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Apuntes de Excel 97

Enviado por uov02091

    Lección 1

    Introducción y manejo de datos

    Introducción

    Veremos los mecanismos básicos de trabajo con Excel 97: cómo seleccionar celdas, qué datos podemos introducir, cómo trabajar con estos datos, manejo de archivos, etc.

    Veremos también nuevas funcionalidades de Excel.

    Selección de rangos

    Todo proceso que realicemos en la hoja de cálculo va implicar una selección, esto es, indicar a Excel dónde queremos introducir la información, a qué damos formato, qué queremos borrar, etc.

    Todas estas operaciones se llevarán a cabo en celdas. La celda es la unidad fundamental de Excel.

    Se nombra por la letra de la columna seguida por el número de fila, por ejemplo A3. Un rango es un grupo de celdas. Los rangos se designan por el nombre de la primera celda (en la esquina superior izquierda) seguida de dos puntos y el nombre de la última (esquina inferior derecha). Por ejemplo A1:B10.

    No hablaremos de nombres de celdas y rangos sino de referencias: A3 es una referencia a una celda, A1:B10 es una referencia a un rango.

    Selección de una celda

    Para seleccionar una celda basta hacer clic sobre ella. A la celda que está seleccionada se le denomina celda activa. Aparece con un borde más grueso y su referencia se indica en la barra de fórmulas en el cuadro de nombres.

    También se pueden utilizar las teclas de dirección para seleccionar celdas. Para seleccionar rápidamente la primera celda de la hoja, presione <Control+Inicio>. Para seleccionar la última pulse <Control+Fin>.

    Selección de un rango

    Para seleccionar un rango hay que activar la primera celda que contiene el rango y sin soltar el ratón, arrastrar hasta la última celda; si se ha equivocado no suelte el ratón y rectifique el rango. La primera celda quedará en blanco indicando que es la celda activa.

    Selección de rangos múltiples

    Se pueden seleccionar rangos disjuntos de la hoja, por ejemplo para aplicar un formato determinado. Para ello, hay que seleccionar la primera celda que se quiera incluir en el rango, arrastrar el ratón hasta seleccionar la última celda contigua. Pulsar y mantener pulsada la tecla <Control> y arrastrar el ratón sobre el siguiente grupo de celdas que se quieran incluir en el rango. Repetir los pasos anteriores hasta haber seleccionado todos los rangos.

    Selección de columnas y filas enteras

    Para seleccionar una fila o una columna entera haga clic en el número o letra de la fila o columna. Para seleccionar filas y columnas disjuntas, mantenga pulsada la tecla <Control> entre una y otra selección.

    Selección de toda la hoja de cálculo

    Para seleccionar todas las celdas de la hoja haga clic en el botón situado a la izquierda de los encabezados de columnas y encima de los encabezados de filas.

    Selección extendida

    Si debemos seleccionar rangos muy grandes, es difícil hacerlo con el ratón. Es recomendable, en este caso, utilizar el teclado. Si pulsamos la tecla <F8> entramos en lo que se denomina el modo extendido de selección. Pulsando a continuación las teclas de dirección, vamos seleccionando rangos adyacentes a la celda activa. Para hacer selecciones más grandes podemos pulsar las teclas <AvPág> o <RePág>. Una vez que hayamos terminado de seleccionar el rango, hay que pulsar la tecla <Esc> para finalizar el modo de selección extendido.

    El comando Ir a…

    Si necesita seleccionar celdas o rangos no visibles en la hoja y conoce la referencia, puede moverse a esa zona de la hoja mediante las barras de desplazamiento o puede utilizar el comando Ir a. Seleccione dicho comando del menú Edición.

    Aparece el cuadro de diálogo, en el cuadro Referencia introduzca la referencia de la celda o rango que quiera seleccionar y, a continuación, haga clic en el botón Aceptar.

    Introducción de datos

    Hay datos que se introducen directamente en celdas y otros que se introducen sin necesidad de ir celda por celda.

    Para introducir datos en una celda basta seleccionarla, introducir el dato y pulsar la tecla <Intro>. Cuando se comienza a escribir, automáticamente se activa la barra de fórmulas. Aparecen tres botones: para cancelar los datos introducidos (botón en forma de x), para validar dichos datos (botón en forma de v) y el símbolo de igual para iniciar el asistente de introducción de fórmulas. La mayoría de las veces es más rápido pulsar <Intro> que hacer clic en el botón para validar los datos. De igual forma es más rápido pulsar la tecla <Esc> que hacer clic en el botón para cancelar los cambios.

    Introducción de números

    Un número es cualquier combinación de dígitos. Estos dígitos pueden ir acompañados de símbolos, pero la mayoría de las veces no son necesarios ya que son formatos que se pueden establecer posteriormente. Son necesarios cuando queremos poner un número negativo que debe ir acompañado del signo menos (–) o cuando queremos poner un número decimal. El símbolo de separador decimal se establece en el Panel de control de Windows, en el icono Configuración regional. Por defecto el separador es la coma.

    Cuando se quiera poner un tanto por ciento, bien se puede poner el valor decimal, por ejemplo 0,35 y luego darle formato de tanto por ciento, o bien directamente poner 35%.

    Número fijo de decimales

    Cuando se vayan a introducir muchos números decimales, se puede ahorrar la introducción de la coma activando una opción. Si vamos a introducir valores con dos decimales podemos activar la opción Número fijo de decimales del comando Herramientas Opciones, en la etiqueta Modificar. A partir de ese momento, si introducimos 1256 automáticamente Excel pondrá 12,56.

    Introducción de fechas y horas

    Una fecha para Excel es un número comprendido entre el 1, que corresponde al 1 de enero de 1900 y el 2958465 que corresponde al 31 de diciembre del 9999. Por tanto podremos operar para calcular el tiempo transcurrido entre dos fechas. Se deben introducir siguiendo el esquema día mes año a no ser que se haya cambiado esta configuración en el menú Configuración regional en el Panel de control. Entre el día, el mes y el año debe aparecer el separador / o bien el guión –. Por ejemplo 23/12/98.

    Las horas son para Excel números comprendidos entre el 0, que corresponde a las cero horas, y el uno, que corresponde a las 24 horas. Igual que con las fechas se puede operar con las horas. Para introducir una hora habrá que poner la hora seguida de dos puntos y los minutos. Se pueden introducir también seguidas de PM o AM según corresponda. Es equivalente poner 20:44 que 8:44 PM.

    Introducción de texto

    Texto es para Excel todas aquellas cadenas que no pueda interpretar como datos numéricos, ni como fechas ni como valores de error ni como valores lógicos. Si introducimos12.56 en una celda Excel lo considerará texto puesto que no sabrá reconocer el punto como separador decimal.

    Fórmulas

    Una vez que se hayan introducido datos, se pueden introducir fórmulas para realizar cálculos. Los resultados de las fórmulas cambiarán en el momento en que se modifiquen los valores originales. Para cálculos complejos, Excel incluye fórmulas incorporadas que se denominan funciones.

    Toda fórmula debe comenzar por el signo igual seguido de los operadores y operandos. Los operandos pueden ser valores constantes, por ejemplo =13+3, o bien pueden ser referencias a celdas. En este punto es donde radica la importancia de una hoja de cálculo: modificando cualquiera de las celdas a las que se hace referencia en una fórmula, automáticamente la fórmula se recalcula. Una fórmula puede ser tan sencilla

    como la referencia a una celda. Por ejemplo, si tenemos en la celda A1 el valor 10, podemos poner en la celda B1=A1 y aparecerá 10. Si modificamos el valor de la celda A1 automáticamente cambiará en B1.

    El operador &

    El operador & se puede utilizar para concatenar texto. Por ejemplo, si tenemos en la celda A1 "Madrid", podemos escribir en la celda B1 ="Nacido en " & A1 y obtenemos "Nacido en Madrid".

    Funciones

    Existen más de 400 funciones que se pueden incorporar a la hoja de cálculo. Se reconocen por su nombre y suelen necesitar valores para llevar a cabo los cálculos; estos valores se denominan argumentos. Si quisiéramos calcular la raíz cuadrada de un valor, utilizaríamos la función RAIZ, si introducimos en una celda por ejemplo =RAIZ(64), obtenemos 8. En este caso RAIZ sólo necesita un argumento.

    Pero existen funciones que necesitan más de un valor para realizar el cálculo. Por ejemplo, la función SUMA que realiza la suma de una serie de valores. Si quisiéramos calcular el total que hemos astado en compra de coches (suponemos que el importe de los coches está en el rango de B8 a B12, pondríamos =SUMA(B8:B12), que es mucho más rápido que escribir =B8+B9+B10+B11+B12.

    Llenado automático

    Cuando estemos creando una hoja que contenga operaciones similares, podremos utilizar el llenado automático para introducir en las celdas la misma operación en vez de repetirla en cada una de ellas.

    Botón de llenado

    En la esquina inferior derecha de la celda activa aparece el botón de llenado para introducir datos automáticamente en celdas contiguas. Al situar el puntero del ratón en el cuadro de llenado cambia de forma y se convierte en una cruz. Arrastrar, sin soltar; al ir arrastrando el ratón aparece un borde alrededor de las celdas que se van a llenar. Al soltar el ratón aparecen los valores resultantes.

    Comando Rellenar

    Podemos realizar el proceso anterior utilizando el comando Rellenar del menú Edición. El proceso sería el siguiente: en primer lugar seleccionar el rango que se va a llenar teniendo siempre como primera celda de rango aquella que contiene la fórmula.

    A continuación seleccionar el comando Edición Rellenar, Hacia abajo.

    Llenar en otras direcciones

    Se pueden rellenar celdas en cualquier dirección bien arrastrando el botón de llenado o bien mediante las opciones del comando Rellenar.

