Pronósticos y Planeación: Procesos críticos del negocio
El papel de los directivos y gerentes es administrar los elementos del negocio que conducen al logro de los objetivos. De una u otra manera los directivos "presienten" lo que pasará. Sin embargo, en la mayoría de las ocasiones, sus decisiones son mucho mejores si se apoyan en cifras cuantificadas por una herramienta estadística ya que de esta manera se parte de una cifra base más conservadora. Por otro lado, cada vez es más necesario diferenciar las demandas de los clientes de un mismo producto, lo que requiere más tiempo y argumentos.
¿Cuál es el costo de malos Pronósticos?
Tenemos garantía que los pronósticos no van a ser 100% exactos y que además la desviación de los pronósticos tiene un costo implícito, ya sea que los pronósticos fueron altos o fueron bajos respecto a la realidad.
El punto fundamental en los pronósticos es ser consistente y lograr la menor desviación respecto a los objetivos:
i) Pronosticar por arriba de la demanda tiene entre sus consecuencias exceso de inventario, obsolescencia, reducción de margen para promover su venta.
ii) Pronosticar por debajo de la demanda tiene entre sus consecuencias comprar y producir más caro algo que no estaba planeado, incluso pérdida de venta y margen si no reaccionamos a tiempo.
La elaboración de los pronósticos requiere información de la planeación. Quien elabora los pronósticos debe considerar las actividades planeadas como promociones, cambios de precios o, incluso, si hubo algún evento extraordinario en la historia reciente que pueda desviar fuertemente las estimaciones. Dejar esto a la memoria seguramente causará que nuestros pronósticos sean menos exactos. Actualmente las empresas están implantando alguna forma de documentar la historia para medir los impactos de los eventos y considerarlos o no como parte del pronóstico si se realizaran nuevamente.
La conclusión de un estudio llevado a cabo el pasado año por el Institute of Business Forecasting (IBF) titulado "Why Forecasting?" () sugiere que "hoy en día es ineludible un proceso más formal de elaborar los pronósticos sin importa en qué tipo de negocio y/o industria se localice la empresa o qué función realiza. Siempre hay una necesidad de estimar el futuro sobre la cual construir un plan".
Este estudio también establece que diversas áreas de la empresa establecen planes diferentes a partir de los pronósticos:
- El área de marketing requiere pronósticos para determinar qué nuevos productos o servicios introducir o descontinuar; en qué mercados tener presencia o salir; qué productos promover, etc.
- El área de ventas requiere pronósticos para establecer cuotas u objetivos de venta.
- El área de cadena de suministro requiere pronósticos para planear la producción, el abastecimiento y planes logísticos.
- El área de finanzas requiere de pronósticos para hacer un mejor budget de ingresos y gastos.
Finalmente, el estudio concluye que aunque es difícil cuantificar los beneficios del pronóstico de negocios, en la cadena de suministro hay ciertos componentes que pueden ser cuantificados, mostrando las ventajas de éste. Una forma para medir estos beneficios es considerar cuál hubiera sido la pérdida si el pronóstico no fuera exacto. Otra manera de medirlos es cuestionando cuánto habría sido la ganancia (o ahorro) con pronósticos mejorados.
¿Cómo Pronosticar?
Muchas empresas actualmente están recurriendo al uso de paquetes de pronósticos estadísticos y establecer un proceso más formal en la planeación de ventas y operación.
Antes de pensar en una herramienta o software de pronósticos estadísticos es conveniente entender aspectos relativos al proceso de los pronósticos:
A) Cómo funcionan las técnicas estadísticas.
B) Cuántos datos se requieren.
C) Cómo se puede medir el impacto de la desviación de los pronósticos.
D) Cómo pronosticar cientos de productos de manera rápida y más exacta.
E) Cuál es el perfil sugerido de quien elabora los pronósticos, etc.
Esto le permitirá evaluar si tiene oportunidad de mejorar su proceso mediante el uso de alguna herramienta o capacitación. Hoy en día las compañías tienen la posibilidad de romper paradigmas culturales acera de la realización de los pronósticos. Hacer buenos pronósticos de demanda es un proceso que agrega valor ya que está íntimamente relacionado con la toma de decisiones que impactan en el rendimiento financiero de la empresa.
Exactitud del pronóstico como indicador de desempeño clave
Se requiere madurez para establecer la exactitud de los pronósticos como un indicador clave ya que siempre habrá desviaciones entre el pronóstico y la demanda. Es necesario documentar y aprender de cuales fueron las razones que nos llevaron a tanta desviación en una estimación. Solo mediante la medición obtenemos una referencia que nos pueda indicar nuestro desempeño y/o tomar acciones inmediatas para corregir el rumbo.
