Sistemas y Métodos

Programas no Procedulares:

Hay programas como el Generador de Reportes, que van a bases de datos y sacan o recuperan información. El reporte va a tener su estructura o esquema, con título, etc.

Los Programas de consultas, son los que acceden a una base de datos y obtienen respuestas a consultas. No brindan un informe sino que sólo brindan el dato consultado.

Los Programas generadores de Pantalla, sirven para ayudar en la elaboración de otro programa. Así se evita consumir tiempo en diseñar la pantalla. Ayudan a la rapidez del prototipo. Son programas que se realizan en muy pocas horas.

Los Generadores de Aplicación, admiten entradas de datos a diferencia de los anteriores que recurrían a una base de datos. Son más flexibles, realizan un proceso moderado, limitado y generar información. No cubren todos los detalles pero son útiles por su rapidez.

Son programas no procedulares, porque captan datos y los agrupan, etc. Pero no realizan procedimientos, no cumplen funciones de modificación en la base de datos. Estos programas sirven para hacer el prototipo.

2° Etapa del Ciclo de Vida

Administración de Proyectos:

Es la coordinación de los elementos con los que cuenta la empresa para un mejor aprovechamiento del tiempo, de los recursos (físicos y humanos) y del capital. Esto es importante, para que se pueda conocer el Retorno de la inversión (ROI), ya que toda empresa comercial tiene como objetivo un retorno.

En el desarrollo de Sistemas de Información, se aplican diagramas. Se utilizan dos gráficos, el de Gantt o el de Pert.

Gráfico de Gantt: sirve para administrar proyectos, la ventaja principal es la simplicidad, para esto hay que planificar y luego controlar lo planificado. Se calendarizan tareas.

A4 Más recursos para evitar o reducir atrasos

B 2

C 5 Línea de muerte

2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 t en semanas

Cómo armar un gráfico de GANTT:

1) Definir las actividades a realizar que voy a planificar hasta finalizar el proyecto, por ejemplo A: definición de objetivos, B: Diseño del sistema que se propone, C: programación, D: Prueba de Programas, E: Implementar el sistema diseñado.

2) Determinar el tiempo de cada actividad y quién es el responsable de realizarla y definir cuales actividades son críticas o no.

3) Efectuar un análisis de cada uno para ver cual se puede realizar en forma paralela y cual en forma secuencial (A y B son simultáneos)

4) Se deben controlar los tiempos para ver si se cumplen los gráficos. Así se va marcando el grado de avance. hay que ver que efectos causa el atraso en alguna actividad.

5) Si se ve que por diversas demoras no se va a poder cumplir con el tiempo total predeterminado, superándose la llamada línea de la muerte donde se debe terminar el proyecto, se deban aumentar los recursos para que se termine dentro del tiempo planificado. Otra alternativa es la de elaborar un plan de emergencia, aunque también debe estar previsto en la planificación original.

Durante la etapa de planeamiento se toman en cuenta los recursos necesarios para presentar los proyectos. Las fechas son planeadas pero críticas.

Asignación de recursos: a través del control que se realiza sobre lo planeado y plasmado enun gráfico de Gantt, se puede saber si existen problemas con el cumplimiento de los plazos establecidos. Para solucionar ello, hay que asignar más recursos apareciendo la economía de fondos.

La economía de fondos es ver en que área es más necesario los recursos. Las herramientas del planeamiento son gráficas, y sirven obviamente, para el control.

Las actividades son las etapas del ciclo de vida, que es una metodología a largo plazo.

El gráfico de Gantt sirve para hacer un calendario donde se estime desarrollar un proyecto. Allí se ven que hay actividades paralelas y otras que no, si hay paralelismo, por lo tanto hay mayor economía.

No hay que asignar recursos a cualquier actividad. Hay que conocer el costo unitario de cada actividad y racionalizar los factores de la mejor manera posible. Hay que buscar la asignación de recursos menos impactante. Las barras representan actividades o tareas a escala, es decir la barra indica la longitud relativa del tiempo que llevará terminar la tarea.

Gráfico de Pert: es un método que sirve para analizar los tiempos, en principio tiene similitud con el de Gantt:

1) Hay líneas que representan actividades.

2) Planificar en unidades de tiempo dichas actividades, es decir la duración de cada una.

3) Definir que actividades se puede desarrollar independientemente de otras (simultáneas).

El gráfico comienza con un nodo de donde sale una o más actividades.

A=4 ; B=2 ; C=5 ; D=3 ; E=6

20

A(4) C(5)

10 40 E(6) 50

B(2) D(3)

30

El tamaño de las líneas no es coherente con la duración. Este gráfico sirve para que todo el proyecto se haga en el menor tiempo posible, es decir que existen varios caminos por los que voy a pasar según las actividades, uno de ellos es el camino crítico, que nos dice si demora de una o varias unidades de tiempo de una actividad va a demorar a todas las actividades. Los demás caminos van a tener tiempos de holgura, su demora no afecta a las demás, hasta cierto límite ya que se puede convertir en crítico. A diferencia de Gantt que no muestra todos los caminos y menos el crítico, en el de Pert se pueden observar claramente, dos caminos. Esto significa que haga uno u otro, todas las actividades deben hacerse forzosamente. El camino crítico es aquel que es imprescindible cumplir, no se puede reducir más, un atraso en una actividad provoca un atraso total.

20

A(4) C(5) se realiza en cualquier tiempo.

10 Tiempo de holgura 40 E(6) 50

B(2) D(3)

30

Camino Crítico: 4 + 5 + 6 = 15

Camino alternativo: 2 + 3 + 6 = 11

Camino de Holgura

El camino crítico es el más largo pero imprescindible que se respete. El camino de holgura me permite tener un atraso de 4 días. El camino final E no podría atrasarse porque se estaría atrasando todo el proceso, sólo B y D pueden atrasarse.

Los efectos que produce es que el Director de proyecto va a saber en que actividades no puede atrasarse. Cuando se detecta por el gráfico de Gantt, se ven los desfasajes del tiempo y luego se observa que actividad tiene un menor costo unitario, para reforzar ahí con nuevos recursos, no necesariamente los recursos se aplican en las actividades que sufrieron más atrasos.

Diseño de Sistemas con Análisis Estructurado

El análisis estructurado es una técnica para diseñar sistemas que está dentro de la metodología del ciclo de vida en la etapa de Requerimiento y análisis de los requerimientos de información. Sigue los siguientes objetivos:

1) Facilitar el análisis de requerimientos de información.

2) Efectuar el desarrollo de sistemas en el menor tiempo posible.

3) Utilizar herramientas de análisis que lo haga estructurado y que no cada uno lo haga como quiera, se aplica una técnica estándar, esto facilita la comunicación entre el usuario y el especialista en sistemas, es un análisis estructurado, el usuario expresa lo que quiere a través de elementos gráficos.

Herramientas del análisis estructurado:

1) Diagrama de Flujo de Datos (DFD): Es el más importante, van a ser símbolos de un desarrollo lógico. Esta técnica fue desarrollada para que lo aplique el usuario. El DFD no implica una orientación hacia la computación, va a ser tomado por un programador. Es una herramienta imprescindible, pero tiene que ser complementado con un diccionario de datos.

2) Diccionario de datos: va a acompañar al diagrama ya que en un diagrama no se puede escribir mucho, brinda la información que no esta contenida en el diagrama, pero es necesaria.

3) Tabla de Decisiones: Hay ciertos procesos que son difíciles de explicar aunque se tenga un diagrama, para ello existen las tablas de decisión, que es una de las formas de definir procesos, más precisas que los árboles de decisión.

4) Arbol de Decisión: Los árboles de decisión se usan cuando suceden ramificaciones complejas en un proceso de decisión estructurado, son útiles cuando es esencial mantener una cadena de decisiones en una secuencia particular. Para dibujarlo generalmente se hace de izquierda a derecha, es útil distinguir entre condiciones (círculos = sí) y acciones (cuadrado = entonces), como un condicional. El árbol de decisión tiene tres ventajas sobre una tabla de decisión, a) aprovecha la estructura secuencial de las ramas del árbol, por lo que el orden de revisión de condiciones y ejecución es inmediato, b) las condiciones y acciones de los árboles de encuentran en algunas ramas pero no en otras, a diferencia de las tablas donde todas ellas son parte de la misma tabla, y c) los árboles de decisión son más rápidamente comprendidos por la organización, por lo tanto son más adecuados como herramienta de comunicación.

5) Lenguaje Estructurado: Es una herramienta que consiste en armar frases con lenguaje natural pero típico de la materia. Se utiliza cuando la lógica del proceso involucra fórmulas o iteraciones, o cuando las decisiones estructuradas no son complejas. El lenguaje estructurado está basado en una lógica estructurada o instrucciones organizadas en procedimientos agrupados, y enunciados en lenguaje simple, como sumar, multiplicar, mover, etc.

Estas herramientas deben ser bien conocidas por el usuario.

