Metodología de catalogación de materiales, planta briquetas, FMO CA

Enviado por IVÁN JOSÉ TURMERO ASTROS

Resúmen

RESUMEN

El presente estudio se realizó en la empresa Ferrominera Orinoco C.A, en la Gerencia de Suministros y Compras Especiales del Estado. Con la finalidad de Diseñar una Metodología de Catalogación de Materiales del Sistema Maintracker al Sistema My Sap para el Centro Logístico de Planta de Briquetas (PB80) de C.V.G. Ferrominera Orinoco C.A. Mediante una investigación de tipo Descriptivo-Aplicativo. Por la naturaleza del trabajo puede definirse como una investigación Descriptiva, ya que se analizaron e interpretaron las características fundamentales de una serie de procedimientos que reflejan las actividades que se realizan en los programas utilizados por dicha empresa. Según el propósito es una investigación Aplicada, teniendo como objetivo implantar de manera inmediata la Data ya depurada y con renglones confiables, para que se ejecuten las actividades que ahí se requieren con mayor efectividad para las gerencias que dependen de esta información. Los objetivos (General y Específicos) planteados en este estudio, fueron cumplidos a través de los procedimientos de cada actividad propuesta, las cuales servirán de apoyo para optimizar y mejorar el Proceso de Desarrollo y Gestión de la Calidad de la Empresa.

INTRODUCCIÓN

CVG Ferrominera Orinoco C.A es una empresa cuya función primordial es la de extraer, procesar y suministrar mineral de hierro tanto al mercado nacional, que incluye a la Siderúrgica del Orinoco (SIDOR) y a factorías como Venezolana de Prerreducidos (Venprecar), Consorcio Siderúrgico Guayana (Comsigua) y Materiales Siderúrgicos (Matesi), así como al mercado internacional.

Esta empresa establece, documenta, implementa, mantiene y mejora continuamente la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad de acuerdo con los requisitos de la Norma COVENIN ISO 9001:2000 y actualmente se encuentra en la búsqueda de la integración de los Sistemas de Gestión COVENIN ISO 9001:2000; COVENIN ISO 14001:2005; FONDONORMA OHSAS 18001:2008.

En Junio del 2007 CVG Ferrominera Orinoco C.A. asume el control de las operaciones de la Planta de Briquetas MINORCA, que operó bajo la tutela de la empresa OPCO durante 17 años; pasando a ser la Gerencia Planta de Briquetas. En dicha gerencia básicamente se procesan óxidos de hierro mediante un proceso de reducción directa para obtener briquetas con un alto contenido de hierro metálico.

Como parte del proceso de transición que se está llevando a cabo en esta empresa, se propone la implementación en la Gerencia Planta de Briquetas del sistema Maestro de Materiales SAP, para controlar todas las funciones administrativas y operativas del almacén de Planta de Briquetas (PB80): inventario, compra, reposición, entre otras; para ser llevadas de manera centralizada por esta plataforma, empleada en CVG FERROMINERA ORINOCO C.A. para controlar sistemáticamente todas las gestiones de las actividades logísticas, financieras, recursos humanos, producción, ventas, calidad, mantenimiento, entre otras. En este sentido el Departamento de Materiales y Almacenes, adscrito a la Gerencia de

Suministros y Compras Especiales del Estado, encargado del control de todos los Centros Logísticos de Ferrominera, se ha propuesto la adecuación y depuración de la base de datos del Maintracker para ser cargada al Maestro de Materiales SAP.

El Maintracker es un sistema utilizado durante mucho tiempo por la empresa MINORCA (OPCO), actualmente absorbida por CVG Ferrominera Orinoco, mediante el cual se tenían establecidos códigos para los repuestos e insumos y unos niveles mínimos y máximos de existencia en almacén y de esta manera cuando se detectaba la deficiencia de alguno de estos, inmediatamente se realizaba una solicitud de compra para la reposición y restauración de dichos niveles. En efecto, esta transición de sistemas se realiza con la finalidad de incrementar la eficiencia en el control de inventario de los materiales empleados en esta planta, optimizando la disponibilidad de los recursos necesarios y efectuar el proceso de contabilización automática para llevar a cabo las actividades de mantenimiento de la planta en los tiempos propuestos y de esta forma cumplir con los objetivos estimados en el Sistema de Gestión de la Calidad planteado por la empresa, para abastecer de forma oportuna y eficazmente todos los insumos y materiales requeridos por esta Gerencia.

De esta manera la importancia de esta investigación radica en satisfacer una necesidad primordial de la Gerencia de Suministros y la Gerencia Planta de Briquetas, mediante la creación de una base de datos actualizada y confiable para alimentar el SAP y, de esta forma facilitar e incrementar la eficiencia en la gestión de stock del almacén de Planta de Briquetas.

