Sistemas Informáticos II
Desarrollo de software para elaborar los cálculos de lotería
Indice
1. Antecedentes del problema
4. Descripción del sistema actual
5. Presentación del sistema propuesto
1. Antecedentes del problema
La empresa GARCIA Y ASOCIADOS, S.A. inició sus actividades en el mes de agosto de 1997, con 10 vendedores.
Esta empresa se dedica a la venta de lotería independiente y se encuentra ubicada en la calle Joaquín Franco, vía Tablas Debajo de la ciudad de Las Tablas.
La empresa fue fundada por la familia García: Ovidio García, Ovidio García G. Hijo y Cecilia G. De García, con un capital de 30,000 balboas que procedían de ahorros de la familia.
Situación Actual
En la actualidad la empresa GARCIA Y ASOCIADOS, S.A. no cuenta con un sistema automatizado para llevar sus registros de las ventas, solo utilizan la hoja de cálculo de Excel y allí solo se calculan las sumas generales de las ventas. No se hacen ni las multiplicaciones de los premios que salen en la lotería, ni las comisiones de los vendedores, ni las ganancias y pérdidas, ni el efectivo, todos estos cálculos se hacen con una calculadora en mano, lo cual hace esta actividad muy tediosa y larga, hay que disponer de varias horas antes del sorteo para poder terminar a tiempo.
En esta empresa se trabaja con alrededor de 28 vendedores los cuales tienen que dictarles los números que venden a los encargados de manejar la empresa.
Actualmente la empresa maneja un aproximado de 10,000 balboas por sorteo, lo que la hace merecedora de un sistema automatizado para el manejo de sus actividades para un mejor desenvolvimiento de la misma.
Supuesto General
Con la elaboración de un sistema que haga los cálculos de las ventas y genere informes actualizados constantemente, tomando en cuenta las pautas que actualmente utiliza la empresa y nuevas sugerencias que podemos aportar a la empresa GARCIA Y ASOCIADOS, S.A., sus labores serán más nítidas y precisas de las cuales se brindará apoyo a la toma de decisiones.
Objetivo general
Desarrollar un sistema que realice los cálculos de las restas y que genere informes actualizados, de manera más rápida, nítida y precisas que brinde apoyo a la toma de decisiones.
Objetivos específicos
? Minimizar el tiempo en que se hacen los cálculos
? Tener las cuentas claras
? Mayor exactitud en los cálculos
? Realizar todos los cálculos a través del sistema
Delimitación, alcance o cobertura
Delimitación
La investigación junto con la programación, instalación del software, capacitación, pruebas, se harán en un lapso de un año a partir del mes de agosto del 2002 hasta el mes de agosto del 2003, tiempo necesario para realizar este proyecto según las pautas y requerimientos de la Universidad Latina de Panamá, Sede de Azuero y la profesora encargada del curso de Sistemas Informáticos II, Maribel de Casas.
La empresa actualmente si cuenta con los recursos para desarrollar este software lo que nos facilita la realización del mismo.
La automatización se hará del mes de mayo de 2003, fecha en que ya se debe haber terminado el estudio y la realización del software.
Alcance O Cobertura
La investigación se hará en la empresa GARCIA Y ASOCIADOS, S.A., ubicada en la calle Joaquín Franco, vía Tablas Abajo de la ciudad de Las Tablas.
Restricciones Y/O Limitaciones
? Poco tiempo en la fase de investigación y planteamiento del proyecto
? Gran cantidad de deberes que reducen el tiempo que tienen los investigadores para este respecto
? Por la actividad a la que se dedica esta empresa no se puede estar divulgando lo que la misma hace y por eso no se darán muchos detalles del mismo
Justificación del proyecto
Importancia
Este es de gran importancia ya que permitirá investigar y conocer sobre los manejos de las ventas de la empresa GARCIA Y ASOCIADOS, S.A. así se conocerá más sobre su situación actual para que se puedan tomar decisiones que favorezcan el crecimiento de la asociación y las mejoras de sus actividades, se conocerán las partes en que la asociación está en desventaja de otras, nos dará una amplia visión de cómo y en qué aspectos se puede mejorar, a través de la automatización de sus cálculos que por ser una empresa de ventas de lotería es la parte medular, la cual es el aspecto que determina su crecimiento y expansión y es la que se debe prestar mayor atención, para que su participación aumente, y en la medida en que esa participación aumente, crecerán sus ganancias.
Se conocerá de los aspectos que al cliente, que es quien le da vida a este negocio, le interesan para satisfacerlos y despertar en ellos un interés por adquirir los chances en la empresa GARCIA Y ASOCIADOS, S.A., que para ellos será la empresa preferida, como así también para los diferentes revendedores.
Ayudará a los encargados de la empresa a tener un mayor conocimiento en el manejo de ordenadores y software para las actividades antes mencionadas, todo esto ayudará a formar profesionales mejor preparados, lo cual redundará en beneficio de la comunidad en general, ya que teniendo estos profesionales en la empresa ésta será más eficiente y se le brindará una mejor y mas eficiente atención a sus clientes.