Características del Análisis Estructurado comparativamente con el Análisis Tradicional

Análisis Estructurado Análisis Tradicional

Se desarrolla en Espiral, permite hacer entregas antes que se termine todo el proyecto, se obtienen resultado parciales. La ventaja es que el usuario no tiene que esperar dos o más años para ver los resultados. Operar en espiral significa hacer el análisis, diseño, prueba, implementación de una parte, luego la misma de otra, lo que se va elaborando se prevé va a servir para las etapas futuras. El usuario o director del proyecto puede hacer un seguimiento en forma más concreta, ya que se va midiendo con las entregas parciales. Documentación del sistema a medida que se va desarrollando: la documentación puede ser escrita (manuales) o en programas (ayudas) porque la documentación se va haciendo con el desarrollo del sistema, a través de las herramientas CASE. Activa participación del usuario a través de las herramientas CASE. Muchos de los analistas se negaban a aplicar las CASE ya que esto significaba adecuarse a determinadas cosas. Es líneal. Era necesario cumplir cada etapa y las mismas eran de carácter secuencial o lineal, por lo que llevaba más tiempo. Antes se hablaba de porcentaje o grado de avance y nunca se terminaba el 10% final. Era difícil medir el progreso. El problema se daba en que una vez formalizado luego daban la documentación que nunca llegaba. No se hacía simultáneamente. La documentación es importante por si un analista se va de la empresa y viene otro, debe poder entender lo que se hizo. Había poca participación del usuario.

Diagrama de Flujo de Datos (DFD)

Los diagramas deben ser sencillos, se utilizan solamente cuatro símbolos básicos para diagramar el movimiento de datos. No tiene nada que ver con los cursogramas que manifiestan movimientos físicos de la información, el Diagrama es un diseño lógico y físico, no físico. Representan gráficamente los procesos y flujos de datos en un sistema de negocios, muestran el panorama más amplio de entradas, procesos y salidas del sistema. Pueden usarse capas de diagramas para representar y analizar procedimientos detallados dentro de un sistema más grande.

Convenciones usadas en diagramas de flujo de datos:

Entidad CuadradoUsado para representar una actividad externa, una entidad, que puede ser una persona, un proveedor, cliente, departamento, una máquina, es algo físico o material, que pueden enviar o recibir datos del sistema.

1 Validar Datos Rectángulo con esquinas redondas.Representa un proceso en transformación, pueden ser graficados como círculos o rectángulos que son más convenientes para agregar referencias dentro. Se expresa sintéticamente a través de un verbo, por ejemplo validar datos, saber si los datos son correctos o contienen errores, hay que rechazar los datos que no cumplen con determinadas condiciones. Los procesos deben ser numerados.

DI Ctas.Ctes. Rectángulo abiertoLos datos van a estar en un almacén o repositorio de datos, se identifican con números, generalmente se le es pone una referencia a los almacenes (D1), los datos están en reposo

Flechas La flecha muestra el movimiento de datos de un punto a otro, ésta señala hacia el destino de los datos. Los flujos de datos que suceden simultáneamente pueden ser representados por flechas paralelas. Los símbolos deben estar unidos por flechas, y por encima de ellas se pone que tipo de datos fluye como un título, que el diccionario de datos explicará lo que significa.

Los diagramas de flujos deben ser trazados en forma sistemática, es una técnica llamada Top-Down. Se comienza haciendo un diagrama muy general y luego se va bajando por niveles y se va detallando cada vez más a medida que va bajando de nivel, es decir se toma cada proceso y se produce la Explosión, esto significa que el proceso se subdivide en sub-procesos para llegar a un gráfico con más nivel de detalle.

Pasos para el desarrollo de diagrama de flujos:

1) Diagrama de contexto: siempre dentro del diagrama de flujos de datos.

Almacenes Origen de Datos Sistema de Inventario Compras Destino de Datos

El diagrama de contexto sólo dice cómo se llama el sistema, el origen y destino de los datos procesados así como quienes están involucrados. Es como la carátula, no tiene mucho sentido, se está haciendo el análisis de requerimientos. Debe ser un panorama que incluya entradas básicas, el sistema general y las salidas, es el diagrama más genérico. Es el nivel más alto de un DFD, y contiene solamente un proceso que representa al sistema completo, con el número 0. No contienen ningún almacenamiento de datos y es simple de crear una vez definidas las entidades y el flujo de datos de y hacia conocido por el analistas a partir de entrevistas con el usuario.

2) Diagrama de Nivel 0 o Diagrama Padre:

Es un mayor detalle se logra explotando o fragmentando diagramas, las entradas y las salidas especificadas en el primer diagrama permanecen constantes en todos los diagramas subsecuentes, el resto del diagrama original es explotado involucrando de 3 a 9 procesos, y muestran almacenes de datos y nuevos flujos de datos de nivel más bajo. Cada diagrama explotado debe usar solo una hoja de papel. El diagrama 0 es la explosión del diagrama de contexto y puede incluir hasta 9 procesos, se puede comenzar en cualquier punto hacia delante o atrás.

3) Creación de niveles hijos:

Cada proceso de diagrama 0 puede a su vez ser explotado para crear un diagrama hijo más detallado, la regla principal para la creación de diagramas hijos, el balanceo vertical, indica que un diagrama hijo no puede producir salida o entrada que el proceso padre no produzca o reciba. Al hijo se le da el mismo numero que al padre (proceso 3 explotará el diagrama 3) sumado a un punto decimal y un n° único para cada proceso hijo. El flujo de datos que concuerda con el flujo padre es llamado flujo de datos de interfaz, que viene y va a un área en blanco del diagrama hijo. Este diagrama puede contener almacenes de datos que no son mostrados en el proceso padre.

Los procesos pueden o no ser explotados, depende de la complejidad, cuando un proceso no es explotado se lo llama proceso primitivo.

Lo que no se debe hacer:

1) Los flujos de datos o proceso no deben dividirse en dos o más flujos de datos o procesos diferentes.

2) Todos los flujos de datos deben iniciarse o terminar en un proceso obligatoriamente.

3) Los procesos necesitan tener al menos un flujo de datos de entrada y un flujo de salida.

4) No se puede ir de una entidad a otra, ni de un archivo de almacén a otro.

Lo que se debe hacer:

1) Identificación de procesos con un verbo más un sustantivo y a veces más un adjetivo (Liquidar sueldo neto; validar datos).

2) En el flujo de datos siempre debe haber un nombre que lo identifique. Ese nombre debe ser sintético, sin leyendas ya que es un diagrama (facturas).

3) Los archivos aparecen en los niveles más inferiores ya que en ellos hay un grado mayor de detalle, al igual que los errores que se descubren.

4) Buscar el equilibrio en cuanto a la cantidad de procesos dentro de un nivel (4 o 5 es lo usual).

Para realizar un diagrama de Flujo de datos se debe tener en cuenta:

1) Detectar los procesos: busco verbos y hago un listado.

2) Detectar las entidades: clientes, bancos, proveedores, gerentes de, etc, y los listo.

3) Detectar almacenes de datos: en flujo o en reposo y los listo.

4) Dibujar primero los procesos sueltos.

5) Dibujar almacenes de datos cercanos al proceso vinculado.

6) Dibujar entidades, se pueden repetir para no hacer líneas largas, y se debe hacer una línea diagonal en la punta del recuadro, para identificarlo (cliente – pedido; factura – cliente)

Diagramas de flujos de datos Lógicos y Físicos:

El diagrama lógico se enfoca en el negocio y la manera en que opera el mismo, describe los eventos que suceden y los datos requeridos y producidos por cada evento.

En forma inversa, un diagrama físico, muestra cómo será implementado el sistema, incluyendo el hardware, software, archivos y personas involucradas en el sistema.

El modelo lógico refleja al negocio, ilustra el proceso involucrado sin detallar la implementación física de las actividades, el físico representa el sistema, muestra que y cómo se usa, un código de barras, etc.

Desarrollo del Diagrama de Flujos de Datos Lógico:

Hay varias ventajas de usar un modelo lógico.

1) Mejor comunicación con los usuario, debido a que está centrado en las actividades del negocio, por lo tanto los usuarios estarán familiarizados con las actividades esenciales y los requerimientos de información de cada actividad.

2) Sistemas más estables.

3) Mejor comprensión del negocio con los analistas.

4) Flexibilidad del mantenimiento.

5) Eliminación de redundancias y creación más fácil del modelo físico.

Desarrollo del Diagrama de Flujo de Datos Físico:

Ventajas:

1) Clarifican cuáles procesos son manuales y cuáles automatizados.

2) Describen procesos a mayor detalle que los lógicos.

3) Secuencian los procesos que deben ser hechos en un orden particular.

4) Identifican almacenes de datos temporales.

5) Especifican los nombres actuales de archivos e impresiones.

6) Añaden controles para asegurar que los procesos son realizados adecuadamente.

Tienen almacenes de datos intermedios, frecuentemente un archivo de transacciones, requeridas para enlazar 2 procesos que operen en momentos diferentes (seleccionar cosas de estantes, ir a la caja y pagar, transportar las cosas de la casa, preparar la comida, ingerir la comida), y que esa información tenga que ser guardada para producir reportes mensuales o anuales. Los procedimientos manuales deben ser instrumentados por escrito, o manuales de instrucción, los automatizados requieren programas de ayuda por computadora.

