOS | 6 | 72.00 |
14 | Dr. TANG | 6 | 72.00 |
15 | Dr. TERRY | 6 | 72.00 |
16 | Dr. ANCHANTE | 5 | 60.00 |
17 | Dr. CASAS | 5 | 60.00 |
18 | Dr. ALVARADO | 4 | 48.00 |
19 | Dr. BECERRA | 4 | 48.00 |
TOTAL | 117 | 1404 |
b) DETERMINACIÓN DEL TIEMPO REQUERIDO TOTAL:
En principio, se debe determinan las actividades realizadas por cada médico durante el turno de guardia, y el tiempo que invierten en cada una de ellas. Se debe tener presente que trabajan cada turno de guardia equipos de dos médicos
MEDICOS ASISTENCIALES
2 MÉDICOS | |||||
ACTIVIDADES | TIEMPO (HORAS) | PROMEDIO PACIENTES / TURNO | TIEMPO PACIENTE / TURNO (HORAS) | TIEMPO TOTAL / TURNO (HORAS) | TIEMPO TOTAL / TURNO (HORAS) |
VISITA MÉDICA | 0.25 | 4.00 | 1.00 | 1.00 | 1.00 |
EVOLUCIONES | 0.50 | 4.00 | 2.00 | 1.00 | 1.00 |
OPERAC. QUIRURG. | 3.00 | 4.00 | 12.00 | 6.00 | 6.00 |
ADMINISTRACIÓN * | 1.50 | – | – | 1.50 | 1.50 |
ACTV. ACADÉMICA * | 1.00 | – | – | 1.00 | 1.00 |
TOTAL | 10.50 | 10.50 | |||
* Estos tiempos son el total de todo el Turno | |||||
Como resultado, por cada turno de guardia, el equipo de médicos requiere 21 horas. Existe un total de 62 turnos de guardia, para cada equipo de médicos.
Se calcula el Tiempo Requerido Total al mes en 3 etapas:
1ra Etapa: Producto del tiempo requerido por cada equipo, por el número de turnos de guardia al mes, lo que da como resultado 1302 horas al mes.
Resultado de 1ra Etapa | = | ( | Tiempo Requerido | ) | ( | Turnos de Guardia | ) |
Resultado de 1ra Etapa = (21.00)(62)
= 1302 Horas
2da Etapa: Se Resta el Tiempo de Ausentismo; se calculó el Tiempo de Ausentismo en función a dos parámetros: Total de Tiempo por Enfermedad y Total de Tiempo No Presente (Tiempo ausente durante su turno sin indicar su ubicación). No se incluyen feriados por ser una emergencia, ni vacaciones por que solo se incluye al personal presente.
– Tiempo por Enfermedad; cada médico solicita como promedio 2 semanas de licencia al año; esto dividido entre los 12 meses, equivale a 7 horas por mes; calculándose el Total de Tiempo por Enfermedad como el producto del Tiempo por enfermedad por el número de médicos, lo que da como resultado 133 horas al mes.
Total de Tiempo por Enfermedad | = | ( | Tiempo Promedio por Enfermedad al mes | ) | ( | Número total de Médicos | ) |
Total de Tiempo por Enfermedad = (7.00)(19)
= 133 Horas
– Tiempo no Presente; es en promedio 0.50 horas por turno, para cada médico; calculándose el Total de Tiempo No Presente como el producto del Tiempo No Presente del equipo, por los Turnos de Guardia al mes, lo que da como resultado 62 horas al mes.
