Indice1. Introducción 2. Como Encender El Equipo 3. Ingresar datos de la transacción
El sistema realizado fue diseñado con el fin de tratar de minimizar las fallas que se cometen en la ejecución del proceso de " inventario y facturación " que se lleva en la actualidad manualmente, no obstante el objetivo que se persigue es que los procesos se realicen en forma más rápida y precisa teniendo en cuenta que los datos a suministrar al sistema debe ser igualmente para que de tal manera los resultados arrojados sean confiables. Para lograr este objetivo hemos organizado los programas de tal forma que se facilite la utilización del sistema evitando que los datos proporcionados no sean procesados de la misma manera en que van llegando. Inicialmente el sistema contiene una pantalla principal compuesta por un menú que consta de 6 opciones cada uno de estos posee un sub – menú entre las cuales se tiene:
Archivo transacciones diarias abrir archivo de respaldo salir Departamento De Venta venta eliminar factura cierre de caja diario
Departamento De Compra realizar pedido verificar pedido proveedor Producto agregar producto eliminar producto
Inventario inventario de producto Generar Listados ventas diarias inventario de productos listado de proveedores pedido lista de cliente . Cada sub-menú consta a su vez de una serie de programas que tienen como finalidad todos unidos lograr el propósito del sistema y lograr el objetivo esperado.
Debemos comenzar por encender el regulador de voltaje de flujo eléctrico, al conectar lo esperamos 6 segundos aproximadamente para que el mismo estabilice el flujo eléctrico que va a ir al computador, en seguida se debe encender también la línea de filtro que encenderán los demás periféricos. Debemos comenzar el encendido del computador, si el computador tiene instalado windows 95 ó 98 esperar que cargue, posteriormente nos ubicamos en el botón de inicio le damos clic y se desplegara lo siguiente:
Programa Favoritos Documentos Con figuración Buscar Ayuda Ejecutar Apagar el sistema
Seleccionamos la opción de programas y aparecerán el siguiente cuadro : Accesorios Microsoft word Microsoft exel Microsoft exchange Microsoft outlook The microsoft Microsoft net word Explorador de windows Cuaderno microsoft Administrador de programas Microsoft power point Ms- dos Seleccionando el icono de la empresa le damos doble clik y ya estamos en el sistema.
Como se maneja el sistema: Al encender el equipo se cargara windows 98 aparecerán una serie de iconos las cuales identifica determinados programas con la ayuda del ratón se mueve el cursor hacia el icono que se desea asesar en este caso hacer doble clip en el icono que identifica el sistema que se va trabajar en la empresa, esto es con la finalidad de que se trabaje de una forma más fácil para el usuario. Al haber ya asesado al sistema el usuario se encontrarán con la pantalla principal anteriormente descrita.
Opción Archivo En la opción de archivo aparecerán submenú que tiene * transacciones diarias: al hacerle clip nos desplegara una pantalla que se describe a continuación. LA PANTALLA: aparecerán una serie de campos entre los cuales tenemos:
- Fecha del sistema: que por defecto nos la indica el computador
- Descripción de la transacción: en este campo se describe la transacción realizada
- Tipo de transacción: este campo tenemos un campo de selección, en caso de ser un gasto de la empresa seleccionamos el haber y si es lo contrario el debe.
- Monto de la transacción: tipeara la cantidad de la transacción realizada.
Seguidamente pulsara el botón de almacenar si se va a almacenar la información y posteriormente se activara el botón de regresar y regresamos a la pantalla inicial. salir : salir del sistema.
Opción deparatamento de venta: En esta opción aparecerá un sub-menú que tiene: Venta : al hacerle clip se desplegara una pantalla que describimos a continuación. Pantalla de venta: Como se observa aparece una serie de campos entre los cuales tenemos:
- Fecha y hora: que por defecto nos la indica el computador
- Numero de factura: indica el numero de la factura que se va a realizar
- cédula del cliente
- nombre del cliente
- dirección
Todos estos datos se indica de los datos personales que ofrece el cliente al momento de realizar la compra. Tipo De Cliente: el cual nos muestra si es fijo u ocasional dándole un solo clip en el sector que corresponda. Nota : * Fijo: cuando un cliente va hecho varios compras en la distribuidora. * Ocasional: un cliente ha ido una sola vez a efectuar una compra.
- teléfono
- Lista de códigos: el usuario pulsara la flecha y aparecerá una lista con los diversos códigos de los productos que tienen la distribuidora, pulsando el código que requiere y automáticamente se indica la descripción del producto en el campo de descripción producto.
- Descripción del producto: el usuario tipìara la descripción del producto ó pulsara la flecha donde aparecerá una lista con los diversos productos que tienen la empresa, esto es de gran utilidad para el usuario en el caso de olvidar ó no saber el código del producto porque al pulsar en la lista de productos el producto que se esta comprando automáticamente indica el código que le corresponde a ese producto.