    Llenar un rango con el teclado

    Existe otra forma muy rápida de rellenar un rango de celdas y es mediante una combinación de teclas. Podemos seguir los siguientes pasos para rellenar la fórmula en todas las celdas: seleccionar el rango, a continuación introducir la fórmula y en vez de pulsar <Intro>, pulsar la combinación de teclas <Control+Intro>; esto se puede aplicar a cualquier introducción de datos en Excel.

    Llenar series

    Otro proceso común en la hoja es llenar series de datos, como meses, años, etc.

    Estos procesos se pueden realizar automáticamente utilizando los procesos de autollenado de Excel 97.

    Si escribimos en una celda 1991 y en la celda siguiente 1992, seleccionamos ambas celdas y arrastramos el botón de llenado, Excel llenará las celdas con 1993, 1994… .

    Lo que hace Excel es intuir qué datos debe llenar. Si ponemos 1/1/97 en una celda y 1/2/97 en la siguiente y arrastramos el botón de llenado, obtendremos en las restantes 1/3/97, 1/4/97, etc.

    El botón Autosuma

    La suma es una de las operaciones más utilizada en una hoja de cálculo. Cuando deban de sumarse los resultados de varias columnas y resultados de varias filas, la operación puede realizarse de una sola vez, con la ayuda del símbolo de Autosuma.

    Cuando el botón Autosuma sugiera o introduzca un rango que no sea el correcto, lo puede rectificar automáticamente.

    Editar y eliminar datos

    Para modificar el contenido de una celda selecciónela y, a continuación, haga doble clic sobre ella o bien pulse la tecla <F2>; automáticamente su contenido se edita y aparece un cursor. Puede mover el cursor con las flechas de dirección o bien hacer clic con el ratón para situarse en el punto en donde quiera corregir. Haga las correcciones oportunas y pulse <Intro>. Si quiere borrar caracteres pulse la tecla <Supr>, para borrar caracteres a la derecha del cursor, o bien <Retroceso>, para eliminar caracteres a la izquierda del cursor.

    Si es una fórmula o función lo que está editando, puede rectificar la referencia borrando dicha referencia y seleccionando la nueva.

    Borrar datos

    Para eliminar completamente el contenido de una celda, selecciónela y pulse la tecla <Supr>. De este modo sólo se borrará el contenido pero no los formatos. Si quiere borrar todo seleccione Edición Borrar con la celda o rango seleccionados y elija la opción correspondiente: Todo (contenido y formatos), Formatos, Contenido o Comentarios.

    Edición deshacer

    Desde el momento en que comenzamos a trabajar con una hoja de cálculo, Excel 97 va grabando las acciones que se van realizando. De tal forma que en cualquier momento podemos deshacer operaciones erróneas que hemos hecho.

    Excel 97 introduce la posibilidad de deshacer no sólo la última acción sino las últimas que se hayan realizado en una sesión de trabajo.

    No se pueden deshacer acciones individuales, siempre habrá que deshacer todas las acciones que ésta lleve por encima en la lista.

    Mover y copiar rangos

    En Excel se pueden copiar o mover celdas de una hoja a otro lugar de la hoja, a otra hoja del mismo libro, a otro libro o incluso a otra aplicación. Cuando se copian datos, Excel sitúa un duplicado de las celdas seleccionadas en el Portapapeles, que es un área de la memoria del ordenador. Cuando se mueven o cortan datos, Excel los borra del rango origen y los guarda en el Portapapeles. Para finalizar esta operación hay que pegar esos datos en la nueva ubicación. Para mover o copiar sin utilizar el Portapapeles se puede utilizar la técnica de "arrastrar y colocar".

    Cortar datos utilizando el Portapapeles

    Si queremos poner una cabecera en una hoja ya existente, en primer lugar hay que seleccionar el rango que queremos cortar. A continuación, mediante una de las siguientes opciones, llevarlo al Portapapeles:

    • Del menú Edición, seleccionar el comando Cortar.
    • Del menú contextual (clic en botón derecho del ratón con el rango seleccionado) seleccionar el comando Cortar.
    • Hacer clic en el botón Cortar de la barra Estándar. Es el botón que contiene la imagen de unas tijeras.

    Para pegar los datos no es necesario seleccionar previamente todo el rango destino, basta con seleccionar la primera celda de dicho rango.

    Para pegar tenemos a su vez opciones una vez seleccionada la primera celda del rango destino: con el comando Pegar del menú Edición, con el comando Pegar del menú contextual o con el botón Pegar de la barra Estándar.

    Cortar utilizando arrastrar y colocar

    Cuando el área de destino se encuentra cerca del área fuente, es interesante utilizar el método de arrastrar y colocar. En primer lugar se selecciona el rango, a continuación, situar el puntero del ratón en un borde del rango seleccionado, debe aparecer el puntero en forma de flecha normal. Hacer clic y, sin soltar el ratón arrastrar el bloque seleccionado hasta dejarlo en la posición deseada. Cuando se arrastra el ratón, Excel indica en una pista el rango destino.

    Copiar datos mediante el portapapeles

    Los pasos son exactamente iguales que en el apartado de Cortar, pero en este caso utilizaremos el comando Copiar, tanto en el menú Edición como en el menú contextual y el botón Copiar. Los datos permanecen en el Portapapeles hasta que pulsemos las teclas <Esc> o <Intro>.

    Copiar datos utilizando arrastrar y colocar

    El proceso es igual que para mover datos pero, en este caso, una vez seleccionado el rango origen, hay que mantener pulsada la tecla <Control> mientras se arrastra el bloque. De esta forma los datos se copiarán.

    Insertar datos

    También es posible que queramos pegar los datos en un área ya ocupada, con lo cual debemos insertar dichos datos en esa área sin reemplazar los ya existentes. En este caso se puede o bien seleccionar del menú Insertar el comando Celdas copiadas (también se puede seleccionar dicho comando del menú contextual) o bien mantener pulsada la tecla <Mayús> mientras se arrastra el rango utilizando el método de arrastrar y colocar.

    Copiar en otras aplicaciones

    Podemos pegar datos en otras aplicaciones. Por ejemplo, podemos copiar datos de Excel en un documento de Word para presentar un informe. Para ello, hay que copiar el rango tal y como hemos visto en apartados anteriores. Activar Microsoft Word, situar el cursor en el punto donde se quiera pegar, y del menú Edición, seleccionar el comando Pegado especial. A continuación elegir Objeto Hoja de cálculo de Microsoft Excel.

    Pegado especial

    Hemos visto el comando Pegar para copiar datos de una localización a otra. El comando Pegado especial del menú Edición o del menú contextual permite pegar datos con opciones avanzadas. Sólo está disponible cuando copiamos no cuando cortamos rangos.

    El cuadro de diálogo Pegado especial presenta las siguientes opciones:

    • Todo: equivale a elegir el comando Pegar. Pega fórmulas y formatos.
    • Fórmulas: pega únicamente fórmulas o valores constantes pero no formatos. Es interesante cuando el área destino tiene su propio formato y no queremos sobreescribirlo.
    • Valores: si el rango origen contiene fórmulas, sólo pega los valores devueltos por dichas fórmulas.
    • Formatos: pega únicamente los formatos del área origen en el área destino.
    • Comentarios: pega únicamente los comentarios del rango origen.
    • Validación: pega las reglas de validación del rango origen en el área destino.
    • Todo excepto bordes: pega todo excepto los formatos de bordes. Igual que antes, de esta forma no cambiamos el formato de bordes que pudiera tener el área destino.
    • Saltar blancos: no pega celdas en blanco del área de copia en el área de pegado, de tal forma que si ha seleccionado celdas en blanco en el área original, Excel respetará el contenido de la celda correspondiente en el área de pegado.
    • Transponer: cambia la dirección de los datos cuando se pegan.

    Pegar vínculos

    El botón pegar vínculos que aparece en el cuadro de diálogo Pegado especial se utiliza para realizar una copia vinculada de un rango de celdas en otro lugar de tal forma que, modificando el rango origen, cambie automáticamente el rango destino.

    Manejo de archivos

    Guardar un documento

    Una vez creado un libro de trabajo, debemos de guardarlo para poder recuperarlo en futuras sesiones de trabajo.

    Seleccione el comando Guardar como del menú Archivo. Podemos dar un nombre al archivo que tenga como máximo 255 caracteres. El nombre hay que introducirlo en el cuadro Nombre de archivo. Excel coloca automáticamente la extensión xls, que es la correspondiente a libro de trabajo.

    Excel propone por defecto la carpeta Mis documentos para guardar los ficheros. Esta configuración por defecto la puede cambiar en el comando Herramientas / Opciones en la ficha General. Si quisiera guardar en otra ubicación, despliegue la lista Guardar en y localice la carpeta donde desea guardar en el árbol de carpetas.

    También puede crear una nueva carpeta por debajo de la actual para guardar el archivo, para ello, haga clic en el botón Crear nueva carpeta.

    También puede utilizar el comando Guardar como una vez guardado el libro por primera vez para crear una copia del mismo con otro nombre. Así mismo puede guardarlo en otra ubicación, etc.

    Guardar

    El comando Guardar del menú Archivo y el botón Guardar de la barra Estándar guarda las modificaciones realizadas en el libro de trabajo con el mismo nombre. Debe ir seleccionándolo a medida que trabaja para ir guardando los cambios.

    Guardado automático

    Excel puede ir haciendo el guardado automático, para ello, seleccione el comando Herramientas / Complementos, active el complemento Autoguardar. Una vez activado, en el menú Herramientas aparece el comando Autoguardar en donde puede configurar el intervalo para guardar, además de otras opciones.

