Sistema de control préstamo de equipos y herramientas (SCPEH), EDELCA
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Resúmen
RESUMEN.
La empresa Electrificación del Caroní C.A es líder a nivel nacional de producción de energía eléctrica, por lo tanto compite a nivel internacional como una empresa de clase mundial, para esto todas sus dependencias se ven en la obligación de un mejoramiento continuo de sus procesos por lo tanto el siguiente trabajo tiene el propósito de diagnosticar la situación actual del sistema de gestión del Subalmacen de la División de Protecciones Supervisión y Control de Transmisión de dicha empresa, así como también la implantación de una aplicación informática para el control de los prestamos y el diseño de la documentación que defina un sistema de gestión efectivo. Para esto se planteo el siguiente objetivo general: Implantar del Sistema de Control de Préstamo de Equipos y Herramientas (SCPEH) en el subalmacen de la División de Protecciones Supervisión y Control de Transmisión de EDELCA, también se contemplo el diseño de la documentación del mismo. El estudio fue realizado aplicando un diseño de investigación no experimental. Según los resultados obtenidos y el análisis realizado en este trabajo se concluye que la propuesta planteada aparte de que es viable, es la mejor opción para solucionar la problemática presentada en el departamento.
Un sistema de almacenaje tiene como objetivo garantizar el suministro continuo y oportuno de los materiales y medios de producción requeridos para asegurar los servicios de forma ininterrumpida y rítmica. Las normas de inventario constituyen un instrumento de dirección fundamental para definir el volumen de recursos materiales que deben existir en un lugar determinado, para garantizar su buen desempeño.
El diseño de los procesos que conforman el Sistema de Almacenes se define para alcanzar elevados niveles de eficiencia en los servicios que este proceso brinda al sistema logístico en general. Esto incluye el mapa de proceso, que contiene la misión del servicio y la relación de procesos que se llevan a cabo, el mapa de relaciones, los procedimientos e instrucciones de trabajos así como toda la documentación necesaria para el funcionamiento óptimo de la gestión de almacenaje.
La documentación generada como producto final permitirá a la Empresa, contar con una herramienta básica dentro de la estructura de documentación de su Sistema de Gestión de la Calidad que servirá de guía, control y normalización de procesos en la ejecución de las actividades, así como preservar "el saber hacer" evitando generar dependencia del personal existente, conservando la memoria técnica de la organización.
La informática nos presenta cada día mediante sus herramientas, métodos de control y organización efectivos, en este sentido resulta beneficioso utilizar una aplicación informática para controlar los prestamos y las devoluciones en el área de almacén, es precisamente esta la función del Sistema de Control de Prestamos de Equipos y Herramientas (SCPEH) que apoya como método de control en el área de los préstamos a la gestión que se desarrolla en el
Subalmacen de la División de Protección Supervisión y control de Transmisión, permitiendo el desarrollo optimo de dicha gestión, además de proporcionar la información particular de cada equipo o herramienta en custodia.
En este Trabajo de Grado se presenta el producto de la investigación a realizada en los siguientes seis capítulos:
- Capítulo I: Se define el problema que da origen al proyecto.
- Capítulo II: Se describe todo lo que respecta a la empresa C.V.G EDELCA.
- Capítulo III: Se encuentra el soporte teórico que sustenta la investigación y es necesario para la realización de los objetivos planteados.
- Capítulo IV: Se plantea la metodología utilizada para la ejecución de la investigación. Se indica el tipo de estudio realizado, la población y la muestra utilizada, los instrumentos para la recolección de datos, entre otros.
- Capitulo V: Se muestra la situación actual existente en el Subalmacen de la División de Protecciones, Supervisión Y Control de Transmisión de EDELCA.
- Capítulo VI: Se muestran los resultados obtenidos.
- Finalmente se presentan las conclusiones, recomendaciones y anexos.
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.
La División Protecciones, Supervisión y Control de Transmisión (DPSCT)
está conformada por los departamentos:
- Mantenimiento de Mediciones de Transmisión (DMMT),
- Mantenimiento de Protecciones de Transmisión (DMPT),
- Mantenimiento de Centros de Control de Transmisión (DMCCT).
La DPSCT tiene como principio lograr la máxima disponibilidad y confiabilidad de los sistemas de Protecciones, Mediciones, Supervisión y Control asociados a la red de Transmisión Troncal de EDELCA, asegurando o restableciendo su funcionamiento, de acuerdo con los parámetros exigidos por la empresa.
Adjunto al DMMT se encuentra el Subalmacen de la División de Protecciones, Supervisión y Control de Transmisión el cual nace como respuesta a los requerimientos de custodia existentes en ese momento, los cuales eran satisfacer el almacenamiento de equipos, herramientas y repuestos pertenecientes a los distintos departamentos de la división.
Con el paso del tiempo los requerimientos de custodia del subalmacen fueron incrementándose a medida que los departamentos fueron creciendo y adquiriendo mas equipos, herramientas y repuestos, debido a la factibilidad y conveniencia de disponibilidad que ofrecía tener los insumos para solventar una posible emergencia y de igual manera evitar la pérdida de tiempo que ocasionaba el traslado para la búsqueda de los mismos en las diferentes subestaciones y almacén central, de esta manera el subalmacen aumentó sus requerimientos pero los procesos de gestión para el control de los préstamos y la recepción de los mismos no se adecuaron a las nuevas exigencias.