Cada actividad de los almacenamientos de datos intermedio (archivo de transacciones) debe ser representado por procesos separados en un DFD físico, por lo que se requiere un almacén de datos de transacción para cada tarea. Cuando se están seleccionando cosas, el almacenamiento de datos es el carrito de la tienda, el almacén de datos que enlaza el paso por la caja y el transporte de las cosas a casa es la bolsa de la tienda, el refrigerador, entre transportar las cosas y preparar la comida y el plato entre la preparación y la ingestión.

Partición del Diagrama de Flujo de Datos:

Es el proceso de examinar un diagrama y determinar cuáles son procedimientos manuales y cuáles automatizados, éstos usan tecnologías de computadoras aunque incluyan una actividad humana, y se convierten en programas por lotes (cuando no requiere intervención humana), si algo de la entrada o salida es tecleado o examinado por personales el proceso puede ser por lotes o en línea. Un flujo de datos que enlaza un proceso manual o entidad externa con un automatizado (interacción persona computadora) que requiere una interfaz del usuario, un medio para que un individuo trabaje con la tecnología de la información.

Los procesos por lotes son usados por lo general cuando se procesan volúmenes altos de datos y deben ser procesados para producir una salida, por ej. Lectura de un archivo completo de clientes para determinar cuentas sobregiradas. Los programas en línea son reservados para bajos volúmenes de datos, ej. Consulta telefónica del estado actual de una cuenta.

Razones para la partición:

• Diferentes grupos de usuarios.
• Temporización: si dos procesos se ejecutan en distintos momentos, no pueden agruparse en un solo programa.
• Tareas similares: si dos procesos ejecutan tareas similares y son por lotes, pueden ser agrupados en un programa.
• Eficiencia: se pueden combinar varios procesos por lotes un solo programa para mayor eficiencia.
• Consistencia de los datos: se pueden combinar procesos en un programa para que sean consistente.
• Seguridad: los procesos pueden ser repartidos en programas diferentes.

Uso de los DFD:

Se desperdiciará tiempo si lo DFD son excesivamente complejos, si están muy explotados pueden ocurrir errores que pueden afectar al sistema en desarrollo.

Las ventajas de los DFD incluyen la simplicidad de la notación, usándola para tener información más clara de los usuarios, que el analista conceptualicen los flujos necesarios sin estar atado a una implementación física, y las interrelaciones del sistema y sus subsistemas para determinar si han sido definidos los datos y procesos necesarios.

Diagrama de flujo de datos Compras y recepción

1) Diagrama de Contexto:

Almacenes Origen de Datos Nota de Compras O/C Reposición Mayores Recepción Remito Compras Destino de Datos

El proyecto empieza con la necesidad de reponer un material, para esto se va a hacer una nota de reposición. A los proveedores les va a llegar una orden de compra y luego el proveedor va a enviar un remito. Tanto las notas de reposición, como las ordenes de compra y el remito son estructuras de datos. En los diccionarios hay metadatos, que son datos que identifican a otros datos. En el diccionario habrá que identificar bien cada cosa de cada dato. Hay que decir cuales son las características que tiene cada campo de datos (numéricos, alfabéticos), esto sirve para que el analista haga una validación de datos, es decir un control de calidad de los datos. Los datos que se ingresan luego no van a ser válidos, también en el diccionario de datos pueden definirse ciertos rangos (no comprar menos de 100 ni más de 500), el usuario siempre va a estar apoyado por un analista que lo va a ir guiando.

El proyecto tiene un límite inicial que es la nota de pedido, el límite final va a ser la actualización de las existencias.

Luego es conveniente hacer un listado jerárquico de eventos, lo más importante que tengo que hacer:

1) Generar Ordenes de compra: proceso 1

1.1. Detectar proveedores habituales

1.2. Solicitar cotizaciones.

1.3. Generar planilla comparativa.

1.4. Aprobar cotización.

1.5. Emisión de orden de compra.

1.6. Aprobación de orden de compra.

2) Recibir materiales: proceso 2

2.1. Control de remito con orden de compra.

2.2. Generar parte de recepción.

2.3. Actualizar las existencias.

2) Diagrama de Nivel 0 – Diagrama de Flujo de Datos Explosión del Diagrama de Contexto.

El gráfico no da el orden en el cual se hacen las cosas. Gráfico c

3) Diagrama de Nivel 2 – Diagrama Lógico Funcional: Explosión del proceso 1

Identificar los sub-procesos en los que se puede dividir el sistema, surge del diálogo con éstas áreas. Es lógico funcional, establece cómo funcionan las áreas. Hay que prever las opciones en el futuro, cuando se hacen relevamientos debe modificarse el diccionario de datos.

Hay dos grandes procesos de transacciones (ingreso y egreso de artículos) esto surge del diccionario de datos.

Grafico a:

Diccionario de Datos:

Transacciones : ingreso y egreso de artículos. Ajustes de inventarios en + o en -.

• Código de artículo o producto.
• Código de centro de costos.
• Cantidad.
• Tipo de transacción.
• Tipo de Transacción: 01 ingreso, 02 egreso, 03 ajuste +, 04 ajuste -.
• Fecha
• Número de parte de recepción.

Estos puntos deben estar preestablecidos, no los inventa el analista. Se debe definir si estos datos son numéricos o alfanuméricos para que sean compatibles cuando se haga la validación.

Lo mismo con la fecha, dd-mm-aa, o la norteamericana mm-dd-aa.

Cuando se realiza el proceso 2 se va añ Diccionario de datos y se define reposición:

Reposición:

• Código de artículo
• Cantidad
• Código de operación: 05 Reposición
• Grado de urgencia.
• Proveedores.

El diccionario de datos cuenta con un detalle de cada dato y en que proceso se utiliza. Esto sirve para saber cuando se modifica un proceso si se afecta a otro. Busca incoherencias, se puede seguir hasta el nivel 9.

4) Diagrama de Nivel 2: explosión del proceso 2.

Gráfico b

Las herramientas case, hacen que se vaya documentando a medida que se va haciendo o cumpliendo el sistema. Se documenta mientras se graba.

Ventas con Facturación que involucra pago diferido

Lista Jerárquica de eventos:

1.0. Recepcionar de Pedidos.

1.1. Verificar Precio

1.2. Verificar estado de cuenta.

1.3. Autorizar pedido.

2.0. Procesar los pedidos.

2.1. Registrar el pedido (confeccionar registro de pedidos).

2.2. Asignar Número de trabajo.

2.3. Presupuesto de costos y orden de producción.

3.0. Confeccionar Factura y Remito

3.1. Preparar factura y remito.

3.2. Asignar número de factura.

4.0. Cobrar Factura (alguna de las alternativas)

4.1. Liquidar la cobranza.

4.2. Acreditar la cuenta.

4.3. Aprobar el crédito

4.4. Actualizar los saldos.

5.0. Mantener cuentas a cobrar: análisis de las cuentas corrientes de donde surgirán intereses financieros.

Gráficos d

Tablas de Decisión

Es una herramienta utilizada en la tercera etapa del Ciclo de vida (Análisis de las necesidades del sistema) dentro del análisis estructurado y su propósito es expresar en forma muy precisa como diagramar un proceso. Se utiliza para definir que acciones deben desarrollarse cuando se presentan distintas condiciones en una situación. La intensión de estas tablas es la precisión. Pueden crearse muchas acciones, que no tiene que ser igual a la cantidad de condiciones.

Es una tabla de renglones y columnas separada en cuatro cuadrantes, el superior izquierdo contiene la condición y el inferior las acciones, el superior derecho las reglas para ejecutar las acciones, y el inferior se indican mediante cruces que acciones deben aplicarse en función a las respuestas del cuadrante superior. Definidas las condiciones se saben cuantas van a ser exactamente las instrucciones, la fórmula para determinar las reglas es 2n = donde n es el número de condiciones.

Condiciones y Acciones Reglas

Condiciones Alternativas de Condición

Acciones Entradas de acción

Para construir tablas de decisión el analista necesita determinar el tamaño máximo de la tabla, eliminando cualquier situación imposible, inconsistente o redundante y simplificando la tabla lo más posible.

Pasos para el desarrollo de tablas:

1) Determinar la cantidad de condiciones que pueden afectar la decisión.

2) Determinar la cantidad de acciones posibles que puedan ser tomadas.

3) Determinar la cantidad de alternativas de condición para cada condición.

4) Calcular la cantidad máxima de columnas en la tabla de decisión, multiplicando la cantidad de alternativas para cada condición.

5) Llenar las alternativas de condición. Comenzar con la primera condición y dividir la cantidad de columnas entre el número de alternativas para esa condición.

6) Completar la tabla insertando una x donde las reglas sugieran determinadas acciones.

7) Combinar reglas donde sea aparente que una alternativa no produce diferencia en la salida.

8) Revisar la tabla por cualquier situación imposible, contradicciones y redundancias.

9) Reacomodar las condiciones y acciones si esto hace que la tabla de decisión sea más comprensible.

Ejemplo: 23 = 8

Condiciones Entradas a las condiciones

1 2 3 4 5 6 7 8

C1. Mayorista S S S S N N N N

C2. Buen Pagador S S N N S S N N

C3. Compras > 5000 u S N S N S N S N

Acciones Que acciones deben ser cumplidas

1 2 3 4 5 6 7 8

A1. Bonificación 2% X X X X – – – –

A2. Regalar 20% unidades X X – – X X – –

A3. No cobrar flete. X – X – X – X –

Revisión de la integridad y precisión

La revisión de las tablas de decisión para integridad y precisión es esencial. Pueden suceder cuatro problemas principales en el desarrollo de tablas, falta de integridad, situaciones imposibles, contradicciones y redundancias.