    Abrir un archivo

    Para abrir un archivo seleccione el comando Abrir del menú Archivo o bien haga clic en el botón Abrir de la barra Estándar. El cuadro de diálogo es muy parecido al de guardar un archivo. Debe buscar la localización donde guardó el archivo a través del cuadro de lista desplegable Buscar en. Por defecto aparecerá la carpeta que haya establecido en el comando Herramientas / Opciones. Si tiene que abrir un libro con extensión distinta a xls, seleccione el formato en la lista Tipo de archivo.

    Crear un libro nuevo

    Para crear un libro de trabajo nuevo haga clic en el comando Nuevo del menú Archivo. Puede crear un libro por defecto en blanco (seleccionando Libro en la etiqueta General) o bien crear un libro basado en una plantilla incorporada haciendo clic en la lengüeta Soluciones hoja de cálculo.

    Excel incorpora tres plantillas para hoja de cálculo. Si selecciona cualquiera de ellas y hace clic en Aceptar puede crear un libro basado en esa plantilla, es decir, puede rellenarla con sus propios datos y guardarla como si de un libro nuevo se tratase, sin que la plantilla original se modifique.

    Cerrar un libro

    Para cerrar un libro, seleccione el comando Cerrar del menú Archivo. Si el libro no se ha guardado todavía o se han realizado últimas modificaciones aún no guardadas, Excel le pedirá que confirme si desea o no guardar el libro.

    Si pulsa la tecla <Mayús> mientras selecciona el menú Archivo, aparecerá el comando Cerrar todo: cierra todos los libros abiertos del área de trabajo. En caso de que haya alguno sin guardar, Excel preguntará si se quiere o no guardar ese libro en concreto. Puede optar también por elegir la opción Sí a todo que guarda y cierra todos los libros abiertos.

    LECCIÓN 2

    Presentación de datos

    Introducción

    Uno de los aspectos más importantes para desarrollar un trabajo es darle un formato para que la presentación acompañe a los datos que se quieran mostrar.

    Aplicar un formato

    Un formato siempre irá aplicado a una celda o rango de celdas. Por lo tanto, un formato se podrá aplicar antes de introducir información en celdas o posteriormente cuando ya haya datos en ellas. Esto último es lo que normalmente se hace para ajustar el tamaño de la fuente, el ancho de las columnas, etc.

    Siempre habrá que seleccionar previamente el rango al que aplicar el formato. Este rango puede ser un rango disjunto.

    Como regla general, se utilizarán los comandos del menú Formato, los comandos del menú contextual (aparece al hacer clic con el botón derecho del ratón) o bien con los botones de las barras de herramientas para formato. Tanto en el menú Formato como en el menú contextual encontramos el comando Formato de celdas, que es el que utilizaremos más a menudo.

    Formato de texto

    La mayoría de los botones de la barra Formato se pueden utilizar para cambiar el formato de las celdas. Si activamos el comando Formato de celdas y activamos la ficha Fuente, podemos ver todos los formatos aplicables a las fuentes.

    Podremos cambiar el tipo de fuente, el tamaño, el color, el subrayado, si se trata de tachado, superíndice o subíndice. No debe seleccionar un tamaño de fuente que no le proponga Excel, ya que podrían ocurrir errores en la salida por impresora.

    Generalmente es mucho más rápido utilizar la barra de formato para aplicar un formato disponible en dicha barra. Cuando se aplica un formato a una celda, en la barra de herramientas Formato aparecerá el botón correspondiente a dicho formato "activado". El cuadro de fuentes indica qué fuente estamos utilizando así como su tamaño.

    Fuente estándar

    La fuente por defecto que utiliza un libro de trabajo nuevo se puede cambiar en el comando Herramientas / Opciones, en la ficha General, en el cuadro Fuente estándar.

    Varios formatos en una sola celda

    Si una celda contiene texto, podemos aplicar varios formatos en ella. Esto es muy útil cuando, por ejemplo, queremos poner subíndices o superíndices o bien resaltar un título, etc. Para aplicar un formato de este tipo puede ir aplicando el formato a medida que escribe o bien, una vez escrita la celda completamente, seleccionar el texto al cual se quiere dar formato arrastrando el ratón.

    Alto de filas y ancho de columnas

    Cuando un texto no cabe en una celda, éste invadirá las celdas adyacentes siempre que no exista texto en ellas. No ocurre así con los números. Si un número es demasiado grande para el ancho de la celda, aparecerán los símbolos ####. En estos casos y cuando se quiera cambiar la apariencia de la hoja habrá que modificar el ancho de las columnas.

    Para ello, puede situar el ratón en la línea que separa los encabezados de las columnas, hacer clic, y sin soltar el ratón, arrastrar hasta obtener el tamaño deseado. Al mover el ratón aparecerá una indicación del ancho que alcanzará la columna si se suelta en ese determinado momento.

    Si en lugar de arrastrar el ratón hacemos doble clic, el ancho de la columna se ajusta al texto más largo que hayamos introducido en ella.

    También se puede utilizar los comandos Fila y Columna del menú Formato.

    Formatos de número

    Cuando introduzcamos un dato en una celda, Excel intentará interpretarlo como número e incluso le aplicará un formato directamente. Si el número es demasiado grande para el tamaño de la celda, Excel le aplicará el formato científico.

    Pero lo más común es no añadir ningún formato hasta que no hayamos terminado de introducir datos. Para modificar un formato de número, seleccione la ficha Número del cuadro de diálogo para dar formato a celdas.

    En la ficha Número encontramos las diferentes categorías de formato de número. Todas ellas presentan una muestra de cómo quedará el número una vez aplicado el formato además de ofrecer una serie de opciones adicionales según la categoría seleccionada.

    Formato de número/texto

    Hay veces en que debemos trabajar con valores a priori numéricos pero que no son tales, como por ejemplo códigos postales. Si introducimos en una celda 08080, Excel cambiará el valor a 8080 ya que ignora los ceros a la izquierda. Podemos cambiar este efecto aplicando a las celdas el formato de texto. En la ficha Número seleccionando la categoría Texto.

    En el caso de los códigos postales, si ya tiene la columna escrita, también puede seleccionar el formato Código postal de la categoría Especial.

    Formatos de fecha y hora

    Los formatos de fecha y hora se pueden cambiar en el cuadro de diálogo Formato de celdas en la ficha de Número, eligiendo las categoría Fecha y la categoría Hora. Como ocurre con los formatos de número, las fechas y las horas se rigen por sus propios códigos. Para crear un formato de fecha personalizado, utilizaremos la letra d para el día, la letra m para el mes y a para el año. Para crear un formato de hora, usaremos h para hora, m para minuto y s para segundos.

    Formato para sumar horas

    Muchos cálculos en la hoja implican la suma de horas cuyo resultado sobrepasa las 24 horas. Tenemos un formato incorporado para acumular horas en la categoría Hora. El formato aparece como 37:30:55 y corresponde al código [hh]:mm:ss.

    Por defecto Microsoft Excel 97 cuando suma horas aplica el formato para acumular horas.

    Formato de bordes

    Uno de los aspectos mejorados de formato en Excel 97, es la aplicación de bordes: podemos seleccionar el formato y observar el resultado en una muestra. Para aplicar un formato de bordes, seleccione la ficha Bordes dentro del cuadro de diálogo al que conduce el comando Formato / Celdas.

    En la sección Preestablecidos puede aplicar directamente un borde. Puede también hacer clic en los botones de Borde, para aplicar un borde izquierdo, derecho, interior, etc. También se puede hacer clic directamente con el ratón en las áreas de la muestra para aplicar el borde directamente.

    En cualquier momento puede cambiar el estilo de la línea escogiéndolo de la lista Estilo.

    También podemos utilizar la paleta portátil de bordes para aplicar rápidamente un formato de bordes a las celdas. Haciendo clic en la flecha de bordes de la barra Formato obtenemos varias muestras de bordes aplicables directamente a las celdas seleccionadas.

    Los bordes que figuran en esta opción son de uso común, para escoger alguno no listado aquí debe utilizar el comando.

    Tramas

    Podemos también cambiar el color de fondo de un rango de celdas. Para ello, seleccione la ficha Tramas del cuadro de diálogo de Formato / Celdas o bien utilice el botón Color de relleno de la barra de herramientas Formato.

    Alineación de celdas

    Hasta ahora nos teníamos que limitar al formato en horizontal y en vertical nada más, con los nuevos formatos podemos obtener texto en diagonal, unión de celdas, etc.

    Cuando se introduce un valor, Excel le aplica una alineación por defecto según sea número o texto. Así los números se alinean a la derecha y el texto a la izquierda. A esto se le conoce como la alineación General. Además y por defecto, Excel alinea siempre en la posición Inferior con respecto a la vertical.

    En la ficha Alineación del formato de celdas, aparecen una serie de opciones que vamos a describir.

    La alineación Horizontal incluye la posibilidad de alinear texto al centro, izquierda y derecha.

    Ya es posible manipular en ángulo el texto dentro de las celdas utilizando la opción Orientación. Cuando se aplica este formato, Excel modifica automáticamente el alto de la fila para dar cabida al texto.

    La opción Ajustar texto hace que el texto introducido (o que se vaya a introducir) en una celda no invada las celdas adyacentes sino que, sin necesidad de modificar el ancho de la columna, la celda se amplíe en vertical y el texto aparezca en varias líneas.

    Se puede reducir el texto en una celda para (sin modificar el alto de la fila) poder ver todo su contenido. Esto se consigue con la opción Reducir hasta ajustar.

    La opción Combinar celdas, permite unir celdas tanto en horizontal como en vertical.

    Hay que tener en cuenta algunos comportamientos de las celdas combinadas:

    • Cuando se copian y pegan celdas combinadas, los resultados son también celdas combinadas. Si la selección inicial contiene celdas combinadas y celdas normales, el resultado será una combinación de celdas combinadas y celdas normales.
    • Si se pegan datos sobre celdas combinadas pueden ocurrir dos cosas: cuando se pega un valor único (una sola celda) en una celda combinada solamente se pega el valor y se mantiene el formato de celda combinada. Si copiamos y pegamos un rango de celdas sobre una celda combinada, el resultado divide la celda en sus celdas originales.