Total de Tiempo No Presente | = | ( | Tiempo No Presente por equipo | ) | ( | Turnos de Guardia | ) |
Total de Tiempo No Presente = (0.50 x 2)(62)
= 62 Horas
Se calculó el Tiempo de Ausentismo al mes, mediante la suma del Total de Tiempo por Enfermedad y Total de Tiempo No Presente, lo que da como resultado 195 horas al mes
Tiempo de Ausentismo | = | ( | Total de Tiempo por Enfermedad | ) | + | ( | Total de Tiempo No Presente | ) |
Tiempo de Ausentismo = (133.00) + (62.00)
= 195 Horas
Resultado de 2da Etapa | = | ( | Resultado de 1ra Etapa | ) | – | ( | Tiempo de Ausentismo | ) |
Resultado de 2da Etapa = (1302.00) – (192.00)
= 1110 Horas
3da Etapa: Agregar el Tiempo de Alimentos o Tiempo Café, que equivale al 10% del Resultado de 2da Etapa, obteniéndose como resultado 111 horas al mes.
Resultado de 3ra Etapa | = | ( | Resultado de 2da Etapa | ) | + | ( | Tiempo de Alimentos | ) |
Resultado de 3ra Etapa = (1110.00) + (111.00)
= 1221 Horas
Tiempo Requerido Total = 1221 Horas al mes
c) CALCULO DE BRECHA:
Brecha de Tiempo | = | ( | Tiempo Disponible Total | ) | – | ( | Tiempo Requerido Total | ) |
Brecha de Tiempo = (1404) – (1221)
= + 183 Horas
- SALA DE PACIENTES CRÍTICOS:
a) DETERMINACIÓN DEL TIEMPO DISPONIBLE TOTAL:
Existen once médicos programados para el trabajo en Sala de Pacientes Críticos, programados uno o dos médicos durante los turnos de guardia. Se calcula el Tiempo Disponible Total al mes, multiplicando el número de turnos de guardia programados para cada médico, para el mes de Agosto, por 12 horas. Obteniéndose como resultado 1284 horas al mes.
MEDICOS | TURNOS AL MES | TIEMPO DISPONIBLE TOTAL AL MES | |
1 | Dr. ORDOÑEZ | 12 | 144.00 |
2 | Dr. CACERES | 12 | 144.00 |
3 | Dr. DÍAZ | 12 | 144.00 |
4 | Dr. GARCÍA | 12 | 144.00 |
5 | Dr. PINEDO | 12 | 144.00 |
6 | Dr. HERLES | 11 | 132.00 |
7 | Dr. VILLARÁN | 10 | 120.00 |
8 | Dr. PONCE | 7 | 84.00 |
9 | Dr. TERRY | 7 | 84.00 |
10 | Dr. DEZA | 6 | 72.00 |
11 | Dr. TARAZONA | 6 | 72.00 |
TOTAL | 107 | 1284 |
b) DETERMINACIÓN DEL TIEMPO REQUERIDO TOTAL:
En principio, se debe determinan las actividades realizadas por cada miembro del equipo y el tiempo que invierten en cada una de ellas.
MEDICOS ASISTENCIALES
1 MÉDICO | 2 MÉDICOS | ||||||
ACTIVIDADES | TIEMPO (HORAS) | PROMEDIO PACIENTES / TURNO | TIEMPO PACIENTE / TURNO (HORAS) | TIEMPO TOTAL / TURNO (HORAS) | TIEMPO TOTAL / TURNO (HORAS) | TIEMPO TOTAL / TURNO (HORAS) | |
VISITA MÉDICA | 0.25 | 13.00 | 3.25 | 3.25 | 3.25 | 3.25 | |
EVOLUCIONES | 0.75 | 13.00 | 9.75 | 9.75 | 4.88 | 4.88 | |
TRAUMA SHOCK | 1.00 | 4.00 | 4.00 | 4.00 | 2.00 | 2.00 | |
ADMINISTRACIÓN * | 1.50 | – | – | 1.50 | 1.50 | 1.50 | |
ACTV. ACADÉMICA * | 1.00 | – | – | 1.00 | 1.00 | 1.00 | |
TOTAL | 19.50 | 12.63 | 12.63 | ||||
* Estos tiempos son el total de todo el Turno | |||||||
Como resultado, por cada turno de guardia, un médico requiere 19.50 horas y dos médicos requieren 25.26 horas.
