Diseño de los lineamientos a seguir para la elaboración de los documentos de soporte de decisión (DSD)

El Problema Contexto Breve descripción de la problemática objeto de estudio presente en la gerencia de Proyectos No Petroleros (PNP) que forma parte de PDVSA S.A., con el fin de definir y formular el problema sobre el cual se basa la investigación realizada.

El Problema ¿Cómo influye en la gestión de los proyectos no petroleros, ejecutados por la Gerencia de Proyectos No Petroleros de la faja petrolífera del Orinoco, trabajar bajo una norma diseñada para proyectos petroleros? Siendo así de manera definitiva el problema objeto de estudio :

El Problema OBJETIVO GENERAL DE LA INVESTIGACIÓN Diseñar los lineamientos a seguir para la elaboración de los Documentos de Soporte de Decisión de proyectos en la fase “Definir” (DSD3), adaptado especialmente para proyectos no petroleros.

El Problema OBJETIVOS ESPECÍFICOS Diagnosticar los Documentos de Soporte de Decisión de los proyectos no petroleros de la faja petrolífera del Orinoco que actualmente se encuentran la fase “Definir”   Determinar las razones que provocan que ciertos apartados de los documentos no sean aplicables a proyectos no petroleros.   Elaborar los métodos y lineamientos a seguir para que la forma de los documentos sea aplicable a proyectos no petroleros.

El Problema ALCANCE La investigación se limitará a llevar a cabo el estudio de los Documentos de Soporte de Decisión (DSD) de los proyectos que actualmente se encuentran activos, en la fase de Definición (según GGPIC), además de realizar la propuesta de adaptación de los documentos de manera clara y concisa. Se considerara solamente la gestión que se lleva a cabo en la Gerencia de Proyectos No Petroleros de PDVSA, ubicado en Pto. Ordaz, Edo. Bolívar.

El Problema JUSTIFICACIÓN Esta investigación en líneas generales permitirá darle una aplicación práctica y eficiente a las Guías de Gerencia para Proyectos de Inversión de Capital (GGPIC), guía que tiene la empresa para todos sus proyectos, de manera que esta sea perfectamente aplicable de manera precisa y clara, a los proyectos que se llevan a cabo en PNP (Proyectos No Petroleros).

Situación Actual ANÁLISIS DE DOCUMENTO DE SOPORTE DE DECISIÓN Según la Guías de Gerencia de Proyectos de Inversión de Capital, un Documento de Soporte de Decisión de la fase Definir normalizado debe contener en líneas generales los siguientes puntos: Resumen Ejecutivo (actualización con respecto a las fases anteriores).   1.1. Propósito/metas del proyecto. 1.2. Objetivos de la fase definir. 1.3. Estrategias consideradas. 1.4. Recomendaciones 1.5. Informe de evaluación de grado de definición del proyecto (fel index).  

Situación Actual ANÁLISIS DE DOCUMENTO DE SOPORTE DE DECISIÓN Análisis Comercial.   2.1. Estimado de costos clase II. 2.2. Planes detallados de ejecución del proyecto clase II. 2.3. Evaluación económica.   2.3.1 .Costos de operación. 2.3.2.Costos de inversión. 2.3.3. Flujo de caja. 2.3.4. Criterios de evaluación. 2.3.5. Indicadores económicos. 2.3.6. Desviaciones con respecto al plan original.

Situación Actual ANÁLISIS DE DOCUMENTO DE SOPORTE DE DECISIÓN Análisis de Riesgos.   3.1. Cuantificación de los riesgos. 3.2. Análisis de sensibilidad. 3.3. Gerencia de riesgos. 3.4. Revisión de la alineación del proyecto con las estrategias corporativas. 3.5. Estudio de impacto ambiental.

Plan.   4.1. Estrategia de ejecución.   4.1.1. Estrategia de contratación. 4.1.2. Estrategia de procura de materiales y equipos. 4.1.3. Estrategia de construcción. 4.1.4. Coordinación para el arranque. 4.1.5. Recursos para ejecutar el proyecto.   4.2. Presupuesto. 4.3. Organización. 4.4. Oficina, entre otros. 4.5. Guías para el control del proyecto.   Situación Actual ANÁLISIS DE DOCUMENTO DE SOPORTE DE DECISIÓN