    Quitar líneas de división

    Una vez que hayamos puesto bordes personalizados a la hoja, no tiene sentido seguir mostrando las líneas de división, y más cuando éstas sirven la mayoría de las veces como referencia necesaria para la introducción de datos. Para quitarlas, seleccione el comando Herramientas / Opciones y en la ficha Ver desactive la opción Líneas de división.

    Formato condicional

    Se puede dar formato a las celdas dependiendo de determinadas condiciones. Podemos resaltar los resultados de una fórmula que deseemos supervisar y podremos identificar con facilidad celdas concretas mediante la utilización de este tipo de formato.

    Para seleccionar Formato condicional, debe activar la celda que le interesa y seleccionar el comando Formato condicional del menú Formato.

    Las condiciones se pueden aplicar tanto a las fórmulas como a los valores en las celdas y que el formato que se puede definir es tanto para el tipo de letra como para los bordes y las tramas.

    Cuando se necesita más de una condición para conseguir los formatos adecuados, debe hacer clic en el botón Agregar>>

    Formatos automáticos

    Excel 97 incorpora una serie de formatos predefinidos. Estos formatos automáticos se conocen como autoformatos e incorporan formatos de fuentes, números, bordes, alineación, tramas, altos de fila y anchos de columna, etc.

    Para aplicar un autoformato seleccione un rango de celdas y, a continuación, el comando Autoformato del menú Formato. Nos muestra un cuadro de diálogo, en la parte izquierda del mismo vemos los nombres de los autoformatos y en la derecha una muestra de los mismos.

    Puede aplicar sólo determinados formatos seleccionándolos de entre los que aparecen en la parte inferior del cuadro de diálogo. Si no aparecen estos formatos, haga clic en el botón Opciones>>.

    Excel 97 determina los niveles de detalle, revisa dónde aparece texto, fórmulas, subtotales, etc. y aplica los formatos según convenga.

    Copiar y eliminar formatos

    Excel 97 incluye un botón denominado Copiar formato (representado por una brocha), que le permite aplicar formatos a una celda o rango de celdas iguales a los que tienen otras de un modo muy rápido.

    Para hacerlo, seleccione primero la celda cuyo formato quiere copiar a otra. Seguidamente, haga clic en el botón antes mencionado y vuelva hacerlo en la celda o celdas que desee aplicar el formato.

    Si lo que desea es poder aplicar el mismo formato en varias zonas de la hoja, haga doble clic sobre el botón Copiar formato y repita la operación tantas veces como desee. Pulse la tecla <Esc> para desactivarlo.

    Insertar y eliminar filas y columnas

    Para insertar una fila o una columna, seleccione una celda de la fila o columna delante de la cual desea insertarla. Una vez hecho esto, seleccione el comando Filas o Columnas del menú Insertar. Para eliminar una fila o columna completa, ha de seleccionar la fila o columna que desea eliminar y, después, el comando Eliminar del menú Edición.

    Insertar y eliminar rangos de filas y columnas

    Es muy probable que nos veamos obligados a insertar o eliminar un determinado número de filas y/o columnas de nuestra hoja de cálculo.

    Para insertar un rango de filas y/o columnas debe comenzar por seleccionar la celda a partir de la cual desea realizar la inserción. Después seleccione el comando Celdas del menú Insertar. Le aparece un cuadro de diálogo, seleccione la opción más adecuada en cada caso y haga clic en el botón Aceptar.

    Para borrar un rango de celdas, el proceso es muy similar. Seleccione las filas y columnas que desea eliminar y, después, el comando Eliminar del menú Edición. El cuadro de diálogo que le aparece es muy similar al anterior y también le preguntará si desea eliminar todas las filas o columnas del rango seleccionado en la hoja.

    LECCIÓN 3

    Nombres, fórmulas y funciones

    Introducción

    Veremos qué son y cómo se emplean los nombres en las hojas de cálculo, veremos manejo de fórmulas, funciones y nuevas facilidades para el manejo de datos en hojas de cálculo.

    Nombres

    Los nombres nos van a servir para identificar celdas o grupos de celdas en la hoja de cálculo. Podremos utilizarlos dentro de fórmulas para hacer referencia a celdas.

    Definir nombres

    El objetivo de los nombres es hacer más fácil la referencia a áreas o variables contenidas dentro del libro de trabajo. Al definir un nombre aparece, no sólo la celda a la que hace referencia, sino también la hoja dentro del libro de trabajo en la que este nombre está definido.

    Si seleccionamos la opción Nombres del menú Insertar nos aparecerá un menú con diferentes opciones. Recuerde que si alguna de las opciones aparece atenuada es porque en este momento se trata de una opción no disponible. Una vez que seleccionamos Insertar vamos a la opción Nombres. Nos aparece el segundo menú en el que podemos ver las opciones posibles para nombres: Definir, Pegar, Crear y Aplicar.

    Observamos que alguna de ellas aparece en gris atenuado. Esto quiere decir, como ya sabemos, que en este momento y con las operaciones que estamos realizando no están disponibles.

    Si seleccionamos la opción Definir, nos pide definir nombre, le ponemos un nombre y haremos clic en el botón Agregar.

    En la parte inferior aparece el cuadro Se refiere a, aparece el nombre de la hoja en la que nos encontramos seguido de la celda para la que vamos a definir el nombre como referencia absoluta.

    Una vez que haya agregado el nombre haga clic en el botón Aceptar para cerrar este cuadro de diálogo.

    El proceso para definir nombres para un rango de celdas es exactamente el mismo.

    Pegar nombre

    Una vez que ya tenemos definidos los nombres, podemos empezar a utilizarlos en todas las fórmulas y funciones de nuestro libro de trabajo. Si lo que queremos es que nos aparezca en otra celda el valor de alguno de los nombres anteriormente definidos seleccionamos Pegar. Aparece un cuadro de diálogo, en él veremos todos los nombres definidos en la hoja. Seleccionamos el que necesitamos y hacemos clic en el botón Aceptar.

    Eliminar nombres

    Para eliminar nombres de un libro de trabajo debe de ir al cuadro de diálogo de Definir nombre. Si observa este cuadro de diálogo, hay un botón con el texto Eliminar.

    Seleccione, uno a uno, todos aquellos nombres que desee hacer desaparecer del libro de trabajo y haga clic en este botón. Los nombres desaparecerán de la hoja.

    En todas las celdas en las que se utilizasen los nombres borrados le aparecerá un error del tipo #NOMBRE.

    Funciones

    Las funciones son herramientas de cálculo que Microsoft Excel pone a nuestra disposición para ser usadas en hojas de cálculo.

    Pueden usarse para tomar decisiones sobre los valores que se ponen en una celda, pueden devolver valores o llevar a cabo acciones y pueden realizar también gran variedad de cálculos distintos.

    Para que las funciones cumplan su cometido es necesario, en la mayoría de los casos, facilitarles unos datos. Estos datos son los que se conocen como argumentos de la función. Pueden ser de diferentes tipos, como veremos posteriormente y su número depende de la función de que se trate.

    Sintaxis de las funciones

    Las funciones en Excel tienen la siguiente sintaxis:

    =NOMBRE_FUNCION(argumento1;argumento2; . . .)

    Van siempre precedidas del signo igual y, a continuación, el nombre de la función seguido de un paréntesis que contendrá todos los argumentos separados por punto y coma (;). Los paréntesis son imprescindibles, incluso si la función no lleva argumentos.

    En caso de que alguno de ellos falte, Excel le avisará con un mensaje de error. Cuando alguno de los argumentos sea un rango de celdas, éste irá limitado por la primera celda del rango seguida de dos puntos (:) y la última celda del mismo.

    Veamos el siguiente ejemplo:

    =SUMA(A1:A4;A8) nos devuelve el resultado A1+A2+A3+A4+A8

    =SUMA(A1;A4;A8) nos devuelve el resultado A1+A4+A8

    Argumentos de las funciones

    Los argumentos son los valores que facilitamos a las funciones para que éstas nos devuelvan un resultado o lleven a cabo algún tipo de acción. El número de argumentos que una función puede llevar depende del tipo que ésta sea.

    Como argumento de las funciones podemos usar los siguientes:

    Números: SUMA(43;56;345)

    Rangos: SUMA(A1:A24)

    Texto: MAYUSCULAS("jesús")

    Nombres: PRODUCTO(Cantidad;Dólar_peseta)

    Valores lógicos: SI(A1<23;89;A1)

    Valores de error: ERROR.TYPE(#NAME)

    Referencias: MAX(A1:A34)

    Matrices: SUMAPRODUCTO(A1:10;B1:B10)

    Vacío (ningún argumento): PI()

    Otras funciones: SUMA(MAX(A1:A34);B1:B34)

    Utilización de las funciones

    Para introducir una función en una celda, puede hacerlo escribiendo directamente el nombre de ésta precedido del símbolo igual (=) y con los argumentos o puede hacer clic en el botón fx que aparece en la barra de herramientas Fórmula. En este segundo caso, le aparecerá un cuadro de diálogo, en el que podrá seleccionar la fórmula que desee.

    Este cuadro de diálogo presenta dos partes. En la izquierda aparecen agrupadas las funciones en 11 categorías. En realidad son 9, ya que las dos primeras representan las funciones más recientemente utilizadas y la totalidad de las funciones disponibles. En la parte derecha nos aparecen las funciones que corresponden a la categoría seleccionada.

    En la parte inferior podemos ver la función que se encuentra seleccionada con los argumentos que emplea y una pequeña descripción de su resultado.