Existe un total de 62 turnos de guardia, para cada equipo de médicos, de los cuales 15 turnos lo realiza un médico asistencial, y 47 turnos lo realiza un equipo conformado por 2 médicos asistenciales.
Se calcula el Tiempo Requerido Total al mes en 3 etapas:
1ra Etapa: Sumatoria de los productos del tiempo requerido por cada equipo, por el número de turnos respectivos al mes, lo que da como resultado 1479.25 horas al mes.
Resultado de 1ra Etapa | = | ( | Tiempo Requerido 1 Médico | ) | ( | Turnos de Guardia 1 Médico | ) | + | ( | Tiempo Requerido 2 Médicos | ) | ( | Turnos de Guardia 2 Médicos | ) |
Resultado de 1ra Etapa = (19.50)(15) + (25.26)(47)
= 1479.25 Horas
2da Etapa: Se Resta el Tiempo de Ausentismo; se calculó el Tiempo de Ausentismo en función a dos parámetros: Total de Tiempo por Enfermedad y Total de Tiempo No Presente (Tiempo ausente durante su turno sin indicar su ubicación). No se incluyen feriados por ser una emergencia, ni vacaciones por que solo se incluye al personal presente.
– Tiempo por Enfermedad; cada médico solicita como promedio 2 semanas de licencia al año; esto dividido entre los 12 meses, equivale a 7 horas por mes; calculándose el Total de Tiempo por Enfermedad como el producto del Tiempo por enfermedad por el número de médicos, lo que da como resultado 77 horas al mes.
Total de Tiempo por Enfermedad | = | ( | Tiempo Promedio por Enfermedad al mes | ) | ( | Número total de Médicos | ) |
Total de Tiempo por Enfermedad = (7.00)(11)
= 77 Horas
– Tiempo no Presente; es en promedio 0.50 horas por turno, para cada médico; calculándose el Total de Tiempo No Presente como la sumatoria de los productos de los Tiempos No Presentes de cada equipo por sus Turnos de Guardia al mes, lo que da como resultado 54.50 horas al mes.
Total de Tiempo No Presente | = | ( | Tiempo No Presente 1 Médico | ) | ( | Turnos de Guardia 1 Médico | ) | + | ( | Tiempo No Presente 2 Médicos | ) | ( | Turnos de Guardia 2 Médicos | ) |
Total de Tiempo No Presente = (0.50)(15) + (0.50 x 2)(47)
= 54.50 Horas
Se calculó el Tiempo de Ausentismo al mes, mediante la suma del Total de Tiempo por Enfermedad y Total de Tiempo No Presente, lo que da como resultado 131.50 horas al mes
Tiempo de Ausentismo | = | ( | Total de Tiempo por Enfermedad | ) | + | ( | Total de Tiempo No Presente | ) |
Tiempo de Ausentismo = (77.00) + (54.5)
= 131.50 Horas
Resultado de 2da Etapa | = | ( | Resultado de 1ra Etapa | ) | – | ( | Tiempo de Ausentismo | ) |
Resultado de 2da Etapa = (1479.25) – (131.50)
= 1347.75 Horas
3da Etapa: Agregar el Tiempo de Alimentos o Tiempo Café, que equivale al 10% del Resultado de 2da Etapa, obteniéndose como resultado 135 horas al mes.
Resultado de 3ra Etapa | = | ( | Resultado de 2da Etapa | ) | + | ( | Tiempo de Alimentos | ) |
Resultado de 3ra Etapa = (1347.75) + (135.00)
= 1482.75 Horas
Tiempo Requerido Total = 1482.75 al mes
c) CALCULO DE BRECHA:
Brecha de Tiempo | = | ( | Tiempo Disponible Total | ) | – | ( | Tiempo Requerido Total | ) |
Brecha de Tiempo = (1284.00) – (1482.75)
= – 198.75 Horas
ANÁLISIS DE LA DOTACIÓN DE PERSONAL EN LA OFICINA DE GESTION DE LA CALIDAD Y CONTROL INTERNO DEL H.N.G.A.I.