Luego del análisis realizado a múltiples DSD3 de distintos sectores estratégicos como lo son Agua Potable y Saneamiento, y Habitad y Vivienda, se determino que el contenido de los DSD3 no aplicables a proyectos no petroleros (según GGPIC) en líneas generales son los siguientes: Punto 2.3.3: FLUJO DE CAJA Punto 2.3.4: CRITERIOS DE EVALUACIÓN Punto 2.3.5: INDICADORES ECONÓMICOS Punto 3.2 : ANÁLISIS DE SENSIBILIDAD Situación Actual RESULTADOS DE DIAGNOSTICO

Propuesta RAZONAMIENTO Para proyectos sociales, en las evaluaciones económicas no se busca demostrar una “rentabilidad financiera”, sino más bien una ”factibilidad social”, y se diferencian en el hecho de que en la segunda no se espera, ni se debería, obtener una utilidad del proyecto, una vez puesto en marcha, ya que, desde un punto de vista comercial, las tarifas que tendría el proyecto están reguladas bajo el criterio del llamado precio sombra.

Propuesta CLASIFICACIÓN DE LOS PROYECTOS SOCIALES Los proyectos sociales se clasifican en «FASES»

Propuesta CLASIFICACIÓN DE LOS PROYECTOS SOCIALES Proyectos FASE I Proyectos FASE II Proyectos FASE III

Propuesta RELACIÓN BENEFICIO/COSTO La relación beneficio/costo viene dada por el coeficiente R que muestra el resultado de dividir los ingresos operacionales Iop del proyecto entre sus egresos operacionales Eop:  

Propuesta RELACIÓN BENEFICIO/COSTO   Partiendo de un supuesto de equilibrio donde la sumatoria de los ingresos es igual a la sumatoria de los egresos, es decir: ?Iop=?Eop – lo que permite sustituir ?Iop por ?Eop, y agregando un excedente de gestión igual a cero: ExcGt=0, tenemos que:   Desarrollando nos queda que: Donde: R = Coeficiente de la relación beneficio/costo ?Iop = Ingresos operacionales del proyecto ?Eop = Egresos operacionales del proyecto ExcGt = Excedente de gestión, o saldo de caja cero, generado por el proyecto

Propuesta RELACIÓN BENEFICIO/COSTO   Ahora según el resultado arrojado por la relación costo beneficio se nos presentan 4 escenarios como se muestra en la siguiente tabla:

Propuesta INDICADORES ECONÓMICOS Según los lineamientos para la evaluación económica de propuestas de inversión de capital (LEEPIC 2014), los indicadores económicos que debe considerarse para proyectos no generadores de ingresos son: Valor Presente Neto (VPN) Costo Financiero Implícito (CFI) Costo Anual Equivalente (CAE)

Propuesta INDICADORES ECONÓMICOS Valor Presente Neto (VPN) Es el valor actual de todos los flujos de caja netos esperados, descontados al año base. Para el cálculo de los valores presentes, se deberán los flujos de caja de los años posteriores al año base, utilizando la tasa de descuento; que es la tasa que representa el valor al cual el inversionista esta dispuesto a arriesgar su capital. No se descontara el flujo de caja del año base.  

Propuesta INDICADORES ECONÓMICOS Valor Presente Neto (VPN) Para realizar el calculo del VPN en Microsoft Office Excel se utiliza primero el comando fx para crear una función :

Propuesta INDICADORES ECONÓMICOS En la ventana emergente que se presentara seleccionamos la opción “VA” , presionamos “aceptar” y tendremos una pantalla como esta: Dónde: Tasa: es la tasa de interés por periodo. Nper: es el número total de periodos a evaluar. Pago: es el pago efectuado en cada periodo.

Propuesta INDICADORES ECONÓMICOS Costo Financiero Implícito (CFI) Se calcula sobre el flujo de caja diferencial de dos alternativas (alternativa A – alternativa B), y aunque se utiliza la misma fórmula de la tasa interna de retorno (TIR), se trata de un costo y no de un retorno de capital.   Si el CFI es mayor que la tasa de descuento, se debe seleccionar la alternativa B, en caso contrario, se selecciona la alternativa A. ?(FCT/(1+TIR)T)=0 Dónde: FCT: Flujo de caja o inversión del año n(período 0, período 1, período n) n: Año TIR: Tasa Interna de Retorno

Propuesta INDICADORES ECONÓMICOS Costo Anual Equivalente (CAE) Se calcula cuando los horizontes económicos de las opciones de menor costo son diferentes. La opción que presente la menor anualidad en valor absoluto, será la más conveniente. Para realizar el cálculo matemático en Microsoft office Excel primero es necesario disponer del Valor Actual de Costos (VAC)

