Optimización de los perfiles sap y asignación de códigos de liberación de órdenes

INTRODUCCIÓN La gestión del mantenimiento es muy amplia y en la industria se maneja con la ayuda de softwares que faciliten el ordenamiento y funcionamiento de los procesos. En el caso de SIDOR se emplea SAP, con un modulo dedicado especialmente para actividades de mantenimiento, en el se registran y coordinan los planes de mantenimiento realizados y las ordenes a ejecutar en el futuro. Para lograr la coordinación se otorga a los usuarios licencias o accesos, que van de acuerdo a los requerimientos de su cargo y por consiguiente a las actividades que realiza en pro de la gestión del mantenimiento. Pero si bien el SAP ha sido de gran utilidad, también es cierto que no se han tomado las medidas adecuadas para evitar la saturación del mismo en cuanto a usuarios y las desactualizaciones de los paramentos que lo componen.

LA EMPRESA La SIDERÚRGICA DEL ORINOCO, Alfredo Maneiro (SIDOR) es la principal productora de acero del país. Es uno de los complejos de este tipo más grandes del mundo y se encarga de procesos de fabricación de productos semielaborados de acero. El área para la realización de esta investigación de campo es La gerencia de Mantenimiento, específicamente el departamento de planificación y control del mantenimiento. (Gp:) Gerencia de Mantenimiento (Gp:) Dpto. Planif. Prog. Y Control Del Mantto (Gp:) Sector Programación Mantto. (Gp:) Coord. Gestión del Mantto. (Gp:) Coord. Logística y Servicios

EL PROBLEMA

OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN Objetivo General: Optimización de los perfiles SAP y asignación de códigos de liberación de órdenes para el Módulo de Mantenimiento de la empresa SIDOR C.A. Objetivos Específicos: Realizar un diagnóstico de la condición actual de los perfiles del modulo de mantenimiento en el SAP Diseñar los perfiles de acceso al SAP de los cargos del departamento de mantenimiento en cuanto a las transacciones que le corresponden. Realizar un estudio de costos para Actualizar el monto que corresponde liberar a los liberadores de los niveles tres (Jefe de Dpto.), dos (jefes de sector) y uno (coordinadores). Implementar los cambios de perfiles y montos en el SAP-PM Realizar un manual donde se den a conocer los pasos y responsabilidades que rigen las actividades de mantenimiento de los perfiles creados.

JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA La necesidad de optimizar perfiles de acceso al SAP de los cargos de mantenimiento y asignar código de liberación a nuevos jefes de departamento, jefes de sector y coordinadores, surge a causa del masivo ingreso y movilización de cargos que actualmente esta sufriendo la empresa, lo que ha dejado a muchos trabajadores con perfiles que no les corresponde y a algunos otros esperando se les de acceso que no poseen aun. La importancia de la investigación radica en que al optimizar los perfiles, los accesos serán otorgados de modo apropiado para el cargo del trabajador que lo necesita, también se evitaran retrasos en la ejecución de los planes de mantenimiento.

DELIMITACIÓN Y ALCANCE El desarrollo de la investigación tuvo lugar en la oficina de planificación y control del mantenimiento de la empresa SIDOR. C.A. abarcando los cargos de esta gerencia, con la finalidad de contribuir con la optimización de los perfiles de acceso al sistema aplicado a proceso del área de mantenimiento (SAP-PM).

SITUACIÓN ACTUAL

SITUACIÓN ACTUAL DE LOS MONTOS

DISEÑO METODOLÓGICO Tipo de investigación Diseño de la Investigación

DISEÑO METODOLÓGICO Población y Muestra La población está constituida por los Perfiles del Sistema de gestión SAP de la empresa SIDOR C.A. La muestra a analizar corresponde a los perfiles del módulo PM dirigido a el área de mantenimiento de la empresa. Técnicas e instrumentos de recolección de datos

Entre las herramientas para la recolección de información se utilizaron: Software SAP módulo PM: Utilizado para descargar los datos en los que se basara el estudio Microsoft office Excel: Hoja de cálculo utilizada para la presentación de los datos descarados, filtro de datos, entre otros usos. Statgraphics Centurión: Paquete estadístico que será utilizado para el tratamiento de la información de las bases de datos descargadas del SAP y depurada en Excel. Microsoft office Word: En la elaboración del presente informe. DISEÑO METODOLÓGICO

DISEÑO METODOLÓGICO Procedimiento de recolección de datos La recolección de datos será mecánica ya que se entrara al módulo de mantenimiento del sistema para proceder a descargarla información contenida en las bases de datos de usuarios con sus todas las transacciones que realizan y se descargaran También las órdenes liberadas para obtener los montos que maneja cada área en un periodo que permita realizar el estudio de costo.