    Una vez seleccionada la fórmula de esta manera y después de hacer clic en el botón Aceptar, le aparecerá un nuevo cuadro en el que deberá introducir los argumentos de la función seleccionada.

    Los argumentos que le aparezcan en negrita son argumentos obligatorios, mientras que los que estén con forma normal son opcionales.

    A medida que active cada argumento, en la parte inferior le aparecerá una breve explicación de qué es este argumento.

    Vaya rellenando todos los argumentos, bien escribiendo un valor, bien haciendo clic en la celda correspondiente de la hoja. Para pasar de uno a otro basta pulsar la tecla <Tab> del teclado o hacer clic en el cuadro siguiente.

    En la parte inferior de este cuadro de diálogo aparece el resultado que la función le va a devolver a medida que vaya añadiendo o modificando argumentos. Este valor no aparecerá hasta que todos los argumentos obligatorios hayan sido completados.

    Una vez que los haya completado haga clic en Aceptar y le aparecerá el valor en la celda seleccionada.

    Autocorrección de errores

    Otra de las características de Excel 97 es su facilidad para fijar algunos errores más comunes en el proceso de creación de una fórmula o cuando estamos introduciendo argumentos en una función. Para todos los errores, el ayudante de Office muestra un mensaje con una versión corregida de la fórmula y nos ofrece la posibilidad de aceptarla o no.

    LECCIÓN 4

    Impresión de documentos

    Selección y configuración de la impresora

    Como en cualquier otra aplicación, el primer paso para poder imprimir un documento es la selección de la impresora. En la mayoría de los casos se tratará de la impresora que esté conectada físicamente a nuestro ordenador. Si estamos conectados a una red local, es muy posible que dispongamos de varias impresoras y podamos seleccionar cualquiera de ellas para imprimir nuestros documentos.

    Tanto en un caso como en otro, no debemos olvidar que, con la independencia de la impresora a la que podamos estar conectados, nosotros podemos tener configurado Windows 95 para poder trabajar con varias diferentes mediante la instalación de los controladores necesarios para ellas. Cuando hablemos de seleccionar una impresora, en realidad de lo que estaremos hablando será de activar el controlador de esa impresora.

    El primer paso para poder imprimir es comprobar que Windows 95 tiene instalado el driver correspondiente a la impresora que queremos utilizar. Seguiremos los siguientes pasos:

    • Seleccione el comando Imprimir del menú Archivo.
    • Haga clic en la opción Nombre de la sección Impresora, que aparece en la parte superior del cuadro de diálogo, y comprobará que le aparece una lista con las impresoras y dispositivos de salida instalados.
    • Seleccione la que desee utilizar para imprimir el documento.

    Cuando haya seleccionado la impresora, haga clic en el botón Aceptar. Si desea cambiar o comprobar cuál es la configuración de la impresora que acaba de seleccionar, haga clic en el botón Propiedades, que se encuentra a la derecha de la lista de impresoras.

    Si, una vez realizadas las operaciones anteriores, hacemos clic en el botón Aceptar, comienza la impresión de nuestra hoja de cálculo con las opciones que hayamos elegido.

    Si la impresora conectada es siempre la misma, no hace falta repetir los pasos anteriores cada vez que se imprima una hoja de cálculo.

    Si la impresora sobre la que quiere imprimir sus documentos no se encuentra en la lista que vimos anteriormente, deberemos dirigirnos al Panel de control de Windows 95 y, desde allí, instalar el controlador correspondiente.

    Impresión de documentos

    Una vez seleccionada la impresora, y desde el mismo cuadro de diálogo, podemos definir qué páginas de la hoja de cálculo y cuántas copias queremos imprimir. Del mismo modo, y a través de la sección Imprimir de este cuadro de diálogo, definiremos qué parte del libro de trabajo deseamos imprimir. Las tres opciones que tenemos son las siguientes:

    • Selección: imprime el rango de celdas seleccionado en cada una de las hojas seleccionadas. Si las zonas seleccionadas no son adyacentes, cada zona se imprimirá en una hoja diferente.
    • Hojas seleccionadas: imprime el área de impresión definida en cada una de las hojas seleccionadas del libro de trabajo. Si alguna hoja no tiene área de impresión definida, imprime la hoja completa.
    • Todo el libro: imprime todo el libro de trabajo, es decir, todas las hojas del libro basándose en el área de impresión definido en cada una de ellas. Si alguna no tiene un área de impresión definida, al igual que en el caso anterior, imprime toda la hoja.

    Área de impresión

    Hemos hablado hasta ahora de cómo seleccionar la impresora a la que queremos enviar nuestros documentos, cómo configurarla y las diferentes posibilidades de impresión, pero no hemos dicho aún cómo seleccionar la zona de la hoja de cálculo que queremos que se imprima.

    Para definir el área de impresión de una hoja de cálculo sólo debe seguir los siguientes pasos:

    • Seleccione dentro de la hoja de cálculo las celdas que desea imprimir.
    • Active la opción Área de impresión del menú Archivo.
    • Seleccione la primera de las opciones que le aparecen, Establecer área de impresión.

    Si, después de realizar esta operación, su hoja de cálculo ha crecido o el área de impresión ha cambiado, repita los pasos anteriores para redefinir el área de impresión tantas veces como sea necesario. También puede borrarla mediante la opción Borrar área de impresión. Si la zona que definimos como área de impresión no está formada por celdas adyacentes, cada zona se imprimirá en una hoja distinta. Lo mismo sucederá si estamos imprimiendo varias hojas simultáneamente. Cada hoja del libro se imprimirá en una hoja de papel distinta.

    Una vez definido este rango de celdas como área de impresión, cada vez que imprimamos la hoja del libro o el libro entero, y salvo que tenga seleccionada la primera opción de Imprimir, Selección, se imprimirá esta zona de la hoja. Tenga por lo tanto en cuenta que, si añade datos fuera de este rango y no redefine el área de impresión, estos datos no le aparecerán en su impresión.

    Otro detalle que debe tener en cuenta es que si elige la opción Selección a la que antes hacíamos mención, al imprimir hojas de cálculo no se tiene en cuenta la definición de Área de impresión. Es decir, se va a imprimir el rango o rangos de celdas seleccionados al realizar la impresión, con independencia de la zona que tengamos marcada como área de impresión.

    Configurar página

    Esta opción del menú Archivo es la que nos va a facilitar mayor número de posibilidades para la presentación de nuestros documentos. En él podemos observar que tiene cuatro fichas que iremos viendo en este apartado. Asimismo, podemos ver el botón Imprimir, el botón Opciones que nos lleva al cuadro de diálogo para configurar la impresora y el botón Vista preliminar que ya mencionamos anteriormente y que se verá un poco más adelante.

    En el caso de tener seleccionado un gráfico cuando se active este cuadro de diálogo, la última ficha, Hoja, cambia por otra de nombre Gráfico. Además de esto, las opciones agrupadas en cada ficha también sufren variaciones.

    Página

    Las opciones disponibles en esta ficha, vamos a ver lo que significan de una forma muy breve. Algunas de ellas ya las vimos al estudiar el cuadro de diálogo de la opción Impresión.

    Orientación

    Como en versiones anteriores, ésta puede ser vertical y horizontal.

    Escala

    Tenemos dos opciones, también como en versiones anteriores. La primera, Ajustar al, nos permite definir el tamaño del documento impreso como un porcentaje del tamaño real. La segunda, Ajustar a, nos permite definir cuántas páginas de alto y cuantas de ancho queremos que ocupe nuestro documento. Si elegimos esta última opción podemos hacer que una hoja determinada nos ocupe una sola hoja de papel, diciéndole que lo encaje en una página de ancho por una página de alto. Excel 97 ajustará la escala al tamaño que sea necesario, de manera que toda su hoja de cálculo quepa en una página.

    Tamaño de papel

    Dependiendo de la impresora que tenga conectada a su ordenador, podrá tener diferentes tamaños posibles de página tanto para hojas normalizadas A4 o A3, como para sobres.

    Calidad de impresión

    Al igual que en el caso anterior, ésta depende de la impresora que usted tenga seleccionada.

    Primer número de página

    Por defecto, en esta posición encontrará la palabra Automático. Esto quiere decir que comenzará por el número 1 cuando pagine su documento. Si las hojas de cálculo que va a imprimir van a formar parte de un documento mayor, puede hacer que en las hojas de cálculo aparezcan impresos los números de página que correspondan en el documento que vaya a presentar. De esta manera, el documento conservará la uniformidad y la presentación ganará en calidad.

    Márgenes

    Desde el cuadro de diálogo anterior, pero seleccionando la ficha márgenes, podemos fijar los márgenes superior, inferior, izquierdo y derecho del documento que va a imprimir. También podemos fijar los márgenes para los encabezados y pies de página. Por defecto los márgenes que aparecen son todos cero. Le recomendamos que los modifique porque si no, los datos aparecerán muy próximos a los extremos de la hoja impresa.

    Las opciones que aparecen centradas en la opción Centrar en la página le permiten centrar el área de impresión en la superficie definida para la impresión. Puede centrar horizontal y verticalmente por separado si lo desea. Como consejo práctico puedo sugerirle que utilice el centrado horizontal para la impresión de hojas de cálculo con datos numéricos puesto que su presentación de esta manera es más profesional. El centrado vertical es práctico para gráficos y si se están haciendo transparencias.

    Encabezado/pie de página

    De cara a tener un mayor control de los documentos una vez impresos, es interesante en muchas ocasiones que, al imprimirlos, estos aparezcan con sus números de página o incluso con los nombres del libro de trabajo o la hoja de cálculo. Excel 97 le permite utilizar el encabezado y pie de página para hacerlo.