El presente informe está estructurado de la siguiente manera:

• Capítulo I: Este capítulo está conformado por el planteamiento del problema, los objetivos, la justificación, el alcance y las limitaciones.
• Capítulo II: Este capítulo hace referencia a las generalidades de la empresa, que comprende la ubicación geográfica, objetivos, política de calidad, estructura organizativa e identificación de la gerencia asignada para la realización del proyecto.
• Capítulo III: Este capítulo comprende las bases teóricas en las que se fundamenta el trabajo
• Capítulo IV: Este capítulo se refiere a la metodología empleada para la realización del estudio.
• Capítulo V: Este capítulo abarca la situación actual
• Capitulo VI: Situación propuesta para el cumplimiento de los objetivos planteados.
• Por último se presentan las conclusiones, recomendaciones, referencias bibliográficas, anexos y apéndices correspondientes.

CAPÍTULO I: EL PROBLEMA

1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La Gerencia de Suministros a partir de las directrices emanadas del proceso de Dirección Estratégica, las solicitudes de pedido de compras aprobadas, las solicitudes de despachos de todos los procesos de la organización y con la información y los recursos (financieros, humanos, infraestructura y ambiente de trabajo) derivados de los procesos de soporte, abastece a toda la organización de los insumos necesarios para el flujo normal de sus operaciones. Bajo su dirección se encuentra el Departamento de Materiales y Almacenes que controla todos los Centros Logísticos de Ferrominera: Almacén Planta de Briquetas (PB80), Almacén General (PO10), Almacén Planta de Pellas (PP60) y Almacén Ciudad Piar (CP20). Actualmente la empresa cuenta con el software SAP (Sistemas, Aplicaciones, Productos en Proceso de Datos) implementado, entre otras funciones, para controlar de forma automatizada las operaciones de todos los materiales, repuestos de stock y cargo directo requeridos por la empresa.

El Almacén ocupa un lugar muy importante dentro de la empresa, es donde se resguarda cualquier recurso o material que esta emplee; y entre sus funciones se pueden mencionar: mantener los materiales cubiertos de incendios, robos y deterioros; permitir a las personas autorizadas el acceso a las materias almacenadas; mantener en constante información al departamento de compras,

sobre las existencias reales de materiales; llevar en forma minuciosa controles sobre los materiales (entradas y salidas); controla las reposiciones de pedidos (máximos – mínimos).

El inventario consiste en las existencias de los productos físicos que se conservan en un lugar y un momento determinado. El control de inventario es importante por que permite llevar un control físico de las mercancías de una empresa manteniendo un nivel máximo de existencia lo suficientemente aceptable como para asegurar en todo momento el cumplimiento de las metas de producción y ventas previstas. Los sistemas de control de inventarios son un conjunto de coherentes políticas, normas y procedimientos interrelacionados entre si que persiguen un objetivo común, el cual es administrar y controlar el inventario de una manera racional y efectiva.

A raíz del proceso de integración de Planta de Briquetas a CVG Ferrominera

Orinoco C.A, empresa certificada bajo el estándar de la norma COVENIN ISO

9001:2000, otorgada por FONDONORMA desde el año 2004; es ineludible el ajuste y adecuación de los aspectos administrativos, operativos y financieros de esta Gerencia a las normas, estructuras y procedimientos existentes; establecidos conforme a los lineamientos plasmados en el Sistema de Gestión de la empresa, a fin de cumplir con lo requerido para conocer y mejorar las capacidades de la organización.

En este sentido el Departamento de Materiales y Almacenes en conjunto con el Centro Logístico de Planta de Briquetas (Almacén PB80-8001) están llevando a cabo la implementación del módulo MM/SAP (Maestro de Materiales); con la finalidad de reemplazar al sistema Maintracker, el cual se ha empleado durante muchos años, por medio de la empresa OPCO, para el control de todos los procesos logísticos que se realizan en dicho almacén, como: el catálogo de partes, el estatus de stock, el historial de transacciones, el inventario físico, las hojas de conteo, los ajuste de partes, los reemplazos, las salidas, las recepciones, los retornos.

Por otra parte, se contaba con una serie de registros de todos los repuestos aplicados durante el mantenimiento de la planta, estos provenían del programa Maintracker aplicado en las prácticas de inventario y actualmente en proceso de sustitución por el SAP. Dichos registros se habían mantenido inalterados por varios años, sin ningún tipo de modificación o actualización. Gran cantidad de partes han quedado obsoletas con el paso del tiempo y han sido reemplazadas por otras nuevas, no obstante estos cambios no se habían reflejado en los inventarios existentes y la información sobre los repuestos empleados en la actualidad se encontraba muy dispersa.

Así mismo estos materiales se encontraban registrados en el antiguo sistema con descripciones deficientes, carentes de clasificación de los grupos de artículos para los materiales no consumibles, los cuales fueron considerados minuciosamente para dar paso a la nueva base de datos implementada en la empresa.