Actualmente el subalmacen de la DPSCT se encarga de apoyar la gestión de mantenimiento de la División, para la cual debe proveer de manera eficiente y oportuna, los equipos, herramientas, repuestos y materiales, necesario para que los distintos departamentos realicen sus funciones de mantenimiento.
Los procesos actuales del subalmacen, como préstamo y devolución de equipos, herramientas, repuestos y materiales, (entre otros) necesitan ser sistematizados, organizados y normalizados, de manera que satisfagan los requerimientos y exigencias de las unidades de mantenimiento.
Motivado a la necesidad de examinar las actividades propias del subalmacen la empresa está desarrollando un sistema informático que permite controlar los préstamos de equipos, herramientas, repuestos y materiales y a su vez esta herramienta permitirá mejorar la gestión que actualmente se lleva a cabo en el subalmacen de la DPSCT.
Tomando en cuenta lo antes mencionado, se evidencia la oportunidad de mejorar el proceso de gestión de préstamo y custodia en el subalmacen así
como también se evidencia la escases de la documentación del proceso de gestión del mismo.
1.2 ANTECEDENTES.
A fin de dar respuesta a los requerimientos de mejora en los procesos de custodia de repuestos en el Departamento de Mantenimiento de Centro de Control de Transmisión (DMCCT), se desarrolló el PROCEDIMIENTO PARA LA ENTRADA Y SALIDA DE EQUIPOS / HERRAMIENTAS, REPUESTOS / CONSUMIBLES en el cual se describe una metodología para llevar un control sobre el inventario de equipos del DMCCT así como también se definen los requerimientos funcionales necesarios para la creación de un sistema automatizado para llevar estas tareas, como paso previo al control de las actividades de este tipo e iniciativa de este departamento.
1.3 FORMULACION DEL PROBLEMA.
Con lo anteriormente descrito la presente investigación pretende satisfacer el siguiente planteamiento problemático: En la actualidad el Departamento de Mantenimiento de Mediciones de Transmisión adscrito a la división de Protecciones, Supervisión y Control de Transmisión tiene a su cargo el Subalmacen en el cual se ejecutan distintos procesos de custodia que no están normalizados y documentados, por lo tanto en este informe se presenta una propuesta para resolver esta situación, ya que la misma va en contra de los lineamientos planteados por la norma ISO 9001-2000. También es necesario dejar en funcionamiento el Sistema de Control de Préstamo de Equipos y Herramientas (SCPEH) para este proceso.
1.4 ALCANCE.
Desarrollar y Documentar un nuevo modelo de gestión que optimice los Procesos de control del Subalmacen de la División de Protecciones, Supervisión y Control de Transmisión de EDELCA.
1.5 DELIMITACIÓN.
Este informe se desarrollará en las instalaciones de la División de Protecciones, Supervisión y Control de Transmisiones, Edificio EDELCA Calle Caruachi cruce con calle Aro, Alta Vista Sur, Puerto Ordaz, Ciudad Guayana, Venezuela.
1.6 JUSTIFICACION E IMPORTANCIA.
La importancia de esta investigación se fundamenta en la necesidad de creación de la documentación asociada al proceso de control de gestión del subalmacen, así como también hacer uso de las herramientas que faciliten esta gestión.
Este estudio plantea a la División de Protección Supervisión y Control de Transmisión disponer de manera eficaz, oportuna y formal toda la documentación pertinente a la entrada y salida de los equipos, repuestos y materiales, requeridos según la implementación de la NVC ISO: 9001:2000. Esta documentación será una herramienta que contribuirá con la jornada de mejoramiento continuo en la que actualmente se encuentra enfocada la empresa.
1.7 OBJETIVOS.
1.7.1 Objetivo General:
Implantar del Sistema de Control de Préstamo de Equipos y Herramientas (SCPEH) en el subalmacen de la División de Protecciones Supervisión y Control de Transmisión de EDELCA.
1.7.2 Objetivos Específicos:
- 1. Diagnosticar e identificar los procesos de gestión existentes en el Subalmacen.
- 2. Identificar las oportunidades de mejoras de los proceso del Subalmacen.
- 3. Proponer mejoras de los procesos de gestión del subalmacen de la DPSCT.
- 4. Documentar y normalizar los procedimientos e instrucciones de trabajo del Subalmacen.
- 5. Diseñar el modelo de catalogación para los Equipos y Herramientas existentes en el Subalmacen.
- 6. Realizar la catalogación de los Equipos y Herramientas existentes en el Subalmacen.
- 7.Actualizar el inventario de los Equipos y Herramientas existentes en el Subalmacen.
- 8. Realizar la carga de datos de los Equipos y Herramientas existentes en el Subalmacen al SCPEH.
- 9. Implantar el Sistema de Información de Control de Préstamos de Equipos y herramientas para apoyar el proceso de gestión del Subalmacen.
- 10. Realizar una Tarjeta de ayuda del SCPEH para el rol de Usuarios del SCPEH.
- 11. Diseñar los Reportes y Formularios necesarios para apoyar el Sistema de Gestión del Subalmacen.
Enviado por IVÁN JOSÉ TURMERO ASTROS
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