Es de principal importancia asegurarse que todas las condiciones, alternativas de condición, acciones y reglas estén completas, que no puedan darse situaciones imposibles. Las contradicciones ocurren cuando distintas reglas sugieren diferentes acciones pero satisfacen las mismas condiciones.

Tablas de decisión más avanzadas:

Las tablas pueden llegar a ser muy extensas, crecen en función de la cantidad de condiciones y alternativas. Una forma para reducir la complejidad de las tablas grandes es usar entradas extendidas, usar la regla SINO o construir varias tablas.

La información tiene que servir para tomar decisiones importantes, tengo que obtener ventaja competitiva. Tiene que servir para provocar acciones.

Temas Importantes:

• Comercio electrónico.
• Datamanagment: gerenciamiento de los datos, es como transformar un cúmulo de datos en información útil y competitiva.
• Aplicaciones integradas para empresas: la compra de un sistema se decide entre varias personas.

Hay que tener conocimiento de lo que hay disponible en el mercado. Hay en día ya se tiene información, hay que saber buscar con cada información la mejor estrategia.

Datawarewousing

Nivel de estrategia de negocios

Proveedores . . . … Empresa . . . . . Clientes . . . . .

Manejo de la cadena de suministros. (como manejan productos, proveedores y clientes) Sin stock en el inventario. Just in time, delivery Reposición continua. Estrategias internas Diferenciación Datamaining Producción a menor costo. Focalización en un determinado nicho de mercado. Respuesta eficiente al cliente Sistema de puntos de venta (cajas supermercado, ser recoge información, puede ser muy útil)

Datamaining: es una forma de ver como se comporta el consumidor, cuales son sus preferencias, como maneja su presupuesto.

Data Warehouse:

• Es un conjunto de datos integrados, orientados a una materia, que varía con el tiempo y que son históricos, los cuales soportan el proceso de toma de decisiones de una administración. No sirve para el manejo rutinario (liquidación de sueldos).
• Es una arquitectura (hay que construirlo), se hace un diagrama, no se puede comprar.
• Es un dispositivo consistente de datos, separado, no interfiere con los sistemas operativos y de producción existentes.
• Es un proceso continuo que mezcla los datos de varias fuentes heterogéneas, incluyendo datos históricos y adquiridos, para soportar la constante necesidad de consultas estructuradas y o adhoc (algo específico), reportes analíticos y soporte de decisiones.
• El data warehouse se va renovando, tomo datos de la empresa y de afuera.
• No se limita solamente a tener datos de la empresa, tiene datos de varios frentes.

2

Experiencias iniciales en el uso del Data Warehouse

Visión multidimensional: mirar información desde distintos puntos de vista. 1 3

1) Funciones 2) Uso del Data Warehouse 3) Industria

Mercadotecnia Administración Estratégica Finanzas

Finanzas Análisis de rendimientos Bancos

Logística Administración de relaciones con los clientes Bienes de consumo

Embarque Administración de bienes corporativos Manufacturas

Planeamiento Sporte BPR/TQM (reigeniería de procesos)

Diferencias entre Data Warehouse y Bases de Datos operacionales

• Esta orientado a una materia particular.
• Administra grandes cantidades de información.
• Guarda información en diversos medios de almacenamiento.
• Comprende múltiples versiones de un esquema de base de datos.
• Condensa y agrega información.
• Integra y asocia información de muchas fuentes de información.

Nuevas formas de utilizar la información

• Conocer el enfoque del cliente: Data Warehouse define:
• Preferencias de compras del cliente.
• Oportunidad de compra.
• Ciclos de presupuesto: hay gente que a principio de mes compra determinados productos, y a fin de mes las ventas bajan, entonces va a promocionar ciertos productos que tengan un stock.
• Manejar la cartera de productos: DW Determina:
• Qué producto debe continuar (en base al retorno de salida)
• Cuales deben ser retirados.
• Cuales volver a colocar.
• Efectuar correcciones a los planes de mercadotecnia:
• Adecuar el producto al perfil del cliente (ej. Basándose en la edad).
• Administrar la relación con los clientes :
• Identificar frustraciones y oportunidades.
• Administrar los costos de los activos corporativos:
• Identificar elementos de uso común entre los múltiples productos, base para negociar con los proveedores. Si compro mucho puedo mejorar el precio.

Atributos de un Data Warehouse

• Es una base de datos históricos: proceden de la acumulación de muchos años.
• Es una base de datos que se genera a partir de otras bases de datos operacionales (no de datos iniciales que se introducen, porque ya fueron incorporados).
• Puede enlazar procesos empresariales con otros procesos fuera del DW.
• Toma información histórica y extrapola tendencias.

Ciclo de Madurez de la Tecnología

Como se incorpora una nueva tecnología en un importante sistema de misión crítica.

Importancia Sólido uso diario operacional y estratégico. Se mueve hacia un sistema primario.

Ambito más grande. Uso para apoyar decisiones y sistema secundario.

Piloto inicial Ambito pequeño Resuelve un problema determinado Misión Crítica

Prueba de conceptos Experimentos iniciales

Tiempo

A medida que pasa el tiempo, los sistemas dentro de una organización van adquiriendo mayor importancia.Cuando el sistema es sólido, se produce la misión crítica, en este momento se confía totalmente en el sistema que hay, un sistema sólido, ya no es solamente un sistema de apoyo.

Sistema de Misión Crítica

• Una aplicación de software se vuelve sistema de misión crítica cuando se tiene confianza en sus operaciones y se usa todos los días.
• Se vuelve fundamental para la misión del negocio.
• Si falla, falla el negocio.

Requerimientos para un sistema de misión crítica

• Disponibilidad permanente.
• Consistencia y precisión: no puede tener errores por que con esa información se toman decisiones.
• Estándares.
• Compatibilidad con la tecnología existente y la infraestructura de base. No se puede cambiar el hardware y software por la introducción de un data warehousing.
• Uso diario.
• Uso amigable, todos lo tienen que saber manejar.
• Verificable: la información que surge del DW tiene que salir de algún lado.
• Seguridad: tiene que funcionar siempre.

Arquitectura de Referencia DW

Fuentes de Datos Construcción del DW Construcción del Datamining Acceso y uso del DW

Extracción de datos nuevos Administración de solicitudes de consulta

Cargar, almacenar, actualizar sistemas

Seguridad y autorización de sistemas

Archivar, restaurar y purgar sistemas

Los bloques (excepto fuentes de datos) cumplen funciones específicas. La infraestructura no es exclusiva para el DW, esto suele estar en la empresa para otras funciones. El único bloque que suele estar en la empresa es la fuente de datos.

Esta arquitectura sirve para q4ue el que tiene que construir un DW, pueda ir a distintos proveedores a comprar cada componente (bloque).

En cambio, los rectángulos de debajo de los bloques son comunes.

Arquitectura de Referencia:

• Diagrama que muestra los componentes que integran el DW.
• Permite identificar y comparar los componentes que son suministrados por diversos distribuidores que compiten entre sí.
• Los componentes son interdependientes pero tienen entidad propia.
• El diagrama es independiente del distribuidor.
• El diagrama permite elegir las opciones que se crean más convenientes para armar (construir) el DDW, en función de ventajas y desventajas, costos, servicios, riesgos, etc.
• Permite determinar la disponibilidad o no de algunos de los componentes.
• Permite analizar el grado de riesgo de cada componente, basándose en la curva de madurez de la tecnología.
• A veces se descubren brechas que deben cubrirse con desarrollo de software.

Ciclo de Vida del Sistema Integrado

1) Plan Maestro.

2) Desarrollo de Proyectos:

2.1. Definición del proyecto. Objetivo, plan Gantt – Pert.

2.2. Determinación y análisis de requerimientos.(9/10/11)

2.3. Diseño Lógico. (15/16/17/18/19)

2.4. Ingeniería de software (20)

2.5. Prueba (20)

2.6. Implementación (21)

2.7. Evaluación y mantenimiento (21)

Determinación y análisis de requerimientos

Sistema

Vigente

Es eficaz? No Eficaz: cumple con los objetivos?

Si

Es eficiente No Eficiencia: esta en relación con el input y el output

Si

No Innovar Mejorar Rediseño Mejorar el cómo y no el qué

Métodos

Diseño de un sistema

El diseño es cómo armar cada uno de los componentes de un sistema, que es un conjunto de elementos interrelacionados, con factores internos y externos que afectan a una empresa y donde siempre hay una entrada, un proceso que incluyen las bases de datos y una salida. También se diseña la interfaz del usuario, que es el cómo aprovechar el hardware a través del software.

Interface

Con el E P S

Usuario

BD

Diseño Lógico:

1) Salida:

El diseño debe comenzarse por la salida, ya que es la información que se entrega a los usuarios por medio de un sistema de información. Puede tomar muchas formas, la permanente tradicional de los reportes impresos y la fugaz de pantallas, microformas y sonido. Los usuarios dependen de la salida para realizar las tareas y juzgan el mérito de un sistema únicamente por su salida.