Aportes
algunos de los aportes que harán de el software una atractiva alternativa para mejorar las áreas de ventas de la empresa GARCIA Y ASOCIADOS, S.A., son:
? La empresa podrá ampliar sus actividades por el respaldo de la agilidad de un sistema de ventas automatizado
? Se obtendrá una distinción de esta empresa entre las otras de la misma índole
? Ganarán mayor popularidad y aceptación entre la clientela por su preocupación en brindar un mejor servicio a sus clientes
? Será un estímulo a otras empresas que atraídas por la fiabilidad y beneficios del software en mejorar sus sistemas
? Se minimizarán los errores en las actividades de la empresa ya que con este software los cálculos serán más exactos y se tendrá una menor tendencia a equivocaciones que muchas veces suelen ser muy costosas para la empresa
? Se tendrá un ahorro considerable en el tiempo que se utiliza para los cálculos ya que el sistema automatizado hará estas actividades más rápidas
En fin son un sin número de aportes de este software y éste proyecto a la empresa en su totalidad y así confiada clientela que verá en ella una empresa renovada y distinta que les ofrece un mejor servicio a sus clientes.
Hoy en día es una realidad en nuestro país el gran incremento de vendedores de lotería independiente.
Esto da como resultado que se quieran ofrecer mejores servicios de las personas que dependen directamente de tal incremento.
Actualmente en esta provincia la mayoría de las personas que se dedican a esta actividad no ofrecen un servicio eficiente ya que se toman mucho tiempo en hacer todos los cálculos que se tienen que hacer y por tal razón no se toman decisiones en el momento que se deben tomar pues no se observa el desenvolvimiento y el estado de las ventas cosa que se debe observar durante el recibo de listas y antes de que se realice el sorteo de la lotería, además la falta de exactitud en los cálculos, realidad a la que no escapa la empresa GARCIA Y ASOCIADOS, S.A., por tal razón la elaboración de este proyecto se ajusta a los requerimientos de esta empresa de poder implementar métodos para brindar y mantener un servicio de calidad que ponga a la misma en la vanguardia de las nuevas tecnologías satisfaciendo así el creciente mercado local.
Formulación De Supuestos
Con la implementación de un sistema automatizado para hacer los cálculos de la venta de lotería independiente se mejora el rendimiento de la empresa por hacer los mismos más rápidamente.
La anuencia por mejorar el manejo de información en la empresa estimulará a su clientela a comprar en ella.
Con el nuevo sistema se brindará mayor claridad en la información que es manejada en la empresa.
Las personas que se vean afectadas por este proyecto sentirán mayor seguridad, cosa indispensable que requieren los negocios.
Instrumentación
Entrevistas
Las personas que serán entrevistadas son gerente de la empresa garcia y asociados, s.a., El señor ovidio garcia, quien junto a su hijo ovidio garcia jr. Y su esposa la señora eva de garcia son los encargados de manejar la empresa y los que dominan a fondo el tema y conocen mejor que nadie las necesidades a las que se enfrentan y los beneficios que esperan obtener.
Selección de los elementos muestrales
Los aspectos que se necesita conocer sobre la empresa son aquellos que nos brindaran una mayor facilidad para ralizar nuestro proyecto de investigación. Entre los que podemos mencionar:
1. Año de fundación de la empresa
2. Por quien o quienes fue fundada la misma.
3. A que se dedica la empresa
4. Capital de fundación y actual de la empresa
5. Si cuenta o no lo empresa con un sistema para realizar sus labores y de ser así que sistema es el utilizado.
6. Si la empresa cuenta con dicho sistema, es el mismo satisfactorio o no y si no cuenta si los propietarios desearían que se les desarrollara uno para sus funciones. Expectativas y otros comentarios.
Procedimientos para su realización
Se concertará una cita con el gerente de la empresa garcia y asociados, s.a., Y después se procederá a asistir a la cita en la hora y fecha estipulada por el señor garcía.
Observación
Método(s) de observación
En este punto observaremos mediante visita a la empresa el día de sorteo aspectos tales como tiempo que toma recibir una lista, cantidad de listas y tiempo en que se debe hacer, rapidez para obtener resultados en el periodo establecido, observar los cálculos que se deben optimizar y como son realizados en la actualidad, medidas de seguridad.
Registro de observaciones:
· Tiempo para el recibo de listas.
· Cantidad de listas.
· Tiempo que hay para recibirlas todas.
· Rapidez en los resultados pre-sorteo.
· Rapidez en los cálculos secundarios.
· Procesos a optimizar y porque?
· Medidas de seguridad.
Tipo De Investigación
Escogimos una investigación de tipo descriptiva porque es la que se ajusta a nuestro tipo de investigación.
Definición
Investigación Descriptiva: El propósito del investigador es describir situaciones y eventos. Esto es decir como es y como se manifiesta determinado fenómeno. Los estudios descriptivos buscan especificar las propiedades importantes de personas, grupos, comunidades o cualquier otro fenómeno que sea sometido a análisis.
Estos miden o evalúan diversos aspectos, dimensiones o componentes del fenómeno a investigar.