Propuesta INDICADORES ECONÓMICOS Primero, al igual que con el VPN, usamos el comando fx para utilizar una función:   Seguido, buscamos la función “VNA” en la bandeja de formulas:

Propuesta INDICADORES ECONÓMICOS Por ultimo tendremos una pantalla como esta: Dónde: Tasa: Es la tasa de descuento durante un periodo Valor 1: son todos los pagos y entradas presentes a lo largo de todos los periodos a estudiar. Valor 2: Esta variable solo se utiliza si se necesita estudiar mas de 29 periodos que es lo máximo aceptado por “Valor 1”. De no ser el caso se ignora este campo

Ahora que ya hemos calculado el VAC, podemos proceder al cálculo del CAE. Siguiendo el mismo procedimiento utilizamos el comando “fx” para crear una función pero en este caso seleccionaremos la función “PAGO” y obtendremos una pantalla como la siguiente: Propuesta INDICADORES ECONÓMICOS Dónde: Tasa: es la tasa de interés anual Nper: es el número de periodos que se toman para la evaluación Va: usamos el valor obtenido en el cálculo del VAC  

Ejercicio Práctico cálculo del Costo Anual Equivalente del proyecto del bloque JUNIN: 4.894 unidades habitacionales con su equipamiento asociado en San Diego De Cabrutica, Municipio José Gregorio Monagas, Estado Anzoátegui (Urbanismo D). El presente proyecto presenta los siguientes gastos eh inversiones entre los años 2014 y 2016:

Ejercicio Práctico   Como se explicó en la propuesta para llevar a cabo el cálculo del CAE en Excel primero necesitamos determinar el valor Actual de Costos (VAC). Para ello utilizamos la función VNA de Excel como se muestra en la figura:

Ejercicio Práctico Por último agregamos a la ecuación el total del año “cero” que sería el año 2014. Téngase en cuenta que todos los datos se expresan con el mismo signo ya que todos son costos.

Ejercicio Práctico Y así determinamos que el VAC tiene un valor de 201,06. Ahora procedemos al cálculo del CAE. Como se dijo anteriormente ahora hacemos uso de la función PAGO y señalamos los requisitos como se muestra en la figura:

Ejercicio Práctico Así, determinamos que el Costo Anual Equivalente para las 4.894 unidades habitacionales con su equipamiento asociado en San Diego De Cabrutica, Municipio José Gregorio Monagas, Estado Anzoátegui (Urbanismo D)tiene un valor de -80,65. Cabe destacar que Excel expresa la cantidad por defecto con signo negativo mas no hay ningún análisis al respecto pues solo interesa el valor absoluto del CAE.

Conclusiones Debido a los resultados obtenidos, además de los conocimientos adquiridos, y los objetivos logrados, se tienen las siguientes conclusiones:   Los proyectos gestionados por PNP, desde el punto de vista financiero, requieren de criterios particulares para proyectos no petroleros que no están contemplados en la norma, con el fin de realizar un estudio económico eficiente representativo.   Los criterios y consideraciones que sigue la normativa para la elaboración de los documentos de soporte de decisión, están establecidos pensando en proyectos de inversión privada, es decir, proyectos que producirán algún beneficio monetario y que, desde el punto de vista financiero, son considerados factibles,   Existen métodos muy precisos pensados para la evaluación de proyectos de naturaleza social, explicados muy detalladamente en este informe, que pueden ser acoplados en los DSD3 con el fin de adaptarlo a este tipo de proyectos sin violar los criterios establecidos por la norma.

Recomendaciones Toda la investigación estuvo basada en el mejoramiento y adaptación de los lineamientos establecidos por las normas GGPIC y LEEPIC de PDVSA y la propuesta emitida en esta investigación está destinada solo a proyectos no petroleros (PNP).   El tema de investigación tiene mucho espacio para un estudio mucho más profundo y una capacidad de aplicación muy extensa por lo cual es recomendable su continuación, ya que es aplicable a cualquier empresa que trabaje con proyectos de índole social.   De aplicarse la metodología, hacerle seguimiento y revisión constante para mantener el instructivo actualizado.   La propuesta busca adaptar la normativa a proyectos petroleros, mas no busca cambiar o violar dichas normas, esta investigación se adapta a la norma y no debe buscarse bajo ninguna instancia no acatar de alguna manera estas normas.