Objetivos que debe cumplir la salida:

1) Diseñar la salida para que sirva al propósito deseado, debe ser una solución a los requerimientos y objetivos del proyecto, relevados durante la etapa de análisis y determinación de los requerimientos de información.

2) Diseñar la salida para que se ajuste al usuario, en muchos casos debe presentarse en forma multidimensional, con base en técnicas de relevamiento (entrevistas, observación, etc.) se diseña el sistema atendiendo a los que los usuarios necesitan y prefieren.

3) Entregar la cantidad y calidad adecuada de salida, que debe dimensionarse en función al costo-beneficio. A nadie le sirve información en exceso, sólo para mostrar la capacidad del sistema.

4) Asegurarse de que la salida se encuentre donde se necesita, la distribución adecuada es importante para su uso y utilidad, debe ser presentada al usuario adecuado.

5) Entrega de la salida a tiempo, una de las quejas más comunes de los usuarios es que no reciben la información a tiempo para tomar decisiones, la temporización adecuada de la salida puede ser crítica para las operaciones de negocios.

6) Selección del método de salida adecuado: con el movimiento hacia sistemas en linea, mucha información ahora tiene la salida por pantalla exclusivamente. Los costos, la flexibilidad, el tiempo de vida, distribución, almacenamiento, posibilidades de recuperación, transportabilidad e impacto sobre los datos y la velocidad difieren entre los distintos métodos.

Relación del contenido de la salida con el método de salida:

La función y el propósito influencian el método de salida que se escoge. La salida puede ser externa (que sale del negocio como recibos, anuncios, cheques, reportes anuales, comunicaciones varias, etc.) o interna (dentro del negocio, que incluye reportes para los tomadores de decisiones).

Selección de la tecnología de salida:

a) Impresoras: Hay tres factores principales de la impresora a tener en cuenta, la confiabilidad (hace lo que se espera, durante una vida útil determinada), la compatibilidad con software y hardware (importante cuando los sistemas son modificados o se ponen en red con otros sistemas más pequeños)y el soporte del fabricante (es muy importante el servicio post-venta del fabricante, como el reemplazo de la maquina mientras está siendo reparada, o el servicio técnico en casa de cliente)

b) Pantallas: son la tecnología cada vez más popular, las ventajas son su silenciosidad, su capacidad de participación interarctiva, es ideal para brindar información que se necesita una sola vez y no necesita ser guardada.

c) Salida de audio: es opuesto a la impresora, es transitoria, lo impreso es permanente, es para el usuario, reloj parlante, confirmación de lo tecleado como la calculadora parlante o sobre el borrado de archivos, comentario parlante.

d) Microformas: microfichas o microfilm, son formas de almacenar grandes volúmenes de información (la centésima parte), la desventaja es la necesidad de adquirir y mantener nuevo equipo y capacitar al usuario sobre su uso.

e) CD-Rom: se usan para la salida de información voluminosa de contenido estable. La recuperación es mucho más rápida que otros métodos. Pueden incluir textos, gráficos color, música, vídeo a movimiento.

f) Electrónica: muchos de los sistemas tienen la capacidad de enviar información por medio de correo electrónico (interno de la organización o por servicios de comunicación para intercambio externo) , fax, mensajes de tablero electrónico, por computadora sin necesidad de papel.

2)Entradas:

La calidad de la entrada de un sistema determina la calidad de la salida. Es vital que las formas y pantallas de entrada sena diseñadas pensando en esta crítica relación.

Lineamientos para las formas de entradas bien diseñadas son, satisfacer los objetivos de efectividad, que sirva a propósitos específicos de manejo de información, de precisión, se refiere al diseño que asegura el llenado adecuado, de facilidad de uso, que las formas y pantallas son directas y no requieren tiempo adicional para descifrarlas, de consistencia y atractivo.

Las formas son instrumentos importantes para dirigir el curso del trabajo. Son papeles estándares impresos llenados por la gente, que extraen y capturan información requerida por miembros de la organización.

Los cuatro lineamientos para pantallas bien diseñadas son, deben ser fáciles de llenar, atractivas, precisas y que satisfagan los objetivos par el cual fueron diseñadas.

El 2° paso a diseñar son las entradas, para ello se cuenta con el diccionario de datos, al cual debe recurrirse para que sean coherentes. La entrada debe condicionar los datos incompletos, incorrectos o no autorizados. El sistema debe discriminar los datos que son imprescindibles de los que no lo son y pueden omitirse, debe establecer donde deben efectuarse los controles, si se hacen en una terminal no podrá ser una terminal boba. Además hay que prever que algunos datos pueden ser tomado de formularios, por ejemplo cupones de venta de t.de crédito, en estos casos, también debe diseñarse el formulario, que deben conducir a la agilidad del trabajo del operador.

Debe diseñarse la codificación para el ingreso de datos, tratando de que los mismos sean representativos de los datos que se desean ingresar, las formas de ingreso serán por medio del teclado, lápiz óptico, lectoras de código de barras, lectura óptica, lectura de caracteres en tinta magnética (cheques), lectura de marcas sensibles, etc.

Un tema importante en la entrada de datos el de los controles:

1) La transacción (validación de datos): el sistema debe prever que hacer con los datos rechazado por errores y omisiones. Esto puede hacerse con código o a través de un reconocimiento del sistema del origen del ingreso de datos (mediante contraseñas o password).

2) Los elementos contenidos en la transacción: el sistema debe verificar con los archivos maestros (clientes, proveedores, productos, etc.) debe validar la longitud de los datos a través de los registros para evitar datos cortados o erróneos. Debe determinarse si los campos serán numéricos, alfanuméricos o alfabéticos.

3) Establecimiento de rangos.

4) Dígito verificadores

3)Bases de Datos:

.

Los archivos podrán ser almacenados en forma secuencial o mediante direcciones de memoria de disco o mediante la forma secuencial indexada.

El almacenamiento de datos es la parte medular de los sistemas de información, los objetivos para el diseño de base de datos son: integridad de los datos, disponibilidad, actualización y recuperación eficiente, almacenamiento eficiente y recuperación de información para un propósito.

La información obtenida debe estar en un formato útil para la administración, planeación, control o toma de decisiones.

Hay dos enfoques para el almacenamiento de datos:

1) Guardar los datos en archivos individuales, un archivo para cada aplicación, lo que implica que están guardados en más de un lugar.

2) Desarrollar una base de datos que pueda ser compartida por muchos usuarios para varias aplicaciones, de esta manera los datos redundantes se guardan una sola vez, lo que implica una desventaja, ya que es más vulnerable a catástrofes y hay riesgos de que el administrador de la base sea el único privilegiado para acceder a los datos..

El enfoque del archivo convencional puede ser más eficiente, debido a que el archivo puede ser específico de la aplicación, el enfoque de base de datos puede ser más adecuado, ya que los mismos datos necesitan ser capturados, almacenados y actualizados una sola vez.

Para comprender el almacenamiento de datos es necesario tener conocimiento de tres reinos, la realidad, los datos y los metadatos.

Concepto de Datos:

a) Entidades: cualquier objeto o evento acerca del cual alguen escoge recolecta datos, puede ser un persona, cosa, etc.

b) Relaciones: son asociaciones entre entidades, existen distintos tipos, uno a uno (un paquete de producto para cada producto), uno a muchos (un médico para todos) y muchos a muchos (un estudiante puede tener muchos cursos y muchos estudiantes pueden tener un curso)

c) Atributos: Características de una entidad (apellido, nombre, calle, etc.)

d) Registros: conjunto conceptos que tienen algo en común con la entidad descrita.

e) Llaves: es un registro que se usa para identificar un registro. Cuando identifica en forma única a un registro es llamada llave primaria, (número de pedido), la llave secundaria si no es única. A un registro. Las llaves concatenadas es una clave construida con una combinación de conceptos de datos.

f) Metadatos: Los metadatos describen a los datos, el nombre la longitud y composición de cada registro y pueden contener restricciones acerca del valor de un concepto de datos.

Los conceptos de datos pueden tener valores y pueden ser organizados en registros y acceder mediante una llave o clave.

La efectividad de la base de datos incluye, asegurarse que la base pueda ser compartida entre los diversos usuarios, mantener datos precisos y consistentes, fácilmente disponibles, permitir que la base evolucione y que las necesidades crezcan, permitir que los usuarios construyan su vista personal sin preocuparse de cómo estén guardados.

Organización de archivos:

Un archivo contiene grupos de registros que proporcionan información para una operación, planeación, administración o toma de decisiones.

• Tipos de archivos:

a) Archivos maestros: contienen registros de un grupo de entidades, son relativamente permanentes.

b) Archivos de tablas: contienen datos usados para calcular datos o medidas de desempeño.

c) Archivos de transacción: se usa para capturar cambios y actualizar el archivo maestro y para producir reportes, son transitorios.

d) Archivos de trabajo: aquel que ha sido reordenado para que los registros puedan ser accedidos más rápidamente.

e) Archivos de reporte: cuando se envía la salida en ves de la impresora a un archivo.