Un estudio descriptivo selecciona una serie de cuestiones y se mide cada una de ellas independientemente, para así determinar lo que se investiga. Es importante notar que la descripción del estudio puede ser más o menos general o detallada.
Aunque desde luego, pueden integrar las mediciones de cada una de dichas variables para decir cómo es y cómo se manifiesta el fenómeno de interés, su objetivo no es indicar cómo se relacionan las variables medidas.
Los estudios descriptivos se centran en medir con la mayor precisión posible; en esta clase de estudios el investigador debe ser capaz de definir qué se va a medir y cómo lograr precisión en esta medición. Asimismo debe ser capaz de especificar quienes deben estar incluidos en la medición.
La investigación descriptiva, en comparación con la naturaleza poco estructurada de los estudios exploratorios, requiere considerable conocimiento del área que se investiga para formular las preguntas especificas que busca responder.
La descripción puede ser más o menos profunda, pero en cualquier caso se basa en la medición de cada uno de los atributos del fenómeno descrito. Los estudios descriptivos pueden ofrecer la posibilidad de predicciones aunque sean rudimentarias.
Justificación
Utilizamos la Investigación Descriptiva por que es la que más se adapta al tipo de investigación que realizaremos ya que reúne la mayoría de las especificaciones, antes mencionadas, que requiere este tipo de investigación y así se nos facilitará el desarrollo de nuestro proyecto de investigación y con esto se realizará un proyecto de mayor calidad que pueda servir para la consulta de las futuras generaciones.
En este punto analizaremos los resultados de las entrevistas y las observaciones que fueron realizadas para desarrollar un mejor proyecto y asi identificar mejor las ventajas , desventajas y necesidades del manejo actual para tomarlas en cuenta o que rijan la elaboración del nuevo sistema.
De Las Entrevistas
Pregunta # 1:
¿En que año fue fundada esta empresa?
Respuesta #1:
La empresa fue fundada en el mes de agosto de el año 1997
Análisis:
La empresa cuenta en la actualidad con 6 años luego de haber sido fundada por lo que tanto los propietarios como nosotros consideramos que amerita que se mejoren las condiciones de trabajo actual y optimizar así como sistematizar sus procesos mas aun por la facilidad que brindaría , la claridad, y exactitud, además los propietarios ya estaban con la idea de que el tiempo solicita cambios y mejoras.
Pregunta # 2:
¿Por quién fue fundada?
Respuesta #2:
La empresa fue fundada por el Señor Ovidio García, su Señora Esposa y el Hijo de estos, con la señora Maria de Montenegro como socia externa.
Análisis:
La empresa fue fundada por los tres miembros de la familia García en sociedad con personas o empresas que ya estaban interesados o que ya trabajaban en este campo y aprovechaban las ventajas o beneficios económicos que la misma brindan, en el mercado local siempre con expectativas de crecimiento pero que en su momento son solo esperanzas de que la empresa se haga prospera dependiendo de un buen manejo y aplicación de los recursos que e ofrecen.
Pregunta # 3:
¿A que se dedica la empresa?
Respuesta #3:
A la venta de lotería independiente
Análisis:
La venta de lotería independiente es un negocio de gran envergadura para aquellos que lo realizan como “Casa Grande”, que es el nombre que se da a los que son receptores de listas, o sea, a los que reciben listas de otros vendedores y pagan a estos porcentaje por sus ventas haciéndose responsable en casos de que las ventas no cubran los pagos que dependen de los premios y las ventas por número para cada sorteo.
Pregunta # 4:
¿Cuál fue el capital inicial necesario para fundar la empresa?
Respuesta #4:
El capital inicial fue de 30,000 balboas
Análisis:
La empresa consideró necesario un capital de esa magnitud por la magnitud de aquel entonces de las ventas pues al inicio no se contaba con la cantidad de vendedores que en la actualidad y así mismo las ventas eran menores por lo que era una suma que en caso de una perdida extrema podía fácilmente satisfacer o cumplir con las obligaciones de un mes completo.
Pregunta # 5:
¿Cuál es el valor actual de la empresa?
Respuesta #5:
El valor actual de la empresa es variante
Análisis:
El valor actual de la empresa es variante puesto que depende de los niveles de venta y los premios por sorteo ya que si por ejemplo los números que salen en el sorteo son bajos habrá mayor perdida y si son altos las utilidades serán mayor, pero en cifras aproximadas el manejo de capital mensual está en los 100,000 balboas o unos 10,000 balboas por sorteo.
Pregunta # 6:
¿Cuenta la empresa con algún sistema para las labores que allí se realizan?
Respuesta #6:
Actualmente no.
Análisis:
En la actualidad la empresa no cuenta con un sistema para sus labores, solo cuanta o solo utilizan una hoja de calculo de Excel que mediante el bloqueo de celdas genera sumas masivas de las ventas tanto por vendedor como por numero y deja por fuera muchos otros cálculos mas complicados que las sumas como lo son el calculo de el efectivo, porcentaje, premios entre otros.