    Por defecto, no agrega ninguna información a las cabeceras y pies de página de las hojas de cálculo, pero desde este cuadro de diálogo nos permite definirlos. Cuando lo hacemos, debemos tener en cuenta que éstos son locales a cada hoja del libro de trabajo. Si lo que queremos es definir un encabezado y/o pie común a todas o parte de las hojas de un libro, debemos seleccionar este conjunto de hojas y, después, definir los encabezados y pies que deseemos.

    En la ficha correspondiente a esta lengüeta observamos dos botones que permiten personalizar el encabezado y pie de cada página. Si hace clic en cualquiera de ellos le aparecerá un cuadro de diálogo. En él puede ver tres grandes cuadros que se corresponden con las partes derecha, central e izquierda de su cabecera/pie de página. En cada uno de ellos puede introducir lo que desee. Si lo que quiere hacer es introducir un texto cualquiera no tiene más que escribirlo y le aparecerá en la posición que elija cuando imprima su documento.

    En la parte superior de estos cuadros blancos aparecen una serie de iconos. Vamos a describirlos brevemente.

    El primero es equivalente a Formato Fuentes. Para usarlo, seleccione el texto o código que haya introducido y luego haga clic en este icono. Le aparecerá un cuadro de diálogo ya conocido. Desde él puede cambiar el tipo de letra, su tamaño, sus características, etc.

    A continuación hay una pareja de iconos que le imprimirán el número de página y el número total de páginas que tiene su documento. La siguiente pareja de iconos hacen que aparezca la fecha y la hora en que el archivo se imprimió.

    El último grupo de iconos le imprime el nombre de la hoja y el nombre del libro de trabajo.

    Como habrá comprobado al hacer clic en cualquiera de estos iconos, aparece un código entre corchetes con el símbolo & delante. Cuando vuelva al cuadro de diálogo, comprobará cuál es el texto real que aparecerá. No obstante, le reproducimos aquí los códigos y su significado para que pueda consultarlos en cualquier momento:

    &[Página] Página dentro del documento.

    &[Páginas] Páginas totales.

    &[Fecha] Fecha de impresión.

    &[Hora] Hora de impresión.

    &[Archivo] Nombre del libro de trabajo.

    &[Etiqueta] Nombre de la hoja de cálculo.

    Hoja

    Área de impresión

    En apartado anterior vimos como definir el área de impresión desde el menú Archivo. Si lo hicimos así, en este campo nos aparece el rango de celdas que hemos definido anteriormente como área de impresión. Si no hemos definido aún un área de impresión, podemos hacerlo en esta ficha. Para ello debemos activar el cuadro de edición correspondiente y seleccionar el rango de celdas que deseamos imprimir. Para hacerlo basta con dirigirse a la hoja de cálculo y seleccionar con el ratón las celdas que queremos imprimir.

    Por último, mencionaremos que si se seleccionan filas o columnas enteras como área de impresión sólo se imprimirá hasta la última columna o fila que tenga datos o sobre la que se haya aplicado un formato.

    Imprimir títulos

    Cuando la hoja que quiere imprimir es de grandes dimensiones, Excel la divide en partes más pequeñas ajustándolas al tamaño y orientación de la página. Los lugares por los que Excel dividirá su documento puede verlos, una vez que haya definido su área de impresión, delimitados por líneas de trazo discontinuo.

    Esta división tiene el inconveniente de que los títulos con los que se identifica a las filas y las columnas dejarán de aparecer en algunas hojas. La primera tendrá todo correctamente identificado, mientras que a las siguientes les faltarán los títulos de las filas, de las columnas o ambos, dificultando la compresión de los datos.

    Para evitar esto, Excel le permite definir filas y columnas como títulos, de modo que aparezcan siempre sea cual sea la página que se imprime.

    Para hacer que en todas sus hojas correspondientes al mismo documento se repitan las filas y/o columnas que desee, active los cuadros de texto Repetir filas en extremo superior y Repetir columnas a la izquierda seleccionando las filas y columnas que desee. Utilice como en la opción anterior, el botón Selección de rangos si el cuadro de diálogo no le permite ver con claridad su hoja de cálculo.

    Imprimir

    En este apartado podemos definir una serie de elementos auxiliares a la impresión.

    • Líneas de división: esta opción aparece siempre activada por defecto. Si usted ha aplicado un formato a la hoja de cálculo poniendo bordes o sombreados, desactive la impresión de estas líneas para obtener el efecto deseado. De no hacerlo así, todas las líneas entre las celdas se imprimirán, estén o no marcadas.
    • Blanco y negro: active esta opción si en su hoja tiene definidos formatos en color y la impresora en la que su documento va a ser impreso es en blanco y negro. De esta manera, Excel convertirá los colores a tonos de grises y la impresión ganará en calidad.
    • Calidad de borrador: si activa esta opción, el contenido de su hoja se imprimirá con una calidad menor a la que podría tener, pero su impresión se hará más rápida.
    • Títulos de filas y columnas: seleccionando esta opción, aparecerán al imprimir su hoja de cálculo las letras y los números de las columnas y filas que haya seleccionado para enviar a su impresora.
    • Comentarios: Los comentarios pueden escribirse como aparecen en la hoja o al final de la misma. Si selecciona Al final de la hoja, se imprimirán en hojas independientes. Si selecciona Como en la hoja y estos están visibles en la misma, al imprimir su documento, éstos aparecerán de la misma manera que en su pantalla.

    Vista preliminar

    La vista preliminar, se trata de una presentación en pantalla de nuestro documento tal como quedaría si lo enviamos a la impresora. Para acceder a esta vista preliminar, en el cuadro de diálogo Imprimir y en el Configurar página que hemos visto en el apartado anterior con todo detalle, aparece un botón que nos lleva a esta situación.

    También, en el menú Archivo, aparece un comando llamado Vista preliminar. Tanto si elegimos esta opción del menú como si hacemos clic en alguno de los botones anteriormente mencionados, obtendremos en la pantalla una imagen completa del documento que vamos a imprimir.

    Al mover el puntero del ratón hacia el interior de la hoja dibujada en su pantalla, éste cambia de forma convirtiéndose en una lupa. Si ahora hace clic, obtendrá una ampliación de la zona de la hoja sobre la que se encontraba su puntero. Vuelva a hacer clic para volver a ver la hoja completa.

    En la parte superior aparecen una serie de botones que a continuación vamos a definir.

    • Siguiente. Al presionarlo nos aparece la siguiente página en pantalla. Si nuestro documento tiene una sola página, este botón aparece desactivado.
    • Anterior. Al presionarlo nos aparece la página anterior. Como para el botón Siguiente, si nuestra hoja es de una sola página, aparecerá desactivado.
    • Zoom. Al presionarlo nos amplía la vista preliminar. Es el mismo efecto que el comentado anteriormente al cambiar el puntero del ratón de la flecha a la lupa.
    • Imprimir. Al presionarlo nos aparece el cuadro de diálogo, Imprimir.
    • Configurar. Al presionarlo nos aparece un cuadro de diálogo parecido al Configurar página. La única diferencia con él es que han desaparecido algunos botones.
    • Márgenes. Al hacer clic en este botón nos aparecen unas líneas en la hoja que nos delimitan los distintos márgenes definidos a través del cuadro de diálogo correspondiente a la ficha Márgenes de Configurar página. Si coloca el puntero de su ratón encima de estas líneas, éste cambiará de forma. Si en ese momento hace clic y, sin soltar, arrastra, podrá cambiar sobre la presentación preliminar los márgenes de su documento. Tiene acceso a todos los márgenes definidos, superior, inferior, izquierdo y derecho, y también a los definidos para el encabezado y pie de página. Si observa, tanto en la parte superior como en la inferior, hay dos líneas diferentes. Las más próximas a los extremos de la hoja se corresponden con estos dos conceptos. Si se mueven, los encabezados y pies de página cambian también de posición. Además de estas líneas que hemos mencionado, en la parte superior de la pantalla nos aparecen, al hacer clic en el botón Márgenes, unas líneas que se corresponden con las columnas que se van a imprimir. Si coloca el puntero de su ratón en la vertical de cualquiera de estas líneas, éste cambiará también de forma. Si hace clic y arrastra el ratón, podrá cambiar el ancho de la columna en la que lo haga. De esta manera podrá realizar los últimos trabajos de aplicación de formatos de la hoja antes de enviarla a la impresora.
    • Vista normal. Nos presenta la hoja de cálculo tal como aparece al trabajar normalmente en ella. Este botón le aparece si accede a esta pantalla desde la vista previa de saltos de página que veremos a continuación.
    • Saltos de página. Este botón sólo aparece cuando el área de impresión ocupa más de una página.

    Saltos de página

    Cuando definimos un área de impresión en nuestra hoja, Excel 97, teniendo en cuenta los márgenes y el espacio que ocupan los datos que queremos imprimir, divide éstos en páginas cuando en una sola no es posible imprimirlos. Esta división la realiza con un único criterio: completa toda la superficie imprimible en una página y el resto lo intenta encajar en la siguiente.

    Al hacer esta división, es posible que divida la hoja por alguna fila o columna que no sea la más apropiada para los datos que queremos imprimir. Para forzar los saltos de página en alguna posición concreta, seleccione la fila o la columna delante de la cual quiere que se produzca. Después active el comando Salto de página del menú Insertar.

    Si desea eliminar un salto de página definido para una hoja, el proceder es el mismo. Seleccione la fila o la columna delante de la cual está definido este salto y vuelva al menú Insertar. Comprobará que la opción anterior ha cambiado por otra, Quitar salto de página. Actívela y el salto desaparecerá.

    Si se desea comprobar con más claridad dónde le ha colocado Excel los saltos de página, active la opción Vista previa de salto de página del menú Ver.

    Observe como las páginas se muestran de una forma más clara y cómo los saltos de página aparecen marcados de una manera mucho más clara con líneas discontinuas de color azul. Si coloca el puntero del ratón encima de ellas verá cómo éste cambia de forma permitiéndole desplazar el salto de página a otra posición. Si lo hace la línea discontinua se convierte en una línea continua mostrándole que se trata de un salto de página no sugerido por Excel, sino modificado por el usuario.