Mejores prácticas en la elaboración de Pronósticos
Las mejores prácticas sugieren una combinación de pronósticos estadísticos con pronósticos por experiencia. Esta práctica ayuda a reducir los efectos de influencia del plan, influencias emocionales y además a cuando son muchos productos los algoritmos estadísticos automáticos determinar una mejor estimación y no solo un simple promedio. Una mejora en la exactitud de los pronósticos la podrá confirmar cuando cada mes se estén logrando los resultados de los objetivos. Esto también se confirma cuando las diferentes áreas están alineadas a partir de un pronóstico consensuado.
Acerca de herramientas estadísticas existe una muy buena variedad de software para hacer pronósticos estadísticos. Los paquetes estadísticos trabajan de manera muy automática y son económicos.
Plan de Ventas y Operación. (PVO o S&OP)
De nada sirve un buen pronóstico si las áreas de suministro no están alineadas para entregar de manera oportuna los productos que se requieren. Para evitar esto se establece un proceso formal de Planeación de Ventas y Operación de la empresa llamado S&OP (Sales and Operations Planning) o también conocida como junta PVO (Planeación de Ventas y Operación).
De manera simple, el proceso S&OP consiste en una reunión mensual que a partir de los pronósticos e información de las áreas cercanas a la demanda se definen los objetivos y las actividades de forma consensuada. La junta se lleva a cabo después de haber realizado con diferentes responsables juntas previas de productos nuevos, productos activos y aspectos relativos sobre el suministro.
Conclusión
El proceso de elaboración de pronósticos es clave para la planeación y operación de la empresa. La toma de decisiones y las utilidades de la empresa pueden ser mejores si las empresas cuentan con buenos pronósticos.
Autor:
Armando González
Gerente General de Forecast Pro Latinoamérica, Forecast Pro es el software líder para pronósticos de negocios
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Gerente General de Sistemas y Pronósticos, S.A. de C.V., representante en Latinoamérica de Forecast Pro. Es Ingeniero Mecánico Electricista por la Universidad Nacional Autónoma de México.
Asimismo, es Consultor Internacional en la implantación de procesos de pronósticos y de mejora de procesos de negocio. Ha impartido innumerables cursos de Técnicas de Pronósticos y Simulación de Procesos para empresas en México y Latinoamérica, entre las que podemos mencionar Coca Cola Export, Pfizer, Jafra Cosmetics, Danone (México y Argentina), Bonafont, Wal-Mart, Grupo Emyco, Grupo Bimbo, Ilusión, Kraft Foods, La Fragua (Guatemala), Casa José Cuervo, Alpina Productos Alimenticios (Costa Rica), Basf Química Colombiana, Bayer (Colombia), Confecciones Leonisa, Cadbury Adams Colombia, Revlon, Cigarrera Bigott (Venezuela), Grupo Alicorp (Perú), etc.
Colaborador y miembro del staff de Business Forecast Systems para la conducción de seminarios de pronósticos y talleres sobre pronósticos en diversas ciudades de Norteamérica. Autor de la traducción al español del software de pronósticos estadísticos para empresas (Forecast Pro).
Acerca de BFS…
Fundada en 1986, Business Forecast Systems, Inc. (BFS) es el fabricante de Forecast Pro, la solución de software líder para pronósticos de negocios y principal proveedor de capacitación y educación en pronósticos. Actualmente cuenta con más de 25 mil usuarios en el mundo (www.sistemasypronosticos.com), apoyando a miles de compañías a mejorar su planeación, mejorando la exactitud de sus pronósticos, reduciendo sus costos de inventarios y mejorando sus utildiades.
Acerca de CRM…
Con presencia en México desde hace más de cuatro años (2002), Corporate Resources Management (www.crmmexico.com) se ha dado a la tarea de ofrecer en México programas educativos innovadores de nivel internacional, integrando un extraordinario equipo de ejecutivos, facilitadores de procesos de aprendizaje y profesionales en diversas áreas del conocimiento, lo que le permite tener una visión integral del negocio, punto fundamental para el diseño de estrategias, así como para el desarrollo del talento.
Entres sus clientes más destacados se encuentran empresas de diversos sectores industriales como son: productos de consumo, alimentos y bebidas, farmacéutico, químico, etc.
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