Pregunta # 7:
¿Les satisface el sistema actual?
Respuesta #7:
Si y No
Análisis:
Si nos satisface por el hecho de que realiza un proceso que siendo el mas largo y tedioso se debía realizar en un tiempo de una hora, hablando de sumar alrededor de 3000 cantidades para luego entonces restar las cantidades a respaldar.
No nos satisface porque conociendo el potencial de las herramientas tecnológicas de hoy en día sabemos que mas procesos pueden elaborarse con igual facilidad y mayor precisión .
Pregunta # 8:
¿quisiera que se le desarrollara un sistema para realizar las operaciones que hoy son llevadas manualmente?, Explique.
Respuesta #8:
Si
Análisis:
Si nos agradaría que se nos elaborara dicho sistema pues de ese modo como ya hemos dicho las labores serán mas rápidas, fáciles y precisas lo que permitiría corroborar con los vendedores las cifras de efectivos inmediatamente después de que el mismo dicta sus ventas, tomar decisiones antes de el sorteo que ayuden a maximizar utilidades o a minimizar perdidas y a que en caso de errores solo haya que recurrir a las grabaciones de voz pues se tendrá la certeza de que los procesos y cálculos brindan cifras inequívocas.
Pregunta # 9:
¿Expectativas que tiene usted con respecto a la realización y desarrollo del proyecto?
Respuesta #9:
Muchas, como precisión, rapidez, entre otos.
Análisis:
Tenemos muchas expectativas pues esperamos que el mismo contribuya al mejoramiento de las condiciones de trabajo de la empresa y sus miembros y colaboradores, esperamos también que con el mismo se pueda encargar a una sola persona que realice el trabajo que era realizado por dos y en ocasiones tres personas, que las cuantas estén claras, exactas y se puedan tomar decisiones en momentos críticos que influyen de manera directa tanto en las ganancias como en las perdi9das de capital.
De Las Observaciones
Conducta a observar #1:
Tiempo para recibir listas
Conducta observada #1:
Se observo un tiempo de entre 3 y 5 minutos por recibo de lista
Análisis
En este punto pudimos observar que el recibo de litas toma entre 3 y 5 minutos por lista dependiendo de el tamaño de ellas, o sea, de la magnitud de la venta. Esta condición no se puede controlar mediante un sistema puesto que depende únicamente de la velocidad de quien dicta y de el capturador de los datos.
Conducta a observar #2:
Cantidad de listas
Conducta observada #2:
28 listas por sorteo
Análisis
En la actualidad se cuanta con 28 vendedores cuyas ventas son muy variables en el cual inclusive el factor “día de sorteo” es muy importante, es muy importante además el hecho de que la cantidad de listas es variante por lo que se deberá prever dichos cambios en el sistema.
Conducta a observar #3:
Tiempo para recibir todas las listas
Conducta observada #3:
Hora y media para el recibo de listas
Análisis
Todas las listas deben ser recibidas en un tiempo de hora y media que va desde las 11:00 de la mañana del día de sorteo y las 12:30 para que quede un tiempo para los cálculos antes mencionados ya que si el tiempo es mayor a este no se podrá elaborar el resto de los cálculos que deben estar listos antes del sorteo.
Conducta a observar #4:
Rapidez en los resultados Pre-sorteo
Conducta observada #4:
Tiempo de 30 minutos para estos cálculos
Análisis
Los resultados pre-sorteo como lo son los cálculos de cantidades a respaldar son realizados de manera muy lenta y complicada pues solo se cuanta con 30 minutos para restar cantidades x que deben generar 3 listas a dictar antes del sorteo.
Conducta a observar #5:
Rapidez en los cálculos secundarios
Conducta observada #5:
No tienen tiempo especifico pero son cálculos largos
Análisis
Los cálculos secundarios, o sea, los de porcentaje, efectivo, subtotales, premios, neto y otros son muy tediosos y demorados pues son realizados con calculadora en mano lo que es poco funcional.
Conducta a observar #6:
Procesos a optimizar y porque?
Conducta observada #6:
Procesos Pre-sorteo y procesos secundarios
Análisis
Los procesos antes mencionados todos deberán ser optimizados porque de esta manera todos los resultados serán mas claros y rápidos que es la característica mas importante para el proyecto, la rapidez de los cálculos.
Conducta a observar #7:
Medidas de seguridad
Conducta observada #7:
Grabación de reportes y baterías de energía e impresión de informes.
Análisis
Se cuenta actualmente con medidas de seguridad como lo son la grabación de el reporte de los vendedores, batería para la PC en caso de que se corte el fluido eléctrico de modo que de el tiempo suficiente para terminar los procesos y el trabajo o para imprimir los informes y continuar manualmente. Además se imprimen los reportes e informes de cada sorteo en caso de que la información se pierda en el computador.