    LECCIÓN 5

    Gráficos

    Introducción

    Los gráficos son, sin duda, una de las herramientas más vistosas y potentes de Excel. Veremos su creación y su formato. Excel 97 incorpora gran número de menús contextuales que aparecen al pulsar el botón derecho del ratón.

    El asistente para gráficos

    El primer paso para la generación de un gráfico es la elección de los datos que queremos representar.

    El Asistente para gráficos no es más que un conjunto de cuadros de diálogo que nos permiten la realización de un gráfico paso a paso. En cada cuadro de diálogo, Excel nos pedirá conformidad a unos datos que nos irá presentando. También nos permitirá cambiar y agregar elementos a nuestro gráfico.

    Hay dos maneras de llamar al Asistente para gráficos. La primera de ellas, aunque seguramente no la que más vaya a utilizar, consiste en seleccionar el comando Gráfico del menú Insertar.

    La segunda forma de acceder al Asistente para gráficos es a través del botón que se encuentra en la barra de herramientas. Tanto en un caso como en el otro, llegaremos a un cuadro de diálogo, que es el primer paso del Asistente para gráficos al que antes hacíamos mención.

    En este primer cuadro, tenemos todos los gráficos disponibles, así como los subtipos incluidos en ellos. Disponemos de 14 tipos diferentes de gráficos.

    Seleccione el tipo más conveniente para los datos que va a representar. Para ver una imagen preliminar, haga clic sin soltar el botón del ratón en el botón Presionar para ver muestra, que se encuentra debajo de los subtipos. El cuadro Subtipo de gráfico cambia por otro denominado Muestra que le presentará su gráfico. Una vez elegido el gráfico, haga clic en el botón Siguiente para continuar con el proceso de elaboración del gráfico.

    Una vez hecho esto, Excel le presenta un nuevo cuadro de diálogo. Bajo la lengüeta Rango de datos, vemos la apariencia de nuestro gráfico, así como el rango de celdas marcado en la hoja de cálculo. Desde la lengüeta Serie, podemos comprobar cuáles son las series que forman parte de nuestro gráfico.

    El siguiente paso del Asistente para gráficos nos muestra un cuadro de diálogo, en él vemos 6 lengüetas diferentes, cada una de las cuales hace referencia a alguno de los elementos del gráfico. Dependiendo del gráfico que hayamos seleccionado, el contenido de cada una de estas fichas será diferente.

    En la primera ficha, Títulos, podemos definir el título que tendrá el gráfico y los títulos para los ejes de abscisas y ordenadas. En el caso de haber seleccionado alguno de los gráficos en tres dimensiones, podemos definir el título de cada uno de los tres ejes.

    Desde la ficha Eje, podemos definir qué ejes queremos que aparezcan en nuestro gráfico y cuales no. Además de los ejes, Excel nos permite incluir en nuestro gráfico Líneas de división que ayudan a ver los valores que alcanzan los datos, la inclusión de líneas secundarias a veces sobrecarga la representación de los datos, pero puede ser interesante para saber entre que valores se hallan los mismos.

    La Leyenda es otro de los elementos fundamentales en un gráfico. Excel nos permite hacer que ésta aparezca así como definir en qué parte del gráfico vamos a representarla.

    La ficha Rótulos de datos, nos ayuda a una mejor comprensión de los datos representados, podemos hacer que junto a las series nos aparezca el valor que representan.

    Si en la última ficha Tabla de datos, activamos la casilla Mostrar tabla de datos, veremos cómo en la parte inferior del gráfico nos aparece una tabla con los datos que han dado origen al gráfico.

    Una vez que hayamos seleccionado todas las opciones adecuadas de estas fichas haremos clic en el botón Siguiente. De esta manera llegamos al último paso del Asistente para gráficos.

    Se nos muestra un cuadro de diálogo, Excel nos ofrece la posibilidad de situar el gráfico como un objeto en la hoja de cálculo en la que nos encontramos o como una hoja independiente del libro de trabajo. Seleccione una de las dos opciones y haga clic en Terminar.

    Modificación de un gráfico existente

    En la barra de menús nos ha aparecido uno nuevo Gráfico. Al hacer clic sobre él, vemos que tiene cuatro comandos agrupados en la parte superior. Si seleccionamos cualquiera de ellos aparecen cuadros de diálogo que se corresponden con los vistos con anterioridad.

    Si, al decidir la ubicación del gráfico, selecciona la opción Como objeto en la hoja activa, comprobará cómo el gráfico le aparece delimitado por una línea continua.

    Para activar el gráfico, sólo hace falta hacer clic una vez sobre él. Al hacerlo, aparecen unos pequeños cuadrados negros en las esquinas de la línea que delimita el gráfico y en el punto central de las mismas. Si hace clic en ellos y arrastra, puede cambiar el tamaño del gráfico dentro de la hoja de cálculo.

    Para agregar una nueva serie al gráfico, es suficiente seleccionarla en la hoja de cálculo, copiarla y pegarla en el gráfico. Para eliminar una serie del gráfico puede seleccionarla en él y apretar la tecla <Supr> de su teclado.

    Si queremos ver un gráfico incrustado en nuestra hoja de cálculo como una ventana independiente, basta con activarlo y seleccionar el comando Ventana de gráfico del menú Ver.

    Formateo de un gráfico

    Cada uno de los elementos que forman parte del gráfico que acabamos de crear puede adoptar un formato a nuestro gusto. Al ir desplazando el ratón sobre nuestro gráfico, éste nos mostrará un pequeño recuadro con el nombre de la zona sobre la que estamos. De esta manera sabemos lo que seleccionamos si hacemos clic con el ratón.

    Cuando tenemos el gráfico seleccionado, las opciones que los menús nos presentan son diferentes. Así, por ejemplo, el menú Formato pasa a tener solamente dos comandos. El segundo de ellos es fijo, Hoja. El primero varía según sea el elemento del gráfico que tengamos seleccionado. Al seleccionar este primer comando nos va a aparecer siempre un cuadro de diálogo con una o varias fichas según el elemento seleccionado.

    Otra manera de dar formato a uno de los elementos del gráfico es, una vez seleccionado, hacer clic en el botón que aparece al lado de la lista desplegable de los elementos del gráfico. Este botón es equivalente al comando anterior.

    Área del gráfico

    Las opciones que tenemos para aplicar formato al área del gráfico, presenta tres fichas, alguna de las cuales veremos que es común a otros elementos del gráfico.

    La etiqueta Tramas nos permite actuar sobre los bordes y el área del gráfico. En la casilla Muestra podemos ir comprobando los efectos de las opciones que vayamos eligiendo antes de que los cambios se actualicen en nuestro gráfico. Si hace clic en el botón llamado Efectos de relleno, aparece un cuadro de diálogo, en él, Excel 97 nos presenta cuatro nuevas fichas con opciones para dar una apariencia aún más profesional a nuestros gráficos. Desde estas fichas tiene acceso a nuevas prestaciones que Excel 97 le presenta para dar una apariencia más profesional a nuestros gráficos. Estas nuevas facilidades, como los degradados, texturas, tramas e imágenes de fondo, ya se utilizaban en otras aplicaciones de Microsoft.

    La siguiente ficha, Fuente, es la misma que vimos en capitulo anterior. Desde la ficha Propiedades, podemos determinar si el gráfico se moverá y cambiará de tamaño al hacerlo las celdas sobre las que está situado y si se va a imprimir con la hoja de cálculo. Por defecto, se mueve y cambia de tamaño con la hoja y siempre se imprime con ella.

    LECCIÓN 6

    Objetos e imágenes

    Introducción

    Hemos visto en el capítulo anterior las grandes posibilidades que los gráficos nos ofrecen para la representación de nuestros datos. Excel 97 incorpora nuevas herramientas para hacer nuestras presentaciones más llamativas. A lo largo de este capítulo veremos algunas de estas facilidades.

    Dibujos

    Como en versiones anteriores, en esta nueva versión disponemos de una barra de herramientas denominada Dibujo.

    Para hacer que aparezca en pantalla debe seleccionarla desde el comando Barra de herramientas del menú Ver.

    Líneas y flechas

    Como en las versiones precedentes de Excel, en la barra de herramientas Dibujo tenemos un botón q1ue nos permite trazar líneas y flechas entre diferentes puntos y objetos de nuestra hoja de cálculo. Para trazarlas sólo debemos hacer clic en uno de estos botones y trazar sobre la hoja de cálculo. Una vez hecho esto, podemos realizar modificaciones en el Estilo de línea y el Tipo de línea a través de los botones que aparecen en la parte derecha de la barra de herramientas. Además podemos convertir una línea en flecha haciendo clic en el botón Estilo de flecha.

    Todas estas opciones se encuentran agrupadas junto con otras que también afectan al formato de las líneas y otros objetos en la primera opción que nos presenta el menú Formato cuando seleccionamos una línea, una flecha o un objeto. Si lo hacemos, nos aparece un cuadro de diálogo en el que podremos ver cuatro fichas. La primera de ellas, Colores y líneas, nos permite variar el color, el estilo y el grosor de nuestra línea, a la vez que nos permite convertirla en flecha. En la parte superior hay una sección denominada Relleno. Esta sección aparece desactivada, como es lógico, para las flechas y las líneas pero se activa para otro tipo de objeto como los rectángulos o las elipses que veremos posteriormente.

    La ficha Tamaño, nos permite modificar el tamaño del objeto seleccionado. Existen dos maneras de hacerlo. Escribiendo las medidas que deseamos en la sección Tamaño y rotación o escribiendo estas medidas en la sección Escala como un porcentaje del tamaño original. Si la casilla Bloquear relación de aspecto está activada, los valores Alto y Ancho cambian el uno respecto al otro.