• Organización secuencial: se dice que es un archivo secuencial cuando esta ordenado físicamente, para actualizar es necesario recorrerlo todo, (una cinta magnética es un dispositivo secuencial) la organización secuencial es usada normalmente para todos los tipos de archivos a excepción de los maestros por su longitud.
• Listas Encadenadas: cuando son ordenados en forma lógica y no física.
• Organización de archivos de dispersión: dispositivos que permiten el acceso directo a un registro.
• Organización Indexada: un indice es diferente de un apuntador que es guardado en un archivo aparte.
• Organización secuencial indexada: archivos que permiten que los programas lean registros directamente sin pasar por otros, usando un método secuencial indexado.

Organización de Bases de Datos:

Visión Lógica y Física: Cada usuario ve los datos de forma diferente, el modelo lógico debe ser transformado en físico, involucrado con la manera en que son accedidos, guardados y relacionados.

Hay 3 tipos de bases de datos estructurados lógicamente:

a) Estructuras de datos jerárquicas: implican que una entidad no puede tener más de una entidad que la posea.

b) Estructuras de datos en red: permite a cualquier entidad tener cualquier cantidad de subordinados o superiores, conectados con enlaces de red, alivian los problemas de las estructuras jerárquicas.

c) Estructura de datos relacional: consiste en una o más tablas de dos dimensiones a las que se les llama relaciones, los renglones contienen registros y las columnas atributos. Es bastante simple mantener estas tablas. Una de las ventajas las preguntas ad hoc son manejadas eficientemente. Para que estas estructuras sean eficientes deben ser normalizadas.

Normalización:

Es el proceso que transforma las vistas de los usuarios en estructuras menos complejas. Además de ser más simples y estables, las estructuras de datos normalizadas son más fáciles de mantener.

3 Pasos para la normalización:

1) Primero son eliminados todos los grupos repetidos y se identifica la llave primaria.

2) Segundo, se asegura que todos los atributos que no son llave, sean dependientes de la llave primaria, las dependencias parciales son eliminadas y puestas en otra relación.

3) El tercer paso elimina cualquier dependencia transitiva, donde atributos que no son llave, son dependientes de otros que tampoco son llaves.

El objetivo principal de la normalización es simplificar todos los conceptos de datos complejos que se encuentran en las vistas de los usuarios. Después de estos tres pasos el resultado es la creación de muchas relaciones que están en la tercera forma normal.

Los lineamientos para el diseño de relaciones de bases de datos:

1) Cada entidad de datos separada debe crear un archivo maestro. No combine dos entidades distintas en un solo archivo.(vendedores, artículos en forma separada)

2) Un campo de datos específico debe existir solamente en un archivo maestro. (el nombre del cliente debe estar solamente en el archivo maestro clientes)

3) Cada archivo maestro o relación de base de datos debe tener programas para crear, leer, actualizar y borrar registros, lo ideal es que sólo un programa añada registros y otro borre. (actualización del campo saldo actual de clientes)

Pasos para la recuperación y presentación de datos: el proceso de recuperación puede involucrar hasta 8 pasos:

1) Escoger una o más relaciones de la base de datos.

2) Unir dos relaciones: Deben tener un atributo común.

3) Proyectar columnas para la relación: es la extracción de determinadas columnas de una tabla relacional.

4) Seleccionar renglones de la relación: se extraen renglones de la tabla relacional.

5) Derivar nuevos atributos: implica la manipulación de datos existentes más algunos parámetros adicionales para derivar nuevos datos.

6) Indexar u ordenar renglones: ordenamiento lógico de renglones de acuerdo a una llave (alfabético)

7) Calcular totales y medidas de desempeño.

8) Presentar datos: Puede tomar muchas formas, en forma tabular, gráfica o como respuesta.

Interfaz del usuario

Los objetivos de diseñar interfaces para ayudar a los usuarios a proporcionar información que necesitan son: la efectividad para acceder al sistema de la forma que necesitan, el aumento de la velocidad en al captura de datos y la reducción de errores, el logro de retroalimentación del sistema a los usuarios y la productividad.

Tipos de Interfaz: Tiene dos componentes principales, el leguaje de presentación (de la computadora al usuario) y el lenguaje de acción (la parte del usuario a la computadora)

• Interfaces de lenguaje natural: permite que los usuarios interactúen en su lenguaje con la computadora. No se requieren habilidades especiales del usuario. Los problemas de implementación son mínimos.
• Interfaces de pregunta y respuesta: la computadora muestra una pregunta, el usuario teclea una respuesta y la computadora actúa sobre esa información en forma preprogramada, moviéndose a la siguiente pregunta.
• Interfaces de llenado de forma (Formas de entrada/salida): consisten en formas en pantalla que despliegan campos que contienen conceptos comunicados al usuario. La ventaja principal es que la versión impresa proporciona excelente documentación, la desventaja es que los usuarios pueden impacientarse con las formas y querer formas para capturar datos más eficientes.
• Interfaces de lenguaje comando: permite al usuario controlar la aplicación con una serie de tecleos, comandos, frases o secuencia de ellos. No tiene significado inherente al usuario, requieren memorización de las reglas y puede ser un obstáculo, lo prefieren los usuarios experimentados por la rapidez.
• Interfaces gráficas de usuario: permiten el manejo de la representación gráfica en pantalla, requeire mas sofisticación del sistema, hace muchas más fácil el trabajo del analista para la creación de diagramas, algunas interfaces gráficas utilizan iconos, como Windows.
• Otras interfaces de usuario: incluyen dispositivos puntadores como plumas ópticas, pantallas sensibles al tacto, reconocimiento de voz. La ventaja es la acelaración en la captura de datos.

Para la evaluación de la interface escogida, hay que tener en cuenta, el período de capacitación para los usuarios debe ser corto, el tiempo para que el regreso de los errores del sistema y de los usuarios debe ser corto, los usuarios poco frecuentes deben ser capaces de aprender rápidamente.

Retroalimentación para usuarios:

Es necesaria la retroalimentación a los usuarios por parte del sistema, para que sepan si su entrada está siendo aceptada, con datos correctos, si el procesamiento está avanzando, si las peticiones pueden ser o no procesadas y si se encuentra disponible información más detallada y cómo obtenerla. También puede ser efectiva la retroalimentación por audio.

Diseño de Consultas:

Las consultas están diseñadas para permitir a los usuarios extraer datos significativos de la base de datos, hay 6 tipos básicos de consultas y pueden ser combinados usando lógica para formar consultas más complejas. Cada consulta involucra 3 conceptos, una entidad, un atributo y un valor. En cada caso se dan dos de ellos y el objetivo es encontrar el restante.

Tipos de Consultas:

1) Se dan la entidad y un atributo, se busca el valor. Ej. cuanto ganó el empleado n°7 (entidad) en el año 95 (atributo).

2) Se dan el atributo y el valor y se busca la entidad. Cuales empleados ganaron más de $ en el año.

3) Cuales atributos concuerdan con la entidad y el valor. En qué años el empleado x ganó más de x.

4) Similar a la consulta 1, la diferencia es que se desean los valores de todos los atributos. Ej. Consulta sobre el empleado n° 9, la respuesta es el nombre.

5) Similar a la 2 pero global, liste todas las entidades que tienen un valor específico para todos los atributos. Ej. Todos los empleados con ingresos superiores a x en los años disponibles.

6) Similar a la 3 listar todos los atributos de todas las entidades

Diseño de procesamientos para la captura de datos precisa:

La calidad de los datos de entrada al sistema de información es crítico para asegurar la calidad de la salida.

Objetivos de la captura de datos para mejorar la calidad de los datos:

1) Codificación efectiva: una de las mejores formas de agilizar la captura es con la codificación que pone datos en secuencias cortas de dígitos o letras, estos datos requieren menos tiempo y espacio en memoria para su captura y facilita el ordenamiento. Los objetivos de la codificación son: a) Hacer el seguimiento de algo (usando códigos de secuencia simple o alfabética), b) Clasificar la información (clases mutuamente excluyentes, con códigos de clasificación y códigos de secuencia en bloque agrupados por características comunes) c) Ocultamiento de información restringida (son útiles los códigos de cifrado sustituyendo una letra por otra o por un número) d) Revelar información utilizando códigos de subconjuntos de dígitos significativos con números o códigos nemónicos alfanuméricos para recordarlos fácilmente, e) Solicitar una acción adecuada utilizando códigos de función. Los puntos a tener en cuenta para la codificación son, ser conciso (implica menor probabilidad de error), mantener los códigos estables y uniformes, hacer códigos que sean únicos, que sean ordenables, evitar códigos confusos, tratar que los códigos sean modificables y adaptables y que sean significativos.

2) Captura de datos efectiva y eficiente: se debe seleccionar un dispositivo de entrada teniendo en cuenta la velocidad y confiabilidad, entre estos están : Teclado a almacenamiento que requiere un microcomputardor y software (a cinta magnética, a disco rígido, a disco flexible). Reconocimiento óptico de caracteres (mediante lectores, se agiliza la entrada y se evitan errores). Reconocimiento de caracteres por tinta magnética (es confiable y veloz, se utilizan en los cheques y pagarés). Formas de marcas sensibles (se utilizan digitalizadores para sentir marcas con lápiz o formas especiales). Formas perforadas (rápida y conveniente para capturar datos limitados). Código de barras (metacódigos que codifican códigos, bandas que aparecen en una etiqueta que codifican números y letras leído por un rayo de luz o pluma óptica, alto grado de precisión, ahorra costos). Terminales inteligentes (dispositivos de entradas que aunque usan un microprocesador liberan a la CPU)

3) Asegurar la calidad por medio de la validación: pueden suceder tres problemas con las transacciones de entradas, envío de datos erróneos, envío de datos por una persona no autorizada y pedir que el sistema realice una función inaceptable. La validación de los datos de entrada se incorpora al sistema de diferentes formas, prueba de datos faltantes, de longitud de campo correcta, de clase o composición (números o letras), prueba de rango o razonabilidad, de valores inválidos, de comparación con datos almacenados o poner códigos autovalidantes usando un dígito verificador en el código mismo.