4. Descripción del sistema actual
La empresa GARCIA Y ASOCIADOS, S.A., no cuenta actualmente con un sistema automatizado para realizar los registros de ventas, solo utilizan la hoja de cálculos de Excel las cuales solo generan las sumas masivas por número y por vendedor, luego son pasadas, las sumas por número, manualmente a una lista y posteriormente los cálculos de restas para respaldar son realizados manualmente. Luego se imprimen las listas con las sumas para entonces conocer el efectivo, porcentaje, subtotal, etc, mediante cálculos manuales que son cálculos largos, tediosos y por ser llevados manualmente no están listos en el momento requerido, luego la información es archivada posterior a haber extraído, manualmente, la información y saldo del vendedor en ese sorteo, así como del sorteo anterior.
Presentación del sistema
El sistema de ventas con que cuenta actualmente la empresa, como se mencionó anteriormente es manejado en su gran mayoría de forma manual, el cual es llevado a cabo por un grupo de dos personas que trabajan en la empresa que son el Gerente y el asistente.
Estas personas reciben las listas vía telefónica y las van anotando en x fila en una hoja de Excel, llamadas que también, para mayor seguridad, son gravadas en cintas magnéticas, en caso de que se de algún error comprobar por parte de quien fue el mismo.
El sistema que se utiliza actualmente, si bien ayuda, no permite realizar los cálculos pre-sorteo que son tan importantes para tomar decisiones en base a las ventas y contando con las herramientas tecnológicas a disposición de la empresa las labores que se pueden realizar más rápida y eficazmente se están realizando de una manera que afecta un desenvolvimiento mas productivo de la empresa y sus colaboradores y por ende la productividad de la empresa.
Identificación De La Comunidad De Usuarios
Los usuarios del sistema actual son el Gerente General el Sr. Ovidio García y su asistente(Hijo) que le ayudan en las funciones de venta.
Identificación De Entrada / Salida
Identificación de Entrada
Información Entrada | Genera | Procesa | Frecuencia | Medio |
Listas | Vendedores | Sumas | Eventual | Listas de ventas |
Porcentajes | Gerente | Porcentaje de Ventas | Eventual | Rango de Ventas |
Identificación de Salida
Información Salida | Destino | Uso | Frecuencia |
Informe de Ventas Vertical | Gerente | Niveles de Ventas | Por sorteo |
Informe de Ventas Horizontal | Gerente | Estado de Venta | Por sorteo |
Funciones, Limitaciones Y Resricciones
La empresa cuenta con funciones, limitaciones y restricciones, ya que una empresa que no cumple con éstos no tendrá éxito en sus labores.
Funciones
- Se realizarán los informes de las ventas más nítidas, claras y precisas
- Se le brindará un mejor servicio al cliente
- Tener siempre y un debido control de las ventas
Limitaciones
Los pagos de las venta se reciben en sorteos siguientes
El asistente y el gerente son los encargados de hacer los cobros
Restricciones
Personas no autorizadas no podrán acceder a la información
A través de este gráfico se representará el sistema actual, identificando entradas y salidas, sus orígenes y destinos además de cada uno de sus procesos lógicos, permitiendo así visualizar el sistema de una forma más sencilla.
Diagrama de Contexto
5. Presentación del sistema propuesto
El sistema que proponemos a la empresa GARCIA Y ASOCIADOS ,S.A. generará informes tales como:
- Informes de la actividad de los socios
- Estados de cuenta
- Cantidad por número vendido
Identificación De Comunidad De Usuarios
En este punto nos referimos al encargado de trabajar con el nuevo sistema, Ovidio García Jr., quien realiza funciones tales como:
· Realizar todos los cálculos desde el mas elemental hasta procesos complicados como cantidades a respaldar para cada destinatario o socio.
· Mantener los informes siempre actualizados
· Asegurarse de que el sistema obtenga los datos necesarios para su funcionamiento
· Evaluar y verificar que los informes sean producto exacto del desempeño real de la empresa
Con la implementación de este sistema se hace necesario que el resto del personal de la empresa sea capacitado para el mejor uso de la compleja herramienta pues tocará diversos puntos de la empresa.
Siguiendo tales parámetros se tendrá un sistema que permitirá a la empresa obtener óptimos resultados.
Los usuarios del sistema serán:
· Gerente: velará por el buen desarrollo de la empresa GARCIA Y ASOCIADOS, S.A., quien deberá vigilar que todas las funciones de esta sean llevadas a cabo correctamente.
· Asistente: será el principal usuario del sistema pues sobre el recaerá el uso del mismo cada sorteo
Identificación de entrada / salida
Inicio: en esta pantalla se presenta el sistema, el nombre de la empresa y la entrada al mismo, esta pantalla lleva directamente al sistema o a la aplicación que se utilizará.
Pantalla de trabajo: esta es la pantalla donde se realizara todos los procesos conforme se vallan recibiendo las listas cada sorteo, en ella se anotaran las ventas y automáticamente se elaboraran los cálculos necesarios.
Funciones, limitaciones y restricciones
Funciones
Con el sistema que proponemos se realizarán las siguientes funciones:
- Generar informes siempre actualizados
- Generar estados de cuentas
- Aumentar la productividad de la empresa
- Ahorro de tiempo dando a sus clientes mayor satisfacción
Limitaciones
Algunas de las limitaciones que se nos presentan son:
· El personal no está debidamente capacitado para el uso de los recursos tecnológicos.