    La ficha Proteger nos permite bloquear objetos para impedir que sean movidos, cambiados de lugar o de tamaño, modificados o borrados. Este bloqueo tiene efecto, si protegemos nuestra hoja de cálculo desde la opción Proteger del menú Herramientas.

    La ficha Propiedades, nos va a determinar si los objetos se imprimen y cambian de tamaño con la hoja de cálculo.

    Mover y cambiar de tamaño con las celdas hace que el objeto cambie de tamaño junto con el gráfico en el que se encuentre definido o de las celdas que presenta debajo.

    Mover, pero no cambiar tamaño con las celdas hace que el objeto mantenga el tamaño con el que fue creado originalmente, pero se moverá con las celdas que se encuentran debajo si las cambia de posición en la hoja.

    No mover, ni cambiar el tamaño con las celdas hace que el objeto mantenga su tamaño y posición originales sean cuales sean las operaciones que haga en el gráfico o la hoja de cálculo.

    La casilla Imprimir objeto imprime el objeto cuando imprime el gráfico o la hoja en la que han sido creados.

    Todas estas opciones de formato de objetos son comunes a varios de los objetos que vamos a ver. Por ello en numerosas ocasiones nos referiremos a estas cuatro figuras en las secciones siguientes.

    Rectángulos y elipses

    Los rectángulos y elipses son otros de los objetos más comunes en Excel. Para trazarlos debe hacer clic en el botón correspondiente y dibujar el objeto del tamaño que desee, después puede darles el formato deseado.

    La barra de herramientas Dibujo, presenta dos botones para realizar algunas de las modificaciones de una manera más rápida. Se trata de los botones Color de relleno y Color de la línea. Estos botones disponen de dos partes. La situada más a la derecha nos muestra un color. Se trata del color que aplicará a nuestro objeto si hacemos clic en esta parte del botón. La parte situada más a la izquierda presenta una flecha que nos despliega más opciones para el formato del objeto.

    Cuando seleccionamos un objeto de este tipo y elegimos la primera opción del menú Formato nos aparece un cuadro de diálogo donde vamos seleccionando lo que deseamos hacer.

    Cuadros de texto

    La barra de herramientas Dibujo dispone de un botón que permite trazar un cuadro en cuyo interior se puede escribir texto en una hoja de cálculo o en un gráfico. Se trata del botón Cuadro de texto.

    Después de trazar el cuadro de texto del tamaño y la forma que desee, se puede escribir texto en el interior del cuadro. Para iniciar una nueva línea presione <Intro>. Este objeto se utiliza para agregar pequeñas explicaciones a los gráficos y hojas que se crean. Si selecciona el borde del cuadro de texto y, elegimos la primera opción del menú Formato / Formato cuadro de texto, aparecerá un cuadro de diálogo, como vemos, presenta siete fichas. La ficha Fuente ya se describió anteriormente. Las fichas Colores y líneas, Tamaño, Proteger y Propiedades, fueron explicadas en el apartado anterior.

    La ficha Alineación nos permite definir la alineación y orientación del texto dentro del cuadro.

    La ficha Márgenes nos permite definir el espacio entre los bordes de nuestro cuadro y el texto que escribimos en el interior.

    Si, en lugar de seleccionar el borde del cuadro de texto, selecciona el texto que se encuentra dentro para modificar su formato, el cuadro de diálogo que le aparece le presentará sólo la etiqueta Fuentes en lugar de las siete que vimos anteriormente.

    Autoformas

    Excel 97 presenta nuevos objetos, conocidos como Autoformas, que le ayudarán a hacer sus hojas de cálculo aún más impactantes. En la barra de herramientas Gráfico hay un botón con el nombre Autoformas. Si hace clic en él le aparece un cuadro de lista desplegable, en él aparecen siete categorías de formas cada una de las cuales dispone además de varios subtipos.

    Si una vez elegida la autoforma escribe cualquier texto éste le aparecerá dentro de ella. Puede cambiar su tamaño para hacer que el texto pueda ser visible en su totalidad.

    Se pueden seleccionar las autoformas para cambiar su formato, como ya vimos en apartado anterior.

    Puede hacer clic también en los botones de la barra de herramientas para cambiar el color del texto, del fondo y de las líneas de las autoformas.

    Imágenes

    En versiones anteriores de Excel ya podíamos trabajar con imágenes e insertarlas como objetos o como fondo de objetos, celdas y hojas de cálculo. La manipulación de imágenes en Excel 97 ha sido mejorada y ahora se puede controlar el brillo y el contraste con mucha facilidad.

    Insertar imágenes

    Para insertar una imagen, seleccione el comando Imagen del menú Insertar. Desde aquí puede insertar tanto imágenes prediseñadas como autoformas y otros objetos. Seleccione la opción Imágenes prediseñadas y le aparecerá un cuadro de diálogo con cuatro fichas.

    La ficha Prediseñada nos presenta una serie de imágenes que acompañan a Office 97. Esta galería de imágenes pone a su disposición 3.507 imágenes para ayudarle en sus presentaciones. Seleccione la más apropiada en su caso y haga clic en el botón Insertar para pasarla a la hoja de cálculo.

    Las imágenes están agrupadas en categorías. Por defecto aparecen todas, pero si selecciona una categoría, Excel sólo le mostrará las imágenes de esa categoría. Si desea ver aumentada la imagen seleccionada antes de insertarla, active la casilla de verificación Aumentar.

    La ficha Imagen nos muestra 139 imágenes digitalizadas. Se trata de imágenes reales, como si de fotografías se tratase, no de dibujos realizados con el ordenador como eran las imágenes que vimos con anterioridad.

    La ficha Sonido nos muestra una galería con 28 sonidos diferentes. Puede seleccionarlos y reproducirlos antes de insertarlos en la hoja de cálculo haciendo clic en el botón Reproducir. Una vez que el sonido está insertado en la hoja de cálculo bastara hacer un doble clic para que se reproduzca, Excel presenta un pequeño altavoz para indicar donde se encuentra insertado el objeto sonido.

    La ficha Vídeo nos ofrece la posibilidad de insertar imágenes en movimiento. La biblioteca que Office nos ofrece cuenta con 20 grabaciones de varios segundos cada una pero, al igual que con los sonidos o las imágenes, podemos importar más desde cualquier otra aplicación.

    Una vez seleccionado el vídeo nos aparecerá en la hoja. Para ejecutarlo, al igual que hicimos con los objetos sonido, bastará hacer doble clic sobre él.

    Cuando se inserta una imagen, se activa la barra de herramientas Imagen. Seguidamente vamos a describir la función de los diferentes botones de esta barra de herramientas.

    Control de imágenes

    El primer botón que nos presenta esta barra de herramientas es el botón Insertar imagen, que nos va a permitir importar imágenes de bibliotecas externas. A su lado se encuentra el botón Control de imágenes, que nos permite cambiar la apariencia de la imagen en nuestra hoja de cálculo. Por defecto nos aparecerá en modo automático, pero podemos cambiar los colores entre las cuatro opciones que nos presenta el cuadro de la lista desplegable de este botón.

    Brillo y contraste

    Los siguientes dos botones que aparecen en esta barra de herramientas nos permiten aumentar y disminuir el contraste en la imagen seleccionada. Los dos siguientes producen el mismo efecto sobre el brillo de la imagen. Seleccione una imagen y haga clic sobre ellos para ver el efecto que estos botones producen.

    Formato de imágenes

    Si selecciona una imagen para modificar su formato, le aparecerá un cuadro de diálogo que presenta cinco fichas, cuatro de las cuales ya están descritas al principio de este capítulo.

    La ficha Imagen, que reproducimos, nos permite cambiar el color y trabajar sobre el contraste y el brillo de la imagen del mismo modo que vimos anteriormente con los botones de la barra de herramientas.

    Podemos también desde aquí recortar la imagen para conservar sobre nuestra hoja de cálculo solamente una parte de ella.

    En la barra de herramientas hay un botón llamado Recortar que produce el mismo efecto. La ventaja de utilizar el botón está en que podemos ver el efecto del corte sobre la imagen simultáneamente a como lo vamos haciendo.

    Puede ser interesante en algunas ocasiones rodear nuestra imagen con una línea para distinguirla de otros elementos de la hoja de cálculo, deberemos seleccionar el objeto y hacer clic en el botón Estilo de línea de la barra de herramientas Imagen.

    Si después de hacer todos los cambios, no está muy convencido de cómo le queda la imagen y quiere empezar otra vez desde el principio, puede recuperar la imagen original sin más que hacer clic, sobre la imagen que ha modificado, en el botón Restablecer imagen, que es el último en esta barra de herramientas.

    WordArt

    Es una herramienta común a otras aplicaciones de Office 97. Incrementa la funcionalidad de las presentaciones gráficas y de datos. No es una herramienta para competir con software de presentaciones profesionales.

    Insertar WordArt

    El primer botón de la barra de herramientas nos permite insertar un texto con alguna de las apariencias que WordArt nos ofrece.

    En esta pantalla sólo debe elegir el estilo que desea para el texto que va a introducir. Haga clic en una de las opciones y luego en el botón Aceptar, o haga clic sobre una de las opciones. Una vez hecho esto, le aparecerá un cuadro de diálogo, que le invita a introducir el texto que desea resaltar.

    Una vez introducido haga clic en el botón Aceptar y el texto aparecerá insertado en la hoja de cálculo.

    Si desea modificar el texto introducido, haga clic en el botón Modificar texto de la barra de herramientas. También puede modificar el estilo haciendo clic en el botón siguiente, Galería de WordArt.

     

     

    Autor:

    Manuel J. Gutiérrez

    mjgutierrez[arroba]telepolis.com