Aseguramiento de la calidad por medio de la ingeniería del software (programación)

Antes los programadores escribían como mejor les parecía, con el tiempo los analistas aplicaron el concepto de Calidad total y a partir de ahí se llama ingeniería de software, antes se llamaba programación. Se supone que cuando se está implementando no se debe cometer errores, es por eso que hay que hacer varias pruebas para que en cada caso a de ellas, se corrijan los errores que van surgiendo. La ingeniería de software se apoya en los resultados obtenidos en el diseño lógico, hoy en día hay aplicación de normas para el desarrollo de un sistema.

Existen tres enfoques para el aseguramiento de la calidad mediante la ingeniería de software:

1) Asegurar la calidad por medio del enfoque modular de arriba hacia abajo en el diseño de sistemas de software: el Concepto de calidad hoy es muy importante, gran responsabilidad la tienen los usuarios y el administrador del sistema de información. Diseño y desarrollo de sistemas: la calidad total puede ser implementada tomando un enfoque de arriba hacia abajo para el diseño, es decir, primero los objetivos organizacionales generales y luego se divide el sistema en subsistemas y sus requerimientos, teniendo en cuenta las interrelaciones e interdependencias de los subsistemas. Desarrollo modular: es la división de la programación en partes o módulos lógicos y manejables, cada uno debe ser funcionalmente coherente, está encargado del logro de una sola función, el desarrollo modular hace que la programación, depuración y mantenimiento sea más fácil de lograr. Hay sistemas que enlazan programas en el ambiente windows (intercambio dinámico de datos) conservando todas las propiedades. Una herramienta recomendada para un sistema modular de arriba abajo es la Gráfica de estructura: es un diagrama compuesto por cuadros rectangulares que representan módulos conectados por flechas. Estas flechas pueden ser de dos tipos, Acoples de datos y Bandera de control o swiches, que indican que algo pasa de un módulo inferior a otro superior y viceversa. Tipos de Módulos: existen tres categorías: Control: están cerca de la parte superior de la gráfica de estructura y contienen la lógica para ejecutar los módulos inferiores no deben ser de tamaño muy grande. Transformacionales o trabajadores: creados a partir de un diagrama de flujo de datos, generalmente ejecutan una sola tarea (aunque una secundaria puede asociarse a una tarea primaria), tienen un lugar inferior en los módulos de la gráfica de estructura. Funcionales o Especializados: son los más bajos de la estructura, teniendo rara vez módulos subordinados, ejecutan solamente una tarea. Cantidad de Módulos: cada módulo tiene una función, cada función tiene una operación específica y esto es una rutina, no es convenientes que existan más de 4 o 5 módulos. Cada módulo tiene instrucciones que generalmente son 50. Cuando se realiza el mantenimiento se va directamente al módulo que tiene el problema y sólo se revisan 50 instrucciones.

2) Documentar el software con las herramientas adecuadas: parte de la administración de calidad total es ver que los programas estén diseñados, documentados y mantenidos adecuadamente, la documentación permite que los usuarios, programadores y analistas, vean el sistema, su software y procedimientos sin tener que intecactuar con el, existen varias técnicas de diseño y documentación: Método Hipo, Diagramas de Flujo, Gráficas Nassi-Shneiderman, Diagramas Warnier-Orr, Seudocódigo, Manuales de procedimiento, Método Folklore. Los analistas deben escoger una técnica que sea compatible con la documentación existente, comprendida por todos, adecuada por el tamaño del sistema, que permita un enfoque de diseño estructurado, y que sea de fácil modificación. La generación de códigos el proceso de usar software para crear todo o parte de un programa de computadora, muchos generadores de código están disponibles comercialmente. La reingeniería y la ingeniería inversa se refieren al uso del software para analizar código de programas existentes y crear elementos de diseño case a partir del código. El diseño case puede ser luego modificado y usado para generar muevo código de programa de computadora.

3) Probar, mantener y auditar el software: Prueba: todos los programas específicos, subsistemas y sistemas completos deben ser probados extensamente para asegurar la calidad, tienen que ser probados y aprobados por el usuario, este tiene que ver el sistema funcionando correctamente, tiene que firmar la conformidad de aprobación final. Las pruebas se realizan a lo largo del desarrollo del sistema y no simplemente al final, para que aparezca cualquier problema que existe en los programas y sus interfaces, antes de que el sistema sea usado. También debe ser probado el sistema trabajando como un todo. Pruebas Generales: Se deben hacer pruebas de programas con datos de prueba (revisión de los programas de escritorio, contenido de cada módulo), pruebas de enlace con datos de prueba (para ver si los programas o módulos interdependientes trabajan como se planeó), prueba completa del sistema con datos de prueba (tomado como unidad completa), prueba completa del sistema con datos reales, si la prueba completa con datos ficticios resultó satisfactoria, se puede probar el sistema con datos reales, datos que han sido procesados satisfactoriamente con el sistema existente. Pruebas especiales: Se realizan pruebas especiales como pruebas de tiempos (cuanto lleva realizar algo), prueba de capacidad de almacenamiento, prueba de carga máxima (hay que poner en funcionamiento todas las terminales juntas para ver como el sistema soporta la información). Mantenimiento: Cuanto mejor sea el diseño del sistema, más fácil será mantenerlo y menos costoso. El mantenimiento se realiza para mejorar el software existente, en vez de responder a una crisis o falla del sistema. Conforme cambian los requerimientos de los usuarios, debe cambiar el software y la documentación como parte de trabajo de mantenimiento, también se realiza para actualizar el software en respuesta a una organización cambiante. El mantenimiento antes llevaba mucho tiempo, y costo, las etapas iniciales del ciclo de vida no eran muy consideradas, en el nuevo enfoque se pretende que se use más tiempo en las primeras etapas que implica un menor tiempo en las etapas finales y un menor costo de mantenimiento, aplicando controles de calidad en cada etapa. Auditoría: es otra forma de asegurar la calidad de la información contenida en el sistema, ser refiere a tener un experto que no esté involucrado en el ajuste o uso de un sistema para que examine la información para asegurar su confiabilidad. Hay dos tipos de auditores, los internos que trabajan para la misma organización dueña del sistema, y externos que son contratados del exterior de la organización, que auditan el sistema para asegurar la legalidad de los estados financieros. También en los casos en que ocurren cosas fuera de lo normal y que involucra a los empleados de la compañía.

Implementación

La implementación es el proceso de asegurar que el sistema de información es operacional y permitir que luego los usuarios tomen control de su operación y evaluación. El analista tiene varios enfoques para la implementación que deben ser considerados cuando se está preparando el cambio al nuevo sistema, estos son:

1) Establecimiento de un Centro de información: el papel principal del analista es supervisar la implementación, estimando el tiempo necesario y luego supervisando la instalación del equipo para los sistemas tradicionales, procesamiento distribuido, capacitación de usuarios y la conversión de archivos y bases de datos al nuevo sistema. Un centro de información dependiente de sistemas es una forma de hacer más fácil a los usuarios satisfacer sus necesidades de información a corto plazo. Deben dar un papel de soporte técnico a los usuarios en forma permanente.

2) Capacitación de usuarios: la capacitación de usuarios y de personal para interactuar con el sistema es una parte importante de la implementación, ya que ellos deben ser capaces de ejecutar el sistema sin intervención del analista. El analista necesita considerar quienes necesitan ser capacitados, quién los capacitará, los objetivos de la capacitación, los métodos de capacitación a ser usados, los lugares adecuados de capacitación y los materiales comprensibles que se utilizarán para la misma.