· Gran complicación al entender el manejo del sistema debido a la gran cantidad de especificaciones y variabilidad.
Diagrama de Flujo de Datos (DFD’S)
Los graficos de esta seccion se encuentran en la version completa, disponible en el menu superior: “bajar trabajo”
Costos y beneficios estimados
Los costos y los beneficios, son los costos que se ponen para el desarrollo del sistema y los beneficios que obtendrá el usuario con el sistema.
Se debe contar que los beneficios que se obtendrán se deben tomar en relación con los costos pues estos estarán íntimamente ligados.
Costos de hardware
La empresa ya cuenta con un hardware altamente capacitado para soportar cualquier software, lo cual representa que es una ventaja pues ya es un ahorro de tiempo pues no habrá que instalar más que el software y ahorro de dinero por ya contar con el equipo
Costos de software
Sólo se cargará el programa que será elaborado en una hoja de cálculos de excel, sin los códigos de acceso a las formulas para evitar que sea modificado.
Y el costo que hemos estimado del sistema que desarrollaremos es de b/500.00
Otros costos
Impresiones de informes, capacitación, mantenimiento tanto del equipo como del software el cual se estima un valor de B/250.00
Beneficios Estimados
Podríamos mencionar muchísimos beneficios pero solo mencionaremos los que consideramos de mayor importancia:
- Beneficios en la nitidez y precisión de los informes y demás documentos
- Ahorro de tiempo y esfuerzo del personal que se puede utilizar en otras áreas de la empresa
- Mayor confiabilidad en la información manejada
- Mayor rapidez al atender clientes
- Los informes estarán siempre actualizados
Viabilidad Del Sistema
Viabilidad técnica
Este sistema cuenta con una viabilidad técnica amplia, ya que, garcia y asociados, s.a., Cuenta para manejar sus cuentas con la hoja de cálculo de excel que si bien no es muy amigable es muy complejo y se pueden realizar un si número de funciones ahí.
Es viable además porque las personas que trabajan en esta empresa ya están familiarizados con el uso de estos equipos lo que facilitará su uso para aprovechar las aplicaciones del software que desarrollaremos.
Viabilidad económica
si hay viabilidad económica, ya que, los costos que tendrá la empresa al implementar el sistema propuesto son menores que los beneficios que ha de adquirir con unos informes actualizados.
Viabilidad financiera
Este sistema es viable financieramente puesto que la empresa cuenta con la capacidad y la disposición en cuanto a los recursos financieros requeridos para desarrollar el mismo.
La empresa esta en la disponibilidad de invertir siempre y cuando el sistema llene las expectativas que tienen y mas aun que cumpla las funciones necesarias.
Viabilidad operativa
Para esta empresa, el sistema cuenta con una viabilidad operativa, pues la implementación de este sistema va ha tener cambios que no serán tan visibles o que afecten tanto el normal desenvolvimiento de la empresa pues ellos ya tienen experiencia manejando, por lo menos el equipo.
Viabilidad de cronograma
el sistema propuesto cuenta con dicha viabilidad ya que el sistema estará listo en los próximos 4 meses, lo que brindará tiempo para que este sea debidamente probado y corregido si presenta alguna inconveniencia o desperfecto funcional para que al ser instalado brinde o llene las expectativas que en él se han puesto.
6. Diseño De Pantallas
a continuación presentaremos las pantallas del sistema
Diseño De Pantallas De Captación Y Presentación
Pantalla PRINCIPAL
Diseño de pantallas de reportes
Pantalla de captura de reportes
Diseño de pantallas de calculos y resultados
Pantalla de calculos, resultados y comandos
Programación
A continuación presentaremos algunos delos códigos que hemos utilizado en el desarrollos de nuestro sistema.
Código fuente
1. Codigos de sumas HORIZONTALES por vendedor:
· cy3=SUMA(B3:CW3)
· cy4=SUMA(B4:CW4)
· cy5=SUMA(B5:CW5)
· cy6=SUMA(B6:CW6)
· cy7=SUMA(B7:CW7)
2. Codigos de sumas VERTICALES por numero:
· b37=SUMA(B3:B36)
· c37=SUMA(c3:c36)
· d37=SUMA(d3:d36)
· e37=SUMA(e3:e36)
· f37=SUMA(f3:f36)
3. codigos de efectivo por vendedor:
· cz3=CY3*0,2
· cz4=CY4*0,2
· cz5=CY5*0,2
· cz6=CY6*0,2
· cz7=CY7*0,2
4. codigos de porcentaje por vendedor:
· da3=CZ3*DF3
· da4=CZ4*DF4
· da5=CZ5*DF5
· da6=CZ6*DF6
· da7=CZ7*DF7
5. codigos de subtotal vendedor:
· db3=CZ3-DA3
· dba=CZ4-DA4
· db5=CZ5-DA5
· db6=CZ6-DA6
· db7=CZ7-DA7
6. codigos de premios vendedor:
· No identificado aun.