Se realizó en esta oficina administrativa, para el periodo de tiempo del mes de Agosto, la que se encuentra organizada en:
- Oficina de Gestión de la Calidad y Control Interno (Jefatura).
- Unidad de Auditoría Médica y Control.
En la Oficina labora un médico que cumple la función de Jefe, y en la Unidad laboran tanto un médico y un abogado, siendo esta última dependiente de la oficina. Funcionalmente comparten actividades en común; que son, aproximadamente, el 60% del total de actividades que cada área realiza. Por lo anterior expuesto se determinarán los tiempos totales, tanto el disponible como el requerido, en conjunto; diferenciando actividades específicas a cada personal y las que incluyan la participación parcial o total del personal.
a) DETERMINACIÓN DEL TIEMPO DISPONIBLE TOTAL:
Se determina de acuerdo a la profesión de cada personal:
- Jefe de la Oficina de Gestión de la Calidad y Control Interno (Médico): 150 horas al mes
- Jefe de la Unidad de Auditoría Médica y Control (Médico): 150 horas al mes
- Asistente de la Unidad de Auditoría Médica y Control (Abogado): 198 horas al mes
Se calcula el Tiempo disponible Total de la sumatoria de cada oferta del personal, resultando: 498 horas al mes
b) DETERMINACIÓN DEL TIEMPO REQUERIDO TOTAL:
En principio, se determina lo siguiente:
- El total de actividades realizadas por la oficina.
- El tiempo promedio para cada actividad. (expresado en minutos y horas)
- La cantidad promedio de productos al mes, para cada área.(Of.G.C.C.I. y U.A.M.C)
- El tiempo requerido por cada personal para las actividad en las que se encuentra involucrado.
Todo lo anterior se refleja en el siguiente cuadro:
ACTIVIDADES | TIEMPO PROM. por ACTV. (min) | TIEMPO PROM. por ACTV. (horas) | CANTIDAD de PRODUCTOS Of.G.C.C.I. (mes) | CANTIDAD de PRODUCTOS U.A.M.C. (mes) | TIEMPO REQ. JEFE Of.G.C.C.I. (horas) | TIEMPO REQ. JEFE U.A.M.C. (horas) | TIEMPO REQ. ABOGADO U.A.M.C. (horas) |
Auditoria de Caso | 900 | 15.00 | 4 | 28.50 | 28.50 | 1.00 | |
Atencion Usuario Externo e Interno | 12 | 0.20 | 100 | 50 | 10.00 | 10.00 | 10.00 |
Reunion Gestion Unidad | 60 | 1.00 | 4 | 4 | 8.00 | 8.00 | 8.00 |
Reuniones de Coordinación con Red | 120 | 2.00 | 1 | 1 | 2.00 | 2.00 | 2.00 |
Elaboracion de Informes | 600 | 10.00 | 10 | 5 | 1.00 | 74.50 | 74.50 |
Entrega de Documentos | 12 | 0.20 | 100 | 50 | 1.00 | 14.50 | 14.50 |
Recepcion de Documentos | 3 | 0.05 | 100 | 50 | 0.50 | 3.50 | 3.50 |
Revisión de Guías y Protocolos | 180 | 3.00 | 30 | 2.00 | 88.00 | ||
Evaluacion Proyectos Unidades | 600 | 10.00 | 4 | 2.00 | 38.00 | ||
Formulacion MOFS | 180 | 3.00 | 10 | 1.00 | 29.00 | ||
Evaluacion Monitoreo Colas | 120 | 2.00 | 4 | 0.50 | 7.50 | ||
Revisión Manual de Procedimientos | 180 | 3.00 | 2 | 0.50 | 5.50 | ||
Auditoria Prescripción | 15 | 0.25 | 20 | 0.50 | 4.50 | ||
Evaluacion de Formatos | 25 | 0.42 | 5 | 0.10 | 1.98 | ||
Auditoria Registro | 15 | 0.25 | 50 | 12.50 | |||
Auditoria de Procesos | 1200 | 20.00 | 1 | 20.00 | |||
Archivo de Documentos | 5 | 0.08 | 100 | 50 | 12.50 | ||
Elaboracion de Cartas | 15 | 0.25 | 40 | 30 | 17.50 | ||
TOTAL | 57.60 | 347.98 | 143.50 |
Se calcula el Tiempo Requerido Total al mes en 3 etapas:
1ra Etapa: Sumatoria del tiempo requerido por cada personal, para realizar cada actividad respectiva al mes, lo que da como resultado 549.08 horas al mes.