3) Conversión: Hay distintas técnicas para la implementación y puesta en marcha de nuevo sistema, 5 estrategias de conversión física del antiguo sistema al nuevo:

a) Conversión directa: significa que a partir de una fecha específica, el sistema es desechado y el sistema nuevo es puesto en uso. Ventajas: no hay costo adicional que no sea del nuevo sistema, los usuarios no tiene posibilidad de usar el sistema antiguo, la adaptación es una necesidad. Desventaja: pueden darse largos retrasos si suceden errores, debido a que no hay forma alterna para lograr el procesamiento, si por eventualidad no funciona es un riesgo muy grande que puede afectar a terceros. Si el sistema no es crítico y la empresa puede funcionar si la información se puede hacer.

b) Conversión en Paralelo: se refiere a ejecutar el sistema antiguo y el sistema nuevo al mismo tiempo, en paralelo. La ventaja es que proporciona una seguridad a los usuarios, no están forzados a hacer un cambio abrupto. La desventaja es el costo de ejecutar dos sistemas al mismo tiempo y duplicar la carga de trabajo de los empleados durante la conversión, además del que debe controlar las similitudes y diferencias entre los sistemas.

c) Conversión gradual: en este plan, el volumen de transacciones manejado por el nuevo sistema aumenta gradualmente conforme el sistema avanza en sus fases, se implementa el sistema por partes, la ventaja es que permite a los usuarios involucrarse con el sistema paulatinamente, la desventaja es que lleva demasiado tiempo poner el nuevo sistema en su lugar. En el momento del traspaso final debe estar presente auditoría para verificar los saldos al momento y las coincidencias.

d) Conversión por prototipos modulares: conforme cada módulo es modificado y aceptado, es puesto en uso. Una ventaja es que cada módulo es probado a fondo antes de ser usado. El hecho de que la construcción de prototipos no sea factible tan frecuentemente elimina automáticamente este enfoque para muchas conversiones.

e) Conversión distribuida: se realiza una conversión completa, con cualquiera de los enfoques anteriores en un lugar. Cuando esa conversión ha sido terminada satisfactoriamente se realizan las conversiones para otros sitios. La ventaja es que los problemas pueden ser detectados y detenidos, en vez de afectar simultáneamente a todos los sitios. Una desventaja es que aunque una conversión sea satisfactoria, cada sitio tendrá sus propias peculiaridades sobre las que hay que trabajar.

Seguridad: la seguridad de las instalaciones, los datos y la información generada es parte de una conversión satisfactoria. La seguridad tiene tres aspectos interrelacionados, física, lógica y de comportamiento. Los tres tienen que trabajar juntos si se pretende que la calidad de la seguridad permanezca alta.

Seguridad Física: se refiere ala seguridad de las instalaciones de computación, su equipo y software por medios físicos (cámaras de televisión).

Seguridad Lógica: se refiere a los controles lógicos dentro del mismo software (contraseñas).

Seguridad de comportamiento: se refiere al comportamiento interno de los miembros de la organización, es crítico par e l éxito de los esfuerzos de seguridad (políticas y procedimientos), que el sistema registre la cantidad de empleados autorizados monitorea el ingreso indebido de algunos empleados no autorizados.

4) Evaluación:

• Técnicas de Evaluación: muchas técnicas de evaluación incluyen el análisis costo – beneficio, modelos que estiman valores de decisiones, simulación de estadísticas, evaluaciones del usuario que enfatiza problemas de implementación y el involucramiento del usuario y los enfoques de utilidad de la información que examinan la propiedades de información.
• El enfoque de utilidad del sistema de información: Para la evaluación del sistema de información puede ser una técnica comprensiva y fructífera para la medición del éxito de un sistema desarrollado. Las utilidades de la información incluyen, posesión (quien debe recibir salida, ya que no tiene valor la información en manos de alguien que no la sabe usar), de forma (que tipo de salida se distribuye al tomador de decisiones, deben ser útiles en su formato y vocabulario), de lugar (de donde es distribuida la información, debe ser entregada en el lugar donde se tomen las decisiones), de tiempo (cuando es distribuida, debe llegar antes de que se tomen decisiones), de actualización (cómo es presentada y usada por el decididor), y utilidad de objetivo que responde al porqué del sistema de información preguntando si la salida tiene valor para ayuda a que la organización obtenga los objetivos.
• Evaluación del Sistema: Un sistema puede ser evaluado como satisfactorio si posee las seis utilidades, si un módulo es juzgado como pobre en alguna de las utilidades, el módulo completo estará destinado al fracaso, un logro parcial o regular de una utilidad dará como resultado un módulo parcialmente satisfactorio, si es juzgado como bueno al proporcionar todas las utilidades, el módulo es un éxito.

La etapa de evaluación comienza a partir de que se implementa el sistema nuevo, se recogen opiniones de los usuarios, para ver la medida en que se ha modificado en la manera de trabajar o actuar. El sistema nuevo es más amigable, es bien recibido, se presentan situaciones no previstas, etc. Se hace con cuestionarios a los usuarios con preguntas concretas, ej. Las decisiones que se toman son mejores?

Se debe llevar un registro de emergencias o accidentes y sacar conclusiones, periodicidad, si se repiten, cada cuanto, etc.

Herramientas CASE

Muchos de los análisis se realizan con herramientas CASE, es un soporte de software, cumple varias de las actividades a lo largo del Ciclo de Vida.

El objetivo fundamental es estandarizar los procesos o desarrollos y homogeneizar las actividades. Intenta pasar de una labora artesanal de cada analista a una ingeniería de software y hace más rigurosa la disciplina del desarrollo del sistema.

Se utilizan para desarrollar una o varias de las etapas de desarrollo, por un lado el Análisis y el Diseño y por otro la Programación, Prueba, Implementación.

Las herramientas CASE se clasifican en 3 grupos:

1) Front – End o Upper – Case: que abarcan las etapas de análisis y diseño, utilizando gráficos, diccionario de datos, diagramas, tablas de decisión (excellerator).

2) Back – End o Lower – Case: Abarca las tres etapas finales, ayudan a la programación y codificación tomando los resultados del análisis y diseño. La parte más compleja es codificar automáticamente a partir de los gráficos digitalizados. (Generadores de pantalla y lenguajes de 4° generación). Se trata de solucionar la conexión entre las primeras etapas y las últimas del ciclo de vida.

3) I – CASE: significa case integrado, sería como una herramienta que haga todo pasando por todas las etapas pero está a prueba, no se puede asegurar el éxito completo.

Las primeras etapas (análisis y diseño) pueden realizarse en cualquier máquina, la segunda parte no puede, deben ser ejecutados en al máquina donde después se va a correr la información.

Uso de herramientas CASE: para ser productivos los analistas de sistemas deben ser organizados, precisos y completos en lo que se proponen hacer. En los últimos años se han beneficiado con nuevas herramientas de productividad creadas para mejorar su trabajo rutinario mediante un apoyo automatizado (herramientas case).

Las cuatro razones para la adopción de herramientas CASE son:

1) Aumento de productividad del analista.

2) Mejora de la comunicación del analista – usuario.

3) Integración de las actividades del ciclo de vida, muy útiles cuando una fase del ciclo requiere varias interacciones y modificaciones.

4) Evaluación precisa de los cambios del mantenimiento, permite que los usuarios analicen, y brinda valores de impacto de las modificaciones.

Existen 2 niveles de CASE:

• Case de nivel superior: Permite que el analista cree y modifique el diseño de sistemas. Toda la información acerca del proyecto es guardada en una enciclopedia llamada depósito Case.
• Case de nivel inferior: son usadas para genera códigos fuente de computación, eliminando la necesidad de programar el sistema.

Ventajas del CASE: aumenta la productividad porque el soft ayuda a la ejecución de los programas, hay mejora en la calidad el producto que se obtiene, hay mejor comprensión por parte del usuario, ve los diagramas ordenados, etc., queda registrado en documentación todo lo que se realizó, sin que se necesiten hacer manuales.

Reingeniería de software e ingeniería inversa:

Son métodos para extender la vida de programas antiguos, la ingeniería inversa carga los códigos de programas existentes en el juego de herramientas, éstas examinan el código fuente y produce el depósito CASE, incluyendo, gráficas de estructura, descripciones de registros y elementos en el diccionario de datos, presentaciones de pantalla y reportes. Las ventajas son que se reduce el tiempo requerido para el mantenimiento del sistema, produce documentación que pudo no haber existido, se crean programas estructurados de mantenimiento, y se puede realizar el análisis del sistema para eliminar partes del código no utilizados.

La reingeniería toma los programas viejos, lee las instrucciones escritas si referencia, las reordena, forma modelos y se convierten en módulos y se intenta darle el carácter de calidad total que es a lo que apunta la ingeniería de software.

Comercio Electrónico:

Comprende metodologías y herramientas o técnicas para aplicar comercio electrónico se hace a través de éstas. Es una forma de contratación a distancia.

Metodologías:

1) Just in time: disponer del producto justo en el momento apropiado.

2) Quick response program: un programa de respuesta rápida, es decir que a parte de la tecnología debe saber usarse, para tener información cuando se necesita. Para ser competitivo hay que dar o tener respuestas rápidas.

3) Eficient customer response: respuesta eficiente al cliente, fundamental para obtener ventajas competitivas.

Técnicas:

1) EDI: electronic data interchange, intercambio electrónico de datos, guarda seguridad para evitar inconvenientes, transmite datos en un formato definido. Significa que una empresa tiene un convenio con otra empresa, se mandan la información electrónicamente, por ejemplo una orden de compra. Los programas que trabajan con el EDI permiten almacenarlo.

2) E-mail: intercambio de mensajes, que no guardan una estructura determinada, es libre, como un procesador de textos.

3) Código de barras: la parte de movimiento físico debe tener un seguimiento, se lee con un lector óptico.

4) Transferencia electrónica de fondos:

5. Firma digital o String: En materia de seguridad se incorpora la firma digital, es una secuencia de códigos o dígitos que en general son 16, pueden ser 8, que surge de aplicar un algoritmo sobre el mensaje. El documento electrónico 8conjunto de bytes, con un programa que aplica el algoritmo y surge la firma digital. La ventaja es que siempre es distinta por que los mensajes son distintos. La firma digital asegura que el mensaje no fue modificado si no cambia y asegura que el que envía el mensaje es el dueño de la firma.

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