7. codigos de cuenta neta por vendedor:
· dd3=DB3-DC3
· dd4=DB4-DC4
· dd5=DB5-DC5
· dd6=DB6-DC6
· dd7=DB7-DC7
8. codigos de respaldo para socio 1:
· Menores a 33: =SI(C37>DI8+DI12;C37-(DI8+DI12);0)
· Mayores a 33: =SI(AJ37>DI9+DI13;AJ37-(DI9+DI13);0)
9. codigos de respaldo para socio 2:
· Menores a 33: =SI(C37>DI8+DI12;DI8;C37-DI12)
· Mayores a 33: =SI(AJ37>DI9+DI13;DI9;AJ37-DI13)
10. codigos de respaldo propio:
· Menores a 33: =DI12
· Mayores a 33: =DI13
11. codigo de ganancia o perdida neta:
· di43=SUMA(DD3:DD32)-(DD39+DD41)
Documentación
Manual de usuario
A continuación se explicaran las pantallas de este sistema:
Pantalla Principal: en la pantalla principal se encuentra la presentación del sistema en donde se detalla el nombre de la empresa, que es el sistema, por quienes fue creado y el botón de entrada. Para entrar al sistema el usuario sencillamente debe dar clic sobre el botón entrar e inmediatamente estará el la pantalla de trabajo.
Pantalla De Captura De Reportes: en esta pantalla se observaran los nombre de los vendedores que pueden ser modificados a gusto de el usuario ya que le permitirá anotar las listas en el orden que van entrando lo que dará congruencia en la grabación de los reportes de cada vendedor. A continuación el usuario debe anotar las cantidades de los cada numero vendido utilizando los botones de avance y retroceso que se encentran en la parte derecha de el teclado y los botones de números que se encuentras junto a los anteriormente mencionados.
Pantalla de calculos, resultados y comandos:
En esta pantalla se observaran los resultados a los requerimientos entre los cuales están sumas totales, efectivos, porcentajes entre otros los cuales serán generados por el sistema y en los que el usuario no deberá introducir mas que los porcentajes del vendedor para ese sorteo y las cantidades a respaldar y el sistema hará todo lo demás. Además se cuenta en la parte superior izquierda con los botones de comando que son el de imprimir que solo dándole clic sobre el se imprimirán los informes, el de rehacer para cuando se comete un error volver a corregir y el botón de guardar para que al terminar de recibir a cada vendedor se guarde la información para prever cualquier posible error de manejo o de el sistema.
Manual De Programación
este programa fue realizado de la siguiente manera:
1. Codigos de sumas HORIZONTALES por vendedor:
· cy3=SUMA(B3:CW3)
· cy4=SUMA(B4:CW4)
· cy5=SUMA(B5:CW5)
· cy6=SUMA(B6:CW6)
· cy7=SUMA(B7:CW7)
2. Codigos de sumas VERTICALES por numero:
· b37=SUMA(B3:B36)
· c37=SUMA(c3:c36)
· d37=SUMA(d3:d36)
· e37=SUMA(e3:e36)
· f37=SUMA(f3:f36)
Aquí se presenta el primer paso que se llevo a cabo que fueron los códigos de las sumas verticales y horizontales, los códigos que aparecen arriba son los códigos que definen en donde aparecerán el resultado de la operación de suma de cada vendedor y cada numero.
3. codigos de efectivo por vendedor:
· cz3=CY3*0,2
· cz4=CY4*0,2
· cz5=CY5*0,2
· cz6=CY6*0,2
· cz7=CY7*0,2
en este punto lo que se encuentran son los códigos de los cálculos de efectivo que igualmente definen la ubicación de los resultados de los cálculos.
4. codigos de porcentaje por vendedor:
· da3=CZ3*DF3
· da4=CZ4*DF4
· da5=CZ5*DF5
· da6=CZ6*DF6
· da7=CZ7*DF7
En estas líneas de códigos se presenta el calculo de el porcentaje del vendedor pues el usuario tiene la opción de colocar el porcentaje que desee colocar ya que no estará establecido pues es algo que esta muy sujeto a cambios y le da mayor facilidad al manejador de los datos.
5. codigos de subtotal vendedor:
· db3=CZ3-DA3
· dba=CZ4-DA4
· db5=CZ5-DA5
· db6=CZ6-DA6
· db7=CZ7-DA7
en este paso se programó el subtotal o sea la cantidad que parece luego de restar el porcentaje al efectivo que tiene el vendedor por lo que el código hace solo este calculo y lo ubica en el espacio especificado al inicio del código.
6. codigos de premios vendedor:
· No identificado aun.
7. codigos de cuenta neta por vendedor:
· dd3=DB3-DC3
· dd4=DB4-DC4
· dd5=DB5-DC5
· dd6=DB6-DC6
· dd7=DB7-DC7
Se observan los códigos del total o el resultado neto ya sea perdida o ganancia de cada vendedor luego de restar el premio al subtotal.