Resultado de 1ra Etapa | = | ( | Tiempo Requerido Jefe Of.GCCI | ) | + | ( | Tiempo Requerido Jefe UAMC | ) | + | ( | Tiempo Requerido Abogado | ) |
Resultado de 1ra Etapa = (57.60) + (347.98) + (143.50)
= 549.08 Horas
2da Etapa: Se Resta el Tiempo de Ausentismo; se calculó el Tiempo de Ausentismo en función de: Total de Tiempo por Enfermedad, Total de Tiempo No Presente y Total de Tiempo por Feriados.
– Tiempo por Enfermedad; cada médico solicita como promedio 2 semanas de licencia al año; esto dividido entre los 12 meses, equivale a 7 horas por mes; calculándose el Total de Tiempo por Enfermedad como el producto del Tiempo por enfermedad por el número de personal, lo que da como resultado 21 horas al mes.
Total de Tiempo por Enfermedad | = | ( | Tiempo Promedio por Enfermedad al mes | ) | ( | Número total de personal | ) |
Total de Tiempo por Enfermedad = (7.00)(3)
= 21 Horas
– Tiempo no Presente; se calcula primero el tiempo no presente por día, de cada personal; calculándose el Total de Tiempo No Presente como la sumatoria de los Tiempos No Presentes por día, multiplicado por 30 días, lo que da como resultado 150 horas al mes.
Total de Tiempo No Presente | = | [ | ( | Tiempo No Presente Jefe OfGCCI | ) | + | ( | Tiempo No Presente Jefe UAMC | ) | + | ( | Tiempo No Presente Abogado | ) | ] | X | 30 |
Total de Tiempo No Presente = [(3.00) + (1.00) + (1.00)] x 30
= 150 Horas
– Tiempo por Feriados; se calcula primero el número de feriados al año y se divide entre los 12 meses, da como resultado un aproximado de 1 día feriado por mes, que representa aproximadamente 7.5 horas por mes; calculándose el Total de Tiempo por Feriados como el producto del número de personal por 7.5 horas, lo que da como resultado 22.5 horas al mes.
Se calculó el Tiempo de Ausentismo al mes, mediante la suma del Total de Tiempo por Enfermedad, Total de Tiempo No Disponible y Total de Tiempo por Feriados, lo que da como resultado 193.5 horas al mes
Tiempo de Ausentismo | = | ( | Total de Tiempo por Enfermedad | ) | + | ( | Total de Tiempo por Enfermedad | ) | + | ( | Total de Tiempo No Presente | ) |
Tiempo de Ausentismo = (21.00) + (150.00) + (22.5)
= 193.50 Horas
Resultado de 2da Etapa | = | ( | Resultado de 1ra Etapa | ) | – | ( | Tiempo de Ausentismo | ) |
Resultado de 2da Etapa = (549.08) – (193.50)
= 355.58 Horas
3da Etapa: Agregar el Tiempo de Alimentos o Tiempo Café, que equivale al 10% del Resultado de 2da Etapa, obteniéndose como resultado 36 horas al mes.