DISEÑO METODOLÓGICO Procedimiento de la investigación

DISEÑO METODOLÓGICO Procedimiento de la investigación

ANÁLISIS Y RESULTADOS (Gp:) Perfiles desactualizados (Gp:) Exceso de licencias en el módulo SAP-PM (Gp:) Aumento en la asignación de perfiles (Gp:) Cambios de cargo sin modificar perfiles (Gp:) Repentinos y masivos (Gp:) Falta de control en la asignación de perfiles (Gp:) Ingresos masivos de personal Diagnóstico de la Situación Actual

(Gp:) Montos de liberación insuficientes para ejecución de órdenes en el SAP-PM (Gp:) Aumento de costos de ejecución de planes (Gp:) Inflación (Gp:) Falta de actualización de montos en el sistema ANÁLISIS Y RESULTADOS Diagnóstico de la Situación Actual

ANÁLISIS Y RESULTADOS Diseñando los perfiles de acceso al SAP (Gp:) Descarga y Clasificación de la información

(Gp:) Diseño de plantillas de cada perfil ANÁLISIS Y RESULTADOS Diseñando los perfiles de acceso al SAP

ANÁLISIS Y RESULTADOS Establecimiento de Montos de Liberación. (Gp:) Emplazamientos de Mantenimiento

Se accede al SAP seleccionando la denominación INDUSTRIAL Luego de acceder mostrará una pantalla donde estarán dos campos en los que se solicita introducir el usuario y contraseña ANÁLISIS Y RESULTADOS

Luego de introducir el usuario y contraseña se mostrará la siguiente pantalla Luego de la cual se debe seguir la ruta Logística > Mantenimiento> Gestión del mantenimiento ANÁLISIS Y RESULTADOS

Luego se mostrará la siguiente pantalla en la que se sigue la ruta Ordenes> tratamiento de lista>Visualizar. Luego aparecerá una pantalla donde se debe seleccionar los datos que se desean visualizar en la lista ANÁLISIS Y RESULTADOS

ANÁLISIS Y RESULTADOS Y en la misma pantalla pero un poco más abajo se seleccionan los datos del emplazamiento según el que se va a consultar

ANÁLISIS Y RESULTADOS Una vez seleccionados los campos requeridos para la consulta se procede a ejecutar Seguidamente transcurrirá un tiempo de espera mientras el sistema selecciona las órdenes a mostrar

ANÁLISIS Y RESULTADOS Al cabo de este tiempo aparecerá una pantalla con todas las órdenes sin costo por lo que hacemos clic en actuales

ANÁLISIS Y RESULTADOS Luego aparecerá la siguiente pantalla en la que debemos seleccionar de la columna derecha el tópico Suma de costes de plan

ANÁLISIS Y RESULTADOS Luego de trasladar la opción hacemos clic en tomar

Al cabo de ese tiempo se mostrará la lista de órdenes con sus respectivos costos

Luego exportaremos la información a una hoja de cálculo de Excel siguiendo la ruta Lista> Grabar> Fichero

ANÁLISIS Y RESULTADOS Se selecciona la opción hoja de cálculo y ejecutamos

ANÁLISIS Y RESULTADOS Luego se selecciona el lugar de la memoria que ocupara el fichero y el nombre con la extensión (.xls), hacemos clic en trasferir. (Gp:) 2 (Gp:) 1

ANÁLISIS Y RESULTADOS “Este procedimiento de descarga se realiza para cada emplazamiento”

ANÁLISIS Y RESULTADOS La información descargada se organizó de la siguiente forma.

ANÁLISIS Y RESULTADOS Existen grandes diferencias entre los promedios de cada plaza. Se debe observar aquellos promedios que son irregularmente altos o muy bajos Determinar si se ven influenciados por montos que no son parte de la población. Si se encuentran montos que pueden no ser considerados parte de la población, deben ser suprimidos de la data. Promedio de costes por emplazamiento.

ANÁLISIS Y RESULTADOS Depuración de la data. Para determinar cuáles montos deben ser excluidos de la data y continuar con el tratamiento de la información se procedió a agrupar y a filtrar la data de los costes de plan de la siguiente forma:

En primer lugar tenemos un gráfico de dispersión el cual muestra que la mayor cantidad de órdenes liberadas tienen un monto de 20.000 Bs. Aproximadamente, lo que significa que un monto mayor a este no se libera con tanta frecuencia, sin embargo es posible deducir a partir de este gráfico que la diferencia entre la cantidad de órdenes que se liberan por encima del monto mencionado no es insignificante. ANÁLISIS Y RESULTADOS Tratamiento Estadístico

Para visualizar de una mejor manera como están distribuidos los montos se realizó un grafico de caja y bigotes en donde se muestran los montos por debajo de los cuales se encuentra cierto porcentaje de las ordenes y como puede verificarse el 90 % de las ordenes liberadas en el año de estudio (2011) se encuentra por debajo de 23.081,3 Bs y el 10 % restante se encuentra distribuido entre 23.081,3 y 50.000 Bs aproximadamente. ANÁLISIS Y RESULTADOS

ANÁLISIS Y RESULTADOS Se puede ver gráficamente que a menor monto es mayor la frecuencia de órdenes liberadas.

ANÁLISIS Y RESULTADOS Tabla de Frecuencia

ESTA PRESENTACIÓN CONTIENE MAS DIAPOSITIVAS DISPONIBLES EN LA VERSIÓN DE DESCARGA