8. codigos de respaldo para socio 1:
· Menores a 33: =SI(C37>DI8+DI12;C37-(DI8+DI12);0)
· Mayores a 33: =SI(AJ37>DI9+DI13;AJ37-(DI9+DI13);0)
En este paso los códigos que están aquí escritos definen los respaldos o sea una cantidad cualquiera que asigna el propietario o x persona y que dependiendo de ciertas condiciones se restará del total de ventas horizontales y se ubicara en un espacio especifico para obtener las estados de cuenta y de reportes del primer socio.
9. codigos de respaldo para socio 2:
· Menores a 33: =SI(C37>DI8+DI12;DI8;C37-DI12)
· Mayores a 33: =SI(AJ37>DI9+DI13;DI9;AJ37-DI13)
En este paso los códigos que están aquí escritos definen los respaldos o sea una cantidad cualquiera que asigna el propietario o x persona y que dependiendo de ciertas condiciones se restará del total de ventas horizontales y se ubicara en un espacio especifico para obtener las estados de cuenta y de reportes del segundo socio.
10. codigos de respaldo propio:
· Menores a 33: =DI12
· Mayores a 33: =DI13
en este se observan los códigos de el propietario o sea la cantidad que el respaldara, que será la que el decida conforme observe las ventas y que asignará antes de el sorteo.
11. codigo de ganancia o perdida neta:
· di43=SUMA(DD3:DD32)-(DD39+DD41)
En este punto se obtiene la ganancia o la perdida neta de el propietario de la empresa.
Implementación y evaluación
Introducción
El sistema será instalado en la empresa para su implementación en la aplicación especificada una vez se hayan realizados ciertas prueba y se compruebe el buen funcionamiento del mismo, y será sujeto a una evaluación que nos dirá que tan satisfactorio es el mismo en la marcha.
Personal que participa
El personal que participara en la parte de implementación serán los realizadores de el proyecto quienes instalaran el sistema en el equipo con que ya cuenta la empresa y será y el mismo será evaluado por los usuarios, en este caso el gerente y el asistente de la misma, quienes darán fe del desenvolvimiento del mismo ya en la practica.
Plan De Pruebas
- Pruebas de Unidades
– Responsable: el responsable en la corrección del programa es el programador Ovidio García Jr., que se garantiza que todo error que se presente en dicho programa será corregido.
-Responsabilidades: una vez se entregue el programa la responsabilidad de manejar correctamente el sistema dependerá de el asistente de la empresa y de el gerente además de contar con la responsabilidad de los creadores del programa quines vigilaran el sistema verificando si es bueno el funcionamiento del programa, resolver en caso de emergencia cualquier problema que surja con el mismo, dar el debido mantenimiento y mejoramiento entre otras responsabilidades.
Uso y mantenimiento
Introducción
En el presente punto se detallara cual será el correcto uso y el mantenimiento que se brindara al sistema luego de ser entregado al usuario final o sea a la empresa garcia y asociados, s.a.
Personal que participa
El uso como es lógico será por parte de los miembros de la empresa o sea por parte de el gerente de la misma y el asistente quien será quien capture los datos, cabe anotar que los creadores del sistema no se harán responsables de ningún daño ocasionado por mal manejo del programa por lo que se ofrece un manual de usuario y además un programa que ofrece mucha facilidad en su manejo para evitar situaciones de este tipo.
El mantenimiento será ofrecido por los realizadores del proyecto quienes mensualmente estaremos comprobando el buen funcionamiento del sistema haciendo pruebas, mejoramiento, en fin todo aquello que conlleve a que funcione en perfectas condiciones y evitar errores o problemas en la marcha.
Tipos de mantenimientos
Emergencias
- En caso de emergencias de problemas con se software, se le brindara revisión cada que sea requerido tomando en cuanta tanto la disposición de el programador como las necesidades de el usuario.
- Si el error no es del software o sea por mal manejo u otro tipo de desperfecto se realizara la revisión con cargos extras previa consulta y conversación.
- Se proporcionara soporte con mayor anuencia los días de sorteo entre las 10:00am y las 3:00 pm.
Solicitud de funciones especiales
Debido a que las solicitudes de funciones especiales son ajenas al proyecto actual se consideraran como anexos al proyecto de modo que no forman parte del proyecto actual y se cobrara luego de estudiarlo lo que se acuerde entre ambas partes. Esto será así ya que de haber sido contempladas en el actual proyecto seria obligación de el programador facilitar estas opciones de otro modo no es responsabilidad hacerlo.
Mejoramiento Del Sistema
el mejoramiento del sistema es una facilidad que se brinda al usuario comprador como incentivo y por la seriedad que amerita dicho proyecto para que este funcione en optimas condiciones en los campos o áreas que fueron solicitadas por el nuevo propietario del sistema.
Detección De Fallas
La detección de fallas es una parte obligatoria del desarrollador del sistema pues si esas fallas son de el programa en si, el usuario no debe afrontar costos solo solicitar una revisión y corrección del desperfecto que por ser responsabilidad del programador deberá ser atendido con urgencia notoria para brindar seriedad y anuencia en los problemas que el mismo confronte de esta índole.
Trabajo enviado por:
Xiao Zhong
Milciades Zarzavilla