En virtud de lo anteriormente expuesto conlleva a realizar el siguiente planteamiento problemático: La utilización simultánea de ambos programas (SAP Y Maintracker) ha originado reiteradas situaciones de confusión y múltiples errores cometidos al momento de realizar pedidos al almacén por el uso de códigos equivocados, duplicados, con información inconsistente o, por contar con un repuesto que no se encuentra disponible. Todo esto se tradujo en más retrasos y reprocesos, y por tanto en costos para la empresa. Además, se evidenciaba la falta de información confiable, certera y englobada de la totalidad de los materiales empleados actualmente, más aún de un control eficiente sobre los inventarios y niveles de stock, generando contratiempos para realizar el costeo de las actividades de mantenimiento que se requieren en la planta, pues no se mantiene el historial entre los equipos y los materiales retirados de almacén y de igual manera, no se puede visualizar la disponibilidad de los materiales necesarios para el mantenimiento y mucho menos la Gerencia de Suministro y Compras Especiales del Estado podrá reponer las existencias de los materiales en forma eficiente (proceso MRP).

De esta forma el estudio busca obtener una información consistente para ser cargada al SAP, que permita establecer una base de cálculo confiable para determinar el consumo de los materiales, repuestos y herramientas y, de esta manera contribuir con la planificación de la adquisición de los mismos, así como asegurar su disponibilidad en almacén, sin dejar de cumplir con las políticas de inventario ya establecidas, logrando de esta forma una mejora en la gestión de stock que se lleva a cabo en esta área de la empresa.

1.2 OBJETIVO GENERAL

Diseño de la Metodología de Catalogación de Materiales del Sistema Maintracker al Sistema My Sap para el Centro Logístico de Planta de Briquetas (PB80) de C.V.G. Ferrominera Orinoco C.A.

1.3 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• 1. Describir los procesos de inventarios del almacén Planta de Briquetas.
• 2. Diagnosticar la situación actual de los códigos del listado inicial y la carga masiva, extraídos del Maintracker.
• 3. Diseñar los parámetros de catalogación para la estandarización de los materiales.
• 4. Diseñar el proceso de transición del software Maintracker al software Sap.
• 5. Realizar diagramas de flujo del proceso de transición del Maintracker al Sap.
• 6. Realizar Ishikawa para reflejar las fallas del sistema Maintracker.
• 7. Elaborar los pronósticos mediante el método suavizado exponencial a partir de los datos históricos del consumo anual de los materiales consumible.
• 8. Determinar el margen de error que presenta el consumo pronosticado.
• 9. Clasificar los stocks de los materiales por el método ABC, y determinar la cantidad económica de los materiales con clasificación A y B.

1.4 JUSTIFICACIÓN

La relevancia del presente estudio radica en el hecho de que, es una necesidad primordial para la Gerencia de Planta de Briquetas y la Gerencia de Suministros, y demás áreas dependientes, contar con una base de datos detallada, consistente, y actualizada para ser cargada al SAP, de los registros de los materiales en sus cuatro tipos: Repuestos (ZREP), Materiales Generales (ZSUM), Materiales Renovables (ZREN) y Cargo Directo (ZGCD), en la que se engloban todos los elementos requeridos, especificando la codificación antigua y correspondiéndola con la nueva derivada del SAP, así como las principales características de cada material y su criticidad, que permita, tener un mayor grado de conocimiento e información y ejercer un control más eficiente sobre los materiales utilizados en el almacén de Planta de Briquetas (PB80-8001). Además de ser un factor clave para evitar los retrasos y errores cometidos durante los procesos de solicitud de pedido y ordenes de compras, y MRP (reposición de existencia) al identificar en el programa cada material con sus respectivas especificaciones y códigos.

En función de lo anterior, esto permitirá al usuario de las áreas de Mantenimiento, ejecutar sin contratiempo, las tareas de mantenimiento preventivo y correctivo que la planta requiere, a través de Órdenes de Trabajo y disponer de los materiales, equipos y servicios necesarios y en cantidades suficientes para desarrollar sus actividades diarias, mientras dure la transición.

1.5 ALCANCE

El estudio abarcó la depuración y carga de una base de datos actualizada de todos los materiales existentes en el almacén PB80-8001; adscrito a la Gerencia de Suministros y Compras Especiales del Estado. Dichos materiales son utilizados en la Gerencia de Planta de Briquetas.

1.6 LIMITACIÓN

Durante la realización del estudio se presentó la limitante, en la fase de recolección de datos, al ser suministrada información inconsistente, y poco confiable.

1.7 DELIMITACIÓN

El estudio se basa en la actualización de 11.225 renglones correspondientes al almacén de Planta de Briquetas (PB80) adscrito a la Gerencia de Suministros y Compras Especiales del Estado, para efectuar el plan estimado y dar consecución al proceso de adecuación que se ha venido llevando a cabo en la Gerencia Planta de Briquetas de CVG Ferrominera Orinoco, C.A. ubicada en Puerto Ordaz – Estado Bolívar; el período del estudio está comprendido entre el 14 de Julio del 2008 hasta el 03 de Noviembre del 2008.

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