Resultado de 3ra Etapa | = | ( | Resultado de 2da Etapa | ) | + | ( | Tiempo de Alimentos | ) |
Resultado de 3ra Etapa = (355.58) + (36.00)
= 391.58 Horas
Tiempo Requerido Total = 391.58 Horas al mes
c) CALCULO DE BRECHA:
Brecha de Tiempo | = | ( | Tiempo Disponible Total | ) | – | ( | Tiempo Requerido Total | ) |
Brecha de Tiempo = (498.00) – (391.58)
= + 106.42 Horas
- La existencia de Brechas Negativas o Positivas que superan el Tiempo Requerido por un solo personal, para realizar sus actividades, compromete ya significativamente la calidad de todas las prestaciones ofertadas al paciente.
- La presencia de personal que comparte actividades en áreas diferentes, dentro de su tiempo contratado por la institución, genera una brecha negativa del área de procedencia; incrementándose esta brecha en cuanto mayor sea el número de personal que labora así. Esto ocurre con los médicos de Sala de Pacientes Críticos que desplazan horas de trabajo a tópico de Medicina.
- La falta de personal que satisfaga la demanda generada por la población objetivo, genera una brecha negativa; y si mayor es el lapso de tiempo para incrementar la oferta, mayor será la brecha negativa en este periodo de tiempo. Esto ocurre con los médicos del Tópico de Medicina cuya oferta no ha variado frente al incremento de la demanda.
- Tanto la carente o la precisa definición de las actividades a realizar por el personal, frente a una falta de evaluación de los procesos actuales, genera grandes Brechas que superan el Tiempo Requerido por un solo personal. Esto ocurre en el caso del Tópico de Cirugía y la Oficina de Gestión de Calidad y Control Interno donde existen grandes brechas Positivas.
- Se debe iniciar un Análisis de Procesos en las áreas evaluadas, se otorga una propuesta de pasos a seguir para este análisis:
- Decisión de procesos a intervenir: El objetivo de este primer paso es establecer cuales son los procesos susceptibles de ser mejorados. Un equipo de líderes de la organización junto a quienes han conocido y trabajado en la aplicación del manual debe analizar los procesos observados y determinar la priorización de la intervención.
- Conformación de equipos de trabajo para mejoramiento de los procesos: El objetivo es la constitución de un grupo de trabajo conformado principalmente por los miembros del equipo que intervienen en el proceso. La afiliación al grupo debe ser voluntaria, posterior a que se les dé a conocer los resultados obtenidos, buscando participación de todos las categorías de personal de los equipos de trabajo.
- Análisis del proceso actual: El objetivo de este paso es el análisis detallado del proceso seleccionado, considerando que su optimización requiere de un análisis sistémico, enfocado a las acciones más que a las personas
- Diseño de procesos optimizados: En este paso se procede a rediseñar, estableciendo un nuevo flujograma descriptivo del proceso, buscando destrabar o superar los nudos críticos.
- Estimación de la brecha con procesos optimizados: El objetivo es obtener una estimación de la brecha entre los tiempos disponibles y los requeridos para el proceso rediseñado.
- Aplicación de los cambio en los procesos: El objetivo de este paso es llevar a la práctica las propuestas de rediseño realizadas en el paso anterior
- Redistribución del personal en cada área, de acuerdo a sus competencias; en relación con los procesos optimizados.
- Propiciar y llevar a cabo, en el área administrativa, una estandarización de prestaciones o productos a generarse de acuerdo a las funciones de cada personal, en relación con los procesos optimizados.
- Ministerio de Salud de Chile, "Metodología para el estudio de rendimiento de Recursos Humanos en el Sistema Nacional de Servicios de Salud", abril 1999.
- Minga Consultora S.A., "Manual de análisis de la dotación de personal en establecimientos de salud", septiembre 2004
Dr. Fernando Cabrera Montenegro
Residente de 2do Año de la Especialidad de Administración de Salud.
U.P.C.H.
Lima
Agosto 2005
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