- cantidad : en este campo el usuario tipiara la cantidad que compra el cliente del producto anteriormente seleccionado ó la selecciona pulsando la flecha donde le aparecerá una lista con los números del 1 al 100.
Tipo De Venta: El Usuario Con La Ayuda Del Ratón Hará Clip En El Tipo De Venta Que Realiza El Cliente sea detal ó mayor.
3. Ingresar datos de la transacción:
En este botón el usuario hará clip en caso de que sea mas de un producto el usuario deberá insertar el código, la descripción y la cantidad. Transacciones De Venta: esta nos muestra la factura detallada indicando la cantidad, descripción del producto, precio unitario, total por producto, al final en el campo del iva15% nos indicara la cantidad que el cliente paga por el impuesto y el total de la venta realizada. Posteriormente el usuario hará clip en almacenar factura en el caso que se haga la venta, seguidamente saldrá un mensaje de confirmación indicando si esta seguro de almacenar la factura en caso de pulsar " YES" almacena la factura y quedara inactivo el botón de almacenar factura, seguidamente el usuario pulsara el botón de regresar. Si el usuario indica una cantidad que excede del stock mínimo se visualiza un mensaje de advertencia que indica que no se puede realizar la venta del producto seleccionado por la cantidad que ha escogido debido a que excede la cantidad en existencia seguidamente pulsar el botón OK para corregir la operación que ha hecho con anterioridad, esto hará que el usuario trabaje con mas seguridad.
Factura eliminar: al hacer clip se desplegara una pantalla. Pantalla de eliminar: En esta se introduce el numero de la factura a eliminar en el campo correspondiente, el usuario tiene dos botones de los cuales aparecerá " ok " y "cancel ". Si pulsan OK se despliega un mensaje el cual indica siesta seguro de eliminar la factura, tiene dos botones a elegir que son "YES" y "NO", si pulsa YES volvemos a la pantalla inicial, en caso de pulsar NO entonces la factura regresa a la base de datos.
Cierre de caja diario: Al hacerle clip se desplegara una pantalla que describimos a continuación. Pantalla de cierre de caja diario: En esta pantalla se explica todas las transacciones que se han hecho durante el día, con su descripción si es un gasto ó un ingreso con su respectivo saldo y dando el total de todas las transacciones realizadas, pulsando el botón de regresar y regresamos a la pantalla principal.
Opción departamento de compra: En esta opción aparecerá un submenú que tiene las siguientes opciones.
Realizar pedido: Al hacerle clip el muestra un reporte por impresora.
Verificar compra: Al hacerle clip se visualiza una pantalla que se describe a continuación.
Pantalla : En esta pantalla se verifica la compra que ha realizado la empresa, si los datos están correctos pulsar el botón de entrar pedido y posteriormente el botón de regresar.
Opción proveedor: Al hacerle clip se visualiza una pantalla.
Pantalla : En esta pantalla se encuentra todos los campos que identifica al proveedor. Tiene dos botones de navegación las cuales les permite al usuario recorrer cada uno de los proveedores que tienen la empresa y automáticamente se visualizan los datos del proveedor que en ese momento este en el campo de navegación. Posteriormente tiene una serie de botones con diversas funciones como modificar, buscar, borrar, cancelar, grabar y salir.
Opción Producto En esta opción aparecerá un sub-menú que tiene:
Agregar producto: Al hacerle clip se visualiza una pantalla.
Pantalla Producto:En el campo código del producto que se va agregar un nuevo producto se da la descripción del mismo, luego indica la cantidad que esta en existencia indicando el stock mínimo, el precio detal, precio mayor del mismo. Finalmente pulsa el botón de agregar producto para almacenar y luego pulsar el botón de regresar para ir a la pantalla principal eliminar producto:
Al hacerle clip se visualiza una pantalla. Pantalla eliminar producto: En el campo código del producto el usuario puede visualizar el código de los productos existente por medio de un combo existente en caso de no recordarlo al pulsarlo automáticamente saldrán los datos del mismo de la misma forma ocurre para la descripción del producto. Seguidamente pulsar el botón de eliminar producto aparecerá un mensaje de advertencia indicándole al usuario si desea eliminar ese producto el cual el pulsara el botón de "Yes" o "NO", en caso de pulsar YES se eliminaran el producto de la base de datos.
Opción inventario: En esta opción aparecerá un sub-menú con una opción llamada: inventario de producto: al hacerle clip se visualiza la siguiente pantalla . Pantalla inventario: En esta pantalla nos muestra la información detallada de cada uno de los productos indicándonos el código, existencia, stock mínimo, descripción del producto, precio al mayor, precio detal, se pulsara el botón regresar y regresará a la pantalla principal .
Opción generar listados: En esta opción aparecerá un sub-menú que tiene:
- ventas diarias
- listado de productos
- listado de proveedor
- pedido
- Lista de cliente.
Estas opciones por ser formatos de salida son mostrados por impresora .
Autor:
Kenyiro Rivas Yonekura